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Immer wieder gibt es an dieser Stelle auch Tool-Tipps. Denn Tools sind im Unternehmertum extrem wichtig, um Prozesse strukturiert und teilweise auch automatisiert umsetzen zu können. Dadurch bleibt mehr Zeit für das Wesentliche.
Heute möchte ich euch Personio vorstellen. Mit zunehmender Mitarbeiterzahl werden HR-Prozesse immer wichtiger. Ich kenne es selbst aus Erfahrung. Lange sträubt man sich vor dem Schritt, eine HR-Software einzuführen, die Geld kostet. Da man aber den Mitarbeiter und deren Arbeitsleistung in einem Unternehmen nicht hoch genug wertschätzen sollte, gilt es auch alle HR-Prozesse, die notwendig sind, besser und auch für die Mitarbeiter transparenter umzusetzen.
Ich habe mich im Vorfeld länger mit verschiedenen HR-Tool beschäftigt. Was mir besonders wichtig ist, habe ich im Folgenden zusammengefasst. Mehr über die Bereiche und meine Meinung findet ihr dann im Podcast.
Recruitingprozess so schlank wie möglich abbilden
Gerade als klein- und mittelständisches Unternehmen muss der Recruiting-Prozess so effizient wie möglich umgesetzt werden. Die HR-Abteilungen sind eher überschaubar, manchmal ist das Thema auch auf mehreren Schultern verteilt. Daher ist es mir wichtig, dass eine Stellenausschreibung nicht nur per Knopfdruck generiert werden kann, sondern dass beispielsweise Schnittstellen zu den relevanten Job-Portalen wie StepStone oder LinkedIn vorhanden sind.
Als Verfechter des papierlosen Büros, aber auch aus Effizienzgründen, finde ich es wichtig, dass nach erfolgreicher Suche der Arbeitsvertrag dann auch direkt unterschrieben und das neue Teammitglied dann direkt in den OnBoardingprozess weitergeleitet werden kann. Alles in einer Software. Denn viele Dinge im OnBoarding wiederholen sich, sind abteilungsübergreifend relevant und da macht ein strukturierter Onboardingprozess aus meiner Sicht einfach Sinn.
Mitarbeiterverwaltung
Die Mitarbeiterverwaltung ist das Herzstück. In meinem Unternehmen PageRangers haben wir die Urlaubs- und Zeiterfassung mit unterschiedlichen Tools umgesetzt. Auch die Personalakten der Mitarbeiter waren an einem anderen Ort. Durch die Zentralisierung dieser Dinge arbeitet man wesentlich effektiver und transparenter. Denn alle Mitarbeiter können transparent Einsicht auf die eigenen Daten nehmen und zentral zu nutzen.
Von der Personalakte, Zeiterfassung und dem Verwalten von Abwesenheiten könnt ihr mit Personio alles Wichtige umsetzen. Wer mag, kann auch die Lohnabrechnung direkt umsetzen, da Schnittstellen zu DATEV & Co. vorhanden sind.
Kommunikation / Feedback-Gespräche und Performance
Es ist Jahresende und bei vielen Unternehmen stehen die Jahresend-Gespräche an. Da alle relevanten Informationen und auch KPIs zentral verfügbar sind, ist die Vorbereitung schnell umgesetzt. Zum HR-Prozess gehören ja einige Dinge mehr. Schulungen, Fortbildung und einiges mehr.
Dokumente & Vorlagen
Ich kenne das selbst. Im Laufe der verschiedenen HR-Maßnahmen werden immer wieder die gleichen Vorlagen verwendet. Ob es um Arbeitsverträge, um E-Mail-Formulierungen oder anderen Dinge geht. Die zentrale Verwaltung von Dokumenten macht einfach Sinn. Wir haben uns bei PageRangers auch immer wieder Vorlagen gebaut, die wir dann bei Textblaze oder anderem Wege archiviert haben. So konnten wir immer wieder auf Vorlagen zugreifen. Auch hier gilt: Alles an einem Ort zu haben, macht total Sinn.
Rechtevergabe
Besonders wichtig und was ich auch persönlich unterschätzt habe, ist die Rechtevergabe. Einmal für die Mitarbeiter und mit zunehmender Mitarbeiterzahl auch die Rechtevergabe für Abteilungsleiter. Transparenz ist wichtig und die Möglichkeit HR-relevante Dinge dann auch zentral weiter umsetzen zu können. Auch können Genehmigungsprozesse definiert werden, ob für Urlaub oder andere Dinge.
KPIs
KPIs im HR? Ja, auch das wird gerne bei KMUs gerne mal vernachlässigt. Zu wissen und eine Erinnerung zu bekommen, wann ein Kolleg:in Geburtstag hat, ist wichtig. Auch weitere KPIs wie diese, sollte man durchaus auf dem Schirm haben:
- Fluktuationsrate
- Mitarbeiterzahl
- Auslaufende Verträge
- Abwesentheitsquote
- Abwesenheitsverteilung
- Neuzugänge
- Gehaltsspiegel
- etc.
Einige KPIs sind einfach wichtig, um das Unternehmen neu zu justieren. Beispielsweise eine erhöhte Fluktuationsrate sollte im Auge behalten werden. Woran könnte es liegen, wenn überdurchschnittlich viele Teammitglieder das Unternehmen verlassen?
Schnittstellen
Ich habe es kurz thematisiert. Die Nutzung von Schnittstellen zu anderen Tools ist ein wichtiges Kriterium bei der Wahl der richtigen HR-Software. Auch hier sollte man unbedingt drauf achten und schauen, ob beispielsweise Schnittstellen zur DATEV, Slack, Google Calender oder was ihr eben im Einsatz habt, vorhanden ist.
Studie „HR-Studie: Die Rolle von Personalabteilungen in der Krise“ kostenlos downloaden
Gerade in der heutigen Zeit sollte man die HR-Prozesse im Griff haben. Jeder unnötige Störfaktor in einem Unternehmen sollte vermieden werden. Und gerade Transparenz und Kommunikation sind die Basis für ein zufriedenes Team im Unternehmen. Die Studie „HR-Studie: Die Rolle von Personalabteilungen in der Krise“ zeigt viele Fakten und gibt Anregung, wie man sich als Unternehmen besser für die Zukunft aufstellen kann.
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