Elektronische Rechnungen werden ab 2025 zur Pflicht. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche, in der Lage sein, die E-Rechnung zu empfangen und zu versenden. Auch wenn bis in das Jahr 2028 Übergangsregelungen gelten, lohnt sich ein Umstieg bereits jetzt. Das Rechnungsformat ZUGFeRD gehört zu den beliebtesten und benutzerfreundlichsten auf dem Markt. Wir zeigen, wie Unternehmen zukünftig rechtliche Vorgaben einhalten und Prozesse besser nachvollziehen.

Inhalt

Compliance im Rechnungswesen – Was bedeutet das?

Compliance kann im Wesentlichen mit dem Begriff „Regeltreue“ übersetzt werden und beschreibt die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, Richtlinien und internen Regelungen in einem Unternehmen. Diese Vorschriften erstrecken sich über alle Unternehmensbereiche und umfassen unter anderem den Datenschutz, die Arbeitssicherheit, das Rechnungswesen und die Korruptionsprävention.

Aufgrund der vielen sensiblen Kundendaten ist die Einhaltung der Compliance in der Buchhaltung besonders entscheidend. Dazu kommen hohe Anforderungen an die Nachverfolgbarkeit und Rechtmäßigkeit von Vorgängen. Wichtige Regularien rund um die Buchführung finden sich in Deutschland unter anderem im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO).

Besonders relevant sind die Einhaltung der Vorschriften ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Verstöße können nämlich nicht nur zu schwerwiegenden finanziellen und repetitiven Schäden führen, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Im schlimmsten Fall droht bei großen Datenlecks oder Steuerverstößen sogar die Schließung des Betriebs.

Die größten Compliance-Risiken in der Buchführung

Im Jahr 2023 gaben etwa 44 % der befragten deutschen Unternehmen an, dass die Durchführung von Compliance-Bewertungen und die Aktualisierung von Richtlinien eine große Schwierigkeit darstellen. Die zunehmende Komplexität der regulatorischen Anforderungen macht es gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) beinahe unmöglich, alle Vorgaben einzuhalten. Die folgenden Risiken führen in der Buchhaltung besonders oft zu Verstößen:

Fehlerhafte Bearbeitung oder Kategorisierung von Ein- und Ausgangsrechnungen
Unzureichende Aufzeichnung und Dokumentation (fehlende Nachvollziehbarkeit)
Mangelnde regelmäßige Risiko- und Fehleranalyse im Betrieb
Fachkräftemangel sowie Zunahme menschlicher Fehler
Unzureichende Sicherheit bei der Datenspeicherung

Der Personalmangel ist und bleibt wohl die größte Herausforderung, denn aktuell gilt jede elfte Stelle in der Buchhaltung als unbesetzt. Diese Gegebenheiten führen leicht zu menschlichen Fehlern durch Überlastung, mangelnder Analyse sowie Kontrolle und Vernachlässigungen bei der Einhaltung von Datenschutzgrundsätzen.

ZUGFeRD: Das kann die beliebteste elektronische Rechnung

Mit dem Wachstumschancengesetz hat die Bundesregierung auch umfassende neue Regelungen für die Buchführung festgelegt. Ab dem Jahr 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU zu empfangen. Für den Versand gelten Übergangsregelungen bis in das Jahr 2028. Wer jedoch ab 2025 noch eine „sonstige Rechnung“ versenden möchte, benötigt immer die Zustimmung des Empfängers.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Datenformat für elektronische Rechnungen, welches der oben genannten EU-Richtlinie und damit den Anforderungen des Wachstumschancengesetzes entspricht. Es wird bereits seit 2017 allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt und hat sich mittlerweile als gängiger Branchenstandard etabliert.

ZUGFeRD basiert auf PDF/A-3 und bildet somit eine Kombination aus strukturierten Rechnungsdaten (XML) und einem PDF. Damit haben Unternehmen die Möglichkeit, sowohl den „Code“ als auch das Rechnungsbild per E-Mail zu teilen und selbst zu empfangen. Auf diese Weise können Rechnungsdaten ohne das Herunterladen, Speichern und Einscannen einer PDF-Datei weiterverarbeitet werden.

Unkomplizierte Compliance-Einhaltung durch ZUGFeRD

Die digitale Buchhaltung mit der E-Rechnung erleichtert es Unternehmen, alle aktuellen Vorschriften einzuhalten und Strafen aus dem Weg zu gehen. Ganzheitliche Buchhaltungsprogramme ermöglichen die gesetzeskonforme Bearbeitung, Speicherung und den Versand von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie eine verbesserte Nachverfolgbarkeit von allen Vorgängen. Unter anderem profitieren Unternehmen durch ZUGFeRD von folgenden Vorteilen in der Compliance:

Reduzierung menschlicher Fehler: Bei der manuellen Eingabe und Verarbeitung von Rechnungsdaten kommt es schnell zu menschlichen Fehlern. Digitale Buchhaltungsprogramme lesen E-Rechnungen ein, verarbeiten diese und beachten dabei alle relevanten Vorgaben. Bei Unregelmäßigkeiten erhält der Benutzer sofort einen Hinweis.

Aktuelle rechtliche Vorgaben: Regelungen zu steuerlichen Angelegenheiten, Datenschutzvorschriften und anderen Regularien ändern sich beinahe im Wochentakt. Bisher war es Unternehmen beinahe unmöglich, alle relevanten Vorgaben einzuhalten, besonders im internationalen Handels- und Steuerrecht. Moderne Software erkennt steuerliche Sonderfälle, besondere Vorschriften oder Abweichungen bei Geldbeträgen und berücksichtigt durch regelmäßige Updates auch ganz neue Regelungen.

Bessere Rückverfolgbarkeit: Sowohl der Unternehmenssteuerberater als auch die Finanzbehörden möchten regelmäßig einen Einblick in die Buchhaltung des Unternehmens haben, um sich von der Einhaltung geltender Richtlinien zu überzeugen. ZUGFeRD und moderne Buchhaltungsprogramme machen es mit einem Klick möglich, relevanten Personen einen Zugang zu erteilen und Prüfungen reibungslos zu gestalten.

Verbesserter Datenschutz: ZUGFeRD erfüllt alle Anforderungen der DSGVO und GoB. Gerade in der Buchhaltung sind große Mengen personenbezogener Daten im Umlauf, die lückenlos geschützt und gespeichert werden müssen. Alle diese Daten werden mit der E-Rechnung verschlüsselt übermittelt und gespeichert, sodass Sicherheitsrisiken auf ein Minimum reduziert werden.

ZUGFeRD in Kombination mit einer ganzheitlichen und modernen Buchhaltungssoftware verhindert menschliche Fehler, hält gesetzliche Vorschriften automatisch ein und weist auf Abweichungen und Unregelmäßigkeiten hin. ZUGFeRD unterstützt zudem verschiedene Profile, die je nach Bedarf unterschiedliche Informationsdichten ermöglichen. Von einfachen bis zu komplexen Rechnungsanforderungen sind alle Bereiche abgedeckt.

Wie gelingt der Umstieg auf die elektronische Rechnung?

Bereits jetzt vollständig auf die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format umzustellen, lohnt sich für alle Unternehmen. Doch wie gelingt das? Zunächst sollten Betriebe ihre vorhandenen Rechnungsprozesse analysieren, um festzustellen, welche Anpassungen notwendig sind. Die Wahl der geeigneten Softwarelösung, die ZUGFeRD unterstützt, ist dabei entscheidend. Anschließend müssen vor dem Umstieg alle Mitarbeiter geschult werden, um Missverständnisse und Fehler durch mangelndes Wissen zu vermeiden.

Zu guter Letzt empfiehlt es sich, vor dem Umstieg Geschäftspartner zu informieren und das genutzte Format klar zu kommunizieren. Generell kann es gerade in kleineren Betrieben sinnvoll sein, schrittweise mit Pilotprojekten den Umstieg auf die E-Rechnung zu etablieren. So steht der Optimierung der internen Prozesse nichts mehr im Weg!