Das papierlose Büro - so geht es. Inkl. 8 Tipps zur Umsetzung

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Das papierlose Büro – so geht es! #083

Das papierlose Büro – so geht es! #083
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Erst in der 59. Podcast Episode habe ich sehr ausführlich praktisch den ersten Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro besprochen. In dieser Podcast Episode ging es um das papierminimierte Büro, was für viele Unternehmen der erste und richtige Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro darstellen kann.

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Letztlich ist es egal, wie man das papierlose Büro umsetzt, hauptsache man erreicht es. Ist das papierlose Büro erreicht, ist man als Selbständger wesentlich flexibler, arbeitet produktiver und hat mehr Zeit für das Wesentliche. In allen Bereichen.

Vorteile papierloses Büro

Das papierlose Büro bringt einige wesentliche Vorteile mit, die ich an dieser Stelle gerne ausführen möchte:

  • Nachhaltigkeit (Druckkosten reduzieren, etc. – besser für die Umwelt)
  • Effizienteres Zeitmanagement durch produktives Arbeiten
  • Collaboratives Arbeiten mit mehreren Personen oder Teams
  • Platz- und Materialersparnis
  • Mobilität
  • Zentrale Ablage in digitaler Form – jeder kann von überall zugreifen bzw. können entsprechende Rechte vergeben werden
  • Suchfunktion ermöglich das schnelle auffinden von Dokumenten (effektives Zeitmanagement)
  • Zukunft- und Wettbewerbsfähigkeit
  • Jede Abteilung wird produktiver, somit das gesamte Unternehmen

Ja, wenn wir in dem Fall von Vorteilen sprechen, muss ich auch ein wenig die Nachteile aufzeigen. Denn dieses gibt es auch zweifelsohne. Diese sind ähnlich wie beim papierminimierten Büro.

Nachteile des papierlosen Büros

  • Ein Nachteil ist sicherlich die Einführung des papierlosen Büros. Diese erste Phase ist meist holprig bzw. dauert es je nach Komplexität und Größe des Unternehmens länger als einem lieb ist. Daher ist eine gute Planung das A und O.
  • Der „Fisch stinkt vom Kopf“ – die Umsetzung muss zwingend Top down erfolgen. Der Chef muss es vorleben und dann müssen die Mitarbeiter sukzessive mitgenommen werden
  • Das papierlose Büro erfordert eine gewisse Disziplin und Mut zur Veränderung. Das ist manchmal schwieriger als man denkt und erfordert eine gute Kommunikation im Unternehmen.

Die Vorteile überwiegen und insbesondere in der heutigen Zeit muss man flexibler sein und wesentlich produktiver arbeiten. Zeit ist Geld und häufig scheitert es an den begrenzten Ressourcen, weshalb ein Prozess, eine Auftragsarbeit, Dienstleistung oder was auch immer, nicht termingerecht beim Kunden umgesetzt werden kann.

Organisation des papierlosen Büros

Ist der Entschluss gefallen, das papierlose Büro umzusetzen, muss die Frage beantwortet werden, wie die Umsetzung letztlich umgesetzt werden sollte. Der Start ist simpel – der Chef, also mit dem Thema starten, es vorleben und den Mitarbeitern so argumentieren, weshalb dieser Schritt für euch und für das ganze Unternehmen sinnvoll und notwendig ist.

Wenn ihr das papierminimierte Büro bereits “praktiziert”, ist der Weg zum papierlosen Büro nicht mehr weit. Es muss analysiert werden, welche Quellen und Bereiche im Unternehmen eben noch nicht digital erfasst wurden. Auch hier gilt dann wie beim papierminimierten Büro folgende Reihenfolge:

  • Ist-Zustand (Bestandsaufnahme, was alles an Papier anfällt und in welchen Bereichen)
  • Soll-Zustand definieren
  • Umsetzung step-by Step
  • Optimierung

Damit das mit dem papierlosen Büro auch tatsächlich funktionieren kann, sind Tools ein wichtiges Werkzeug. Sie helfen dabei produktiver zu arbeiten, flexibler reagieren zu können und – wen notwendig auch mobil immer Zugriff auf alle wichtigen Dokumente zu haben. Zu dem Thema Tools muss allerdings gesagt sein, dass es hier nicht das Tool-Set gibt. Je nach Größe oder Branche des Unternehmens kann dies unterschiedlich ausfallen. Ich möchte dir aber heute mein Tool-Set aufzeigen, wie ich in meinen Unternehmen oder bei Kunden das papierlose Büro umgesetzt habe.

Cloud-System als Fundament für das papierlose Büro

Wer seine Daten zentral und insbesondere mobil abrufbar haben möchte, sollte sich für eines der vielen Cloud-Systeme entscheiden. Das immer wieder sensible Thema mit der Verschlüsselung der Daten ist aus meiner Sicht, sehr gut mittlerweile gelöst und die verschiedenen Anbieter – zumindest die Großen – nehmen das Thema sehr ernst. Dropbox ist hier mein Cloud-Anbieter, der sich dem Thema Verschlüsselung sehr intensiv annimmt und ich hier absolut sicher sein kann, dass meine Daten sicher aufgehoben sind. Damit das allerdings auch so bleibt, sind bei der Vergabe von Rechten oder vielmehr bei der Wahl der Passwörter ein paar Sicherheitsvorkehrungen vorzunehmen.

Die Vorteile von der Dropbox liegen vor allem auch darin, dass Dropbox als Platzhirsch im Bereich der Cloud-Systeme häufig mit Schnittstelle auch in anderen Software-Tools berücksichtigt ist und somit das Verknüpfen und der Austausch der Daten einwandfrei umgesetzt werden kann.

Vorteile der Dropbox für mich zusammengefasst:

Dropbox weil ..

  • Sehr verbreitet
  • Zentrale Ablage für Daten
  • Viele Plugins, die mit der Dropbox verknüpft werden können
  • Einfaches, intuitives Arbeiten
  • Virtuelle Festplatte auf dem Rechner
  • Mobil, von überall Daten abrufbar
  • Also auch mobiles Büro
  • Gibt verschiedene Tarife, sodass man auch skalieren kann
  • 1 TB kosten meine ich 99 EUR oder Dollar
  • Alternative kann auch Suite von Microsoft sein.

Der weitere Schritt in Richtung Digitalisierung

Ein ebenso wichtiger Schritt ist die Auswahl des richtigen Dokumentenscanners. Hier sollte man nicht am falschen Ende sparen. ih selbst nutze den Fujitsu Scan Snap, allerdings in der Evernote Edition. Dieses Gerät ist nicht nur verdamt schnell, kann beidseitig scannen, sondern lässt sich über WLAN auch zentral nutzen und Daten direkt in die Dropbox beispielsweise hinzufügen.

Digitale Kalender, Collaboratives Arbeiten und mobile Nutzung

Google bietet mit der G-Suite einen Service, wo man nicht nur verschiedene Kalender mit Freigaben für die unterschiedlichen Teams und Mitglieder verwalten kann, man bekommt darüber hinaus einen eigenen “virtuellen Mailserver”, wo ich meine eigene Domain mit der Technik von Google nutzen kann.

Darüber  hinaus gibt es mit Docs, Tabellen, etc. ein tolles Tool-Set, um die Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation, ähnlich wie Microsoft mit Office 365 Word oder Excel es anbietet, zu nutzen.

Bei Google ist es so, dass man bei Docs, Tabellen, etc. collaborativ arbeiten kann, d.h. man sieht in Echtzeit, was der andere verändert oder gerade tippt. Ein produktiveres Arbeiten an einem gemeinsamen Konnte oder einer Kalkulation ist also möglich.Auf das papierlose Büro gemünzt, ist kein Ausdruck von Zwischenergebnissen notwendig, da jeder das Dokument oder die Tabellenkalukation offen am Bildschirm hat. Auch das spart Zeit und Papier.

Durch die Rechteverwaltung eine wirklich tolle Sache, die nicht nur die Kalenderfunktion betrifft, sondern eben auch die anderen Tools in der G-Suite, können die Dokumente oder Kalkulationen jederzeit frei vergeben werden. Wer will, kann bei der Nutzung von G-Suite, die übrigens für unter 5 EUR pro Nutzer erhältlich ist, auch auf reichlich Cloud-Speicher zurückgreifen. Kein Muss, aber möglich.

Das Digitale Gehirn im Unternehmen

In allen Bereichen eines Unternehmens gibt es sich wichtige Dinge zu erfassen. In den meisten Fällen ist es heutzutage so, dass die Dinge ausgedruckt oder in Papierform umgesetzt werden. Wenn ihr beispielsweise einen interessanten Fachartikel im Netz oder auch in einem Printmagazin sieht, wird die Seite des Magazins herausgerissen, oder der Link irgendwie gespeichert bzw. der Text ausgedruckt. Viel einfacher ist es jedoch, wenn man den Fachartikel, direkt ohne Schnick Schnack (Werbung oder was dort sonst auf der Webseite zu finden ist) mit einem Knopfdruck in ein Tool kopieren kann, was in meinem Fall auf den Namen Evernote hört. Darüber hinaus kann ich mit wenigen Schritten auch einen Artikel aus einer Fachzeitschrift via Smartphone oder Tablet abfotografieren und in Evernote integrieren. Auch sonst kann die Software in den unterschiedlichsten Tiefen und für unterschiedliche Zwecke verwendet werden. Wie intensiv ich das nutze, erläutere ich im Podcast sehr ausführlich. Ein Beispiel möchte ich hier aufzeigen. Beispielsweise hinterlege ich in Evernote meine Meeting-Protokolle. Durch die Volltextsuche kann ich die PDF-Datei problemlos durchsuchen und finde auch nach Jahren oder Monaten noch schnell und unkompliziert genau die Informationen, die ich auch suche. Das spart enorm viel Zeit.

Evernote
Bild: Homepage www.evernote.com

Das Pendant zu Evernote von Microsoft wäre One Note, wobei mir Evernote mehr Funktionalität und eine bessere User Expierence bietet.

Wie kann man Evernote also nutzen – zusammengefasst

  • Evernote Digitales Gehirn
  • z.B. Scannen / Fotografieren von Printanzeigen, Fachartikeln, etc.
  • Rechnungen / Quittungen werden via OTC-Software direkt erkannt und vordefinierten Ordnern zugewiesen
  • Digitale Mappen / Akten kann man mit umsetzen, z.b. Personalakte, Versicherugsarchiv, etc.
  • Digitales Notizen, auch im Team nutzbar und freizugeben.
  • Mitarbeiterinformsitonen, Guidelines, z.B. wenn neue Mitarbeiter ins Unternehmen kommen.
  • Volltextsuche in Text, PDF, Word oder anderen Dateien helfen dabei, die Daten schnell und direkt zu finden.

Kommunikation im papierlosen Büro

Gar nicht so trivial. Ich erlebe es immer wieder in der Praxis bei meinen Kunden, dass Informationen mit gelben Zetteln oder anderen Anweisungen in Papierform weitergeleitet und Mitarbeiter delegiert werden. Viel unnötige Zeit kann ins Land gehen.

Hier gibt es beispielsweise die Möglichkeit, ein Kommunikationstool im Unternehmen zu etablieren – ein Messengersystem. Mann kann auch Dateien zentral über das System übertragen und auch wichtige Anweisungen den Teams, dem Unternehmen, direkt zuweisen. Viel besser als die Kommunikation per eMail. Auch so ein Tool spart Zeit, Geld und Papier. Ich nutze in meinem Unternehmen Skype, andere setzen gerne auf Slack oder Asana.

Digitale Notizen – der Ersatz für meine handschriftlichen Notizen?

Einfach genial mittlerweile, was sich hier getan hat. Ich habe bereits vor vielen Jahren ein iPad mit einem Stift getestet und die Programme haben nicht richtig verstanden, wo Stift oder meine aufliegende Hand ist. Kein sauberes und effektives Schreiben auf dem Tablet war möglich.

Diese Zeit hat sich zum Glück geändert. Spätestens seit Apple mit dem iPad Pro und dem Apple Pencil eine Hardware anbietet, die in Kombination mit der richtigen Notizen App so gut funktioniert, dass ich keinerlei Notizblock mehr in Meetings oder bei Kundenterminen habe. Neben dem iPad Pro und dem Apple Pencil nutze ich als Notizen App “Goodnotes“. Ich kann in der App verschiedene Kategorien nutzen, kann ich handschriftlichen Notizen direkt in der App in Maschinensprache umwandeln lassen oder die Notizen als PDF exportieren und diese dann per eMail, Dropbox oder sonst in ein anderes Tool versenden bzw. hochladen. Einfach genial oder? Wie ich mit Goodnotes arbeite und wie das funktioniert, habe ich bereits sehr ausführlich in einer Podcast Episode erklärt. Hört gerne einfach rein.

8 Tipps, damit das mit dem papierlosen Büro auch tatsächlich funktioniert.

Letztlich geht es darum, die unterschiedlichsten Dokumente, wie Verträge, Notizen, Buchungsbelege, Visitenkarten, Lieferscheine, Eingangsrechnungen, also alles was auf Papier ist, zu digitalisieren. Darüber hinaus ist auch das Thema Kommunikation ein relevanter Partner im papierlosen Büro. Gesetzlich muss man sich übrigens auch keine Sorge machen. Der Gesetzgeber hat das Tor für das papierlose Büro geebnet und so ist es also mittlerweile auch in der Realität umsetzbar. Damit das Vorhaben „papierloses Büro“ auch tatsächlich umgesetzt werden kann, habe ich noch 7 Tipps mitgebracht, die ihr unbedingt beachten solltet.

Papierloses Büro

Tipp Nr. 1 – Dokumente in die Cloud

Wer das papierlose Büro voll ausschöpfen möchte, sollte seine Dokumente zentral in der Cloud verwalten. Cloud System habe ich euch ja bereits erläutert. Dropbox & Co. sind hier die richtigen Partner. Nur wenn ihr die Cloud nutzt, seid ihr flexibel und die Daten auch mobil nutzbar. Was das Thema Sicherheit angeht, tuen die Anbieter alles dafür, dass die Daten sicher sind. Generell gibt es kein System, was 100% Sicherheit bietet.

Tipp Nr. 2 – Status erfassen

Wenn ihr euch mit dem Thema befasst, solltet ihr eine sehr gründliche Bestandaufnahme über mehrere Tage, ggfs Wochen machen, damit auch wirklich jedes Papier oder Dokument erfasst wird. Wichtig ist stets beide Seiten – also eingehende Dokumente und ausgehende Dokumente zu erfassen. Auch interne Protokolle oder Notizen müssen nicht mehr auf Papier erfasst werden.

Tipp Nr. 3 – Konsequent bleiben

Der Anfang ist schwer, Prozesse sind neu und man fällt immer wieder in alte Muster und will Eingangsrechnungen, und andere Dokumente ausdrucken.Hier muss man konsequent bleiben. Wer Papiere bearbeiten möchte, sollte Dokumente als PDF Datei Abstechern. Programme wie Evernote ermöglichen die Suche aufgrund der Volltextsuche auch in PDF Daten, word-Dokumente und anderen Formaten. Stell euch vor ihr sucht ein Protokoll einer Besprechung. Im Aktenordner dauert es ewig, digital muss man einfach nach einem Thema oder einem Stichwort suchen und man erhält das Ergebnis.Und das sogar ortsunabhängig. Ist das nicht genial.

Tipp Nr. 4 – Dokumente digitale gestalten

Im Unternehmen gibt es immer wieder Situationen, wo man eigentlich auf ein Papier nicht verzichten kann. Sei es, wenn es um Protokolle von Besprechungen geht, wenn es um Stundenzettel im Handwerksbetrieb geht oder sonstige Dokumente, die in ausgedruckter Form im Unternehmen genutzt oder verteilt werden. Versuche die Dokumente direkt digital zu erfassen. Wer Protokoll in einem Meeting schreibt kann dies direkt im Laptop verfassen oder auch das iPad Pro mit Apple Pencil inkl. Goodnotes App beispielsweise nutzen. Ausgangsrechnungen muss im papierlosen Büro niemand mehr ausdrucken, unterschreiben, in Briefumschläge stecken, frankieren und zur Post tragen. Rechnungen werden als PDFs im eigenen Design des Unternehmens erstellt und per E-Mail an die Kunden versendet. Je nach verwendeter Software-Lösung werden im Anschluss die Fälligkeiten überwacht, Mahnungen angestoßen, Forderungen gebucht und offene Posten ausgeziffert.

Tipp Nr. 5 – Der Dokumentenscanner ist entscheidend

Wer das Papierlose Büro umsetzen will, sollte bei einem der wichtigsten Facetten für das papierlose Büro nicht sparen. Ein Tischscanner is schön, aber nicht effizient. Ich selbst nutze den Fujitsu ScanSnap ix500 Dokumentenscanner in der Evernote Edition. Aber auch so ist der Scanner für das Vorhabe günstig und zielführend. Verschiedene Dokuemententypen werden erkannt.

Tipp Nr. 6 – Dokumente konsequent bennen

Wer Papier in Ordnern sucht, weiß wovon ich spreche, wenn ich sage, man sucht die Nadel im Heuhaufen, wenn man nach einem bestimmten Schriftstück sucht. Ähnlich, aber nicht ganz so schlimm, ist es auch, bei digitalen Dokumenten, de nicht richtig benannt sind. Zwar gibt es hier noch andere Möglichkeiten, da es Volltextsuchen gibt, dennoch ist die Benennung der Datei ein wichtiger Schritt im Umgang mit dem papierlosen Büro. Überlegt euch ein System, was für alle Bereiche passt oder differenziert die Dateinamen nach Bereichen. Buchhaltung bekommt ein anderes Anfangskürzel als das Marketing oder eine andere Abteilung.

Tipp Nr. 7 – Ordnerstruktur

Mindestens genau so wichtig, ist eine gut durchdachte Ordnerstruktur, damit man auch in den Ordner schnell zu den gewünschten Informationen kommen kann. Die Unterteilung in Hauptorder und Unterordner ist sinnvoll, wobei die Tiefe der Unterordner aus Erfahrung nicht zu tief sein sollte, da ansonsten ein gegenteiliger Effekt eintreten kann und man ebenfalls zu lange suchen muss.

Tipp Nr. 8 – Das papierlose Büro wird Realität

Mit schnellen Scannern und/oder einer Smartphone-Kamera ist jedes Dokument schnell erfasst und digitalisiert. Im Verbund mit  Office- oder Branchen-Programmen kann so das digitales Dokument schnell, sicher und ohne Medienbruch verwaltet und weiterverarbeitet werden. Auf diese Weise spart das papierlose Büro viel Zeit, Arbeit und letztlich vor allem Geld. Es erhöht die Qualität. Das macht es in der heutigen, zunehmend verdichteten Arbeitswelt zu einem echten Wettbewerbsfaktor, den jedes Unternehmen nutzen sollte.

Stellt uns eure Fragen oder gebt Feedback

Ihr habt Fragen zu diesem oder insgesamt zum Thema der Digitalisierung? Dann haben wir für euch eine neue Rubrik „Eure Fragen“ erstellt, in der ihr Eure Fragen direkt per Tonaufnahme an uns senden könnt.

Stellt uns eure Fragen

Stellt uns eure Fragen und wir werden diese in den kommenden Podcast Episoden bereits ausführlich besprechen und beantworten. Wir freuen uns auf euer Feedback und eure Fragen.

Podcast – zum papierlosen Büro anhören

Unser Podcast kann direkt hier im Artikel angehört werden. Zudem sind wir bei iTunes für alle iOS und Apple-Devices kostenlos verfügbar. Android-Nutzer finden uns bei stitcher.com (Stitcher App downloaden). Auch werden wir künftig unsere Podcast bei Youtube präsentieren.

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