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Die Telefonie verändert sich. Immer mehr Unternehmen setzen auf VOIP und nutzen das Internet und den Computer zum Telefonieren. Wir testen im Unternehmen das Softphone und wollen damit flexibleres Arbeiten im Unternehmen möglich machen. Wie genau das funktioniert, was ein Softphone letztlich ist und welche Apps in diesem Zusammenhang genutzt werden können, klären wir im heutigen Podcast bzw. könnt ihr hier im Artikel nachlesen.
Was ist ein Sofphone?
Fangen wir zunächst einmal mit einer Definition für das Softphone an. Letztlich ist ein Softphone nichts anderes als eine App oder ein Computerprogramm, mit dem Voice-over-IP-Telefonie ohne Verwendung eines physischen Telefons umgesetzt werden kann. Mit der richtigen App und dem richtigen VOIP-Anbieter kann von überall aus der Welt mit der eigenen Rufnummer gearbeitet und sogar auch der Computer als virtuelle Telefonanlage verwendet werden. In der 180 Podcast Episode habe ich schon eine ausführliche Podcast Episode umgesetzt. Hört gerne rein.
Welche Vorteile hat ein Softphone?
Der Einsatz eines Softphones hat viele Vorteile, wie wir im Folgenden sehen werden:
Einfache Installation
Zunächst einmal ist die Installation eines Softphones sehr simpel. Anders als bei klassischen physischen Telefonanlagen oder Telefonen, muss ja lediglich die richtige App gefunden und dann installiert und konfiguriert werden. Sowohl Softphone App als auch die virtuelle Telefonanlage lassen sich schnell und intuitiv installieren – ohne besondere Fachkenntnisse.
Einfache Verwaltung & Konfiguration
Die Verwaltung & Konfiguration einer Software App ist simpel und wenn erst einmal die verschiedenen Tastenkombinationen (z.B. T-Taste für die Weiterleitung an eine interne oder externe Rufnummer) für die weiteren Funktionalitäten bekannt sind, ist der Workflow einfach und schnell nutzbar.
Keine Hardware notwendig
Eine eigene Telefonhardware ist nicht mehr notwendig, außer, wenn man mit einem besonderen Head-Set telefonieren (Link zu unserem Headset) möchte und nicht auf ein bereits vorhandenes Head-Set vom Smartphone beispielsweise zurückgreifen möchte.
Kosteneinsparung
Die Kosteneinsparung erfolgt nicht nur bei der Hardwareseite. Auch bei den Telefongesprächen selbst, können zum Teil signifikante Einsparungen erfolgen. Beispielsweise gibt es günstige Tarife, wer international telefonieren möchte. Ähnlich wie sonst auch bekannt, gibt es auch, je nach VOIP-Anbieter auch nationale Flat-Tarife. Auch besteht die Möglichkeit, je nach System verschiedene Standort eines Unternehmens problemlos zu verbinden und Gespräch zwischen den Standorten sind kostenlos umsetzbar.
Flexibles Telefonieren und keine Verkabelung mehr
Ein großer Vorteil ist die Flexibilität, die man erhält. Von jedem Ort aus ist das Telefonieren möglich – vorausgesetzt es ist ein Internet-Zugang vorhanden – egal ob klassisches oder mobiles Internet. Das bedeutet konkret, dass ein Vertriebler, wenn es im Sales-Office zu laut ist, auch schon mal den Arbeitsplatz wechseln kann und entweder in ein „Silent-Office“ (geschlossenes Büro) gehen kann oder sich auch bei Bedarf in den Konferenzraum setzen kann und dort für eine gewisse Zeit arbeiten kann. Durch das Softphone ist keine Verkabelung möglich und wir haben die Arbeitsplätze letztlich so gestaltet, dass ein Mitarbeiter sein Laptop per USB-C nur in einen Hub stecken muss und dann sofort ein zweiter Monitor, externe Tastatur und Maus verfügbar sind. Innerhalb von wenigen Sekunden ist so ein neuer Arbeitsplatz für den Mitarbeiter also betriebsbereit. Theoretisch wäre so auch das Arbeiten im Homeoffice oder jeder andere Standort möglich und der Mitarbeiter über die Firmentelefonnummer erreichbar. Also auch beim Thema New Work spielt das Softphone durchaus eine übergeordnete Rolle.
Hohe Skalierbarkeit
Der Einsatz eines Softphones ermöglicht eine extrem hohe Skalierbarkeit. Denn jeder Mitarbeiter hat von Hause aus einen Rechner und ist somit in der Lage, direkt zu telefonieren, ohne großen Installationsaufwand. Zusammen mit der virtuellen Telefonanlage ist er also mit wenigen Klicks direkt einsatzbereit. Die Skalierbarkeit drückt sich aber auch darin aus, dass verschiedene Services rund um das Softphone entwickelt werden könnten, also mit Hilfe einer Schnittstelle könnten so Zusatzservices dem Kunden angeboten werden.
Höhere Produktivität
Der Einsatz eines Softphone, insbesondere mit der virtuellen Telefonanlage, bietet ein wesentlich breiteres Angebot für Kundenservice und insgesamt mehr Produktivität. Wenn ihr als Handwerksbetrieb oder mittelständisches Familienunternehmen beispielsweise auch in den Abendstunden oder am Wochenende erreichbar sein wollt, muss kein Telefon mehr umgestellt werden, sondern flexibel Anrufe via Softphone oder sogar mobil per Smartphone angenommen werden. Arbeitsabläufe lassen sich so also wesentlich effizienter gestalten: Beispielsweise kann bei eingehenden Gesprächen automatisch könnte das Kundenkonto des Anrufers direkt aufgerufen werden.
Softphone kann auch mobil verlängert werden
Die Telefon App, die auf dem Rechner installiert ist, kann in vielen Fällen auch auf das Smartphone installiert werden bzw. steht häufig eine adäquate App zur Verfügung. So merkt der Nutzer erst gar nicht, an welchem Ort das Gespräch angenommen wurde. Flexibler geht nicht oder? Auch euer Außendienst kann mit einer Festnetznummer ausgestattet werden und die Funktionalitäten und Vorteile des Softphones nutzen. Ist dieser in einem Kundengespräch kann er flexibel sein Telefon auf seinen Innendienst umleiten oder auch andere Sprachnachrichten für seinen Anrufer hinterlassen.
Einfache Bedienbarkeit
Ein großer Vorteil ist sicherlich auch die einfache Bedienbarkeit. Wenn ich mir unser VOIP-Telefon anschauen, muss ich mehrere Tastenschritte umsetzen, bevor ich ein eingehendes Gespräch beispielsweise an einen Kollegen durchstellen kann. Anders sieht es beim Softphone aus. Eine Tastenkombination und ein Klick – fertig!
Telefonkonferenzen leicht umsetzbar
Je nach App für das Softphone könnt ihr auch problemlos mit mehreren Teilnehmern eine Multi-Telefon-Konferenz umsetzen. Das ist aber von der App abhängig und welche Variante ihr verwendet.
Softphone Apps kostenlos nutzen
Apps für das Softphone sind häufig in der Grundversion kostenlos. Der Start und erste Erfahrungen kann man also mit echt wenig Invest umsetzen. Die Premium-Apps bieten dann zusätzliche Feature, wie die Telefonkonferenz mit mehr als drei Teilnehmern oder so.
Welche App nutzen wir für das Softphone?
Wir testen gerade bei uns im Unternehmen verschiedene Softphone Apps. Aktuell testen wir „Telefon“ und sind mit der Pro-Version sehr zufrieden. Für 1,99 Dollar im Monat werden Zusatzfeature, wie die gesamte Telefonhistorie, 30 simultane Calls und einiges mehr nutzbar. Es gibt aber auch sicherlich noch andere Anbieter. Wir testen hier sicherlich in der nächsten Zeit noch einige. Wenn ihr Tipps habt, schreibt sie hier in die Kommentare oder an podcast(@) digitales-unternehmertum.de
Unsere Erfahrungen mit dem Softphone
Wir haben das Softphone seit einigen Monaten im Einsatz. Zunächst haben wir bei uns in der Geschäftsleitung die Softphones genutzt und getestet und dann einen Arbeitsplatz damit eingerichtet. Unser Vertriebler telefoniert täglich mit dem Softphone und konnte so am besten die Tauglichkeit für den Alltag testen.
Am Anfang war es sicherlich eine kleine Umstellt – kein physisches Telefon mehr zu haben. Mit dem richtigen Headset (kabelgebunden oder kabellos) könnt ihr euch frei und flexibel bewegen. Und durch die Flexibilisierung des Arbeitsplatzes kann jeder bei uns im Unternehmen nicht nur flexibel seinen Arbeitsplatz verändern, sondern ist von überall aus erreichbar – vorausgesetzt es ist Internet vorhanden (ob stationäres oder mobiles Internet).
Insgesamt muss man sagen, stehen wir noch eher am Anfang, haben aber die Vorteile in vollen Zügen spüren und genießen können. In Sachen Softphone App und VOIP Anbieter kann man sicherlich noch Optimierungen vornehmen – aber für die erste Phase sind wir zufrieden und auch gerne auf euer Feedback gespannt.
Fazit
Ein Softphone ist nicht nur für jene Firmen ein nützliches Werkzeug, die New Work leben – ein Softphone ermöglicht, neben der Flexibilität, eine einfache Bedienbarkeit, Skarlierbarkeit und ist zudem auch wesentlich kostengünstiger. Zusammen mit dem richtigen VOIP-Anbieter und der virtuellen Telefonanlage sollte sich meines Erachtens wirklich jedes Unternehmen mit dieser Option der Telefonie beschäftigen.
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