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Offene Stellen gelten in wirtschaftlich unsicheren Zeiten oft als notwendiges Übel – oder sogar als Kostenersparnis. Doch was, wenn genau dieses Abwarten Unternehmen langfristig teuer zu stehen kommt? In dieser Podcast-Folge spricht Thomas mit dem erfahrenen Unternehmer und Personalberater Lutz Altmann über genau diese Gratwanderung: zwischen Fachkräftemangel, wirtschaftlicher Zurückhaltung und der strategischen Frage, wann Nicht-Handeln zum unternehmerischen Risiko wird.
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Durch Digitalisierung, Fachkräftemangel, komplexe Anforderungen an Compliance, und eine zunehmend flexiblere Arbeitswelt steigen die Erwartungen an Unternehmen und somit auch an moderne HR-Abteilungen. KI kann hier einen großen Unterschied ausmachen: Denn KI kann repetitive, standardisierte Aufgaben automatisieren / teilautomatisieren, Prozesse effizienter gestalten und Daten nutzbar machen, um bessere Entscheidungen zu treffen.
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Ausgehend von Lutz’ eigener Karriere – vom Chemielabor über Konzern- und Start-up-Welt bis zur heutigen Personal- und Interimberatung – geht es um Vakanzkosten, Fehlbesetzungen, Überlastung von Teams und die oft unterschätzten Folgen offener Schlüsselpositionen. Gemeinsam beleuchten die beiden, warum unbesetzte Stellen selten „neutral“ sind, welche Rolle Interimslösungen, Generalisten und KI im Recruiting spielen können und weshalb kulturelle Passung häufig wichtiger ist als der perfekte Lebenslauf.
Fachkräftemangel, Unsicherheit und alte Muster: Warum sich Geschichte wiederholt
Der heutige Arbeitsmarkt ist weniger neu, als er oft dargestellt wird – viele der aktuellen Probleme gab es bereits vor 20 Jahren, sie werden nur unter anderen Vorzeichen sichtbarer.
Lutz macht deutlich, dass Begriffe wie „Fachkräftemangel“ oder „War for Talents“ keine Erscheinungen der letzten Jahre sind. Bereits Anfang der 2000er-Jahre standen Unternehmen vor ähnlichen Herausforderungen. Der Unterschied: Die wirtschaftliche Gesamtlage zwingt Unternehmen heute stärker zum Handeln. Insolvenzen, Stellenabbau und gleichzeitige Engpässe bei Schlüsselpositionen existieren parallel. Diese Ambivalenz führt zu Unsicherheit – und Unsicherheit wiederum zu Stillstand.
Fachkräftemangel ist kein neues Phänomen – Entscheidungsangst schon
Begriffe wie Fachkräftemangel oder War for Talents werden gern als Erklärung für strukturelle Probleme herangezogen. Tatsächlich sind diese Themen nicht neu. Bereits Anfang der 2000er-Jahre standen Unternehmen vor ähnlichen Herausforderungen. Neu ist jedoch die Gleichzeitigkeit von wirtschaftlicher Unsicherheit, Transformation und hohem Veränderungsdruck.
Viele Organisationen haben aus vergangenen Krisen wenig gelernt. Statt strukturell gegenzusteuern, wird abgewartet. Diese Haltung verschärft bestehende Defizite, insbesondere in Bereichen wie Digitalisierung, Prozessoptimierung und Führung. Wer notwendige Entscheidungen zu lange hinauszögert, verliert nicht nur Zeit, sondern auch Handlungsspielraum.
Die unsichtbaren Kosten offener Stellen
Eine zentrale Erkenntnis des Podcasts betrifft sogenannte Vakanzkosten. Offene Stellen sparen kurzfristig Personalkosten – erzeugen aber gleichzeitig versteckte Schäden: Projektverzögerungen, steigende Überstunden, sinkende Servicequalität, Überlastung bestehender Teams und letztlich Umsatzverluste.
Diese Effekte sind real, werden jedoch selten systematisch erfasst. Ein Praxisbeispiel aus dem Vertrieb verdeutlicht die Dimension: Eine bewusst sechs Monate nicht besetzte Key-Account-Position führte zu einem geschätzten Schaden von rund 150.000 Euro – deutlich mehr als die eingesparten Personalkosten. Die Kosten tauchten nicht in der GuV auf, wirkten aber nachhaltig auf Kundenbeziehungen und Umsatzentwicklung.
Wann Abwarten kritisch wird: Die Zeitdimension von Vakanzen
Es gibt keinen universellen Kipppunkt, ab dem eine offene Stelle automatisch zum Risiko wird. Dennoch zeigen Erfahrungswerte klare Muster. Die ersten drei bis vier Monate lassen sich meist intern kompensieren. Danach steigt die Belastung deutlich. Überstunden nehmen zu, Krankheitsquoten steigen, Motivation sinkt.
Besonders kritisch wird es, wenn Leistungsträger beginnen, sich extern zu orientieren. Dann verdoppelt sich das Risiko: Die ursprüngliche Vakanz bleibt bestehen, gleichzeitig droht zusätzliche Fluktuation. Unternehmen unterschätzen dabei häufig die tatsächliche Dauer einer Nichtbesetzung. Kündigungsfristen, Suchprozesse und Einarbeitung führen nicht selten zu Zeiträumen von sechs bis zwölf Monaten ohne volle Produktivität.
Interimslösungen als strategische Brücke
Vor diesem Hintergrund gewinnen Interimslösungen an Bedeutung. Sie sind kein Notbehelf, sondern ein bewusstes Instrument, um Risiken zu steuern. Dabei geht es nicht ausschließlich um hochpreisige Führungskräfte. Auch erfahrene Spezialisten oder Teilzeit-Interimsexperten können gezielt eingesetzt werden, um Engpässe zu überbrücken.
Ein wesentlicher Vorteil: Interimskräfte sind darauf vorbereitet, schnell produktiv zu werden und ihre Arbeit strukturiert zu dokumentieren. Know-how bleibt im Unternehmen. Im Idealfall wird parallel eine interne Kraft aufgebaut, die schrittweise übernimmt. So entstehen saubere Übergänge statt abrupter Brüche.
Die falsche Alternative: Fehlbesetzung oder gar keine Besetzung
Viele Unternehmen rechtfertigen Zurückhaltung mit der Angst vor Fehlbesetzungen. Diese Sorge ist nachvollziehbar – aber gefährlich, wenn sie zu dauerhafter Handlungsunfähigkeit führt. Es gibt keine hundertprozentige Sicherheit bei Einstellungen. Fehlentscheidungen gehören zur unternehmerischen Realität.
Problematisch wird es, wenn Perfektion zur Voraussetzung erklärt wird. Wer ausschließlich nach sofortiger Passgenauigkeit sucht, übersieht Entwicklungspotenziale und blockiert notwendige Veränderungen. Die eigentliche Frage lautet nicht: „Passt diese Person heute zu 100 Prozent?“ – sondern: „Wird sie unser Unternehmen in ein oder zwei Jahren voranbringen?“
Kultur und Entwicklung schlagen perfekte Lebensläufe
Ein zentrales Motiv des Gesprächs ist die Bedeutung von kultureller Passung. Fähigkeiten lassen sich entwickeln, Haltung und Werte deutlich schwerer. Gerade in mittelständischen Strukturen verändern sich Rollen kontinuierlich. Mitarbeitende, die lernbereit sind und zum Umfeld passen, entwickeln sich häufig schneller als vermeintlich „fertige“ Spezialisten.
Unternehmen profitieren langfristig davon, Entwicklung mitzudenken – und nicht nur den aktuellen Status quo abzubilden. Wer ausschließlich auf perfekte Profile setzt, riskiert kurze Verweildauern und erneute Vakanzen.
KI im Recruiting: Unterstützung statt Ersatz
Künstliche Intelligenz spielt im Recruiting eine zunehmend wichtige Rolle – etwa bei Marktanalysen, Gehaltsbenchmarks, Stellenausschreibungen oder der Vorauswahl von Bewerbungen. Richtig eingesetzt, schafft sie Effizienz und Transparenz.
Gleichzeitig zeigt der Podcast klare Grenzen auf. Beziehung, Vertrauen, Feedbackkultur und Candidate Experience lassen sich nicht automatisieren. Unternehmen, die Recruiting vollständig technisieren, riskieren Akzeptanz und Bindung. Die Zukunft liegt im Zusammenspiel aus Technologie und menschlicher Entscheidungskompetenz – nicht im Entweder-oder.
Persönlichkeitsanalysen: Werkzeug mit Verantwortung
Persönlichkeitsanalysen können helfen, Entscheidungen abzusichern – insbesondere bei Schlüsselpositionen. Sie liefern zusätzliche Perspektiven und fördern Reflexion. Entscheidend ist jedoch der Umgang mit den Ergebnissen.
Tests dürfen keine Urteile ersetzen. Ihr Mehrwert entsteht erst im Dialog – idealerweise transparent und gemeinsam mit den Kandidaten. Richtig eingesetzt, verbessern sie nicht nur Entscheidungen, sondern auch die Wahrnehmung des gesamten Recruiting-Prozesses, selbst im Falle einer Absage.
Fazit: Nicht-Entscheidungen sind auch Entscheidungen
Der Podcast macht deutlich: Offene Stellen sind kein neutraler Zustand. Sie wirken – auf Teams, Ergebnisse und Zukunftsfähigkeit. Unternehmen, die ausschließlich abwarten, verschärfen ihre Probleme. Wer hingegen bewusst entscheidet, gewinnt Optionen: durch Entwicklung, Interimslösungen oder gezielte Neubesetzungen.
Nicht jede Stelle muss sofort fest besetzt werden. Aber jede Schlüsselposition verdient Aufmerksamkeit. Denn die teuersten Entscheidungen sind oft die, die nicht getroffen werden.
