Mit einem virtuellen Assistenten effektiver arbeiten #138 - Digitales Unternehmertum

HomePodcast

Mit einem virtuellen Assistenten effektiver arbeiten #138

Mit einem virtuellen Assistenten effektiver arbeiten #138
Like Tweet Pin it Share Share Email

Immer wieder gibt es bei uns hier beim digitalen Unternehmertum Tipps, Tricks und meine persönliche Erfahrung aus mehr als ein Jahrzehnt als Unternehmer. Heute geht es um ein Thema, wie man sein Unternehmen noch produktiver gestalten kann und ergänzend zu seinem festen Mitarbeiterstamm weitere Mitarbeiter beschäftigen kann. Ohne Risiko und zu sehr günstigen Konditionen.

Virtuelle Assistenten werden immer beliebter und immer häufiger eingesetzt. Sie unterstützen Unternehmen, einfache und oftmals eintönige Arbeiten zu übernehmen, sodass man selbst produktiver arbeiten kann. Und häufig zu einem unschlagbaren Preis. Der virtuelle Assistent hilft dabei, dass man sich mehr auf das Wesentliche fokussieren kann.

In der heutigen Podcast Episode werden wir ausführlich auf das Thema “Virtuelle Assistenten” eingehen. Was sind eigentlich virtuelle Assistenten, für wen kommen sie in Frage und in welchen Bereichen eines Unternehmen kann man sie gut einsetzen? Auch klären wir, was ein virtueller Assistent kosten darf und welche Erfahrungen ich bisher mit dieser Art „Mitarbeiter“ sammeln konnte.

In der kommenden Podcast-Episode werden wir dann auch mit einem Anbieter sprechen, der VAs vermittelt – zu scheinbar unschlagbaren Preisen. Hier geht es zum Podcast.

Was ist ein virtueller Assistent?

Fangen wir zunächst mit einer kurzen Definition an. Ein virtueller Assistent ist eine selbstständige Person, die administrative oder technische Unterstützung leistet. Damit kann sich der Unternehmer auf das Kerngeschäft fokussieren. Durch die modernen Kommunikationsmöglichkeiten ist der virtuelle Assistent ortsunabhängig und im Status „Selbstsändig“, d.h. es fällt häufig kein Mindestlohn und man muss auch sonst keine Lohnnebenkosten entrichten. Wann das genau der Fall ist und worauf es zu achten gilt, erfahrt ihr ebenfalls im Podcast.

Welche Arbeiten kann ein virtueller Assistent leisten?

Ein virtueller Assistent kann letztlich all jene Aufgaben umsetzen, die man ihm zeigen bzw. durch ein genaues Briefing vorgeben kann. Dies können also beispielsweise folgende Aufgaben sein:

  • Recherieren
  • Support-Aufgaben
  • Vertrieb
  • Reiseplanung
  • Social Media Marketing
  • Präsntationen erstellen
  • Transkriptionen
  • Webseite pflegen
  • Contentprodukton
  • Pflege des Blogs
  • Linkaufbau
  • SEO
  • Kundenkommunikation
  • Buchhaltungstätigkeiten
  • Telefonannahme

Der virtuelle Assistent wird häufig von Personen angeboten, die Teilzeit arbeiten, die Welt bereisen und ortsunabhängig arbeiten wollen oder einfach nur die Flexibilität und Vielfalt der Aufgaben schätzen.

Welche Erwartungen kann ich an einen virtuellen Assistenten haben?

Ein VA bei uns in Deutschland verdient ab 4,5 EUR bis 30 EUR pro Stunde, abhängig von der Tätigkei. Ein virtueller ASssistent ist sicherlich kein Unternehmer im Unternehmen. Diese Erwartungshaltung darf man auch nicht haben. Vielmehr hilft ein VA dabei, für die unterschiedlichsten Bereiche zu unterstützen. Ob es immer wiederkehrende und einfache Aufgaben sind oder auch anspruchsvollere Support oder Akquisetätigkeiten.

Aus meiner Erfahrung (noch recht jung) mit VAs kann ich sagen, dass sie meist fleißig sind, häufig ihren Lebensunterhalt damit oder zumindest teilweise verdienen. Qualität ist eine Frage des Preises, auch bei VAs. Es gibt den virtuellen Assistent, der ab 2,5 EUR / Stunde arbeitet, deutschsprachig ist, aber in einem Land zu Hause ist, wo der monatlich verdienst weit unter dem bei uns in Deutschland liegt.

Dann wiederum gibt es auch die virtuellen Assistenten, die Vertieb machen, Kaltakquse beispielsweise. Auch hier benötigt der VA ein sehr genaues Briefing, muss sich aber aufgrund der Anforderungen auch gut ausdrücken können. Solch ein VA wird vermutlich teurer sein als einer, der vielleicht nur Blog-Kommentare tätigt oder recherchiert. Je nach Berufserfahrung und Qualifikation reicht die Bandbreite somit von einfachen Recherchearbeiten und Textverarbeitung bis hin zu Projektmanagement, Betreuung der Social Media Kanäle und vielem mehr.

Dokumentation ist das A und O beim virtuellen Assistent

Wer sich dazu entschließt einen virtuellen Assistenten zu engagieren, muss ein paar grundlegende Dinge beachten. Zunächst einmal ist es so, dass die Kommunikation häufig via Skype, Slack oder einem anderen Messenger erfolgt. Auch das “Vorstellungsgespräch” läuft häufig so ab und ist eine wichtige Ma0nahme, um den künftigen VA besser kennenzulernen und mit ihm offen und ehrlich über seine Tätigkeit zu sprechen.

Da ein VA meist ausführende Tätigkeiten vornimmt, ist das exakte Briefing das A und O. Ein VA, der beispielsweise Support-Anrufe annimmt und keine Guideline hat, wie er mit dem Kunden umgehen, was er abfragen und wie er in bestimmten Situationen reagieren soll, wird auf Dauer nicht die Quaslität umsetzen können, wie erwartet wird. Die richtige Dokumentation und das richtige Briefing ist wichtig und wird letztlich auch über Erfolg oder Misserfolg mitentscheiden.

Ein weiteres Beispiel:

Ein virtueller Assistent soll einen Podcast transkribieren und dann den Text direkt in ein Blog integrieren. Wenn der VA nicht weiß, das zu jedem Artikel ein Bild integriert werden soll, ein Title-Tag und Meta-Description ausgefüllt sein, wird es er es nicht machen. Auch das beispielsweise und je nach Länge des Artikels H-Überschriften zu verwenden sind und in welcher Chronologie und Häufigkeit, muss in einem Briefing dargelegt und kann nicht vorausgesetzt werden.

Mit der Zeit spielt sich dann der Umgang miteinander ein, eine Vertrauensbasis muss aufgebahrt werden und letztlich müssen beide Partieen die Zusammenarbeit als eine Win-Win-Situation sehen.

Wie finde ich den richtigen virtuellen Assistenten (VA)?

Die Auswahl und Entscheidung für den richtigen virtuellen Assistenten ist gar nicht so einfach. Auf jeden Fall solltet ihr ein Probearbeiten oder noch besser Probewochen für eine Zusammenarbeit vereinbaren. Das ist im Interesse beider Seiten und zeigt, ob ie Chemie stimmt und die Erwartungen letztlich auch erfüllt werden können.

Wenn ihr einen virtuellen Assistenten über die in oder andere Vermittlungsplattform sucht. Dann setzt ein exaktes Briefing auf. Was soll der VA leisten, was wird erwartet und welche Perspektiven (im Vertrieb beispielsweise eine Provision) kannst du einem potenziellen virtuellen Mitarbeiter bieten? Das persönliche Gespräch ist wichtig. Lasse dir berichten, wie der VA bisher gearbeitet hat, was ihm wichtig ist und wie er sich eine Zusammenarbeit wünscht und vorstellt. Besser im Vorfeld “offen” kommunizieren als später unglücklich und unzufrieden.

Insbesondere aber das Testarbeiten solltet ihr umsetzen. Wer das nicht will, hat was zu verbergen und die Zusammenarbeit ist für mich gleich auf einer Schieflage aufgebaut.

Gebt euch ein wenig Zeit, auch wenn es nicht direkt mit dem ersten VA funktioniert. Je besser ist im Vorfeld selektiert, testet und das exakte Briefing aufsetzt, desto wahrscheinlicher wird eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Unterschied zwischen Freelancer und virtueller Assistent

Grundsätzlich muss man zwischen einem Freelancer und einem virtuellen Assistenten differenzieren. Ein Freelancer arbeitet meist nach einem Dienst- oder Arbeitsvertrag. Es gibt durchaus hier und da Schnittmengen, meist ist aber ein Abgrenzung zwischen den beiden Partner gegeben. Klassische Freelancer Tätigkeiten sind Grafiker, Webdesigner, IT-Experte, SEO, SEAM oder Facebook Ads Experte. Beim virtuellen Assistentrn sind es eher Recherchearbeiten, die Reiseplanung, etc.

Wie finde ich einen virtuellen Assistenten?

Es gibt einige Anlaufstellen und Anbieter mittlerweile. Meine Erfahrung hat gezeugt, dass es schon etwas dauern kann, bis man den richtigen VA für sich gefunden hat. Virtuelle Assistenten springen gefühlt wie Pilze aus dem Boden. Einige Portale bündeln die VAs und bieten als Plattform unterschiedliche Angebote und vermitteln diese. Eine Auswahl an Plattformen und Anbieter habe ich euch zusammengefasst:. Wenn ihr weitere kennt und gute Erfahrungen damit gemacht habt, lasst es mich wissen, dann werde ich die Liste gerne ergänzen.

Weitere Ergänzende Aspekte für KMUs zu einem virtuellen Assistenten

In einem Video habe ich zusätzliche Argumente, Aspekte, die im Umgang mit VAs zu beachten sind, zusammengefasst. Schaut euch auch jeden Fall das Video an.

Wie lange muss ein virtueller Assistent beschäftigt werden?

Grundsätzlich ist es so, das man sehr flexibel virtuelle Assistenten buchen kann. Wenn ihr über Plattformen oder Vermittler VAs bucht, könnt ihr meist bestimmte Zeitkontingente buchen. Auch sonst sollte man ein Zeitkontingent vereinbaren, damit der VA besser planen kann. Grundsätzlich ist man jedenfalls sehr flexibel, sollte aber auch nicht vergessen, dass ein VA mehrere Kunden bedient und sollte sich herausstellen, dass dieser gute Arbeit leistet, wird es schwer werden, ihn ggfs. mehr zu binden. Also nicht nur Augen auf bei der richtigen Wahl des VAs, sondern auch mit ein wenig Weitblick an die Sache ran gehen.

Muss ich bei einem virtuellen Assistenten Mindestlohn beachten?

Es gibt unterschiedliche Plattformen und Modelle. Grundsätzlich gibt es Anbieter, die Mindestlohn zahlen. Andere wiederum, wie beispielsweise mytalent.io sitzt in Georgien und die Dienstleistung gibt es ab einem Stundenlohn von 2,50 EUR. Hier muss man allerdings wissen, dass in Georgien der Monatsverdienst bei 370 US-Dollar pro Monat liegt. In dem Fall sind die VAs bei mytalent.io angestellt. Häufig ist es so, das man einen Vertrag direkt mit dem VA vereinbart und dann eine Rechnung erhält. Flexibilität ist geben und unterschiedliche Modelle, die man sich vorher durchaus erst einmal anschauen sollte.

Erfahrung zu virtuellen Assistenten

Ich bin mit einem meiner Unternehmen aktuell in der Kennenlernphase und muss sagen, dass die ersten Monate durchaus effizient waren. Klar, musste man erst einmal gegenseitig lernen und schauen, in welchem Umfang ein Briefing stattfinden muss, wie häufig ein Call pro Woche sinnvoll ist, um sich upzudaten. Ich habe mit den Dingen letztlich angefangen, die regelmäßig stattfinden, bei uns um Unternehmen keiner so richtig gerne macht (es aber gemacht werden muss) und schaue dann, wie man die Zusammenarbeit weiter ausbauen kann. Letztlich gilt es zum Start auch herauszufinden, welche Tätigkeiten extern an den VA abgegeben werden können und welche vielleicht besser nicht. Hier wird es Grenzen geben, die es eben für mich persönlich herauszufinden gilt.

Zusammenfassung

Ein virtuelle Assistent ist nicht nur eine Modeerscheinung, sondern kann in bestimmten Konstellationen und bei bestimmten Tätigkeiten, die es aus meiner Sicht herauszufinden und zu bestimmen gilt, Sinn machen. Insbesondere dann, wenn man die richtige Erwartung an solch eine Position hat. Durch die unterschiedlichen Leistungsangebote kann man einen virtuellen Assistenten auch in unterschiedlichen Tiefen einbinden.

Podcast anhören

Unser Podcast kann direkt hier im Artikel angehört werden. Zudem sind wir bei iTunes für alle iOS und Apple-Devices kostenlos verfügbar. Android-Nutzer finden uns bei stitcher.com (Stitcher App downloaden). Auch könnt ihr unseren Podcast bei YouTube oder bei Spotify anhören.

Stellt uns eure Fragen oder gebt Feedback

Ihr habt Fragen zu diesem oder insgesamt zum Thema der Digitalisierung? Dann haben wir für euch eine neue Rubrik „Eure Fragen“ erstellt, in der ihr Eure Fragen direkt per Tonaufnahme an uns senden könnt.

Comments (0)

Schreibe einen Kommentar

Your email address will not be published. Required fields are marked *