Das papierlose Büro - so geht's, inkl. Tipps, typische Fehler und Starterset

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Das papierlose Büro – so geht es!

Das papierlose Büro – so geht es!
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In der 59. Podcast Episode habe ich sehr ausführlich einen möglichen ersten Schritt aufgezeigt, wie man zum papierlosen Büro gelangen kann. In dieser Podcast Episode ging es um das papierminimierte Büro, was für viele Unternehmen der Einsteig in das papierlose Büro darstellt.

In dem heutigen Artikel gibt es alle relevanten Informationen rund um das Papier. Welches Mindset ist notwendig, welche Hardware und wie kann ein Prozess für die Umsetzung des papierlosen Büros letztlich aussehen. Im Podcast zu dem Thema (siehe am Ende dieses Artikels) habe ich auch meine Erfahrung im Umgang mit dem papierlosen Büro geschildert.

Gerade in der aktuell so schwierigen Zeit mit Corona gilt es sich als Unternehmen digital aufzustellen und dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter auch flexibel von zu Hause im Home Office arbeiten können. Das papierlose Büro hilft dabei, das Unternehmen auch dezentral weiter steuern und mit den richtigen Prozessen auch effizienter führen zu können.

Was ist das papierlose Büro?

Eigentlich ist der Begriff selbsterklärend. Unter dem Begriff des papierlosen Büros versteht man die Einsparung auf papiergebundene Dokumente und nutzt dafür nur digital-gestützte Verfahren. Häufig bauen Unternehmen auf eine sukzessive Einführung, die dann im Einklang mit der zunehmenden Digitalisierung im Unternehmen einhergeht.

Vorteile papierloses Büro

Schauen wir uns zunächst einmal die Vorzüge des papierlosen Büros an:

  • Nachhaltigkeit (Druckkosten reduzieren, etc. – besser für die Umwelt)
  • Effizienteres Zeitmanagement durch produktives Arbeiten
  • Collaboratives Arbeiten mit mehreren Personen oder Teams
  • Platz- und Materialersparnis
  • Mobilität, die insbesondere in Coronazeiten, aber auch künftig essentiell sein wird
  • Zentrale Ablage in digitaler Form – jeder kann von überall zugreifen
  • Suchfunktion ermöglicht das schnelle auffinden von Dokumenten (effektives Zeitmanagement)
  • Zukunft- und Wettbewerbsfähigkeit
  • Abteilungen werden produktiver, somit das gesamte Unternehmen
  • Vereinfachte Kommunikation mithilfe digitaler Tools und Medien

Nachteile des papierlosen Büros

  • Ein Nachteil ist sicherlich die Einführung des papierlosen Büros. Diese erste Phase ist meist holprig bzw. je nach Komplexität und Größe des Unternehmens kann die Umsetzung einige Zeit dauern. Je früher man aber startet, desto besser ist es.
  • Der „Fisch stinkt vom Kopf“ – die Umsetzung muss zwingend Top down erfolgen. Der Chef muss es vorleben und dann müssen die Mitarbeiter sukzessive mitgenommen werden
  • Das papierlose Büro erfordert eine gewisse Disziplin und Mut zur Veränderung. Das ist manchmal schwieriger als man denkt und erfordert eine gute Kommunikation im Unternehmen.

Die Vorteile überwiegen und insbesondere in der heutigen Zeit muss man flexibler sein und wesentlich produktiver arbeiten. Zeit ist Geld und häufig scheitert es an den begrenzten Ressourcen, weshalb ein Prozess, eine Auftragsarbeit, Dienstleistung oder was auch immer, nicht termingerecht beim Kunden umgesetzt werden kann.

Organisation des papierlosen Büros

Ist der Entschluss gefallen, das papierlose Büro umzusetzen, muss die Frage beantwortet werden, wie die Umsetzung zeitlich umgesetzt werden sollte. Folgende Vorgehensweise ist zu empfehlen:

  • Ist-Zustand (Bestandsaufnahme, was alles an Papier anfällt und in welchen Bereichen)
  • Soll-Zustand definieren
  • Umsetzung step-by Step
  • Optimierung

Damit das mit dem papierlosen Büro auch tatsächlich funktionieren kann, sind Tools ein wichtiges Werkzeug. Sie helfen dabei produktiver zu arbeiten, flexibler reagieren zu können und – wen notwendig auch mobil immer Zugriff auf alle wichtigen Dokumente zu haben. Gerade der ortsunabhängige Zugriff ist heutzutage extrem wichtig, damit ohne Verzögerung konstruktiv auch von zu Hause oder unterwegs gearbeitet werden kann.

Cloud-System als Fundament für das papierlose Büro

Wer seine Daten zentral und insbesondere mobil abrufbar haben möchte, sollte sich für eines der vielen Cloud-Systeme entscheiden. Das immer wieder sensible Thema mit der Verschlüsselung der Daten ist aus meiner Sicht, sehr gut mittlerweile gelöst und die verschiedenen Anbieter – zumindest die Großen – nehmen das Thema Datenschutz (DSGVO) sehr ernst.

Wir selbst nutzen die Dropbox. Je nach Paket kann man sich den Serverstandort auswählen. Themen wie Verschlüsselung oder Backups wird sehr gut gelöst. Es gibt aber je nach Unternehmensanspruch- und größe andere Cloud-Anbieter, wo die wichtigen Daten und Dokumente gespeichert werden können. Ein wichtiger Grund für uns ist, dass die Dropbos zu den Marktführern gehört – ähnlich wie Google mit der G-Suite. So ist häufig gewährleistet, dass andere Tools und Apps direkten Zugriff zu den namhaften Cloudsysteme haben und eine Verknüpfung spielend leicht umgesetzt werden kann.

Besonders sollte man bei der Auswahl des Cloud-Anbieters darauf achten, ob und in welchem Umfang Daten, die in der Cloud sind auch lokalen Festplattenspeicher benötigen. Bei der Dropbox gibt es einen Smart-Synch, sodass die Daten auf Wunsch komplett in der Cloud liegen und man eine Art „virtuelle Festplatte“ nutzen kann. Auch die Rechtevergabe ist simpel und dennoch mit ausreichender Tiefe umsetzbar. Mit der App können die Daten auch von jedem mobilen Device abgerufen und weiter verarbeitet werden. Preislich liegt das System bei knapp über 100 Dollar im Jahr und kann, je nach weiterer Entwicklung des Unternehmens, entsprechend angepasst werden.

Eine häufig verwendete alternative Cloud-Lösung ist die G-Suite von Google. Für welches System man sich letztlich entscheidet ist also von mehreren Aspekten abhängig.

Ordnerstruktur im papierlosen Büro

Um mit dem papierlosen Büro aber wirklich auch produktiver sein zu können, ist die Ordnerstruktur in eurem Cloud- oder Dokumentensystem sehr wichtig. Nur wenn ihr eine klare Struktur aufgebaut habt, werdet ihr oder eure Mitarbeiter in der Lage sein, Dokumente, Rechnungen oder Scans einfach und schnell wiederzufinden. Die Ordnerstruktiur im papierlosen Büro ist daher essentiell wichtig. Darüber hinaus sollte man sich sehr genau über die Benennung der Dateien Gedanken machen. Wenn ihr nach der Telefonrechnung oder einem Lieferschein sucht, muss dieser binnen weniger Klicks gefunden werden können. Macht euch also unbedingt Gedanken, wie ihr eingehende digitale Dokumente bzw. eingescannte Dokumente bezeichnet und wie ablegt.

Ein guter Dokumentenscanner als Basis für das papierlose Büro

Scansnap ix 1500Eine der wichtigsten Hardwareanschaffungen zum Start ist ein guter Dokumentenscanner. Dieser muss zuverlässig und schnell arbeiten. Wir selbst nutzen von Scansnap den ix 1500 (Link zu Amazon) und sind sehr zufrieden mit der Performance bzw. mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis. Ich habe über die Jahre verschieden getestet und auch bei der Hardware sind weitere Entwicklungen zu sehen. Besonders wichtig ist in dem Zusammenhang, dass der Scanner im WLAN einsetzbar ist, und ihr den Standort nicht von der Kabelverbindung abhängig machen müsst. Eingescannte Dokumente können dann immer zentral in ein Ablagefach gescannt und später dann weiterverarbeitet werden. Wie auf dem Bild recht zu sehen, können die Scanner auch erkennen, ob es sich um ein Dokument, einen Rechnungsbeleg, Foto oder eine Visitenkarte handelt. Entsprechend können die Dokumente dann in vordefinierte Ordner gepackt werden.

Hardware im papierlosen Büro ist essentiell wichtig

Die Auswahl der richtigen Hardware für das papierlose Büro ist extrem wichtig, um nachhaltig in die Umsetzung zu kommen. Gleichzeitig zeigt das folgende Video sehr schön, wie einfach auch ein Start sein kann, ohne zu große Investitionen tätigen zu müssen.

Der schnelle Einstieg ins papierlose Büro

Die Dimension in das papierlose Büro einzusteigen, kann in unterschiedlicher Tiefe passieren. Abhängig vom eigenen Anspruch, aber auch sicherlich von der Unternehmensgröße. Wer den Einstieg schnell und unkompliziert vollziehen möchte, sollte sich das folgende Video anschauen. Es zeigt, wie einfach und schnell das papierlose Büro umgesetzt werden kann. Denn mittlerweile sind die Scanner Apps auf den Smartphone mit QCR-Funktionen ausgestattet und die Kameras so gut, dass auch mit mobilen Devices das Erfassen von Dokumenten problemlos möglich ist.

Digitale Kalender, Collaboratives Arbeiten und mobile Nutzung

Google bietet mit der G-Suite einen Service, mit dem beispielsweise auch einen zentral (mit Freigabefunktion) Kalender nutzen kann. Darüber hinaus gibt es mit Google Docs, Google Tabelle, etc. ein tolles Toolset, um die Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation, ähnlich wie Microsoft mit Office 365, zu nutzen.

Gerade hier speilt auch der collaborative Gedanke eine wichtige Rolle und Kommentare, Notizen, etc. müssen nicht mehr physisch umgesetzt werden, sondern direkt digital und eben dort, wo es relevant ist und auch andere Teammitglieder bei Bedarf drauf zurückgreifen können.

Durch die Rechteverwaltung, die nicht nur die Kalenderfunktion betrifft, sondern eben auch die anderen Tools in der G-Suite, können die Dokumente oder Kalkulationen jederzeit für bestimmte Personen oder Teams frei gegeben werden.

Physisches Papier durch digitale Notizen ersetzen

Ein wichtiger Treiber, neben den vereinfachten Prozessen und Zugriffsmöglichkeiten von Dokumenten, sind physische Notizen. Diese habe ich vor Jahren klassisch auf Papier umgesetzt. Mittlerweile habe ich eine Entwicklung auch bei der digitalen Variante hinter mir. Über Jahre habe ich mit dem Apple iPad Pro, Goodnotes und dem Apple Pencil all meine Notizen digital erfasst. Seit gut einem Jahr arbeite ich mit Notion, der viele Produktivitäts- und Organisationstools vereint. In einer ausführlichen Podcast Episode stelle ich Notion vor. In unserem YouTube Kanal biete ich zusätzlich Notion Tutorials an, sodass ihr euch gerne ein besseres Bild noch von dem Tool machen könnt. Mittlerweile gibt es bereits über 50 Videos in deutsch zu dem Tool. 

Mit Notion setzte ich aber nicht nur meineNotion mittlerweile um. Ich archiviere Fachartikel, nutze es als Projektmanagement- und mein Aufgabensystem beispielsweise. Wenn in einem Printmagazin ein interessanter Artikel ist, fotografiere ich diesen ab, erstelle eine PDF Datei und sammele die Artikel dann in Notion. Dank Notion arbeite ich völlig papierlos, da alle Meetings mittlerweile über Notion abgebildet werden und ich keinerlei physisches Papier nutze.

Um unnötiges Papieraufkommen zu vermeiden, versuche ich alle Notizen oder Dokumente als PDF abzuspeichern und in Notion dann zu hinterlegen. Zusätzlich tagge ich die Dateien, sodass ich sie sehr schnell über die Suchfunktion in Notion wiederfinden kann. Wer mehr über meine Arbeitsweise mit Notion erfahren möchte, sollte sich die Videos anschauen.

Alternativen für digitale Notizen

Auch wenn ich nicht mehr in dem Umfang auf digitale Notizen via Goodnotes setze, nutze ich es immer noch in besonderen Situationen. Beispielsweise, wenn es Verträge zu unterzeichnen gilt oder auch sonst Korrekturen von Dokumenten erfolgen müssen. Der Apple Pencil und Goodnotes sind hier wichtige Wegbegleiter auch heute noch. Alternative Apps wie Notability, etc. sind ebenfalls für den Zweck nutzbar. Denn letztlich kommt es bei den Tools darauf an, dass ihr euch mit der Nutzung „wohlfühlt“ und da ist der persönliche Geschmack und auch die Nutzungsintensität ausschlaggebend.

Wie genau ich mit Goodnotes gearbeitet habe, habe ich ausführlich in einer Podcast Episode erklärt. Hört gerne einfach rein, vielleicht inspiriert es euch und ihr könnt für euere Umsetzung zum papierlosen Büro davon profitieren.

Wie kann Notion für den papierlosen Einsatz im Büro verwendet werden?

  • Aufgabenmanagement
  • Meetings digital umsetzen und auf alle wichtigen Daten und Infos zugreifen
  • Digitale Personalakten
  • Auch ein digitaler Urlaubskalender ist mit Notion umsetzbar und auch Anfragen für Urlaube müssen nicht mehr via physischem Papier erfolgen.
  • Rundschreiben, die an Mitarbeiter auf dem klassischen Papierweg erfolgt sind, können eingespart werden, da Notion auch ein kleines Intranet im Grunde möglich macht.
  • Mitarbeiterinformsitonen, Guidelines, z.B. wenn neue Mitarbeiter ins Unternehmen kommen, müssen nicht mehr ausgedruckt, sondern können per Direktlink versendet werden.
  • Theoretisch ist die interne Briefpost komplett in Notion abbildbar. Wir nutzen Notion als internes Wiki

Kommunikation im papierlosen Büro

Kommunikation ist extrem wichtig und ein Schlüssen auf dem Weg zum papierlosen Büro. Hier und da gibt es in einigen klassischen Unternehmen noch „Laufzettel“ oder entsprechende Aushänge, um mit der Belegschaft zu kommunizieren. Auch Dokumente müssen nicht erst ausgedruckt und dann an Kollegen ausgeteilt werden, wenn auch der direkte digitale Draht möglich ist.  So kann man Dateien beispielsweise zentral über ein System übertragen und auch wichtige Anweisungen den Teams direkt zuweisen. Ich nutze in meinem Unternehmen Slack. Aber auch Microsoft Teams oder andere Tools sind hier durchaus alternative Möglichkeiten. Letztlich geht es eben auch um Transparenz, Kosteneffizienz und auch Zeitersparnis. Mit Tools wie Slack oder Teams ist es möglich, intern zu kommunizieren, aber auch Dokumente zu sharen.

Rechnungen digitalisieren und die papierlose Buchhaltung umsetzen

Auch das Thema Rechnungen als solches ist Thema des papierlosen Büros, wenngleich nicht ausschließlich in dem Zusammenhang zu sehen. Das Digitalisieren und die ordnungsgemäße Weiterverarbeitung ist ein Thema und und sollte ebenfalls gut geplant und umgesetzt sein. Wer seine Rechnungen digital aufbewahrt und auch seine Buchhaltung digital aufstellt, wird weitere Einsparpotenziale erkennen und insgesamt den Prozess in der Buchhaltung effizienter gestalten können. In dem Podcast #179 gehe ich das das Thema „Rechnungen digitalisieren“ ausführlich ein. Wer das papierlose Büro umsetzt, sollte sich zwangsläufig auch mit der digitalen Buchhaltung beschäftigen. Auch hier gibt es mittlerweile zahlreiche Lösungen, um gesetzeskonform und effizienter arbeiten zu können.

Briefpost digitalisieren

Ein weiterer Schritt im Rahmen des papierlosen Büros ist die Digitalisierung der Briefpost. Ein für die meisten Unternehmen „notwendiges Übel“, was in Sachen papierloses Büro wichtig ist. Je nach Aufwand und Ressourcen kann man die Briefpost natürlich inHouse digitalisieren und dann weiterverarbeiten. Eine Alternative ist, dass die Briefpost von Dienstleistern eingescannt und dann direkt zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt wird. In einem früheren Podcast habe ich solch einen Dienst und dessen Vor- und Nachteile schon einmal vorgestellt.

8 Tipps, damit das mit dem papierlosen Büro auch tatsächlich funktioniert.

Letztlich geht es darum, die unterschiedlichsten Dokumente, wie Verträge, Notizen, Buchungsbelege, Visitenkarten, Lieferscheine, Eingangsrechnungen, also alles was auf Papier ist, zu digitalisieren. Darüber hinaus ist auch das Thema Kommunikation ein relevanter Partner im papierlosen Büro. Gesetzlich muss man sich übrigens auch keine Sorge machen. Der Gesetzgeber hat das Tor für das papierlose Büro geebnet und so ist es also mittlerweile auch in der Realität umsetzbar. Damit das Vorhaben „papierloses Büro“ auch tatsächlich umgesetzt werden kann, habe ich noch 8 Tipps mitgebracht, die ihr unbedingt beachten solltet.

Papierloses Büro

Tipp Nr. 1 – Dokumente in die Cloud

Wer das papierlose Büro voll ausschöpfen möchte, sollte seine Dokumente zentral in der Cloud verwalten. Cloud System habe ich euch ja bereits erläutert. Dropbox & Co. sind hier die richtigen Partner. Nur wenn ihr die Cloud nutzt, seid ihr flexibel und die Daten auch mobil nutzbar. Was das Thema Sicherheit angeht, tuen die Anbieter alles dafür, dass die Daten sicher sind. Generell gibt es kein System, was 100% Sicherheit bietet.

Tipp Nr. 2 – Status erfassen

Wenn ihr euch mit dem Thema befasst, solltet ihr eine sehr gründliche Bestandsaufnahme über mehrere Tage, ggfs. Wochen machen, damit auch wirklich jedes Papier oder Dokument erfasst wird. Wichtig ist stets beide Seiten – also eingehende Dokumente und ausgehende Dokumente zu erfassen. Auch interne Protokolle oder Notizen müssen nicht mehr auf Papier erfasst werden.

Tipp Nr. 3 – Konsequent bleiben

Der Anfang ist schwer, Prozesse sind neu und man fällt immer wieder in alte Muster und will Eingangsrechnungen, und andere Dokumente ausdrucken.Hier muss man konsequent bleiben. Wer Papiere bearbeiten möchte, sollte Dokumente als PDF Datei Abstechern. Programme wie Evernote ermöglichen die Suche aufgrund der Volltextsuche auch in PDF Daten, word-Dokumente und anderen Formaten. Stell euch vor ihr sucht ein Protokoll einer Besprechung. Im Aktenordner dauert es ewig, digital muss man einfach nach einem Thema oder einem Stichwort suchen und man erhält das Ergebnis.Und das sogar ortsunabhängig. Ist das nicht genial.

Tipp Nr. 4 – Dokumente digitale gestalten

Im Unternehmen gibt es immer wieder Situationen, wo man eigentlich auf ein Papier nicht verzichten kann. Sei es, wenn es um Protokolle von Besprechungen geht, wenn es um Stundenzettel im Handwerksbetrieb geht oder sonstige Dokumente, die in ausgedruckter Form im Unternehmen genutzt oder verteilt werden. Versuche die Dokumente direkt digital zu erfassen. Wer Protokoll in einem Meeting schreibt kann dies direkt im Laptop verfassen oder auch das iPad Pro mit Apple Pencil inkl. Goodnotes App beispielsweise nutzen. Ausgangsrechnungen muss im papierlosen Büro niemand mehr ausdrucken, unterschreiben, in Briefumschläge stecken, frankieren und zur Post tragen. Rechnungen werden als PDFs im eigenen Design des Unternehmens erstellt und per E-Mail an die Kunden versendet. Je nach verwendeter Software-Lösung werden im Anschluss die Fälligkeiten überwacht, Mahnungen angestoßen, Forderungen gebucht und offene Posten ausgeziffert.

Tipp Nr. 5 – Der Dokumentenscanner ist entscheidend

Wer das Papierlose Büro umsetzen will, sollte bei einem der wichtigsten Facetten für das papierlose Büro nicht sparen. Ein Tischscanner is schön, aber nicht effizient. Ich selbst nutze den Fujitsu ScanSnap ix500 Dokumentenscanner in der Evernote Edition. Aber auch so ist der Scanner für das Vorhabe günstig und zielführend. Verschiedene Dokuemententypen werden erkannt.

Tipp Nr. 6 – Dokumente konsequent benennen

Wer Papier in Ordnern sucht, weiß wovon ich spreche, wenn ich sage, man sucht die Nadel im Heuhaufen, wenn man nach einem bestimmten Schriftstück sucht. Ähnlich, aber nicht ganz so schlimm, ist es auch, bei digitalen Dokumenten, de nicht richtig benannt sind. Zwar gibt es hier noch andere Möglichkeiten, da es Volltextsuche gilt, dennoch ist die Benennung der Datei ein wichtiger Schritt im Umgang mit dem papierlosen Büro. Überlegt euch ein System, was für alle Bereiche passt oder differenziert die Dateinamen nach Bereichen. Buchhaltung bekommt ein anderes Anfangskürzel als das Marketing oder eine andere Abteilung.

Tipp Nr. 7 – Ordnerstruktur

Mindestens genau so wichtig, ist eine gut durchdachte Ordnerstruktur, damit man auch in den Ordner schnell zu den gewünschten Informationen kommen kann. Die Unterteilung in Hauptorder und Unterordner ist sinnvoll, wobei die Tiefe der Unterordner aus Erfahrung nicht zu tief sein sollte, da ansonsten ein gegenteiliger Effekt eintreten kann und man ebenfalls zu lange suchen muss.

Tipp Nr. 8 – Das papierlose Büro wird Realität

Mit schnellen Scannern und/oder einer Smartphone-Kamera ist jedes Dokument schnell erfasst und digitalisiert. Im Verbund mit  Office- oder Branchen-Programmen kann so das digitales Dokument schnell, sicher und ohne Medienbruch verwaltet und weiterverarbeitet werden. Auf diese Weise spart das papierlose Büro viel Zeit, Arbeit und letztlich vor allem Geld. Es erhöht die Qualität. Das macht es in der heutigen, zunehmend verdichteten Arbeitswelt zu einem echten Wettbewerbsfaktor, den jedes Unternehmen nutzen sollte.

Vier häufige Fehler in der Praxis

Das papierlose Büro ist keine Aufgabe, die man von heute auf morgen erledigt. Immer wieder erlebe ich es bei Kunden, befreundeten Unternehmen und auch bei mir selbst, dass einfache Fehler das Projekt „papierloses Büro“ unnötig verzögern. Im folgenden Video gehe ich noch mal ausführlicher auf diese häufig gemachten Fehler ein.

Mobiles Arbeiten im papierlosen Büro

Wenn ich viel unterwegs bin, benötige ich keine Aktenordner oder Dokumente mehr. Hier nutze ich mein iPad Pro der neuesten Generation in Verbindung mit dem Apple Pencil und der dazugehörigen Apple-Tastatur.  Sollte ich auf weitere Dokumente oder Notizen zugreifen müssen, habe ich direkten Zugriff auf die Cloud oder eben Notion. Aufgrund der zahlreichen Apps und Tools habe ich jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Daten und Dokumente, kann mit Kollegen oder Kunden problemlos kommunizieren – ob im Online Meetings, Home Office oder beim Kunden auch vor Ort.

12 weitere Tipps, damit das mit dem papierlosen Büro klappt

Mittlerweile lebe ich das papierlose Büro über viele Jahre und habe weitere Tipps für euch in einem Video zusammengefasst. Insbesondere durch die Erfahrung in den eigenen Unternehmen sowie bei Kundenprojekten, kann ich euch mit den Tipps nicht nur Inspiration geben, sondern auch handfeste Unterstützung, damit auch ihr konsequenter und eben produktiver in eurem Unternehmen papierlos arbeiten könnt.

Starterkit für das papierlose Büro

Es ist eigentlich relativ einfach mit dem papierlosen Büro zu starten – vorausgesetzt man will es wirklich. Der Wille, die Disziplin und der Weitblick, dass euch das papierlose Büro tatsächlich weiterhilft, muss gegeben sein. Wenn ihr alleine unterwegs seid – einfach. Je größer das Team und je mehr Menschen in das Thema involviert werden müssen, umso schwieriger ist es, alle Mitarbeiter mit in das Boot zu bekommen. In dem folgenden Video haben wir das Starterkit für das papierlose Büro mal zusammengestellt. Eigentlich gar nicht so schwer oder?

Das papierlose Büro – ein Update

Das papierloses Büro ist ein Prozess und keine einmalige Sache. Daher berichte ich regelmäßig zum Thema und gehe in dem folgenden Video auf meine Erfahrungen und Learnings, im Umgang mit dem papierlosen Büro, ein. Seht euch das aktuelle Video an.

Stellt uns eure Fragen oder gebt Feedback

Ihr habt Fragen zu diesem oder insgesamt zum Thema der Digitalisierung? Dann haben wir für euch eine neue Rubrik „Eure Fragen“ erstellt, in der ihr Eure Fragen direkt per Tonaufnahme an uns senden könnt. Stellt uns eure Fragen und wir werden diese in den kommenden Podcast Episoden bereits ausführlich besprechen und beantworten. Wir freuen uns auf euer Feedback und eure Fragen.

Podcast – zum papierlosen Büro anhören

Unser Podcast kann direkt hier im Artikel angehört werden. Zudem sind wir bei iTunes für alle iOS und Apple-Devices kostenlos verfügbar. Android-Nutzer finden uns bei stitcher.com (Stitcher App downloaden). Auch werden wir künftig unsere Podcast bei Youtube präsentieren.

Comments (22)

  • Hallo,

    ich habe mit Begeisterung den Podcast gehört und natürlich danach über die Google Suche geschaut, ob „Das papierlose Büro“ auf #1 ist. Und in der Tat, da steht der Artikel. Fachkompetenz überzeugt.

    Vielen Dank.

    Eine Frage hätte ich noch: Wie kann man so schöne Infografiken erstellen, ohne das man auf Adobe Produkte zurückgreifen muss.

    Viele Grüße,
    André Claaßen

    Reply
    • Author

      Hallo Andre,

      Danke für das Feedback. Infografiken lassen sie mittlerweile online sehr einfach und schnell umsetzen – ohne das man Photoshop-Erfahrung benötigt. Beispielsweise mit Canva (www.canva.com).

      vg

      Thomas

      Reply
  • Author

    Für alle die ebenfalls interessieren, wie ich mit dem Keyword von 0 auf Position 1 bei Google gelangt bin, hier entlang: https://digitales-unternehmertum.de/wie-man-innerhalb-von-zwei-monaten-bei-google-von-0-auf-position-1-gelangen-kann-105/

    Reply
  • Hallo Thomas,

    vielen Dank für den sehr interessanten Artikel. Besonders die hilfreichen Tipps sind super.

    Viele Grüße
    Steffi

    Reply
  • Hallo Thomas,

    zuerst einmal herzlichen Glückwunsch zur #1, good job.

    Ein paar Anmerkungen zu Deinen Tipps habe ich:

    Tipp Nr. 1 – Dokumente in die Cloud

    Sensible Daten gehören m.E. nicht in die Dropbox/Cloud.
    Wir haben gerade diese Woche wieder viel über Datensicherheit (FB, Cambridge Analytica) gelernt.
    Es gibt Lösungen, die den Vorteil der Daten sicher im Büro mit der Möglichkeit des verschlüsselten weltweiten Zugriffs verbinden.

    Tipp Nr. 6 – Dokumente konsequent benennen und
    Tipp Nr. 7 – Ordnerstruktur

    Eine Beschreibung/Verschlagwortung der Dokumente verbunden mit Ordnerstrukturen ist nicht mehr zeitgemäß.
    Eine Beschreibung kostet erstens viel Zeit. Die Ablage in Ordnern kann zweitens kontraproduktiv sein. Hat man z.B. ein Dokument versehentlich in den falschen Ordner gelegt, sucht man sich einen Wolf bzw. findet es gar nicht mehr.
    Eine Volltextsuche, verbunden mit intelligenten Ähnlichkeitssuchen und weiteren semantischen Analysen, findet jedes Dokument in Bruchteilen von Sekunden, genauso wie bei Google.

    Wenn es Dich interessiert, google mal „Büro Suchmaschine“

    Beste Grüße
    Uwe

    Reply
    • Author

      Hallo Uwe,

      Danke für deine Ausführungen. Grundsätzlich muss man das Thema Datensicherheit besprechen und individuell sehen, wo man die Daten ablegt. Bei Dropbxkann man mittlerweile zwischen deutschen oder internationalem Server wählen. Für bestimmte Berufe, Rechtsanwälte, Steuerberater, etc. gibt es andere Systeme. Dafür eignet sich die Dropbox nicht.

      Was das Thema Dokumente einscannen / Ordnerstruktur angeht, gebe ich dir nur bedingt recht. Wenn man die Dropbox verwendet, muss man eine Ordnerstruktur anlegen und das Dokument benennen. Dropbox hat keine Volltextsuche. Nutzt man ander DMS-systeme oder wie ja auch thematisiert beispielsweise Evernote, ist dies nicht notwendig, wobei eine Verschlagwortung hier durchaus noch hilfreich sein kann.

      vg

      Thomas

      Reply
  • Hallo,

    vielen Dank für eure Gedanken zu dem Thema.

    Ich persönlich Benutzer one-folder.com – ich habe was kleines gesucht, wo ich meine Dokumente nicht mehr anfassen muss.

    Jetzt muss ich nur noch bei mir am Scanner eine Taste drücken und die Dokumente landen in der Cloud, dann nur noch abheften und die physische Form vergessen 🙂

    Reply
  • Vielen Dank für die ausführliche Schilderung. Ich beschäftige mich seit 40 Jahren mit dem Thema „Rationalisierung von Arbeitsabläufen“ und habe folgende Frage: Der Außendienst in Deutschland ist 15 % seiner Arbeitszeit bei den Kunden, 62 % sind Fahrzeiten und 23 % Verwaltungsarbeiten. Die Fahrzeit zu optimieren wird mehrfach angeboten. Mein Anliegen ist es, dem Außendienstler die Möglichkeit zu geben, bei dem Gespräch mit dem Kunden, alle Verwaltungsarbeiten zu erledigen. Also alle Fragen direkt beantworten zu können und alle Daten direkt zu erfassen. Deshalb habe ich das Außendienst-Steuerungs- und Informationssystem entwickelt. Dafür suche ich ein einfaches Auskunftsystem, z.B. Stand bei offene Reklamationen, Lieferzeit für Neuaufträge, Preise für neue Angebote, Sonderangebote usw.. Bisher wurde dafür ein Wissenspool angelegt, je nach Bedarf des Kunden. Gibt es dafür eine einfachere Lösung?
    An einem Erfahrungsaustausch bin ich sehr interessiert und stehe selbstverständlich für Anfragen von Ihrer Seite ebenfalls zur Verfügung.
    M.f.G.
    Burkhard Jürgens

    Reply
  • Ein gut gemachter, übersichtlicher Beitrag! Was mir bei allen Protagonisten des papierlosen Büros fehlt ist der Umgang mit dem verbleibenden Papier im konkreten Workflow. Gemeint ist hier natürlich alles, was mit dem Finanzamt zu tun hat:

    Bei mir wird alles gescannt, entweder extern über Dropbox oder mit dem eigenen Scanner. Diese Dokumente mache ich meinem Steuerberater zugänglich, so das dieser arbeiten kann. Für mich selber kann ich die Dokumente in der Cloud und oder auf dem eigenen Rechner ablegen, so weit so gut.

    Wie sieht jetzt eine konkrete Lösung für das Finanzamt aus? Welche Online Speichersysteme bieten revisionssichere Ablage? Was passiert in diesem Zusammenhang mit E-Mails und wie werden die konkret behandelt? Wie handhabe ich ein Papierarchiv für das Finanzamt in der Praxis?

    An dieser beschriebenen Stelle zwackt es in meiner Sichtweise immer noch in der Praxis. Vor allem da die meisten Finanzämter vor Ort Elektronik weiterhin für Hexenwerk halten…

    Ansonsten weiter so!

    Klaus

    Reply
    • Hallo Klaus,

      Danke für dein Feedback. Dein Szenario ist ein Weiterentwicklung und die nächste Dimension des papierlosen Büros. Aber es ist in der Tat sodass es unterschiedliche Handhabungen gibt, jedoch ich selbst mit meinen Unternehmen komplett papierlos bin. Unternehmer Online ist beispielsweise ein Service von DATEV, dass Papiere / Dokumente archivieren kann, auch wenn es um gesetzliche Fristen, etc geht. Wichtig ist, dass der Steuerberater das „Digitale“ mitgeht und so aufgestellt ist. Es geht auf jeden Fall auch in dem Segment.

      Es gibt eine weitergehende Folge. Schau mal unter https://digitales-unternehmertum.de/digitale-buchhaltung-so-gehts/

      Reply
  • Ich möchte konsequent Zuhause alle Unterlagen einscannen und nur noch mit den Digitalen Kopien arbeiten. D.H. nach dem Archivieren die Papier-Seiten vernichten. (Gebäude-, Hausrat-, KFZ-, Haftplicht-, Renten-Versicherung).

    Ich bin mir bewusst, dass das ein drastischer Schritt ist, aber für mich darf es hier nur eine Wahrheit geben! 🙂

    Reply
    • Author

      Hi Nils,

      das ist die richtige Einstellung auf jeden Fall. Welche Tools nutzt du insgesamt? Dropbox, Evernote, ganz etwas anderes?

      Reply
  • Also ich DropBox las hörte ich auf zu lesen.

    Als deutscher Unternehmer die Daten seiner Kundschaft auf amerikanischen DropBox-Servern zu lagern, ist ein grober Verstoß gegen die EU-DSGVO und rechtlich absolut bedenklich. Sie empfehlen das auch noch? Unfassbar!

    Reply
  • Als papierlose Büro können wir Ihnen Timestatement besonders empfehlen:

    Nach wenigen Minuten können Sie es kostenlos benutzen. Unsere Mitarbeiter benutzen es seit 2 Jahren und finden diese Lösung sehr professionell und einfach.

    Mit Digital TimeStatement können Sie Arbeitszeit erfassen, Spesen erfassen, sowie mit einem Klick professionelle Rechnungen erstellen und Berichte versenden.

    Zeitlich unbegrenzt und kostenlos für einen Nutzer mit zwei Projekten.
    Für höhere Anforderungen gibt es auch kostenpflichtige Tarife ab € 114 pro Jahr und Anwender. Für die kostenlose Version gehen Sie einfach auf die Webseite von Timestatement AG

    Benötigt keine Installation und ist von überall aus erreichbar. Mit der APP auch offline arbeiten.

    mit freundlichen Grüssen
    balesio AG

    Reply
  • Alles schön und gut – und es hat sicher viele Vorteile, wenn ich überall auf der Welt, meine Unterlagen einsehen kann.
    Ob es wirklich so gut für die Umwelt ist, muss man sehen, denn Speicher und Computer brauchen auch Ressourcen und vor allem Strom.
    Bedenkt auch folgende Scenarien:
    A) Apple geht Pleite. Glaubt ihr nicht? Wartet mal 20 a ab, von Nokia oder Motorola dachte man auch, die seien unsterblich. Was ist, wenn es DIE Cloud dann nicht mehr gibt?
    B) Irgendwelche globalen Interessen zerstreiten sich, z.B. USA/China am Beispiel Android. Was ist, wenn man an DIE Cloud dann nicht mehr rankommt.
    C) Was passiert, wenn Mitarbeiter X auf die Idee kommt, die wunderbaren Daten auszuwerten, zu verkaufen oder öffentlich zu machen. und glaubt bloss nicht, das ginge ja gar nicht, weil das ja verschlüsselt ist. Es gibt immer irgendwo ein Loch.
    D) Den Internetzugang kann Ihnen vergleichsweise leicht kaputtmachen/unterbrechen. Dazu brauche ich im Grunde nur einen Spaten und einen Seitenschneider, und schon steht Ihre Produktion.
    E) Was ist, wenn es den Anbieter Ihrer Software nicht mehr gibt. Wie kommen Sie dann an Ihre Daten? Oder wenn sich der Standard ändert (googlen Sie mal WORM).
    … klar die nächsten Jahre passiert nix, aber in 10 oder 20 kann das ganz anders aussehen und wehe, wenn Sie dann an die alten Daten nochmal ranmüssen.

    Für mich persönlich käme eine – wo auch immer gehostete – Cloud Lösung auf keinen Fall in Frage. Da kann mir der Verkäufer sonst was erzählen.

    Reply
    • Author

      Danke für das Feedback. Aber Daten können auch „offline“ gelagert missbraucht werden. Tool-Anbieter bieten ausreichend Sicherheiten, Alternativen und Backuplösungen, die sehr, sehr sicher sind. Eine 100% Sicherheit gibt es nicht. Die Digitalisierung ist nicht mehr aufzuhalten und aus meiner Sicht eher gefährlich, sich nicht damit auseinanderzusetzen. Letztlich muss jeder für sich oder sein Unternehmen entscheiden, was der richtige Weg letztlich ist.

      Reply
  • Papierloses Büro: Wir haben einfach mit der kostenlose Vollversion von TimeStatement angefangen. Jetzt alle unsere Aussendienstmitarbeiter benutzen diese online Lösung.
    Wir sind alle super zufrieden und unser Buchhalter freu sich auch.

    Reply
  • Danke für den Artikel. Ich halte diesen allerdings als Informationsquelle, gerade für kleinere Firmen oder Freiberufler, die den Einstieg in das digitale Büro planen, für wenig geeignet, wenn nicht gar in seiner Grundaussage für gefährlich. Ich möchte Einsteigern daher dringend empfehlen, sich nicht allzu sehr an manchen der hier gegebenen „Praxis-Tipps“ zu orientieren. Manche treffen zu, manche sind hingegen Sackgassen. An den Autor gerichtet: Ich finde, im Sinne einer seriösen und für Einsteiger wirklich hilfreichen Publikation wäre eine Überarbeitung des Artikels in weiten Teilen angezeigt.

    Ich selbst habe nach nunmehr 12-jähriger eigener Erfahrung als kleiner selbstständiger Unternehmer mit „digitalem Büro“ aus diversen Fehlern lernen dürfen und weiß ungefähr, wovon ich schreibe. Den besten Beitrag zur Betriebssicherheit liefern nicht die Sicherheitsverheißungen der Hersteller oder smarte Black-Boxes sondern Mitarbeiter, die verstehen, wie die Dinge funktionieren.

    Dringend abraten muss ich meiner Erfahrung nach von der im Artikel gegebenen Empfehlung, sein Büro um ein vernageltes und proprietäres Herzstück (in diesem Fall von Apple) herum aufzubauen. Statt auf proprietäre Lösungen zu setzen lautet meine Empfehlung gegenteilig, nämlich proprietäre Lösungen zu meiden, wo es nur geht und Augenmerk auf Kompatibilität, Interoperabilität und Diversität zu legen, wo dies möglich ist. Sicher übt ein „One-Size-Fits-All“ – Versprechen gerade für Einsteiger einen besonderen Reiz aus und erscheint erst einmal unkompliziert und sicher. Monokulturen zeigen ihre Tücken aber oft erst nach längerer Zeit und wenn es hakt, dann gleich richtig und überall. Im Zweifel kann so etwas existenzbedrohend sein, kostenintensiv allemal.

    Abraten muss ich auch von der Empfehlung, zu sehr auf kommerzielle Cloud-Lösungen zu setzen. Lieber etwas mehr Aufwand betreiben, diversifizieren und flexibel bleiben. Beispielsweise bietet sensibilisiertes und geschultes Personal und ein gut skalierbarer eigener Fileserver in Verbindung mit regelmäßigen physikalischen Backups im Zweifel mehr Ausfallsicherheit, langfristige Kosteneffizienz und Datenschutz, als manch kommerzielle Cloud-Lösung. Und ein – beispielsweise nur für Terminplanung zuständiges – Hosted Exchange und ein davon unabhängiger Mailserver bei einem anderen Anbieter begrenzen Ausfallrisiken.

    Die im Artikel gegebenen Tipps zur Digitalisierungskonsequenz, zur Ordnerstruktur und zur konsequenten Dokumentenbenennung kann ich prinzipiell unterstreichen, darauf sollte man von Anfang an achten. In diesem Zusammenhang und vor dem Hintergrund des enormen Sicherheitsgewinns durch das Verständnis dessen, was man tut, empfehle ich zudem eine konsequent filesystembasierte Dokumentenablage in Verbindung mit einer guten Indexsuche. So weiß man, wo die Dokumente abgespeichert sind, findet sie bei Einhaltung des Ablagesystems schnell wieder und kann(versehentlich falsch abgelegte oder falsch benannte) Dokumente außerdem per Stichwortsuche blitzschnell wiederfinden. Auch hier lässt der Artikel aufgrund seiner Bezogenheit auf proprietäre Lösungen aber leider grundlegende, möglicherweise banal kligende, aber für Einsteiger durchaus wichtige Wissensvermittlung vermissen: Textdokumente liegen nach dem Einscannen nicht per se als durchsuchbare PDF-Dateien vor! Auch wenn dies bei der im Artikel genannten Software per default der Fall sein sollte – es gibt auch eine Welt außerhalb von Evernote. Es fehlt der generelle Hinweis, dass die Volltextsuche bei digitalen Dokumenten nur funktioniert, wenn diese vorab mittels eines geeigneten OCR-Verfahrens durchsuchbar gemacht wurden und dass man unbedingt prüfen sollte, ob das eigene Scanprogramm diese Möglichkeit bietet und ob es entsprechend eingestellt ist.

    Dem Tipp zum Scannerhersteller kann ich vollumfänglich zustimmen. Nach Erfahrungen mit Scannern zweier anderer Marken verwende ich mittlerweile nur noch Fujitsu und kann bestätigen, dass der etwas höhere Preis seine Entsprechung in Qualität und Langlebigkeit findet. Bei mir tun 3 Scanner der Fujitsu fi- Reihe seit Jahren zuverlässig ihren Dienst.

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      Zunächst einmal Danke für deinen sehr ausführlichen Bericht. Ich möchte aber zu einigen deiner Punkte Stellung nehmen:

      Ich möchte auf deine Aussage zum „vernageltes und proprietäres Herzstück“ eingehen. Ich möchte an dieser Stelle noch mal betonen, dass die Empfehlung nicht heißt – nutze Apple, sondern dies lediglich der Tatsache geschuldet ist, dass ich Apple nutze, viele Unternehmen, mit denen ich arbeite, Apple nutzen und somit ich auch nur über meine Erfahrungen berichten kann. Selbstverständlich kann man sich auch in der Windows / Android Welt nicht weniger gut papierlos aufstellen. Aber dazu kann ich nichts sagen.

      Auch was deine Aussage zur Cloud-Welt angeht, möchte ich nicht schwarz oder weiß sehen, sondern eine kommerzielle Cloud-Lösung kann, je nach Größe einfach Sinn machen und andere, wie von dir aufgezeigten Lösungen, schlichtweg überdimensioniert sein. Nicht jeder hat die Kompetenz sich ein solches System zu bauen und es ist auch nicht notwendig. Aber das. schöne ist, wie in vielen anderen Bereichen auch – es gibt nicht nur den einen Weg. Und was die filesystembasierte Dokumentenablage angeht, kann man dies, je nach Umfang, auch in solchen Diensten sehr gut umsetzen. Hier spreche ich aus über 10 Jahren Erfahrung.

      Was deine Aussage „Textdokumente liegen nach dem Einscannen nicht per se als durchsuchbare PDF-Dateien vor!“ kann ich dir gerne zeigen, wie das funktioniert. Dokumentenscanner lassen sich nämlich von Hause aus so einstellen. Man kann den Speicherort direkt in die Cloud platzieren und entsprechend angeben. Also einscannen, PDF wird automatisch erzeugt und in einen vordefinierten Cloud-Speicherort abgelegt. Das geht, total einfach und automatisch.

      Der Artikel kann und sollte niemals in der Tiefe alle Aspekte abdecken. Das wäre nicht machbar. Es ist immer ein stückweit individuell, wie man das papierlose Büro angeht. Ich habe viel Unternehmen selbst aufgebaut, es selbst dort implementiert und darüber hinaus auch anderen Unternehmen immer wieder Tipps gegeben. Es funktioniert, es ist individuell und den pauschalen Fahrplan gibt es nicht. Aber, wer anfängt, wird Learnings erhalten und sich sukzessive in das Thema reindenken.

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