Evernote – mehr als ein digitales Gehirn #110

Evernote ist mein digitales Gehirn und ich wie damit arbeite, welche Vor- und Nachteile Evernote hat, welche Alternativen es zu Evernote gibt – all das werden wir heute besprechen. In Zukunft wird es regelmäßige Podcast Episoden und Updates geben – immer dann, wenn es etwas neues über die Evernote App zu berichten gibt. Zusätzlich werde ich mit Fallbeispielen inspirieren, wie man Evernote genau einsetze kann und wie meine Learnings über den Zeitraum ausfallen. Evernote (hier geht es um App Store) ist eine tolle App, wenngleich wir auch über Nachteile und somit Optimierungsbedarf sprechen werden.

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Was ist Evernote?

Evernote ist vielseitig einsetzbar. Vom Grundgedanke ist Evernote eine Notizapp, die aber wesentlich mehr und vielseitiger eingesetzt werden kann. Für mich ist Evernote mein digitale Gehirn, Ablage und der alltägliche Wegbegleiter, wenn es um das Thema produktiven Arbeitens geht.

Evernote ist eines dieser Tools, das simpel, intuitiv und weltweit erfolgreich ist. Vom Grundsatz her ist Evernote eine Notiz-App. Es können beliebig viele Notizbücher angelegt werden, die wie ein Ordner eingesetzt werden können. Innerhalb der Notizbücher können Notizen angelegt werden. Jeder Notiz können mit Schlagwörtern verstehen werden, die für die spätere Suche durchaus hilfreich sein können.  Notizen können inhaltlich in den unterschiedlichsten Varianten vorliegen, ob als Text, Bilder, PDF-Datei, Office-Dokument oder Audio-Datei.

Die Suche ist eines der USPs, die Evernote mitbringt – eine der besten Volltextsuche, die ich kenne. Was bedeutet das genau? Neben dem textlichen Inhalt findet sie Suche auch Texte in Fotos, in PDF- oder Office-Dateien. Die berühmte Nadel im Heuhaufen kommt hier nicht zum Tragen, da ich meine gewünschten Informationen immer sehr schnell finde. Und Evernote kann noch mehr – auch handschriftliche Notizen können erkannt werden.

Wichtig Korrespondenz inklusive Anhänge können zudem per eMail direkt in den Notizen abgelegt werden. Ein wie ich finde geniales Browser-Plugin, der Web-Clipper, ermöglicht das Einfache Abspeichern von Webseiten bzw. Inhalte.

Vom Grundsatz her, wurde Evernote für Einzelanwendungen konzipiert. Seit ein paar Jahren sieht das anders aus und man kann einzelne Notizbücher oder Notizen auch für Teams freigeben. Damit kann Evernote auch unternehmensübergreifend sehr effizient eingesetzt werden.

Notizbücher können dann in Stapel noch besser sortiert werden. Wer ein wenig mehr Struktur benötigt und sich nicht auf die reine Volltextsuche verlassen will, kann die Notizbücher in Stapel einordnen.

Vorteile von Evernote

Der große Vorteil von Evernote liegt nicht unbedingt in der Übersichtlichkeit. Die zwei Dimensionen, die man nutzen kann, also das Notizbuch und dann die Notizen, sind ein Kritikpunkt, den man in den Folgeupdates sicherlich noch besser gestalten kann. Durch die herausragende Suchfunktion fällt die etwas fehlenden Strukturierungsmöglichkeiten nicht so sehr ins Gewicht. Was sind die größten Vorteile von Evernote:

• Inhalt, Notizen, Erinnerungen, etc. für spätere Momente speichern
• Alle Notizen in einem Tool
• Leichtes Speichern von Webseiten(-teilen) via Plugins
• Erhöhung der Produktivität und Arbeit erleichtern

Ich persönlich nutze Evernote auch dafür, um Arbeitsabläufe zu erstellen, damit wir im Team unseren Kunden bei bestimmten Arbeiten eine gleichbleibende Qualität garantieren können. Mit Checklisten kann ich innerhalb der Apps hier einiges erledigen.

Nachteile von Evernote

In meinem Arbeitsalltag nutze ich Evernote täglich. Dennoch ist es nicht für alle oben genannten Aspekte der perfekte Wegbegleiter. Ein paar meiner Erfahrungen im Umgang möchte ich euch natürlich auch nicht verheimlichen:

• To-Do-Listen
  Ich kenne den ein oder anderen, der To-Do-Listen in Evernote umsetzt. Das Problem aus meiner Sicht ist, das mir einige Funktionen fehlen, die ich von einer To-Do-App erwarte. Ich persönlich nutze Things als meine  To-Do-App. Dort kann ich Erinnerungen einstellen, ein Enddatum und projektübergreifend mir einen sehr guten und schnellen Einblick verschaffen.
• Projektmanagement
  Was für die To-Do-Listen angeht, gilt aus meiner Sicht auch für das Thema Projektmanagement. Evernote ist von Hause aus für die Verwaltung und Organisation von Projekten nicht primär vorgesehen. Man könnte über Umwege ein Projektvorhaben umsetzen, letztlich hängt es aber von der Komplexität und der Gewohnheit ab. Ich persönlich nutze ein Kanban-System, wenn es um das Thema Projektmanagement geht. In meinem Fall nutze ich, wie die Stammhörer meines Podcasts wissen, Trello.
• Kollaboratives Arbeiten
  Aus meiner Sicht einer der größten Nachteile ist das Zusammenarbeiten im Team. Wer Google Docs oder Tabellen kennt und man es gewohnt ist, dass man mit mehreren Personen an einem Dokument arbeiten kann, wird die Umsetzung bei Evernote nicht gut finden. Wer in einem Notizbuch arbeitet sperrt für andere Teammitglieder das Notizbuch. Man kann es zwar einsehen, aber keine Änderungen vornehmen. Einzig positiv ist, dass die Synchronisation bei Evernote mittlerweile nahezu just-in-time erfolgt und man sieht, wer in dem Notizbuch von den Kollegen arbeitet. Dennoch nicht optimal.
• Workchat
  Ein letztes Features, was ich als nicht gelungen ansehe, ist der Workchat, der die Kommunikation untereinander möglich macht. Wer Slack, Skype oder ein anderes Messenger-System kennt und nutzt, wird den Workchat nicht nutzen.

Evernote für mehrere Plattformen nutzbar

Evernote ist sehr mächtig und vielseitig einsetzbar. Wie man letztlich die Notizbücher und Notizen bestückt, ist einem völlig individuell und selbst überlassen. Für mich im Alltag mittlerweile unersetzlich ist, dass Evernote plattform-übergreifend nutzbar ist. Also, ob im Web, am stationären Rechner, Laptop oder via Smartphone und Tablet. Und auch für die verschiedenen Betriebssystem wie Windows, Android, Apple  ist Evernote übergreifend einsetzbar.

Erweiterungsoptionen / Plugins

Evernote bietet neben der Grundfunktionalität weitere Erweiterungsoptionen / Plugins, mit denen man produktiver Arbeiten kann und Evernote eben für weitere Einsatzoptionen nutzen kann. Ein eigenes App-Center bietet zahlreiche nützliche Helferlein., die zum Teil von Drittanbietern zur Verfügung gestellt werden.

Webclipper

Das Plugin, was ich am häufigsten verwende und von Evernote selbst angeboten wird, ist der Webclipper. Mit dieser Browsererweiterung kannst du per Knopfdruck Webseiten teilweise oder komplett abspeichern – und zwar direkt in das Notizbuch wo es hingehört

Skitch

Skitch ist ebenfalls ein recht hilfreiches Tool. Mit Skitch kannst du Bilder, Fotos, Screenshots kommentieren, Anmerkungen einfügen oder mit dem Apple Pencil auch Freihand-Skizzen integrieren.

Penultimate

Penultimate ist die Notizapp-Funktion, um handschriftliche Notizen zu verfassen und diese dann direkt in Evernote zu hinterlegen. Aus meiner Sicht macht die Nutzung nur dann Sinn, wenn man die App mit iPad Pro und dem Apple Pencil verwendet. Darüber hinaus ist Goodnotes mein Favorit für handschriftliche Notizen. Diese App nutze ich im Alltag und im Umgang mit dem papierlosen Büro.

Scannable

Auch die App Scannable ist ein toller Helfer, um mobil Dokumente zu scannen, die direkt in Evernote gespeichert und bei Bedarf auch freigegeben werden können.

Wer mehr Apps will, sollte in das App-Center gehen. Je nach Bedarf, gibt es weitere sehr spannende Apps.

Dokumentenscanner mit Evernote nutzen

Bleiben wir zunächst beim Thema Scannen. und zwar nutze ich einen Dokumentenscanner in der Evernote Edition. Dahinter steckt ein Fujitsu-Modell, was in der beliebten Variante auf den Namen Fujitsu ScanSnap ix500 (Link zum Amazon-Shop) hört.

Zu dem Scanner habe ich bereits ein Podcast zu gemacht. Wer sich über das Gerät weiter informieren möchte, sollte sich den Artikel durchlesen oder den Podcast anhören. Dort erzähle und berichte ich, wie ich den Dokumentenscanner letztlich einsetze.

Einsatzbereiche von Evernote

Die Einsatzbereiche können sehr unterschiedlich sein. Das zeigen die verschiedenen Grundfunktionen und Erweiterungen schon. Ich persönlich nutze Evernote wie bereits angedeutet als Digitales Gehirn.

Fachartikel, Webseiten, Grafiken

Mit Hilfe des Webclippers sortiere ich mir interessante Fachartikel, Webseiten und in Evernote weg. Wenn ich nach bestimmten Themen oder Stichworten suche, kann ich mich jederzeit in Evernote informieren und auf die gesammelten Werke zurückgreifen.

Ablagefunktion

Aber auch als Ablage nutze ich Evernote. Versicherungsunterlagen, Verträge, etc. sind bei mir in Evernote abgespeichert. Ich kenne auch Nutzer, die ihren Vertrieb darüber umsetzen. Jeder Kunde erhält eine eigene Notiz und dort sind dann alle Informationen, wie Angebote, Aufträge oder sonstige Korrespondenz hinterlegt. Es besteht sogar mit der eMail-Funktion von Evernote, emails, dir ihr von Kunden erhalten habt, einer Notiz zuzuführen. Auch, wenn ihr eMails versendet, einfach in bcc die Evernote eMail und dann wird diese entsprechend in Evernote integriert.

Aus meiner Sicht hat Evernote viele Vorteile gegenüber Dropbox beispielsweise. In der Dropbox muss ich mir ein Ordnersystem überlegen und je nach Komplexität wichtige Daten suchen. Mit Evernote muss ich das aufgrund der tollen Suchfunktion, die man an dieser Stelle durchaus noch mal als herausragend bezeichnen kann, nicht.

Unternehmenswiki

Unternehmensinformationen, die für alle relevant sind, speichere ich ebenfalls in Evernote ab. Auch wenn neue Kollegen kommen, werden diese direkt mit Evernote verknüpft, damit sie alle wichtigen Unternehmensinformationen einsehen und auch für die jeweilige Abteilung festgelegte Abläufe in Evernote direkt einsehen können.

Digitale Personalakte

Evernote ist vielseitig einsetzbar. So nutze ich das Tool auch für meine komplette Personalverwaltung, also als „digitale Personalakte.“ In einem Notizbuch „Personal“ habe ich für jeden Mitarbeiter eine eigene Notiz, sodass ich dort alles eintragen und hochladen kann. Vom Arbeitsvertrag, über die Krankmeldung, Schreiben von der Krankenkasse, bis hin zum Mitarbeiter-Gesprächen oder Protokolle ist dort wirklich alles zu jedem Mitarbeiter erfasst.

Scripte schreiben

Alle Scripts für Kunden oder auch den DUT-Podcast verfasse ich ebenfalls in Evernote. So habe ich nicht nur den Überblick, sondern kann auch dort von jederzeit aus, an meinem Script weiterarbeiten. Auch mobil via iPad, wenn ich auf dem Weg zu Kunden bin oder sonst im Zug sitze und arbeiten möchte.

Evernote App

Evernote ist Device-übergreifend nutzbar. Ich selbst fahre jeden Tag mit der Bahn zur Arbeit und nutze häufig morgens die Gelegenheit an Skripte oder anderen Dokumenten, die ich in Evernote gespeichert habe, zu arbeiten. Die Evernote App, die ich sowohl auf dem iPad Pro und iPhone 8 Plus habe, funktioniert hier wirklich hervorragend. Produktiv arbeiten mache ich nur auf dem iPad, das iPhone nutze ich hingegen häufig, wenn ich bestimmte Informationen suche. Richtig Arbeiten macht auf dem iPhone keinen Spaß, wobei das nicht an der Evernote App liegt, sondern einfach der Bildschirmgröße geschuldet ist. Für mich muss es dann einfach mindestens das iPad sein.

Evernote Alternative

Evernote ist für mich ein wichtiger Wegbegleiter geworden. Dennoch gibt es auch Alternativen. Der schärfste Konkurrenz ist wohl das von Microsoft Office betriebene OneNote. Auch ein wirklich sehr tolles Tool, wobei es aus meiner Sicht nicht so simpel und intuitiv zu bedienen ist wie Evernote. Was die Funktionen angeht, tuen sich beide App nicht sonderlich viel. Evernote ist für mich intuitive und wirkt durchdachter. Letztlich also eine Geschmacksache. Bei OneNote ist sicherlich die Office-Integration ein Vorteil. Evernote hingegen besticht durch die Integration in die unterschiedlichsten Programme, Webanwendungen, Apps, Dienste, etc. Die wesentlich größere Verbreitung von Evernote und somit auch problemlosere Integration, im effizienter und produktiver arbeiten zu können, ist ein wesentliches Argument. OneNote ist als Notizbuch nicht schlecht, Evernote aber der Platzhirsch weiterhin. Zudem hat Microsoft angekündigt, OneNote icht mehr zu aktualisieren. In Office 2019, was im Herbst erscheinen soll, wird es keine neue Version geben. Zwar wird die 2016er Version integriert und auch zwei Jahre soll es noch Updates geben. Dennoch scheinen die Tage von One Note endgültig gezählt.

Evernote Systemlimits

Wenn man sich mit dem Thema Evernote beschäftigt, sollte man auch über Systemlimits, die Evernote einem mitgibt, ebenfalls informieren. D diese sich verändern und Evernote hier eine sehr gute Übersicht hat, solltet ihr euch die Systemlimits direkt bei Evernote selbst anschauen.

Evernote Kosten / Tarife

Evernote ist für jeden Geldbeutel eigentlich nutzbar. Los geht es mit der kostenlosen Version (hier geht es um App Store). Diese ist mit einigen Einschränkungen versehen, zum Testen und Kennenlernen ist die Version aber perfekt geeignet. Wer Evernote aber so richtig nutzen möchte, sollte schon 59,99 EUR pro Jahr übrig haben. Für das Geld bekomme ich ein mächtiges Tool, mit tollen Funktionen, die ich beispielhaft für den Premium-Tarif hier aufgelistet habe:

• 10 GB pro Monat für neue Uploads
• Inhalte auf allen Geräten synchronisieren
• Webseiten, Bilder und PDF-Dateien clippen
• Bilder nach Text durchsuchen
• Notizen mit Freunden und Kollegen teilen
• Mobile App mit Passcode schützen
• Kundensupport über Live-Chat
• Offline-Zugriff auf Notizbücher
• E-Mails an Evernote weiterleiten
• Text in PDF- und Office-Dateien suchen
• PDF-Dateien mit Anmerkungen versehen
• Notizen mit nur einem Klick präsentieren
• Visitenkarten scannen und digitalisieren

Der kleinere Tarif (Plus, 29,99 EUR) kann für viele auch schon ausreichend sein. Da ich aber Evernote auch als Ablage nutze, ist für mich zwingend notwendig, dass ich auch in den PDF- und Office-Dateien suchen kann. Das geht im Plus-Tarif beispielsweise nicht. Der Business-Tarif bietet dann noch die ein oder andere Funktionalität mehr und kostet aktuell 12 EUR / Nutzer.

Evernote Download

Wer nun Lust bekommen hat, Evernote einfach mal zu testen, der kann sich kostenlos anmelden und Evernote nutzen.

Eure Fragen zu Evernote

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