Papierloses-Büro 2.0 - die Briefpost mit getcaya digitalisieren #111

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Papierloses-Büro 2.0 – die Briefpost mit getcaya digitalisieren #111

Papierloses-Büro 2.0 – die Briefpost mit getcaya digitalisieren #111
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Ich habe sehr viel an dieser Stelle bereits über das Thema produktives Arbeiten und das papierlose Büro geschrieben. Bei all den Überlegungen, die im Zusammenhang mit dem papierlosen Büro stehen, wird ein Prozess meist als gegeben hingenommen. Die Briefpost.

Die Frage, die ich mir immer wieder gesellt habe, ob man diesen Prozess wirklich immer inHouse umsetzen muss. Je nach Unternehmen kann die Digitalisierung der Briefpost recht ressourcenintensiv sein. Im Laufe meiner Arbeit und ständiger Recherche nach neuen Optionen, ist mir dann der Service von getcaya.com unter die Augen gekommen.

Um mehr über den Service zu erfahren, habe ich angefragt, ob mir ein Verantwortlicher des Unternehmens nicht in einem Podcast Rede und Antwort stehen würde. Die Reaktion kam schnell und Gründer und Geschäftführer Alexander Schneekloth hat sich bereit erklärt, mit mir über seinen Service zu sprechen. Herausgekommen ist ein sehr offenes Gespräch, mit vielen Fragen, auch kritischen.

Die Digitalisierung der Briefpost

Der Weg von der analogen Post bis zum digitalen Briefkasten. getcaya.com ist für Privatpersonen und klein- und mittelständische Unternehmen vorgesehen. Damit die Post letztlich zu getcaya kommen kann, gibt es zwei Optionen:

  • Eine Möglichkeit ist, per Nachsendeauftrag, sodass wirklich nur die Briefpost umgeleitet wird. Pakete kommen weiterhin an die normale Firmenanschrift
  • Die zweite Alternative ist die Bereitstellung einer Caya-Postbox-Adresse. Diese ist in Berlin und kann auch zur Kommunikation ganz normal verwendet werden.

Die Caya-Postbox-Adresse sieht dann wie folgt aus:

EureFirma
c/o AMN Data Solutions #234343
Glogauer Straße 5
10999 Berlin

Die Postadresse ist über eine individuelle ID dann für jeden Kunden transparent. Wer mag kann die Adresse auch im Impressum oder sonst nutzen und diese als Kommunikationsadresse verwenden.

Ist die Briefpost erst einmal von Caya digitalisiert, kann diese über zwei Wege eingesehen und weiterverarbeitet werden:

  • per App kann auf die eingescannte Post zugegriffen werden
  • alternaiv per Webbrowser

getcaya

Getcaya.com ist für alle klein- und mittelständischen Unternehmen nutzbar. Eine physische Grenze liegt bei größeren Mittelständlern, die mehrere Tausend Briefe pro Tag verarbeiten müssen. Darauf ist Caya nicht ausgelegt, sodass der kleine Handwerksbetrieb, Freelancer oder aber auch klein- und sonstiger Mittelstand jederzeit auf getcaya.com zurückgreifen kann.

Digitale Post in Google Drive, Dropbox & Co.

Was besonders spannend ist, dass man die digitale Post nicht nur in der Caya App oder im Webbrowser weiterverarbeiten kann, sondern auch via App die Daten in Google Drive, Dropbox & Co abgelegt werden. Das macht es bestimmt für viele klein- und mittelständische Unternehmen noch einfacher, die Post dann schnell und einfach weiter zu verarbeiten. Auch könnten beispielsweise die Dokumente mit dem Tag “Rechnung” direkt in das DATEV-Umfeld integriert werden. Das bedeutet, dass bis zu einem gewissen Grad auch die Klassifizierung und Vorselektion durch Caya möglich ist und man als Unternehmen weitere Zeit einsparen kann.

Preis für die Digitalisierung der Post

Auch über den Preis spreche ich natürlich mit Alexander und ich bin ehrlich gesagt, sehr überrascht gewesen, ab welchem Preis der Service für Unternehmen letztlich gebucht werden kann. Ab 25 EUR im Monat geh es los und zusätzliche Kosten würden dann noch für Variante 1 (kurzfristiger Nachsendeauftrag) anfallen. Wer Interesse hat, sollte sich die Preise direkt anschauen.

Der Blick in die Zukunft

Spannend im Podcast ist auch dann der letzte Teil, wo ich mit Alex über die Vision seines Unternehmens spreche. Wohin soll die Reise gehen und was sind Funktionen die als nächstes geplant sind. Wen das genau interessiert, der sollte jetzt erst recht den Podcast anhören.

Neben dem Blick in die Zukunft konnte ich mir dann natürlich auch nicht die Frage verkneifen, wie papierlos denn Caya insgesamt arbeitet. Auch das gibt es am Ende des Podcasts inkl. einigen Tool-Tipps von Alexander zu hören.

Links / Tools aus dem Podcast

  • HelloSign (Link)
  • Slack für die interne Kommunikation (Link)
  • Zoom für Telefon- und Videokonferenz (Link)
  • Basaas (Link)

Das papierlose Büro 2.0

In der Headline habe ich vom papierlosen Büro 2.0 gesprochen. Letztlich gilt es ja alle Prozesse in einem Unternehmen regelmäßig zu hinterfragen und wenn sinnvoll und effizient diese zu verändern. Mit dem Service, den Caya beispielsweise anbietet könnte man den Prozess für das digitale Büro weiter optimieren. Ob das letztlich sinnvoll ist, kann natürlich nicht pauschal beantwortet werden. Die Option ist da und ich persönlich finde, dass es ein Test wert ist, oder?

Stellt uns eure Fragen oder gebt Feedback

Ihr habt Fragen zu diesem oder insgesamt zum Thema der Digitalisierung? Dann haben wir für euch eine neue Rubrik „Eure Fragen“ erstellt, in der ihr Eure Fragen direkt per Tonaufnahme an uns senden könnt.

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Unser Podcast kann direkt hier im Artikel angehört werden. Zudem sind wir bei iTunes für alle iOS und Apple-Devices kostenlos verfügbar. Android-Nutzer finden uns bei stitcher.com (Stitcher App downloaden).

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