Effektives Zeitmanagement dank der Getting Things Done Methode (GTD)

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Effektives Zeitmanagement dank der Getting Things Done Methode (GTD)

Effektives Zeitmanagement dank der Getting Things Done Methode (GTD)
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In diesem Artikel soll es mal um ein „Offtopic“-Thema gehen und ich eine Erfahrung mit euch teilen, die ich in den letzten Jahren, beim Aufbau verschiedener Unternehmen, sammeln konnte.

Ihr kennt das Gefühl, ihr fühlt euch gestresst und etwas überfordert, ihr wisst nicht, wo euch der Kopf steht? Hinzu kommt, dass ihr noch an viele Dinge denken müsst und dabei ist es völlig egal, ob ihr Angestellter, Manager oder Unternehmer seid.

Es gilt also letztlich mehr Effizienz und mehr Struktur in den Arbeitsalltag zu bekommen. Man ist ständig unter Strom, muss an viele Dinge denken und an vielen Fronten agieren.

Letztlich geht es aber nicht nur darum, effktiver zu werden, sondern letztlich dann auch mehr Zeit für andere Dinge zu haben.

Getting Things Done – kurz und bündig erklärt

In der heutigen Podcast-Episode möchte ich euch einfach mal eine Methode vorstellen, die mich in den letzten Jahren nicht nur ständig begleitet hat, sondern über die Jahre habe ich das System auf meine Bedürfnisse etwas modifiziert und angepasst.

Getting Things Done ist ein Zeitmanagement System, welches 2001 von David Allen erfunden wurde. Ich persönlich sehe für klein- und mittelständische Unternehmen sehr viel Potenzial bei dieser Methode.

Was ist Getting Things Done und wie kann ich diese Methode für ein effektives Zeitmanagement nutzen?

Letztich soll GTD nicht nur die Produktivität verbessern, sondern auch mehr Zeit und Spielraum für Kreativität schaffen. Das Gehirn wird dadurch entlastet, dass man nicht an Aufgaben und eben diese Dinge denken muss, sondern sich vollständig auf das GTD System verlassen kann. Damit das funktioniert, muss man sich dieser Methode hingeben und sie konsequent umsetzen.

Das Gehirn als Erinnerungshilfe

David Allen sagt in seinem Buch, dass unser Gehirn letztlich dafür gemacht ist, uns an alles zu erinnern, was wir uns letztlich in irgendeiner Weise vorgenommen haben. Ob die Situation, an die wir uns erinnern, der richtige Zeitpunkt ist, kann unser Gehirn nicht steuern. Wir werden also praktisch erinnert, wenn eine assiziative Verknüpfung mit der aktuellen Situation entsteht. Unser Gehirn arbeitet nach dem Motto. Besser immer mal wieder erinnern als gar nicht.

Grundlagen von Getting Things Done

Grundsätzlich sollte man bei der GTD Methode zwischen Terminen und Aufgaben unterscheiden. In den Terminkalender gehört letztlich alles, was an einem bestimmten Tag, zu einer bestimmten Uhrzeit, fällig wird. Alles andere wird als Aufgabe dann in das GTD System integriert.

Somit ist klar, dass es keine wirklichen To-Do-Listen mehr gibt. Zu viele To Dos an einem Tag, können je nach Typ auch hemmend wirken und fördern eben nicht die Produktivität. Wie genau man das enthemmen kann, zeigt der Podcast bzw. liefert die GTD Methode.

Wenn das GTD-Prinzip dieses Systems erst einmal richtig verstanden und konsequent umgesetzt wird, wird man effizienter arbeiten und sein Zeitmanagement verbessern können.

Umseztung der Getting Things Done Methode

Grundsätzlich sind nach David Allens Methode zunächst einmal alle Aufgaben, die weniger als zwei Minuten andauern, direkt umzusetzen. Alle anderen Aufgaben werden erfasst – am besten in eine Art Posteingang, wo die Aufgaben ohne irgendeine Priorisierung gebündelt werden.

Wie ihr das mit dem Posteingang genau organisiert, bleibt euch überlassen. Die Aufgaben werden dann  bestimmten Projekt zugeordnet. Ein Projekt besteht laut David Allen aus mehreren Teilaufgaben. Zusätzlich wird jede Aufgabe einem Kontext zugewiesen. Kontext in diesem Zusammenhang kann sein:

  • Anrufe
  • Office
  • Homeoffice
  • unterwegs oder Joure Fixe beispielsweise

Es ist nicht produktiv, wenn ihr mit Aufgaen konfrontiert werdet, die nur im Office erledigt werden können und ihr aktuell im Auto zu einem Termin unterwegs seid. In diesem Fall würde es Sinn machen, kontextbezogene Aufgaben aufzurufen und beispielsweise die Dinge umzusetzen, die im Auto umgesetzt werden können. Beispielsweise Anrufe oder sonst ein Kontext.

Wenn regelmäßig ein Joure Fixe umgesetzt wird, dann fügt die Aufgaben, die das Joure Fixe betreffen, dem Kontext Joure Fixe zu. Mit einem Klick erhaltet ihr dann alle wichtigen Informationen bzw. Aufgaben zu diesem Kontext und könnt die Aufgaben priorisieren und dann abarbeiten.

Im Verlaufe dieses Artikels zeige ich euch 10 Tools, mit dem ihr die GTD Methode digital umsetzen könnt. Aber auch in Papierform ist es – je nach Vorliebe – umsetzbar. Dazu aber später mehr. Sollte euch final interessieren, wie ich mit der GTD Methode und mit welchem Tool ich arbeite, hört euch den Podcast an.

Getting Things Done in meinem Alltag

Ich persönlich nutze GTD bereits seit vielen Jahren und versuche nach dieser Methode zu arbeiten. Seither hat sich mein Zeitmanagement wesentlich effizienter gestaltet. Auch wenn ich mich in der ersten Phase immer wieder selbst dabei erwischt habe, das System zu stark abzuändern. Beispielsweise habe ich meine Aufgabe nicht nur direkt aus meinem Gehirn entfernt, in dem ich die Aufgabe erfasst habe. Ich wollte im ersten Step die Aufgabe direkt einem Projekt zuweisen und in den Kontext bringen. Das ist aber falsch. Sammelt ihr zunächst ein mal alle Aufgaben in dem Posteingang und schiebt diese dann in das entsprechende Projekt.

Grundsätzlich habe ich gemerkt, wie wichtig es ist, die Methode ganz oder gar nicht – also in voller Konsequenz umzusetzen, damit sich mein Zeitmanagement effektiv gestalten kann.

Wenn ich dann die Aufgaben im Posteingang bearbeite, dann gehe ich wie folgt vor:

  • Ich verschiebe die Aufgabe aus dem Posteingang in ein Projekt
  • danach wird die Aufgabe einem Kontext zugewiesen und ggfs schon priorisiert

Bei der Umsetzung und Abarbeitung der Aufgaben ist es dann wichtig, neben der Priorität zu schauen, wie viel Zeit man hat.  Eine Aufgabe zu erledigen, die ich aus termingründen nicht umsetzen kann, macht keinen Sinn.

Komplexere Aufgaben erledige ich, wenn möglich, vormittags, da ich in dieser Phase geistig am frischesten bin. Wenn ich diese Punkte berücksichtige  – indem Fall also:

  • Kontext,
  • Zeit
  • Motivation & Energie
  • Priorität

Unter Berücksichtigung der zwei Minuten Regel ist es zudem sehr sinnvoll, „kleinteilige“ Aufgaben anzulegen. Das wirkt auf den ersten Blick nervig und aufwendig, hilft aber insgesamt. Beispielsweise ist es motivierender, wenn ich Aufgaben mehrfach am Tag abhaken kann, als wenn ich die Aufgabe sehr komplex formuliere um am Ende des Tages ein oder zwei Mal eine Aufgabe abhaken kann.

Mit meiner Erfahrung der letzten Jahre würde ich die Umsetzung heute natürlich wesentlich schneller umgesetzt bekommen. Ich unterstütze teilweise meine Kunden in der richtigen Herangehensweise dieser Methode und verfeinere diese nach Notwendigkeit.

Meine eingesetzte App: Things

App ThingsIch erleichtere mir die Umsetzung der Getting Things Done Methode mit einer App. Da ich in der Apple-Welt zu Hause bin und ich seit Jahren bereits mit der App Things (Link) arbeite, kann ich diese auch allen Apple-Nutzern empfehlen. Leider gibt es die App nicht in der Windows Welt. Sechs Tools, mit dem die GTS Methode ebenfalls problemlos umgesetzt werden kann, finden Sie weiter unten im Artikel.

Fazit

Mein Fazit kurz und knapp gefasst ist, dass der Einsatz der Getting Things Done Methode nur dann erfolgreich sein kann, wenn man die Methode konsequent umsetzt. Ich selbst habe einige Entwicklungsstufen zunächst umsetzen müssen, bis ich nach Jahren jetzt die Konsequenz habe, die notwendig ist. Ist die Methode erst einmal erfasst, dann wird ihr Zeitmanagement effizienter und effektiver. GTD ist an keine Software oder Papiervorlage gebunden. Einige Tools werde ich Ihnen an dieser Stelle noch vorstellen.

Sechs Tools für die Umsetzung der Getting Things Methode

To Do Listen sind seit David Allen sicherlich noch mal in den Vordergrund gerückt. Die Umsetzung der GTD Methode ist mit den unterschiedlichsten Tools möglich. Sechs Tools bzw. Apps habe ich im Folgenden zusammengefasst, wobei jeder selbst für sich entscheiden muss, welches Tool, welche Variante favorisiert wird.

Things (Link)

Ich persönlich arbeite mit Things, einem Tool, was ausschließlich für Apple verfügbar ist und sich entsprechend nur anbietet, wenn sie in der Macwelt unterwegs sind. Der Vorteile, neben der Einfachheit und intuitiven Benutzung liegt für mich darin, dass ich die Daten device-übergreifend nutzen kann und egal, ob ich am iMac, iPad oder iPhone sitze, auf die in der Cloud abgespeicherten Daten jederzeit zugreifen und diese bearbeiten kann. Wie genau ich mit Things arbeite, erfahren Sie auch in der Podcast Episode.

Evernote (Link)

Evernote ist keine klassische To Do App. Aber sollten sie bereits mit Evernote arbeiten, gibt es seitdem Evernote auch Erinnerungen anbietet, die Möglichkeit, auch dieses Tool praktisch für diesen Zweck zu nutzen. Ich persönlich arbeite zwar auch mit Evernote, setzte es aber in meinem Alltag anders ein.

Omnifocus (Link)

Omnifocus ist der große Konkurrent zu Things. Der große Vorteil ist, dass Omnifocus nicht nur in der Apple-Welt funktioniert, sondern auch Android oder PC Anwender mit Omnifocus arbeiten können. Omnifocus bietet alle Eigenschaften, die Things auch bietet. Letztlich ist es wie so häufig im Leben, eine Frage der eigenen Vorliebe.

Wunderlist (Link)

Der deutsche Ableger, wenn man so will, ist wunderlist. Auch mit wunderlist habe ich schon gearbeitet bzw. es mir angeschaut. Auch Wunderlist biett alle Funktionaliäten, um nach der GTD Methode zu arbeiten.

doit.im (Link)

Doit.im stammt von einer Software-Schmiede aus Chine. Weltweit nutzen bereits mehrere Millionen Nutzer die App. In der Basis-Version ist doit.im kostenlos. Wer aber intensiver und „richtig“ mit der App arbeiten möchte, muss ebenfalls – wie bei den anderen Apps auch bezahlen. Doit ist ebenfalls nicht auf eine Welt (iOS oder Android) fokussiert, sondern funktioniert in beiden Welten.

Trello (Link)

Trello ist auf den ersten Blick, genau wie Evernote, keine klassische To Do App, sondern eher im Projektmanagement anzusiedeln. Da die Bekanntheit von Trello aber enorm zunimmt und man auch To Dos wie bei GTD notwendig, anlegen kann, eignet sich auch Trello letztlich zur Nutzung. Die Basis-Version ist kostenlos, die Benutzerführung intuitiv und das Tool wie geschrieben, vielseitig einsetzbar.

Buch-Empfehlung

  • Getting Things Done, David Allen (Link)

Ihr habt Fragen zu unseren Podcast-Episoden oder generell zum Thema?

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Podcast über Getting Things Done – jetzt anhören

Unser Podcast kann direkt hier im Artikel angehört werden. Zudem sind wir bei iTunes für alle iOS und Apple-Devices kostenlos verfügbar. Android-Nutzer finden uns bei stitcher.com (Stitcher App downloaden).

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