Digitale Lohnabrechnung in Echtzeit – Tipps, und was ihr unbedingt wissen solltet #467

Als ich die digitale Lohnabrechnung vor einiger Zeit bereits wahrgenommen habe, waren mir die Vorteile nicht so richtig bewusst. Vielmehr war es mir wichtig, die aufwendigere Buchhaltung digital umzusetzen. Nachdem ich aber von der Digitalen Lohnabrechnung, die sogar in Echtzeit umgesetzt werden kann, höre, war die Neugierde groß. Welchen Vorteil kann die digitale Lohnabrechnung haben, wenn diese in Echtzeit erfasst werden kann?

Was ist die digitale Lohnabrechnung?

Blicken wir zunächst auf die digitale Lohnabrechnung in einer kurzen Definition. Die digitale Lohnabrechnung beschreibt das elektronische Verfahren zur Berechnung, Auszahlung und Dokumentation von Mitarbeitergehältern unter Einsatz digitaler Mittel und Systeme. Sie optimiert den gesamten Lohnverarbeitungsprozess, minimiert Fehler, sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und bietet einen schnellen sowie sicheren Zugriff auf Gehaltsdaten für alle beteiligten Parteien.

Herkömmlichen Lohnabrechnungen vs. digitale Lohnabrechnung

Der Aufwand und die Komplexität bei der herkömmlichen Lohnabrechnung ist nicht zu unterschätzen. Gerade die Fehleranfälligkeit ist ein Thema und darüber hinaus spielt die Digitalisierung auch bei der Lohnabrechnung eine immer größere Rolle. Wer seine Lohnabrechnung digital umsetzt – vielleicht sogar in Echtzeit, bietet seinen Mitarbeiter:innen eine völlig neue Möglichkeit der Transparenz und individuellen Ansprache. Eine herkömmliche Lohnabrechnung erfordert zudem sehr viele zeitliche Ressourcen, die aufgrund verschiedener Möglichkeiten bei der digitalen Abrechnung um ein Vielfaches vereinfacht werden kann.

Vorteile der digitalen Lohnabrechnung in Echtzeit

Es gibt zahlreiche Vorteile, die für eine digitale Gehaltsabrechnung sprechen, insbesondere, wenn sie dann auch noch in Echtzeit angeboten werden kann:

• Das Erfassen der Löhne kann ein recht komplexer Vorgang sein. Durch die Erfassung der Informationen und Daten wird alles in digitaler Form verfügbar.
• Automatisierung routinemäßiger Prozesse reduziert den manuellen Aufwand.
• Reduzierung von Papierverbrauch durch elektronische Abrechnungen.
• Transparenz über Abzüge, Zulagen und Nettoauszahlungen.
• Bei der digitalen Lohnabrechnung in Echtzeit können Lohnvorschauen direkte Auswirkungen von Datenänderungen aufzeigen
• Insgesamt ist die Zustellung der digitalen Lohnzettel kostengünstiger und insbesondere auch nachhaltiger. Der Versand kann per E-Mail erfolgen oder via eigenem Mitarbeiter-Portal
• Aufbereitung der Jahresendabrechnung praktisch per Knopfdruck möglich. Ob für Management oder Finanzamt.
• Archivierungsmöglichkeiten per Knopfdruck und auf Wunsch in der Cloud oder HR-Systemen möglich
• Schnelle Sichtbarkeit von Anpassungen oder Änderungen in der Lohnabrechnung.

Digitale Lohnabrechnung in Echtzeit

Die digitale Lohnabrechnung ist also ein sinnvolles Werkzeug, was die Abrechnung effizienter und auch für den Mitarbeiter transparenter macht. Durch die Möglichkeit der digitalen Lohnabrechnung in Echtzeit können die Prozesse weiter optimiert werden und dem Mitarbeiter noch aktueller und transparenter alle Informationen rund um seine Lohnabrechnung zur Verfügung gestellt werden. Die meisten Systeme erfüllen auch die durch eingebaute Compliance und automatische Datenvalidierung sicher, dass alle Daten nicht auf Anhieb korrekt sind, sondern allen Sicherheitsstandards gerecht werden. Somit ist schnell und jederzeit einsehbar, wie der Status über Arbeitsstunden, Fehlzeiten, Vertrags- und Lohndaten für jeden einzelnen Mitarbeiter aussieht.

Für wen ist die digitale Lohnabrechnung in Echtzeit geeignet?

Die digitale Lohnabrechnung ist grundsätzlich für jedes Unternehmen geeignet. Egal, ob klein-, mittel- oder größeres-Unternehmen. Auch beispielsweise kleine Handwerksbetriebe setzen mittlerweile immer häufiger auf die digitale Lohnabrechnung, da der administrative Aufwand doch zum Teil signifikant reduziert werden kann. Effizienzsteigerung und die Fehlerminimierung sind zwei wesentliche Aspekte, die für den Einsatz der digitalen Lohnabrechnung sprechen.

Damit die Herausforderungen, was die Umstellung auf die digitale Lohnabrechnung funktionieren kann, gilt es sich initial mit der Software auseinanderzusetzen und die schauen, wie die Konnektivität vielleicht zu vorhandenen System umgesetzt werden kann. Auch hier gilt, im Zweifel klein starten und dann sukzessiv weiter das Thema ausbauen.

Fragen aus dem Podcast mit Natascha Moore

• Was ist der Unterschied zwischen einer herkömmlichen Lohnabrechnung und der digitalen Lohnabrechnung?
• Wie komplex ist eigentlich eine Lohnabrechnung?
• Was ist denn genau die digitale Lohnabrechnung in Echtzeit und was ist hier der Vorteil?
• Kann der Arbeitnehmer auch Einfluss nehmen, beispielsweise Reisekostenabrechnung, etc.?
• Wer profitiert schlussendlich auf die digitale Lohnabrechnung in Echtzeit?
• Welche Prozesse können optimiert und vielleicht auch automatisiert werden?
• Welche Tipps hast du, wenn man eine digitale Lohnabrechnung in Echtzeit umsetzen möchte?
• Muss ein Arbeitnehmer akzeptieren, dass die Lohnabrechnung digital erfolgen muss?
• Wie ist die aktuelle Rechtslage in Sachen DSGVO?
• Wie sieht es mit der Übermittlung der Lohndaten aus? Muss hier ein spezielles Verschlüsselungsverfahren angewandt werden?
• Wie sinnvoll ist eine digitale Lohnabrechnung auch in Bezug auf das Thema Personalisierung?
• Wie können konkret Prozesse effizienter und automatisiert gestaltet werden?
• Wie kann KI bei der Lohnabrechnung künftig unterstützen?
• KI könnte HR-Abteilungen auch bei Fragen aus der Belegschaft unterstützen. Ist sowas realistisch und wie sieht das in der Praxis aus?
• Gibt es Unternehmensgröße oder Branchen, wo die digitale Lohnabrechnung in Echtzeit keinen Sinn macht?
• Wie wichtig ist bei dem Veränderungsprozess bei der Lohnabrechnung von klassisch auf digital das Mindset bei den Mitarbeitern und welche Erfahrung hast du hier gemacht?

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