Tool-Tipp: Notion.so – mehr als nur Ersatz für Evernote, Trello & Co.

In der heutigen Podcast Episode möchte ich euch ein Tool vorstellen, wonach viele von euch gesucht haben. Da bin ich mir sehr sicher. Es geht um Notion – ein Organisations- und Produktivitätstool, was im Grunde eine Kombination aus Evernote, Trello, Google Docs und Word darstellt.

Wenn ihr euch übrigen für Notion-Tutorials in deutsch interessiert, dann schaut unbedingt auf unserem Youtube Kanal vorbei.

Notion ist sowohl für Einzelnutzer als auch im Team nutzbar und steht sowohl als Desktop-Lösung als auch als App für die unterschiedlichen Devices zur Verfügung. Notion ist nicht nur eine Notizapp, ein textbasiertes Tool. Notion bietet darüber hinaus viele hilfreiche Funktionen und Einsatzmöglichkeiten, um produktiv arbeiten zu können. Auf die Einsatzmöglichkeiten und wie ich Notion einsetze, gehe ich im weiteren Verlauf noch genauer ein.

Funktionsweise von Notion – alle Daten in der Cloud

Die Notizen (in Notion heißen die Pages) werden in der Cloud abgespeichert. Alle Daten sind somit also via Web-Client, Android oder iOs auf den unterschiedlichen Devices abgespeichert. Der USP bei Notion liegt vor allem in den verschiedenen Einsatzmöglichkeiten (Formate). So könnt ihr in Notion nicht nur leere Pages anlegen, auch ist es möglich Kalender mit Erinnerungen, Borads (Kanban) oder aber Tabellen anzulegen. Es können Database angelegt werden, die zentrale Datenbestände bündeln und auch für die unterschiedlichen Zwecke verwendet werden können. Darauf gehe ich späte ein, aber ihr könnt mit Database beispielsweise zentral eure Aufgaben, Projekte, Kundenlisten und mehr verwalten. Für euch persönlich, aber auch im Team. Dazu später aber mehr.

Grundsätzlich wird in Notion zwischen einem Workspace und einem privaten Bereich differenziert. Der Workspace ist für die Arbeit im Team gedacht. Der Privatbereich ist, wie der Name vermuten lässt, nur für einen selbst gedacht.

Video: Ein erster Eindruck von Notion?

Hier im Video habe ich einen ersten Eindruck von Notion für euch zusammengefasst. Schaut es euch gerne zusätzlich an. Im Podcast gibt es weitere Aspekte, die ihr euch anhören sollet.

Mit Notion einfache Texte / Notizen erstellen

Dem Nutzer stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. Der einfache Text, das Anlegen von Pages bzw. Sub-Pages. Aber auch To-Dos, Headlines, Toogles oder das Einfügen von Galerien, Tabellen oder Videos beispielsweise. 

• Text
• Page
• To-Do list
• Heading1
• Heading 2
• Heading 3
• Bullet List
• Numbered List
• Toogle
• Quote
• Devider
• Link to Page
• Callout
• Mention a person
• Mention a page
• Date of Reminder
• Table Inline
• Board Inline
• Galery Inline
• List Inline
• und viele mehr

Template-Vorlagen für mehr Produktivität

Um die Arbeit mit Notion so einfach und produktiv wie möglich zu gestalten, ist der Einsatz von Templates sehr hilfreich. Ich nutze beispielsweise Templates für meine Aufgaben, meine Podcast- und Videoproduktion und meine Meetings. Ich organisiere mit meinem Team das Online-Marketing mit Notion. Wir planen dort die verschiedenen Kampagnen, kommunizieren dort und sammeln neue Ideen. Auch für die unterschiedlichen Meetings habe ich feste Vorlagen, damit ich schnell und gut vorbereitet ins Meeting starten kann. Die Einsatzzwecke sind aber noch vielseitiger. Ihr könnt eigene Template anlegen oder aber auf einen großen Fundus von hunderten von Templates zurückgreifen und diese anpassen und für euch nutzen. Ob für den Vertrieb, HR, Designthemen, Business-Developemt oder andere Themen.

Wir haben auch ein Video, wie Templates angelegt und in Notion genutzt werden können.

Notion als Alternative zu Trello, meistertask, & Co.

Ich habe es in meiner Einleitung erwähnt. Notion bietet die Grundfunktionen, um als Alternative für Trello, meistertask oder andere Kanban-Systeme genannt zu werden. Ihr werdet feststellen, dass hier und da Funktionen in Notion fehlen, die andere Knaben-Systeme haben. Aber für die meisten ist das nicht relevant und die Grundfunktionen sind absolut in Notion abbildbar. Durch die Kombination mit anderen Funktionen wird Notion zu einem mächtigen Tool und eine echte Alternative zu Trello oder meistertask.

Mit Notion könnt ihr also, genau wie in Trello oder anderen Tools, Karten anlegen und diese dann in die verschiedenen Phasen verschieben, sobald ein Projektschritt erfolgt ist. So seht ihr immer, in welcher Phase sich das Projekt aktuell befindet. Das schöne ist, auch im Team ist das problemlos möglich und wenn ihr mal eine andere Ansicht als die Kartenansicht wünscht, kein Problem. Mit einem Klick könnt ihr euch ein Tabllen- oder eine Kalenderansicht anschauen.

Die Flexibilität und die Möglichkeit, die verschiedenen Informationen über zentrale Database zu organisieren und dann für die unterschiedlichen Themen / Abteilungen zur Verfügung zu stellen, ist ein großer USP von Notion.

Notion ist also durchaus eine Alternative zu den reinen Kaaban-Tools. Testet es gerne mal und schaut in unserem YouTube Kanal vorbei.

Notion als Alternative zu Things 3 & Co.

Notion ist aber nicht nur ein Ersatz für Trello & Co. Auch was die Aufgabenverwaltung (Tasks) angeht, kann Notion auch genutzt werden. Ich habe jahrelang Things als meine Aufgaben App verwendet. Zuletzt Things 3. Mit Notion habe ich das nun geändert, da ich weit mehr Möglichkeiten mit Notion habe und mich noch besser organisiere kann.

Die meisten von euch, die unsere Podcasts regelmäßig anhören, wissen, dass ich mich nach der GTD Methode von David Allen organisiere und meine Aufgaben verwalte. Um die Getting Things Done Methode mit Notion umsetzen zu können, habe ich mir Notion entsprechend eingerichtet. Es gibt einen „Posteingang“, ein Ordner „Irgendwann“ und auch habe ich mir meine Tasks entsprechend eingerichtet. Es geht also auch GTD mit Notion.

eBooks, Whitepaper oder Infografiken in Notion verwalten

In Notion organisiere ich mittlerweile auch alle interessanten eBook, Whitepaper, Infografiken oder was mich auch immer interessiert. Die Verwaltung kann ebenfalls je nach Präferenz umgesetzt werden. Ob als Galerie, Listenansicht oder wie auch immer. Durch die Vergabe von Tags kann ich so sehr schnell auf die relevanten Informationen zurückgreifen. Wer Interesse an dem Template hat, kann sich zunächst das Video anschauen und in der Videbeschreibung kann man das Template kostenlos nutzen und finden.

Notion – ein echte Alternative zu Evernote

Ich war überzeugter Evernote-Nutzer – mit den vorhandenen Einschränkungen, die Evernote in Sachen Kollaboration eben hat. Im Team in einer Notiz zu arbeiten, ist bis heute noch nicht wirklich möglich. Als digitales Gehirn war Evernote aber ein wirklich tolles Tool.

Mit Notion kann ich mein digitales Gehirn sehr einfach aufbauen und bei Bedarf sogar mein Team darauf zugreifen lassen bzw. die Verwaltung im Team einfach realisieren. Auch sonst habe ich eine wesentlich bessere Übersicht und muss zudem kein weiteres Abo für die vollständige Nutzung von Evernote abschließen. Mein Abo habe ich gekündigt und alles komplett in Notion abgebildet.Im Video erläutere ich, weshalb mich Notion überzeugt hat. Weitere Videos, wie du die Daten aus Evernote in Notion problemlos importieren kannst, findest du ebenfalls in unserem Youtube Kanal.

Auch der Vertrieb, Marketing & Co. kann mit Notion organisiere werden

Notion ist für die unterschiedlichen Zwecke einsetzbar. Ich nutze es für Themen in der Geschäftsführung, im Marketing und Personal. Je nach Größe und Anspruch kann Notion aber auch für Vertriebsthemen, sogar für den Vertriebsprozess, eingesetzt werden. In welche Kaufphase befindet sich das Projekt, Kontaktdaten der Kunden, alles kann entsprechend in Notion abgebildet und verwendet werden. Diverse Templates können hier helfen bzw. habt ihr jederzeit die Möglichkeiten, auf vorhanden Templates aufzusetzen oder eben komplett eigene Template zu entwickeln, die dann für die künftige Arbeit problemlos genutzt werden können.

In Notion Unternehmensprozesse verwalten

Das A und O bei der Digitalisierung ist die Schaffung und konsequente Umsetzung von Prozessen. Eigene Prozesse, aber auch die, die vom Team umgesetzt werden sollen. Auch Prozesse bilde ich in Notion ab und jede Abteilung hat so seine eigene Übersicht und kann bestimmte Prozesse und Prozessreihenfolgen immer nachvollziehen. Sie können ergänzt und optimiert werden.

Notion funktioniert device-übergreifend auf Smartphone, Tablet & Co

Notion ist via Desktop-Rechner, Smartphone oder Tablet nutzbar und die Apps sind wirklich gut gelungen und sehr intuitiv. Insbesondere auf dem iPad finde ich die App sehr gut und ich habe beispielsweise dieses Script komplett mit dem iPad in Notion konzipiert, recheriert und dann den Blog-Artikel damit vorbereitet. Das Einzige, was nervt. Wenn ihr absatzübergreifend etwas verändern wollt, also kopieren möchtet, geht das nicht.

Ansonsten finde ich die Apps gut gelungen und ich bin in der Lage schnell auf meine Daten zuzugreifen. Beispielsweise, wenn ich eine Idee für einen Podcast oder ein Video habe, öffne ich die Notion App auf dem Smartphone und packe die Idee in den dafür vorgesehenen Bereich. Sehr schnell und einfach. Auch wenn ich mir eine Aufgabe notieren möchte, funktioniert das schnell.

Was ich mir allerdings wünschen würde, dass man gerade über die Apps auch mal eine Sprachnachricht direkt in Notion aufnehmen kann, die ich dann später einfach bearbeiten kann. Für die ganz spontanen Ideen. Über Umwege geht das, beispielsweise, wenn ich die Sprachapp von Apple nutze, kann ich die Audiodatei in Notion direkt teilen und somit integrieren.

Notion im Business

Wer Notion im Business verwenden möchte, wird perspektivisch sicherlich Tools einsparen können. Wie viele hängt natürlich auch von der Nutzungstiefe ab. Ich habe einen Podcast extra zum Thema Notion im Business aufgenommen, der ergänzend zu diesem Podcast bzw. dieser Ausarbeitung sicherlich hilfreich ist und noch mal eine ganz andere Perspektive bietet. Wie kann man Notion im Business nutzen:

• Taskmanagement
• Kundensupport
• Meetings
• Redaktionssystem
• Projekte & Kampagnen
• Notizen
• Digitales Gehirn
• Wiki
• Prozesse verwalten
• Lernplattform
• etc.

Zum Thema Notion im Business haben wir einen eigenen Podcast aufgesetzt, den ich euch ebenfalls jederzeit anhören könnt, wenn euch das Thema aus dem Businesscontext heraus, interessiert.

Notion API wird Zusammenarbeit noch besser machen

Notion hat nun offiziell die Schnittelle (API) für Drittanbieter freigegeben. Somit können andere Tools künftig wesentlich leichter mit Notion zusammenarbeiten. Welche Optionen es gibt, wird sich künftig zeigen. Ein paar Aspekte habe ich in einem Video zusammengefasst. Durch den Einsatz von Notion habe ich viele, zum Teil kostenpflichtige Tools, einsparen können. Mit der Schnittstelle sollte das ein oder andere Tool vielleicht hinzukommen.

Notion AI – mit Künstlicher Intelligenz Texte verfassen

Seit einiger Zeit bietet Notion auch eine AI, also eine Künstliche Intelligenz, mit der man Texte entwickeln kann. Zwar sollte man die Texte niemals eins zu eins verwenden. Dennoch bietet Notion AI eine tolle Möglichkeit, um Prozesse abzukürzen und einen neuen Blickwinkel unter anderem auf ein Thema zu erlangen. Im Video geht es um folgende Themen:

• Aktivierung von Notion AI
• Tutorial zu den wichtigsten Funktionen
• Schwachstellen von AI – diese sollte man kennen, damit die Qualität besser wird
• Erfolgsfaktoren

Was mir an Notion nicht gefällt

Notion ist ein wirklich tolles Tool. Was das Layout angeht, sieht es auf den ersten Blick viellicht nicht so chic aus. Notion wirkt etwas nerdig angehaucht und vielleicht fehlt auch die ein oder andere Funktionalität, das Feintuning. Auf der anderen Seite hat Notion bereits einiges an dem Tool weiterentwickelt und arbeitet auf Hochtouren auch weiterhin an der Optimierung. Das perfekte Tool wird es nicht geben. aber die Tatsache, dass mehrere Tools vereinen kann und man sich völlig neu organisieren kann, ist eine tolle Möglichkeit, um noch produktiver arbeiten zu können.

Notion – Zugriffsrechte verwalten

Grundsätzlich kann man in Notion ab der Team-Version auch mit verschiedenen Zugriffsoptionen arbeiten. Was in allen Versionen geht, ist der öffentlich Zugriff, sodass ihr einzelne Pages für die Öffentlichkeit freigeben. Das bedeutet, der Nutzer benötigt den Link und kann dann „leseberechtigt“ die Seite anschauen.

Ab der Team-Version besteht dann die Möglichkeit, unterschiedliche Zugriffsrechte in den Workspace zu verteilen. So kann man beispielsweise einstellen, ob ein Nutzer „nur lesen“ oder auch Schreibzugriff erhält. Die Zugriffsverwaltung ist aus meiner Sicht noch nicht optimal umgesetzt, aber man kann damit arbeiten.

Ist Notion DSGVO konform?

Eine immer wieder vorkommende Frage aus der Community ist, ob Notion DSGVO konform genutzt werden kann. Leider wurde das PrivacyShield, was zwischen den EU Statten und insbesondere den USA vereinbart wurde, vor einiger Zeit gekippt. Aktuelle Informationen findet ihr auf der GDPR Seite von Notion. Es gibt, neben dem Pricavy Shield Abkommen, eine so genannte Standardvertragsklausel, die Unternehmen nutzen können. Weitere informationen habe ich zu dem Thema in einem Business Vlog auf unserem Youtube Kanal unmittelbar nach bekanntwerden veröffentlicht. Auch das Video könnt ihr euch gerne mal anschauen.

Was kostet Notion?

In der kostenfreien Version sind bis zu 1.000 Blöcke erlaubt, der Medienupload ist außerdem auf 5 MByte pro Datei beschränkt. Um das Tool mal ausführlicher zu testen, reicht das völlig aus. Wer aber unbegrenzt Uploads und mehr Pages bzw. Blöcke nutzen will, muss auf die Personal Edition switches. Die Personal Edition kostet auch nur 4 Dollar im Monat, die Business Edition ist doppelt so teuer, also 8 EUR. Wirklich überschaubar für das, was man mit Notion umsetzen und an anderen Tools auch einsparen kann.

Notion kostenlos testen!

Ich kann euch das Tool wirklich empfehlen. Wie ihr wisst, empfehle ich euch kein Tool, was ich nicht selbst im Einsatz habe oder ausführlich getestet habe. Bei Notion arbeite ich aktiv seit einigen Monaten und bin völlig begeistert. Ihr werdet es sicherlich auch sein. Testet es einfach unter digitales-unternehmertum.de/jetztnotion – völlig kostenfrei für euch.

Notion Grundfunktionen

In einem ausführlichen Video erkläre ich zudem alle Grundfunktionen. Schaut euch das Video an und erhaltet einen guten Überblick über die Funktionen von Notion. Weitere Tutorials zu Notion oder anderen Tools findet ihr übrigens auch in unserem Youtube Kanal. Die Playlist zu Notion gibt es hier.

Wir haben in unserem Youtube Kanal eine Playlist zu Notion mit mehreren dutzend Tutorials zu Notion in deutsch. Wer Interesse hat, schaut einfach vorbei.

Habt ihr Fragen oder Anregungen?

Ihr habt Fragen oder Anregungen. Ob zu diesem Thema oder einem anderen Thema rund um das digitale Unternehmertum? Dann freue ich mich über jedes Feedback. Nutzt unseren Hörerservice (und seid bei einem der nächsten Podcasts in unserer Sendung) oder schaut bei Facebook bei „Digitales Unternehmertum“ vorbei, kontaktiert mich per private Messages, schreibt mir per Twitter, Instagram oder per eMail an podcast (ät) digitales-unternehmertum.de.

Podcast anhören

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