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Ich lebe das papierlose Büro, arbeite stetig an der Verbesserung der internen Prozesse in meinen Unternehmen. Ein Thema, was ich in Sachen Produktivitätssteigerung noch nicht angegangen habe, ist das Thema „Inbox Zero“ – also der leere E-Mail-Posteingang. Seit ein paar Wochen teste ich InBox Zero nun.
Wie ich „InBox Zero“ genau angegangen bin, welche Vor- und Nachteile es insgesamt gibt, möchte ich heute hier für euch zusammenfassen. Auch habe ich bereits einige Tipps für euch, die euch helfen sollen, InBox Zero anzugehen.
Darüber hinaus werde ich euch künftig Teil haben lassen, wie sich mein Vorhaben mit dem leeren E-Mail Postkasten weiter entwickelt. Also, ich nehme euch auf meine Reise zu InBox Zero mit.
Warum InBox Zero?
Ihr kennt das vielleicht selbst. Das eigene Email-Postfach wird von Tag zu Tag mit E-Mails durchflutet. Mal weniger wichtig, mal mehr. Nicht ganz so wichtige Emails bleiben im Postfach und werden zurückgestellt. Mit der Zeit passiert es, dass immer mehr E-Mails im Postfach bleiben und insgesamt alles immer undurchsichtiger wird.
Was mich an dieser Stelle interessiert, schaut selbst mal in euren Posteingang – na, wie viele E-Mails verweilen gerade in deinem Posteingang und wie viele davon sind noch ungelesen, weil auf den ersten Blick nicht so wichtig?
Vorteile von Inbox Zero
Schauen wir uns zunächst die Vorteile an, die ich in InBox Zero sehe:
- Effizienteres Arbeiten, da nur die wirklich offene Emails im Posteingang bleiben
- Effizienteres Arbeiten wird forciert, wenn ihr nur noch punktuell eure E-Mails abfragt und nicht immer direkt neu eingetroffenen E-Mails direkt bearbeitet
- Alte E-Mails sind trotz leerem Posteingang nicht verloren, sondern nur archiviert
- Die Weiterverarbeitung der E-Mails kann strukturierter erfolgen, da Ordner bei der weiteren Verarbeitung helfen. Das schauen wir uns aber später noch genauer an
- Gestützt werden kann das Thema durch automatisierte Regeln, die euer Mailprogramme mitbringen
- Auch die Wiedervorlage ist ein Vehicle, die eure Arbeit produktiver gestalten kann
Nachteile von InBox Zero
So richtig viele Nachteile fallen mir nicht ein. Ein par gibt es aber dennoch:
- Die Umsetzung erfordert Disziplin. InBox Zero muss gelebt werden und das Tag für Tag!
- Das krampfhafte umsetzen von Inbox Zero kann auch dazu führen, dass man auf „Teufel komm raus“ am Ende eines Arbeitstages das Postfach leer haben möchte. Das kann auch kontraproduktiv sein
- InBox Zero zu haben, bedeutet nicht automatisch produktiver zu arbeiten. Daher werde ich mir das im Alltag auch ganz genau anschauen und euch teilhaben lassen, wie es bei mir genau funktioniert oder auch nicht.
Grundsätzlich ist es aber so, dass man für sich selbst InBox Zero prüfen sollte.
Ordnerstruktur bei InBox Zero
Es gibt unterschiedliche Herangehensweisen, wie InBox Zero und damit eine Ordnerstruktur aussehen könnte. Ich fange sehr simpel an und möchte auch die im Netz von so genannten Experten zunächst empfohlene Ordnerstruktur nicht direkt umsetzen. Hier also meine Ordner, die ich einsetze und warum:
- Posteingang – hier werden wie gehabt neue E-Mails erscheinen
- Archiv – hier kommen alle bearbeiteten Emails rein, sodass bei Bedarf noch Zugriff vorhanden ist
- Zu Lesen – finde ich sinnvoll, wenn man Branchennews oder relevante Newsletter abonniert hat. Wenn Zeit ist, im Zug, Bus, Flugzeug oder wann auch immer, kann ich die News dann konsumieren.
Ich habe bewusst sehr simpel meine Ordnerstruktur ausgewählt. Wer hier ebenfalls inflationär vorgeht, hat schnell wieder die Unübersichtlichkeit – und das ist nicht Sinn und Zweck.
Tipps für Inbox Zero
Ich habe die Vorbereitungen ja schon getroffen und wenn ich den Podcast aufnehme, habe ich zumindest ein paar Wochen Erfahrungen mit InBox Zero sammeln können. Die ersten Tipps möchte ich euch zusammenfassen und im Laufe meines Experiments ergänzen.
Einfach beginnen
Zunächst einmal ist der Zeitpunkt für den Start von InBox Zero nie passend. Wenn ihr es aber ernst meint, dann solltet ihr besser heute als morgen damit starten. Wenn noch viele unbearbeitete Emails im Postfach sind, dann nehmt euch die Zeit und beantwortet die Email, die beantwortet werden müssen. Emails, die wochenlang sowieso unbearbeitet blieben, schiebt sie in den Archiv-Ordner – meist sind die Emil nicht mehr aktuell und ein Bearbeiten häufig nicht mehr notwendig. Erstellt eure Ordner und dann los!
E-Mails zu festen Zeiten abrufen
Grundsätzlich können E-Mails ein Produktivitätskiller darstellen. Man ist an einer Sache dran, E-Mail kommt rein und wird direkt gesichtet und ggfs. bearbeitet. Insbesondere wenn ihr viele Emails pro Tag erhaltet, wird man immer wieder unterbrochen oder anders gesagt, unterbricht man sich selbst immer wieder. Dennoch kann ich verstehen, wenn man nicht ein oder zwei Mal pro Tag nur die E-Mails abruft. Das werde ich auch noch testen und euch ein Update geben, wie ich das genau mache. Grundsätzlich bin ich aber der Auffassung, dass man bewusster Emails abrufen sollte. Ob alle zwei Stunden – erst, wenn die angefangene Arbeit zu Ende gebracht wurde – oder wann auch immer. Letztlich muss man das individuell sehen, denn die Universallösung gibt es hier aus meiner Sicht nicht.
Tipp InBox Zero – Räume deine Newsletter auf
Ganz wichtig in diesem Zusammenhang ist dann, dass ihr euch von unnötigen Newsletter-Abonnements trennt. Ich kenne das von mir selbst. Man abonniert einen Branchennewsletter und aufgrund der Fülle an Branchen-News, die wöchentlich mehrfach im Postfach landen, liest man diese häufig gar nicht vollständig. Also, nutzt die Möglichkeit und räumt eure Abos auf.
Tipp InBox Zero – 2 Minuten-Regel anwenden
Hier halte ich es nach der Getting Things Done Methode. Auch auf diese setze ich in veränderter Form, wie die treuen Zuhörer sicherlich wissen. Bei der GTD Methode ist es jedenfalls so, wenn Aufgaben weniger als zwei Minuten andauern, sollten diese direkt umgesetzt werden, ohne eine Aufgabe dafür zu erstellen. Genau so mache ich es auch bei den E-Mails, um das Postfach übersichtlich zu halten und insgesamt effizienter arbeiten zu können. Wenn das Bearbeiten der E-Mails weniger als 2 Minuten dauert, dann mache ich das sofort und archiviere die Mail dann.
Automatisierung und Regeln können helfen!
Ich arbeite mit Regeln und lasse alle Newsletter, die regelmäßig kommen, direkt in das richtige Postfach bzw. den Ordner leiten. Das hat den Vorteil, dass mein Posteingang nicht unnötig mit solchen Emails gefüllt wird und ich einen Newsletter dann lesen kann, wenn ich Zeit habe. Ich lasse sie in den Ordner „zu lesen“ weiterleiten. Auch andere Regeln, die bestimmte Tools wie beispielsweise Evernote ansprechen, können je nach Mailprogramme direkt angesteuert werden.
Wiedervorlage – eine alternative Lösung
Wenn ihr mit einem weiteren Ordner arbeiten solltet, was ich jetzt noch nicht mache, kann auch die Wiedervorlage eine Option sein. Einige E-Mail Programme, beispielsweise Google’s Mailprogramm, bieten solche Feature. Ich persönlich nutze die App Things ja für die GTD Methode und so füge ich wichtige Aufgaben zum Nachfassen direkt bei Things hinzu.
Ein länger Weg steht bevor
Grundsätzlich ist es so, dass ich vor ein paar Wochen mit InBox Zero begonnen habe und erste Erfahrungen sammele. Ich werde in den kommenden Wochen und Monaten immer mal wieder ein Update geben und berichten. Ich habe mir zwar kein festes Zeitfenster für die finale Entscheidung gegeben, aber mir ist bewusst, dass ich dem Prozess InBox Zero ein paar Monate schon Zeit geben muss und dann analysiere, ob das „leere Postfach“ für mich der richtige Weg ist.
Fazit
InBox Zero ist eine Maßnahme, aber auch ein Prozess, der den Arbeitsalltag produktiver gestalten kann. Aber nicht alles ist „gold, was glänzt“. Wer zu verbissen den leeren Posteingang lebt und sich ansonsten vielleicht nicht optimal organisiert hat, kann Probleme bekommen und „auf Teufel komm raus“ am Ende des Arbeitstages den Posteingang leer haben wollen. Gut möglich, dass so andere wichtig(ere) Dinge liegen bleiben. Schaut also, dass ihr mit der Zeit das richtige Gespür bekommt und möglichst effizient bleibt.
Richtig umgesetzt – und da bin ich überzeugt von – wird InBox Zero meinen täglichen Arbeitsprozess effizienter gestalten. Bis ich das Optimum für mich herausgefunden habe, wird es wohl noch ein paar Wochen dauern. Es gilt das Optimum herauszufinden – nicht nur, wann und wie häufig ich den Posteingang bearbeite, sondern auch, was die optimale Ordnerstruktur letztlich ist.
Eure Erfahrungen bei InBox Zero ist gefragt
Natürlich interessiert mich auch eure Erafhrung mit InBox Zero. Wie seid ihr an das Thema herangegangen oder plant ihr es? Gerne machen wir auch einen Podcast darüber. Schreibt mir gerne an podcast@digitales-unternehmertum.de oder sprecht mir direkt eine Sprachnachricht und seid in einer der kommenden Podcast Episoden dabei. Unter digitales-unternehmertum.de/eure-fragen könnt ihr unseren Audio Hörerservice nutzen.
Habt ihr weitere Fragen?
Ihr habt Fragen zum Thema Messenger Marketing? Dann stellt mir diese gerne per Email an podcast (ät) digitales-unternehmertum.de oder unserem Hörerservice. Dann werde ich in Kürze einen Podcast und/oder ein Videobeitrag diesbzgl. umsetzen.
Podcast anhören
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