Tool-Tipp: meistertask - eine Alternative zu Trello? #172 - Digitales Unternehmertum

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Tool-Tipp: meistertask – eine Alternative zu Trello? #172

Tool-Tipp: meistertask – eine Alternative zu Trello? #172
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Bisher war ich ein großer Fan von Trello – einem der führenden Projektmanagement-Tools. Der große Vorteile an dem Online-Kanban-Tool ist, dass man mit wenigen Klicks, ohne IT-Know-How direkt loslegen und sich neu organisieren kann – und das völlig ortsunabhängig und mit allen Devices. Heute möchte ich mir mit meistertask.de das deutsche Pendant genauer anschauen bzw. meine Erfahrungen der letzten Wochen schildern und der Fragestellung auf den Grund gehen, ob meistertask eine echte Alternative zu Trello darstellt?

Insbesondere das minimalistische Layout, gepaart mit den intuitiv nutzbaren Funktionen, machen Trello so beliebt. Ich selbst habe Trello seit Jahren im Einsatz, um produktiver und transparenter bei uns im Unternehmen arbeiten zu können. Viele kleinere und größere Projekte erfordern ein schnelles Handeln, den Austausch untereinander und den direkten Blick, an welcher Stelle sich ein Projekt befindet. Trello oder insgesamt Kanban-Systeme eigenen sich für die unterschiedlichsten Projekte und Einsatzmöglichkeiten. Darauf gehe ich im Laufe des Artikels noch näher ein.

meistertask als deutsches Pendant zu Trello

Ich kenne meistertask schon etwas länger, da ich mit dem Schwester-Produkt mindmeister.com schon recht lange arbeite und meine Mindmaps erstelle. Meistertask kann also eine absolute Alternative sein, wenn es um mein künftiges Arbeiten mit Projektmanagement Tools geht. Doch bevor wir dazu kommen, möchte ich auch all jene mitnehmen, die sich bisher mit Online-Projektool oder Kanban-Methode noch nicht beschäftigt haben.

Was ist das Kanban-System?

Das Kanban System kommt ursprünglich aus der japanischen bzw. chinesischen Sprache und bedeutet übersetzt, „Karte“ oder „Aufkleber“. Ursprünglich für die industrielle Fertigung entwickelt, ist Kanban eine Methode für die Bestandsführung und Produktionssteuerung, die auf dem Pull-Prinzip beruht und sich in einer Art Regelkreis darstellt.

Karten Kanban Meistertask

Mittlerweile hat sich das Kanban System längst in andere Branchen durchgesetzt und insbesondere für digital aufgestellte Unternehmen kann Kanban eine produktiv-Methode sein, die projektbezogene Arbeitsprozesse effektiver, transparenter und zielführender umsetzen kann.

Meistertask – kurz und knapp erläutert

meistertask ist ein sehr leicht und intuitiv einsetzbares Kanban Online-Tool. Durch das moderne Layout und die leicht bedienbare Oberfläche, kann man mit meistertask direkt eine Projekte produktiver gestalten. Im Team zusammen an den Projekten arbeiten, sich zentral austauschen und alle wichtigen Informationen und Daten in dem jeweiligen Projekt zusammentragen.

Wie man letztlich meistertask einsetzt, ist individuell und von der Komplexität des Projektes auch abhängig. Im Folgenden zeige ich euch ein paar Einsatzmöglichkeiten. Im Verlaufe des Artikels gehe ich dann auch noch konkret darauf ein, wie ich meistertask und in welchen Abteilungen genau einsetze.

Intuitive Benutzerführung

Die Bedienung ist wirklich kinderleicht und ist erst einmal das Prinzip verstanden, werdet ihr sehr schnell Projekte anlegen, damit arbeiten und produktiver werden. Das Kanban-System kann sowohl als Einzelner, wie auch im Team verwendet werden.

Video zu meistertask – so einfach funktioniert das Online-Projekt-Tool

Ergänzend zum Podcast bzw. auch zum Artikel habe ich ein Video bei YouTube aufgenommen, das dir zeigt, wie einfach und übersichtlich man mit meistertask arbeiten kann. Wenn du kein Video mehr verpassen möchtest, solltest du unseren Kanal abonnieren. Das gilt natürlich auch für den Podcast.

Einsatzmöglichkeiten von Projekttools wie meistertask

Bevor ich euch mehr über meine Erfahrungen zu meistertask berichte, welche Vor- und Nachteile ich sehe, ist es denke ich wichtig aufzuzeigen, für welche Zwecke man solche Online-Projekttools einsetzen kann.

  • Redaktionsplan
  • Ideenfindung
  • Support und Kundenservice
  • Marketing-Kampagnen
  • Produktentwicklung

Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Überall da, wo Projekte oder projektbezogene Aufgaben anstehen, kann Kanban eine Alternative sein. Insbesondere auch dann, wenn im Team ein Projekt umgesetzt werden soll. Einzelpersonen, die ihre Prozesse strukturieren oder aber mit externen Kollegen unterstützend zusammenarbeiten, für die ist ein Online-Projekttool relevant.

Schauen wir uns ein paar Beispiele an, wie man meistertask einsetzen kann. Weiter unten im Artikel findet ihr dann auch noch meine Erfahrungen und wie ich meistertask im meinem Unternehmen einsetze.

Beispiel – Auftragsabwicklung

Wird meistertask beispielsweise im Handwerk für die gesamte Auftragsabwicklung – beginnend von der Angebot/Auftrag bis hin zur Kontrolle der Bezahlung genutzt, ist eine völlig andere Struktur notwendig, als im zweiten Beispiel, wenn es um die einfache Content-Produktion geht. Für das Handwerksunternehmen könnte die Struktur, wie folgt aussehen. Übrigens habe ich zu dem Thema einen ausführlichen Podcast im Rahmen unseres Handwerker-Specials umgesetzt. So, nun aber die möglichen Kategorien:

  • “Angebot”
  • “In Arbeit Team 1”
  • “In Arbeit Team 2”
  • “Rechnungsstellung”
  • “Mahnung”
  • “bezahlt”.

Das tolle an meistertask ist, dass man für jede Spalte Automatisierungen umsetzen kann. Das bedeutet, um bei meinem Handwerkerbeispiel zu bleiben. Verteilt der Chef die Aufträge an seine Teams, erhält das Team automatisch eine Benachrichtigung per eMail. Alle relevanten Informationen sind für das Team einsehbar. Auch Lieferscheine können der Karte hinzugefügt werden, Kommunikation vollzogen werden, etc. Der gesamte Kundenprozess kann zentral gesteuert werden.

In der Karte selbst, seht ihr, könnt ihr verschiedene Funktionen nutzen. Checklisten erstellen, damit eine immer gleichbleibende Abnahme beim Kunden erfolgt, einen Anhang hinzufügen, beispielsweise, wenn ihr Materialien beim Lieferanten geholt habt und dieses dem Auftrag direkt hochgeladen wurde. Auch kann ein Fälligkeitsdatum erstellt werden, Tags hinzugefügt werden und kommuniziert werden. So weiß man direkt, um welches Kundenprojekt es sich handelt und kann zentral über den Kunden (in unserem Beispiel) kommunizieren.

meistertask - Anhänge, Fristen, Checklisten
Bild zeigt die “Karte” bei meistertak und die Einstellmöglichkeiten

Ist der Auftrag erledigt, wandert die Karte dann in den Bereich Rechnungsstellung. Ist die Rechnung erstellt und bezahlt, wird die Karte direkt unter bezahlt abgelegt und alle wissen transparent, wie der Status ist, können miteinander kommunizieren und alle Unterlagen, Informationen, Absprachen, Abnahmen, etc. in die Kundenkarte integrieren. Nur ein Beispiel, wie man effektiv ein Kanban-System nutzen kann.

Beispiel Content-Produktion

Auch kann man ein solches System für die Content-Produktion verwenden und so seine Arbeit strukturieren bzw. wenn ein Team vorhanden ist, dann auch im Team den Redaktionsplan befüllen. Im Screenshot ist der klassische Prozess „offen“ – „in Arbeit“ – „erledigt“ angelegt. Ist alles erledigt, kann die Karte auch archiviert werden und bei Bedarf jederzeit darauf wieder zugegriffen werden.

meistertask - so geht e!

Meine Nutzungsszenarien mit meistertask

Die Nutzung eines solchen Tools ist vielseitig möglich und keinesfalls nur für bestimmte Branchen. Ich persönlich nutze mittlerweile meistertask für folgende Bereiche:

Content-Planung mit meistertask

In meinem Unternehmen setzen wir die Content-Produktion mit meistertask um. Da wir mehrere Medien bespielen, sieht unser Board etwas anders aus als in meinem Beispiel. Auch meine Struktur möchte ich als Inspiration nicht vorenthalten:

  • Backlog (und hier kommen alle potenziellen Themen rein, die mir einfallen und die irgendwann bearbeitet werden sollen
  • Medium 1
  • Medium 2
  • Medium 3
  • In Arbeit
  • Zur Abnahme
  • Veröffentlicht

Aus dem Backlog verteile ich oder unsere Mitarbeiterin die Themen auf die verschiedenen Medien. Wird ein Thema von einer Kollegin umgesetzt, verschiebt sie dieses „in Arbeirt“. So wei0 jeder transparent, welches Thema bearbeitet wird und in welchem Stadium man sich befindet.

Ist ein Artikel komplett fertig produziert, wird die Karte in „Zur Abnahme“ geschoben. Automatisch erhalte ich dann eine eMail mit dem entsprechenden Hinweis und kann den Artikel final abnehmen. Innerhalb der Karte gibt es Feedback, ob noch Ergänzungen und Korrekturen vorgenommen werden müssen oder aber der Artikel veröffentlicht werden kann. DIe gesamte Kommunikation mit dem Team erfolgt kartenbezogen, also in unserem Fall themenbezogenen in den Karten.

Eventplanung mit meistertask

Wir sind viel auf Messen und Branchenevents. Mal als Aussteller, mal als Speaker. Damit wir bei der Planung unserer Events nichts vergessen und einen Überblick behalten, erstellen wir uns verschiedene Aufgaben bzw. Schritte. Damit das ein wenig strukturiert ist, haben wir folgende Spalten verwendet:

  • Vor Event
  • Während Event
  • Nach Event

Und in den Spalten gibt es eben dann die Dinge, die umgesetzt werden müssen, z.B.:

  • 2-Roll-UPs mitnehmen
  • Visitenkarten bestellen
  • TV mitnehmen
  • Catering bestellen
  • etc.

Ideenfindung mit meistertask

Ich nutze meistertask auch für die Ideenfindung oder Brainstorming für neue Ideen und Funktionalitäten. Diese sammele ich zunächst in einem Backlog und wenn eine Idee konkret aufgegriffen wird, durchläuft sie Projektseitig ihre verschiedenen Phasen – natürlich auch in meistertask entsprechend abgebildet.

Ihr seht schon. Der Kreativität und Einsatzszenarien für meistertask oder allgemein gesagt für Online-Projekttools sind keine Grenzen gesetzt.

Vielmehr geht es darum, die Prozesse so zu definieren, dass man insgesamt produktiver arbeiten kann – ob im Marketing, im Kundenservice oder wo auch immer. Auch ein Einzelhändler, beispielsweise ein Optiker, der seine Aufträge via meistertask plant, kann perfekt mit einem solchen Tool produktiv arbeiten. Ähnlich wie in meinem Handwerkerbeispiel, was ich damals mit Trello hier bereits im Podcast und im Portal ausführlich aufgezeigt habe.

Personalrecruiting mit Meistertask

Mittlerweile sind ein paar Tage, nachdem ich den Podcast aufgenommen habe, vergangen. Ich habe eine neue Option gefunden, die mir den Alttag produktiver gestalten lässt. Seit ein paar Tagen nutze ich das Tool auch für das Personalrecruiting. Konkret, ich habe mein Board wie folgt gegliedert:

  • Bewerbung erhalten
  • Bewerber eingeladen
  • Bewerbungsgespräch terminiert
  • Bewerbungsgespräch stattgefunden
  • Bewerber absagen
  • Bewerber zusagen

Auch das ist eine Option, wie man meistertask, also ein Kanban System einsetzen kann.

Einsatzbeispiel für einen Optiker

Ein Kunde droht mit Auftrag, und der Optiker bietet ihm die Fassung inklusive Gläser zum Preis von X Euro. Der Auftrag inkl. aller vereinbarten Sachen, wie Preis, Gestell, Gläser, etc. wird in meistertask erfasst. Hier würde sich folgende Prozesskette anbieten:

  • Bestellung
  • in Lieferung
  • in Montage
  • Rechnungsstellung
  • Abgeholt
  • Mahnung

Mit der Beauftragung kommen alle Daten in die Karte des Kunden und werden unter Bestellung angelegt. Sobald Gestell und Gläser beim Lieferanten bestellt wurden, verschiebt sich der Vorgang entsprechend. Alles was zum Kunden gehört, also auch Bestellbestätigung des Lieferanten, einfach alles, wird dann in die Karte integriert. Da man Bilder und Anhänge ja problemlos in die Karten integrieren kann, kommt alles dem Kunden in die Karten. Wenn in Papierform Dinge vorliegen, müssen diese eingescannt und integriert werden.

Wird die Brille vom Optiker montiert und justiert, wird die Karte entsprechend verschoben. Ist die Brille fertig montiert und die meisten Kunden ja ihre Brille vor Ort in bar oder mit EC Karte bezahlt werden, kann die Rechnungsstellung dann schon mal erfolgen. Auch hier wird die Karte entsprechend weiterbesteht, sodass auch andere im Optikerteam immer auf dem aktuellen Stand sind.

Auch für künftige Aufträge kann man immer wieder auf die Karte zurückgreifen und hat alle Infos immer zentral verfügbar.

Wechsel von Trello zu meistertask – wie einfach ist das?

Eine der wichtigsten Voraussetzungen war für mich, das ich meine Tello-Daten problemlos in meistertaks importieren kann. Und das funktioniert genauso, wie man es sich erhofft. Problemlos und per Knopfdruck. Die Daten werden von Trello direkt in meistertask übertragen. Und das tolle ist, man kann selektiv auswählen, welche Daten letztlich übertragen werden sollen. Ich habe den Wechsel dazu verwendet, meine Boards mal aufzuräumen und wirklich nur die wichtigen auch mitzunehmen, die ich noch benötige. Das kann und muss jeder für sich selbst entscheiden. Denn letztlich ist es wie bei einem neuen Smartphone. Die Motivation bei etwas Neuem ist ja häufig da, auch mal aufzuräumen und sich von unnötigen Altlasten zu trennen. So habe ich es bei meinem Wechsel von Trello zu meistertask jedenfalls gemacht.

meistertask Apps

Meistertask ist ein Tool, was nicht nur auf dem Desktop, also via Browser funktioniert. Auch gibt es Apps für iOS, Android, Mac und Window. Das macht meistertask zu einem richtig starken Tool-Werkzeug, da man plattformunabhängig arbeiten kann und die Barriere Kompatibilität so nicht gegeben ist.

Serverstandorte & Sicherheit

Eine wichtige Frage, die oft im Zusammenhang mit Cloudsysteme gestellt und beantwortet werden muss. Wo stehen die Server der Dienstanbieter. Nicht nur wegen der DSGVO, die seit Mai diesen Jahres ihre Gültigkeit hat. Auch sonst geht es um Datensicherheit und viele Firmen arbeiten und trauen nur den Anbietern, die auch ihre Dienste auf deutschen Servern betreiben. Mindlabs, also mindmeister und meistertask laufen auf deutschen Servern. Anders als Trello beispielsweise. Also ein weiterer Grund für mich auch, meistertask in den kommenden Wochen näher unter die Lupe zu nehmen.

meistertask und mindmeister arbeiten zusammen

Besonders spannend kann meistertask auch dann sein, wenn ihr mit Mindmaps arbeitet. In meinem Fall arbeite ich seit einigen Jahren mit Mindmeister, einem Online-Tool für mindmeister. Ebenfalls aus dem Hause von mindlabs. Wenn ihr eine Mindmaps erstellt habt, ob alleine oder auch wieder im Team – kann direkt aus mindmeister Aufgaben in meistertask übergeben werden. Beide Tools arbeiten hier sehr schön miteinander. Zu mindmeister werde ich noch mal ein separates Video und auch einen ausführlichen Podcast zu umsetzen. Wer sich mindmeister anschauen möchte, einfach hier entlang! Den Podcast inklusive Video gibt es hier.

Meine Erfahrungen mit meistertask bisher

Ich arbeite seit einigen Wochen nun mit meistertask und habe meine Trello-Boards spielend einfach zu meistertask transferiert. Die gesamte Nutzung ist für mich noch intuitiver und irgendwie wirkt alles moderner als bei Trello. Sicherlich hat Trello hier und da noch den ein oder anderen Vorteil. Was die Verbreitung, zusätzliche App und somit Funktionalitäten angeht. Das ist aber ebenfalls individuell zu betrachten und meistertask ist hier an der weiteeren Entwicklung dran. Das könnt ihr euch auch noch mal im Podcast mit einem der Gründer von meistertask anhören. Denn diesen hatte ich vor kurzem hier im Podcast zu Gast. Dort plaudert er aus dem Nähkästchen, was den Nutzer in Zukunft erwartet, wer hinter der Firma steckt und wie sie tickt. Auch nicht ganz unwichtig.

Habt ihr weitere Fragen?

Ihr habt Fragen zum Thema Messenger Marketing? Dann stellt mir diese gerne per Email an podcast (ät) digitales-unternehmertum.de oder unserem Hörerservice. Dann werde ich in Kürze einen Podcast und/oder ein Videobeitrag diesbzgl. umsetzen.

Podcast anhören

Unser Podcast kann direkt hier im Artikel angehört werden. Zudem sind wir bei iTunes für alle iOS und Apple-Devices kostenlos verfügbar. Android-Nutzer finden uns bei stitcher.com (Stitcher App downloaden). Auch könnt ihr unseren Podcast bei YouTube oder bei Spotify anhören.

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