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Heute geht es in der Kurzreihe „Digitalisierung im Handwerk“ weiter. Mittlerweile bereits die siebte und einer der letzteren Podcast Episoden zunächst einmal. Es sei denn, ihr habt noch Fragen und wollte diese beantwortet wissen. Dann nutzt die Kommentarfunktion gerne hier unterhalb des Artikels. Gerne auf bei Facebook in unserer extra eingerichteten Facebook Gruppe „Digitalisierung im Handwerk“.
Was ich noch plane, ein kostenloses Webinar, wo ich euch zeigen möchte, wie konkret Online-Werbung mittlerweile regional ausgesteuert werden kann und was sinnvoll ist und was eher nicht. Wenn Interesse besteht, bitte kurze Rückmeldung – auch gerne per Kommentar oder direkt per Facebook Message oder eMail. Dann werde ich das initiieren und ein oder zwei Termine für das kostenlose Webinar terminieren.
Kommen wir aber nun zum Hauptthema. Wir haben einiges bereits über digitale Ansätze und Maßnahmen im Handwerk gesprochen. Beispielsweise, wenn es um die Auftragsabwicklung in digitaler Form geht. Ein großes und teilweise „schweres Brett“ ist für Handwerker – aber leider auch für Kunden – die Terminkoordination und – einhaltung.
Termintreue im Handwerk ein Problem
Wer kennt die Situation nicht, dass man auf einen Rückruf von seinem Handwerker wartet, am liebsten die nächsten Tage planen kann, da man sich als Kunde ggfs. sogar Urlaub nehmen muss. Dann das Thema Zuverlässigkeit und somit die Termintreue. Ein großes Problem bei nahezu jedem Handwerksbetrieb. Häufig aus meiner Sicht wird dieses Thema viel zu sehr auf die leichte Schulter genommen. Ich persönlich kenne einige Bekannte, die aufgrund von Unzuverlässigkeit oder Terminuntreue ihren Handwerker gewechselt haben. Das muss nicht sein und es gibt hier verschiedene Möglichkeiten, wie man als Handwerker seinem Kunden mehr Transparenz bieten kann.
Hinzu kommt, dass aufgrund der meist guten Auftragslage man auch als kleines Unternehmen die Übersicht verliert und man auch schon mal Termine oder Kunden vergisst, zu kontaktieren.
Termine transparent und effektiv vergeben – so geht es!
Es gibt verschiedene Optionen, wie man seine Termine beispielsweise auch digital verwalten und dem Kunden gegenüber transparenter machen kann. Wie in den übrigen Problemstellungen zum Thema Digitalisierung im Handwerk, geht es auch hier darum, zu gewährleisten, dass die Organisation übergreifend – also aus dem Büro, von unterwegs oder sonst wo erfolgen kann. Nur wer den kompletten Überblick hat, kann Termine richtig koordinieren und kontrollieren. In der heutigen Podcast Episode stelle ich euch drei Varianten vor, die man nutzen kann, um eben Transparenz für sich und seinen Kunden gewährleisten zu können.
Terminabstimmung – Variante 1: Das „Apple-Universum“
Wer als Handwerksunternehmen Apple-Produkte im Einsatz hat. Also beispielsweise einen iMac, MacBook, Smartphone oder Tablet, kann auf die wirklich sehr gut funktionierende Apple Kalenderfunktion zurückgreifen. Zwar kann der Kunde keinen Blick in den Kalender werfen, aber der Handwerker oder wer auch immer im Unternehmen für die Terminkoordination verantwortlich ist, kann diese geräteübergreifend einsetzen und jederzeit auf die aktuellen Daten zugreifen. Apple synchronisiert nämlich die Kalendereinträge und dank iCloud hat man Sekunden nach Eintragung den Kalendereintrag auf allen Geräten verfügbar.
Hinzu kommt, dass man Kalendereinträge Personen zuordnen kann, die dann nicht nur einen Eintrag in ihrem Kalender erhalten, sondern auch darüber benachrichtigt werden können. Sind also Fahrzeuge beim Kunden, können weitere oder neue Termin jederzeit vergeben und die Kolonne auf dem Laufenden gehalten werden. So ist ein reibungsloser Ablauf der Tagesarbeiten gewährleistet – transparent, effektiv und zielführend für alle Beteiligten.
Terminabstimmung – Variante 2: Das „Google-Universum“
Was Apple anbietet, kann man auch systemübergreifend einsetzen. Dank Google ist ein solcher Dienst also such in der Windows Welt und Apple Welt vorhanden. Das Tool ist genau wie bei Google auch kostenlos nutzbar, hat noch einige Funktionen mehr.
Hinzu kommt, dass man seinen digitalen Prozess mit Google direkt auf weitere digitale Füße stellen kann. Mit dem G-Suite Service ist nicht nur der Kalender nutzbar, sondern auch weitere sinnvolle und wirksame Tools für jedes Unternehmen. So können Doc als Textverarbeitung, Tabellen als Tabellenkalkulation, Google Drive, etc. verwendet werden und auch hier von überall aus zugegriffen werden. Ihr sucht Dokumente oder eine Kalkulation für einen Auftrag – kein Problem. Jederzeit abrufbar und veränderbar. Aber auch sonst ist die G-Suite mit unter 5 Euro pro Nutzer ein nützlicher Service, den ich euch mal genauer anschauen solltet.
Terminabstimmung – Variante 3: Das „Online-Terminkalender“
Es geht auch noch einen Schritt weiter. Mit einem Online-Terminkalender, der direkt in die Homepage des Handwerksbetriebes integriert werden kann, könnte man die nächste Stufe von Termintransparenz einläuten und sich selbst auch noch mehr disziplinieren. Ist ein solcher Terminkalender erst ein mal auf der eigenen Webseite integriert und die Kommunikation soweit fortgeschritten, dass ein Kunde sich selbst Termine avisieren kann, sollte man spätestens dann dahinter her sein und die Termine auch einhalten. Es geht um Kundenzufriedenheit.
Kunden können Termine also direkt online buchen und vor allem sehr transparent einsehen, welche freuen Spots zur Verfügung stehen. Ein nerviges Warten auf den Rückruf bzgl. finaler Terminabstimmung entfällt. Das schöne ist, als Unternehmer kann man die buchbaren Spots festlegen und sich ausrechend Spielraum auch für unvorhergesehenes blocken.
Spannend ist, dass man je nach Kalendertool, was meist kostenlos ist oder für wenige Euro im Monat zu beziehen ist, verschiedene Eintragstypen definieren kann. So könnte man bestimmte Tage für Wartungsarbeiten, größere Bauvorhaben oder was auch immer einstellen und buchbar machen. Beispielsweise Montag bis Mittwoch finden nur Wartungen von Heizungen im Zeitraum von 8 – 14 Uhr statt.
Die auf der Homepage eingetragenen Termine können automatisch dann in einer der vorher genannten Varianten überführ werden. So dass man stets von unterwegs den Einblick in seine Termine hat und eben auch schon mal kurzfristig reagieren kann. Die Ausprägungsvarianten sind zudem vielfältig – finale Bestätigung des Termins per eMAil, WhatsApp oder SMS beispielsweise könnten die Kundenzufriedenheit erhöhen. Wenn sich dieser Service bei Kunden herumgesprochen hat und feste Zeitfenster definiert sind, muss man als Kunde nicht mehr zum Telefonhörer greifen und der Handwerker selbst wird nicht mehr mit unnötigen Zeitfressern (wie viele Telefonate im Monat können eingespart werden?) konfrontiert und hat mehr Zeit für das Wesentliche.
Terminvergabe und -organisation – es geht auch anders
Disziplin ist notwendig, um die Termine auch tatsächlich so einigermaßen einhalten zu können. Auf der anderen Seite wird man ein wenig gezwungen und kann sich so als Handwerker noch mal völlig neu organisieren und den Prozess der Terminvergabe ebenfalls digital umsetzen und verwalten. Auch das spart – unabhängig für welche der Varianten man sich entscheidet Zeit und somit Geld.
Im Podcast bespreche ich das Thema sehr ausführlich. Hört also rein, es lohnt sich.
Stellt uns eure Fragen oder gebt Feedback
Ihr habt Fragen zu diesem oder insgesamt zum Thema der Digitalisierung? Dann haben wir für euch eine neue Rubrik „Eure Fragen“ erstellt, in der ihr Eure Fragen direkt per Tonaufnahme an uns senden könnt.
Podcast – „Termine online vergeben“ anhören
Unser Podcast kann direkt hier im Artikel angehört werden. Zudem sind wir bei iTunes für alle iOS und Apple-Devices kostenlos verfügbar. Android-Nutzer finden uns bei stitcher.com (Stitcher App downloaden). Auch werden wir künftig unsere Podcast bei Youtube präsentieren.
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