Digitale Buchhaltung - so geht‘s, inklusive Software-Tipps!

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Digitale Buchhaltung – so geht‘s! #121

Digitale Buchhaltung – so geht‘s! #121
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Ich produziere ja seit einiger Zeit recht viel Content und Podcasts rund um das Thema „Produktives Arbeiten“. In dem Zusammenhang lebe ich in meinen Unternehmen das papierlose Büro. Ausführlich habe ich darüber im Podcast Episode 83 bereits berichtet.

Wer das papierlose oder papierminimierte Büro umsetzen möchte, muss sich irgendwann auch mit dem Thema Buchhaltung und der digitalen Buchhaltung auseinandersetzen. Ich kenne auch Unternehmen, die das papierlose Büro praktisch mit der papierlosen Buchhaltung gestartet haben. Ein Grund kann aber auch sein, dass die Buchhaltung produktiver, flexibler und transparenter werden soll. Alle Merkmale treffen auf die digitale Buchhaltung letztlich zu.

Was ist eigentlich die digitale Buchhaltung?

Eine Definition, was die digitale Buchhaltung beinhaltet, kann ich mir denke ich an dieser Stelle sparen. Letztlich geht es darum, alle Belege und Buchungen, die für die Buchhaltung relevant sind papierlos, also digital zu erfassen und mit den Daten letztlich zu arbeiten. Zeiten, wo man mit dem physischen Ordnern am Ende des Monats zum Steuerbertaer gefahren ist, sind längst vorbei.  Es geht heutzutage wesentlich einfacher und kostengünstiger.

Basisausstattung für die digitale Buchhaltung

Grundsätzlich gilt es, sich zunächst Gedanken darüber zu machen, wie man alle Belege, die über die verschiedensten Kanäle ins Unternehmen kommen, digital zu erfassen. In welcher Dimension das letztlich zu erfolgen hat, hängt von der Größe des Unternehmens ab und wie tiefgehend man das Thema auch angehen möchte.

Wie simpel der Start sein kann, möchte ich euch an folgendem Beispiel aufzeigen. Zeigen möchte ich euch, welche Software, Hardware und welches Cloudsystem man benötigt – denn mehr ist es nicht, was neben der menschlichen Ressource, für die digitale Buchhaltung notwendig ist:

  • Die Basis ist ein gut funktionierender Dokumentenscanner. Welcher Gerät ich genau verwenden und auch bei anderen Kunden damit sehr gute Erfahrungen sammeln konnte, habe ich in einer vorigen Podcast-Episode bereits ausführlich geschildert.
  • Was zusätzlich benötigt ein Cloudsystem (z.B. Dropbox, iDrive, iCloud, Unternehmen Online (DATEV), Evernote, etc.). Auch kann ein Data Management System natürlich eingesetzt werden. Mit der Cloud seid ihr meist schneller und kostengünstiger unterwegs. Welches System aber für euer Unternehmen besser ist, muss individuell geschaut werden.
  • Buchhaltung-Software, also eine Saas-Lösung zur Erstellung von Rechnungen/Mahnwesen. Ein paar Tipps findet ihr weiter unten im Artikel

Digitale Buchhaltung

Das reicht im Grunde, um papierlos die eigene Buchhaltung umzusetzen. Je nach Größe, Anspruch und auch weitere Entwicklung gibt es individuelle Lösungen, um die Buchhaltung weiter zu professionalisieren. Auch DATEV bietet mit Unternehmen online eine Lösung, die durchaus einen Blick wert ist.

Vorteile der digitalen Buchhaltung

Grundsätzlich gibt es mehr Vorteile, die für die Umsetzung der digitalen Buchhaltung sprechen. Aber auch die Nachteile möchte ich an dieser Stelle nicht verschweigen und sollten im Verlaufe des Artikels noch thematisiert werden. Kommen wird aber zunächst zu den Vorteilen:

  • Alle Belege und Dokumente sind in der Cloud/DMS direkt verfügbar
  • Anbindung der Buchhaltungssoftware direkt ans Online-Banking zum Abgleich möglich
  • Je nach Tool automatischer Abgleich von Geldeingängen mit der Buchhaltungssoftware
  • Minimierung der Suchkosten durch Volltextsuche im Belegarchiv
  • Wegfall von Zusatzkosten für Papier, Ordner, Drucker und vor allem Lagerräume
  • Ordner müssen nicht mehr zum Steuerberater gesendet/gebracht werden. Datentransport kann ohne Porto bzw, ohne Kosten umgesetzt werden.
  • Der Steuerberater kann auch völlig ortsunabhängig ausgewählt und Zusammenarbeit erfolgen
  • Kein aufwendiges Sortieren von Belegen in Ordern
  • Hohes Maß an Sicherheit durch modernste Sicherungstechnologien (Aufbewahrungspflicht / gesetzliche Bestimmungen)
  • Schutz der Daten vor Einbruch, Brand und Diebstahl
  • Zugriff jederzeit und überall in Echtzeit möglich. Auch im Hinblick auf das mobile Büro ein wichtiges Argument.
  • Je nach Buchungssoftware und Dokumentenscanner OCR Texterkennung zur besseren Weiterverarbeitung
  • Je nachdem, in welcher Ausprägung die digitale Buchhaltung umgesetzt werden soll, bietet die DATEV mit Unternehmen Online eine sehr gute und sichere Lösung

Nachteile der digitalen Buchhaltung

Kommen wir nun zu den Nachteilen. Die weitaus weniger sind, aber dennoch erwähnt werden sollten:

  • Hard- und Software muss initial angeschafft werden, ggfs fixe monatliche Kosten für SaaS-Software / Cloud-Speicher (gering meistens)
  • ​Ressourcen müssen für die Erfassung der physischen Belege freigegeben werden – jeder Beleg, der nicht in digitaler Form ins Unternehmen kommt, muss digital mit einem Dokumentenscanner erfasst werden.
  • Initialer Zeit- und Kostenaufwand für die Umstellung auf die digitale Buchhaltung
  • Prozesse müssen intern neu definiert werden und Mitarbeiter auf die digitale Reise (Schuungen) mitgenommen werden.

Welche Software-Lösungen sind zu empfehlen?

Grundsätzlich ist es im Bereich der Buchhaltungssoftware so, dass es zahlreiche Lösungen gibt, mit denen die digitale und papierlose Buchhaltung umsetzbar ist. Ich möchte an dieser Stelle ein paar Lösungen vorstellen. Die Liste werde ich nach und nach erweitern, weil ich mich selbst intensiv in den kommenden Wochen und Monaten noch einmal mit dem Thema beschäftigen werde. Vielleicht werde ich die ein oder andere Lösung auch genauer an dieser Stelle vorstellen. Wenn euch das interessiert, teilt es mir gerne in den Kommentaren hier mit. Wenn Ihr selbst Tipps habt, auch immer gerne. Werde mir die Lösung anschauen und wenn aus meiner Sicht passend, die Buchhaltungssoftware an dieser Stelle aufnehmen:

Buchhaltungsprogramm Debitoor

Debitoor ist insbesondere für kleine Unternehmen oder Einzelkämpfer aus meiner Sicht eine tolle Buchhaltungslösung. Je nach Anspruch und Entwicklung des eigenen Unternehmens kann man mit den Tarifen auch in Sachen Buchhaltungssoftware und -optionen mit wachsen. Besonders gut gefällt mir die Anbindung an Kontist – ein intelligentes und zukunftsorientiertes Konto, was sogar kostenlos ist. Mit dem Gründer von Kontist habe ich in der 89. Podcast Episode ein Gespräch geführt und mit ihm über sein Produkt ausführlich gesprochen.

Rechnungsprogramm Debitoor

Debitoor ist intuitiv und wirklich sehr leicht umsetzbar. Binnen weniger Minuten ist das Tool einsatzbereit und für den monatlichen Preis ab 4 EUR auch wirklich nicht teuer. Ausführlicher werde ich den Anbieter in den kommenden Wochen vorstellen.

Buchhaltungssoftware SevDesk

In eine ähnliche Richtung, vielleicht sogar noch ein wenig ausführlicher, ist die Buchhaltungssoftware von SevDesk. Auch hier kann man für 7,5 EUR monatlich den Dienst in kleinem Umfang bereits nutzen.

SevDesk

Und auch bei SevDesk kann man tariflich mitwachsen und einfach sein Paket updaten, wenn es notwendig ist.

Wie geschrieben, werde ich die Liste in den kommenden Wochen und Monaten weiter ausführen und euch Programme an dieser Stelle aufzeigen, die ich uneingeschränkt empfehlen und auch selbst getestet habe.

Die digitale Buchhaltung – Zusammenfassung!

Die digitale Buchhaltung ist kein Hexenwerk und wenn gewünscht, kann es in einfachen und wenigen Schritten umgesetzt werden. Selbst die initialen Kosten sind eigentlich zu vernachlässigen, geschweige denn von den monatlichen Kosten für Cloud oder Buchhaltungslösung. Klar geht auch hier mehr, ist aber wie geschrieben von der Komplexität und Größe des Unternehmens abhängig. Die digitale Buchhaltung kann vom Ein-Mann-Unternehmer bin hin zum KMU schnell und kostengünstig realisiert werden. Die Barrieren sind heutzutage sehr klein, auch was puncto Sicherheit angeht. Insbesondere die Effizienz wird dazu führen, dass mehr Zeit, mehr Flexibilität und mehr Transparenz in der Buchhaltung vorhanden ist. Was will man mehr?

Podcast anhören

Unser Podcast kann direkt hier im Artikel angehört werden. Zudem sind wir bei iTunes für alle iOS und Apple-Devices kostenlos verfügbar. Android-Nutzer finden uns bei stitcher.com (Stitcher App downloaden). Auch könnt ihr unseren Podcast bei YouTube anhören.

Stellt uns eure Fragen oder gebt Feedback

Ihr habt Fragen zu diesem oder insgesamt zum Thema der Digitalisierung? Dann haben wir für euch eine neue Rubrik „Eure Fragen“ erstellt, in der ihr Eure Fragen direkt per Tonaufnahme an uns senden könnt.

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