Schritt für Schritt zum digitalen Unternehmen #062

Der Wandel zum digitalen Unternehmen fällt häufig nicht leicht. In meinem täglichen Umgang mit meinen Kunden erfahre ich immer wieder, wie kritisch man zum Teil das Thema beäugt. Fragen tauchen auf – wie wird mein Unternehmen eigentlich digitale und was muss ich tuen und warum soll ich mich verändern, wenn doch alles einigermaßen weiter gut läuft?

In Zeiten, wo Lautsprecher für einen Shoppen gehen und die Welt sich mehr und mehr vernetzt, eine Frage, die man eigentlich so in der Form nicht mehr erwartet.

Im aktuellen Podcast Nr. 062 möchte ich euch nicht nur Argumente für eine Digitalisierung liefern, sondern euch zeigen, wir eine schrittweise Umsetzung erfolgen sollte.

Warum ein digitales Unternehmen entwickeln?

Bevor es aber so richtig mit dem Thema losgeht, ein paar Argumente für alle jene, die immer noch nicht verstanden haben, weshalb eine Digitalisierung des Unternehmens so wichtig ist.

• Zentraler Wissensaufbau
• Schnellere Reaktion auf Kundenanfragen
• Bessere Kundenbindung
• Transparente Informationen auch für Mitarbeiter. Schnellere Entscheidungen, bessere Mitarbeiterzufrienheit, weil diese nicht bei verschiedene Quellen nach den relevanten Informationen suchen oder nachfragen muss
• Mehr Flexibilität das Unternehmen zu verändern und Marktbedürfnissen anzupassen
• Barrierefreies Arbeiten – auch außerhalb des Unternehmensstandortes. Insbesondere auch dann, wenn man verschiedene Dependancen hat
• Wenn ich ein produzierendes Unternehmen bin, Kann ich Fertigungsprozesse schneller und effektiver gestalten.
• Das Papierlose- oder zumindest papierminimierte Büro 
• Digitale Buchhaltung bis zu einem gewissen Grad

Die Liste könnte man noch weiter fortführen, aber letztlich sollte klar geworden sein, weshalb spätestens jetzt der richtige Zeitpunkt ist, Veränderungen herbei zu führen.

Schritt für Schritt zum digitalen Unternehmen

Im Podcast gebe ich euch einige Anregungen, wie man als Unternehmen das Thema Digitalisierung genau angehen sollte. DENN: Das eigene Unternehmen zu digitalisieren bringt viele Vorteile mit sich, die wir z.T. bereits erfahren haben.

Wie so häufig, ist der erste Schritt immer der schwierigste, der am meisten Mut bedeutet und der Startschuss ist, um so richtig in Schwung zu kommen. Insbesondere darf der Startschuss in die digitale Welt nicht bedeuten, sein Core Business damit zu beeinträchtigen, sondern vielmehr geht es darum mein Unternehmen mit den digitalen Prozessen in Einklang zu bringen.

Wie startet man den digitalen Prozess?

Meine Empfehlung ist, den digitalen Prozess dort einzuleiten und zu starten, wo man die schnellsten Erfolge feststellen kann. Das motiviert, macht Lust auf mehr und schafft Motivation – beim Kunden! Viele Unternehmen zucken häufig, wenn ich diesen Weg vorschlage. Beim Kunden anfangen, da wo wir direktes Feedback und letztlich unsere Aufträge herbekommen? Wenn dort etwa schief geht, dann hat das weitreichende Folgen – so deute ich den Blick bei vielen Unternehmern zum Start.

Die Umsetzung dort macht aber Sinn, da der Kunde das zentrale Element vieler Unternehmen ist. Der Kunde wird die Veränderung schnell spüren. Beispielsweise durch eine schnellere Auftragsabwicklung, durch besser informierte Mitarbeiter. Die Kundenbindung und -pflege kann so auch direkt auf neue Beine gestellt werden – durch ein so genanntes Customer Relationship Management System. Eine Kundenhistorie verrät jedem Mitarbeiter den aktuellen Status, die Informationstiefe und die Korrespondenz mit dem Kunden. Zudem können weitere Prozesse auch für künftige Geschäftsbeziehungen angestoßen werden. Auch können Protokolle, Auftrags- oder Lieferbestätigungen in digitaler Form abgebildet und dem CRM System direkt und voll automatisiert zugeführt werden.

Für Einzelhändler ist der Weg ähnlich. Auch hier gilt es das zentrale Kundenmanagementsystem auszubauen und digital fit zu machen. Auch wenn die Tools andere sind, der Weg ist ähnlich.

Mobilität wichtige Disziplin der Digitalisierung

Im Zeitalter der Digitalisierung ist es zudem sinnvoll, von überall aus auf die Daten zugreifen zu können und einen zentralen Datenbestand zu haben. Beispielsweise, wenn euer Unternehmen einen Vertrieb hat, ist es sinnvoll diesen mit iPads ausstatten und den gesamten Vertriebsprozess digital umzusetzen. Der Vertreter kann ebenfalls auf die zentrale Dateneinheit zugreifen, seine Berichte direkt digital erfassen. Er wird insgesamt effizienter arbeiten und somit mehr Zeit für das Wesentliche haben.

CRM zentrales Element

Das CRM ist eines der Schlüsselelemente für die weitere digitale Entwicklung. Viele Bausteine greifen ineinander und durch vorhandene Schnittstellen (z.B. Warenwirtschaft/ERP System, Mailsysteme, etc.) können so die digitalen Prozesse entwickelt werden. An dieser Stelle möchte ich nicht EIN CRM empfehlen, da es sehr auf die individuellen Anforderungen und Wünsche ankommt. Fünf wichtige Fragestellungen sollte man sich aber stellen, wenn es an die Auswahl des CRM Systems geht

1. Wie intuitiv und benutzerfreundlich ist das System
2. Ist das System Skalierter und kann mit meinem Unternehmen wachsen oder benötigt ich dann ggfs ein neues System und muss alle Prozesse wieder angleichen?
3. Gibt es ausreichend Schnittstellen, um andere Programme und Systeme anzudocken?
4. Welches System ist für mich sinnvoll, gibt es ein branchenspezifisches CRM, wo wird der Schwerpunkt liegen?
5. Wer unterstützt mich bei der Einrichtung oder wenn ich fragen habe?

Wenn erst einmal die digitalen Prozesse rund um den Kunden entwickelt sind und funktionieren, dann gilt es weitere Bereiche ebenfalls zu digitalisieren. Das papierlose Büro muss nicht zwingend eine Zielsetzung sein. In der Podcast Episode 59 habe ich über die Möglichkeiten des papierminimierten Büro sehr ausführlich gesprochen und meine Erfahrungen in diese Podcast Episode gepackt. Auch hier könnt ihr gerne rein hören, wenn euch das Thema interessiert.

Wie lange dauert der Prozess?

Wenn es um die Digitalisierung des Unternehmens geht, wird mir auch immer wieder die zeitliche Frage gestellt. Wie lange dauert es und vor allem, was wird mich die Wandlung vom analogen zum digitalen Unternehmen kosten?

Die Antwort könnt ihr euch sicherlich vorstellen. Ich hasse es – aber es ist nun mal individuell und kommt darauf an, welche Tools ihr verwenden wollt, welche Ansprüche und Anforderungen ihr habt. Viele Tools lassen sich binnen weniger Stunden und Tage installieren und einrichten. Wichtig ist, dass die Führungsetage bei der Einführung der digitalen Prozesse aktiv mitmacht und das Thema vorlebt.

Was kostet es und weitere Tools

Wandel kostet Geld, aber vielleicht gar nicht so viel, wie manch einer vermutet. Es gibt mittlerweile tolle Standard-Programme und Tools, die einem die Arbeit erleichtern und für wenig Geld zu haben sind. Angefangen von der Google Suite, die auch ein kolaboratives Arbeiten möglich macht. Projektmanagement Tools, Mindmapping Tools, Marketing Tools, Organisations-Tools, egal was – diese Tools helfen beim effizienteren Arbeiten, bieten tolle neue Möglichkeiten und kosten nicht viel. Eine Handvoll sinnvoller Tools kosten zusammen je nach Mitarbeiterzahl nicht mehr als 100 oder 200 EUR im Monat und bieten dafür eine Menge Effizienz. Wer die große, individuelle Lösung will, klar – der muss auch entsprechend investieren und Geld in die Hand nehmen. Was letztlich Zeit kostet und ebenfalls in diese Rechnung hinein muss, sind die Mitarbeiter und die Ressourcen, die im Vorfeld investiert werden müssen. Wenn es um die Vorbereitung, das Erfassen der Ist-Situation sowie des Plans für die finale Umsetzung geht.

Es muss nicht immer direkt die große Lösung sein!

Die große Lösung, digitale Prozesse direkt in allen Bereichen zu etablieren, ist nicht notwendig und meist auch nicht zu empfehlen. Das führt meist zu Chaos, Unzufriedenheit und das will letztlich keiner. Im schlimmsten Fall leidet das Core Business auch darunter.

Die sukzessive Einführung der digitalen Prozesse ist wichtig und richtig. Wenn ihr Fragen zu dem Thema habt, meldet euch gerne bei Facebook auf unserer FanSeite Digitales Unternehmertum, mailt mich an, schreibt mir eine PM bei Facebook, egal. Ich helfe euch gerne …

Stellt uns eure Fragen oder gebt Feedback

Ihr habt Fragen zu diesem oder insgesamt zum Thema der Digitalisierung? Dann haben wir für euch eine neue Rubrik „Eure Fragen“ erstellt, in der ihr Eure Fragen direkt per Tonaufnahme an uns senden könnt.

Stellt uns eure Fragen und wir werden diese in den kommenden Podcast Episoden bereits ausführlich besprechen und beantworten. Wir freuen uns auf euer Feedback und eure Fragen.

Podcast – jetzt anhören

Unser Podcast kann direkt hier im Artikel angehört werden. Zudem sind wir bei iTunes für alle iOS und Apple-Devices kostenlos verfügbar. Android-Nutzer finden uns bei stitcher.com (Stitcher App downloaden).

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