Getting Things Done: Selbstmanagement in fünf Schritten - so geht's! #260 - Digitales Unternehmertum

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Getting Things Done: Selbstmanagement in fünf Schritten – so geht’s! #260

Getting Things Done: Selbstmanagement in fünf Schritten – so geht’s! #260
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In der Podcast Episode 013 – vor rund drei Jahren – habe ich hier im Podcast bereits über die Getting Things Done (GTD) Methode gesprochen. Ich nutze GTD, um mich selbst besser zu organisieren. Von der Getting Things Done Methode bin ich überzeugt und hab die Methode für mich damals modifiziert eingesetzt. Über die Jahre hat sich aber doch einiges weiterentwickelt und daher wird es Zeit für ein Update.

Im heutigen Podcast gehe ich für alle noch mal kurz darauf ein, was die Getting Things Done Methode ist und wie ich mich selbst damit organisiere. Ich zeige euch, welches Tool ich nutze und wie man zwischen Aufgaben und Terminen unterscheiden sollte. GTD lässt sich in fünf Phasen gliedern. Ich stelle euch die einzelnen Phasen vor und gehe konkret auf meine Umsetzung mit GTD ein. Um auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen, fangen wir ganz am Anfang an.

Was ist die Getting Things Done Methode (GTD)?

Getting Things Done (GTD) ist ein Selbstmanagement-Lösung, welche 2001 von David Allen erfunden wurde. Ich sehe persönlich sehr viel Potenzial bei dieser Methode, um sich selbst besser zu organisieren. Sämtliche Aufgaben werden in Aufgabenlisten erfasst, sodass keinerlei Energie damit verbracht werden muss, sich Dinge zu merken. Der Kopf ist frei und kann sich auf die aktuellen Aufgaben ohne Ablenkung konzentrieren. Mit GTD klappt es nicht nur besser mit dem Selbstmanagement, sondern die Arbeit kann insgesamt wesentlich produktiver umgesetzt werden

Fünf Phasen der Getting Things Done Methode

Schauen wir uns die fünf Phasen von GTD genauer an. Ich selbst nutze dafür die App “Things” von Cultered Code, die ich euch im Laufe des Artikel noch ausführlicher zeigen werden. Blicken wir zunächst einmal auf die fünf Phasen:

Getting Things Done (GTD) Methode 5 Phasen 5 Phasen bei der Getting Things Done Methode (GTD)

Phase 1 – Erfassen

Das Grundprinzip ist einfach. Alle anstehenden Aufgaben und Ideen gilt es schriftlich zu fixieren und zunächst einmal in den Posteingang zu legen. Das geht schnell und unkompliziert. Das Verarbeiten und einordnen in die Projekte, erfolgt in einem nächsten Schritt. In Things geht dies super simpel und über alle Devices hinweg – ob Laptop, Smartphone oder Tablet. Das ist für mich extrem wichtig, da ich immer wieder auch mobil darauf zugreifen muss und möchte. Selbst auf meiner Apple Watch nutze ich Things ab und an und habe schon Aufgaben in meinen Posteingang integriert – via Sprachnachricht. Selbstverständlich könnt ihr auch andere Tools für GTD nutzen. Sogar kenne ich einige wenige, die GTD auch analog betreiben.

Termine füge ich grundsätzlich nicht in den Posteingang. Hier gibt es unterschiedliche Auffassungen und Meinungen. Termine sind keine Aufgaben und gehören für mich nicht in eine To Do Liste, sondern in den Kalender.

Alle Gedanken und Aufgaben, die ein Handeln – in welcher Form auch immer erfordern, müssen erfasst werden. Wenn wir Dinge nicht erfassen, versuchen wir die offene Dinge immer wieder uns im Gehirn hervorzurufen, damit diese nicht verloren gehen. Daher gehen uns immer wieder die selben Dinge durch den Kopf und auch dann, wenn wir mit anderen Dingen beschäftigt sind. Das ist nicht produktiv, das Hirn verschwendet Energie und insgesamt sind wir auch einfach nicht produktiv. Es herrscht im Grunde eine pausenlose Bereitschaft im Gehirn. Je mehr Dinge ihr euch merken müsst, um so komplizierter wird es und die Gefahr, etwas zu vergessen, nimmt zu.

Zusätzlich zum Posteingang nutze ich noch eine “Irgendwann Liste”. Hier kommen Aufgaben rein, dich nicht in Kürze bearbeitet werden müssen. Beispielsweise packe ich in die “Irgendwannliste” Geschenkideen, Featured Requests, die meine Firma PageRangers betreffen oder andere Dinge.

Phase 2 – Verarbeiten

Sind die Aufgaben im Posteingang erfasst, gilt es die Aufgaben regelmäßig zu sichten und zu verarbeiten. Was sollte man also bedenken? Welche Aufgabe, muss welchem Projekt zugeordnet werden? Was sind die Dinge, dich erledigt werden müssen? Hier gilt es die Aufgaben nicht nur einem Projekt zuzuordnen, sondern auch den Context festzulegen. Den Posteingang bearbeite ich täglich, immer am Anfang eines Tages und verschaffe mir so einen Überblick über meine Aufgaben. Ich habe entsprechende Tags angelegt, die mir helfen, mich später dann besser zu organisieren bzw. meine Arbeit produktiver zu gestalten.
  • Telefon
  • Warten auf
  • E-Mail schreiben
  • Überweisen an
  • Sprechen mit
  • Delegieren
  • Podcast produzieren
  • Video produzieren
  • Blogartikel schreiben
  • Lesen
  • Weiterbildung
  • Featured Request
  • Film anschauen
  • Geschenke

Die Tags sind keine Universallösung. Vielmehr sollte sich jeder selbst sinnvolle Tags anlegen. Die Aufgaben einem Context zuzuordnen ist auf jeden Fall sinnvoll. Je nachdem, in welcher Situation und an welchem Ort ihr die Aufgaben anpackt, kann die Filterung nach “Telefonat”, “lesen”, “warten auf”, etc. einfach sinnvoll sein. Je nachdem wie groß ein Projekt ist, kann es zudem sinnvoll sein, auch Teilprojekte anzulegen. Das müsst ihr aber für euch klären. Ich habe hier unterschiedliche Erfahrungen in den letzten Jahren gesammelt, auf die sich ebenfalls im Podcast noch ausführlicher eingehe.

Zwei Beispiele für die Nutzung von GTD im Context

Phase 3 – Organisieren

Sind die Tags gesetzt, gilt es nun die Aufgaben zu organisieren und auch im Blick zu halten. Grundsätzlich sagt David Allen, dass Aufgaben, die innerhalb von zwei Minuten erledigt werden können, direkt erledigt werden und gar nicht erst schriftlich irgendwo fixiert werden sollten. Das macht absolut Sinn, aber birgt auch eine Gefahr. Ihr werdet feststellen, dass einige Aufgaben innerhalb von zwei Minuten erledigt werden können. Eine gewisse Abhängigkeit kann dann aber für unnötige Verzögerungen sorgen, z.B. wenn ein Kollege nicht greifbar ist oder ein Zugang zu irgendwas fehlt. Dann besteht die Gefahr, dass sich alles verzögert und die Produktivität nicht mehr gewährleistet ist.

Nach David Allen sind Projekte so definiert, dass mehrere Schritte vorliegen. Ich selbst entscheide hier individuell, wie komplex ein Thema ist. Sind eine handvoll Teilaufgaben, lege ich lediglicih ein Projekt an und nutze dann unter Umständen die Checklisten-Funktion innerhalb einer Aufgabe bei Things. Ansonsten bei mehreren Firmen und Projekten leidet meiner Meinung nach dann auch schon mal die Übersichtlichkeit.

Ich selbst habe als Projekt meine beiden Firmen bzw. zusätzlich noch drei Projekte bzw. Internetangebote, für die ich Aufgaben wahrnehmen muss. Innerhalb der Projekte könnte man noch Überschriften zur besseren Sortierung und Abgrenzung nutzen. Das habe ich eine zeitlang gemacht. Ehrlich gesagt, war dies unnötig, da ich in der Regel ja meine Aufgaben in meinem “Heute”-Ordner anschaue und abarbeite.

Phase 4: Durchsehen

Die Organisation der Aufgaben und Projekte ist ein essentieller Teil der Getting Things Done Methode. Es ist wichtig, die Produktivität jeweils im Auge zu halten. Daher ist es wichtig, die Projekte bzw. die Aufgaben zu sichten. Insbesondere die kontextbezogenen Tags. Denn nur, wenn das System auch tatsächlich aktuell ist und man sich einen Überblick für den Tag geschaffen hat, wird der Tag auch produktiv sein. Stellt euch vor, ihr hättet 5 Aufgaben rund um das Thema Podcast-Produktion erstellt, habt aber aufgrund anderer Termine gar nicht die Zeit, so viele Aufgaben zu erledigen. Damit ihr nicht in die “Aufschieberitis” kommt, ist die Wochenplanung und Reflektion sinnvoll. Auch morgens, bevor der Tag so richtig los geht, macht ein kurzer Check noch mal Sinn und hilft bei der produktiven Umsetzung

Damit ich mit meinen Listen auf dem aktuellen Stand bin, habe ich mir täglich eine viertel Stunde eingeräumt. Einmal pro Woche habe ich einen Termin, wo ich die Aufgaben reflektieren und für die neue Woche planen kann.

GTD Kalender

Phase 5: Erledigen

Die letzte Phase ist dann das Erledigen ” von Aufgaben. Ihr müsst entscheiden, was als nächstes zu tun ist. Hierbei hilft der Kontext, also in meinem Fall die Tags, z.B. “Warten auf”, “Telefonieren”, etc. Auch andere Faktoren wie verfügbare Zeit, verfügbare Energie und Priorität sind weitere Kriterien. Die Dinge, die am meisten Energie erfordern oder ihr nicht sonderlich gerne erledigt, solltet ihr euch an den Anfang eines Tages setzen. Ich mache das beispielsweise bei den Buchhaltungsthemen, die sicherlich nicht zu meinen Lieblingsaufgaben zählen.
Wenn ich täglich kurz meinen Tag plane und die Aufgaben anschaue, plane ich Aufgaben nach ihren Prioritäten. Ich schiebe mir in Things die wichtigsten Aufgaben dann einfach nach oben in die Liste.

Was sind Stärken und Schwächen von Getting Things Done?

Die GTD Methode hat über die Jahre sehr viele Anhänger gefunden. Aber es gibt auch Kritiker und letztlich ist es halt wie immer. Ihr solltet für euch entscheiden, ob ihr mit GTD produktiver und organisierter arbeiten könnt. Das Thema Selbstmanagment lässt hier viel Raum – und das ist auch gut so, da jeder Mensch anders ist und andere Vorlieben hat. Grundsätzlich ist die GTD Methode nicht für Jedermann geeignet. Es gibt Stärken und Schwächen, die wir uns einfach mal etwas genauer anschauen:

Stärken von Getting Things Done

Wer GTD richtig einsetzt, hat den Kopf freier, fühlt sich entsprechend besser, da kein Druck da ist und man nicht unbedingt an die ein oder andere Aufgabe denken muss. Auch ist bei richtiger Umsetzung gewährleistet, dass die offenen Aufgaben auch tatsächlich erledigt werden.

Getting Things Done sorgt zudem dafür, dass ich mich nicht verzettele. Ich strukturiere mir die Woche, die Tage und habe im Blick, welche Dinge, mit welcher Priorisierung bzw. zum richtigen Zeitpunkt (z.B. im Auto telefonieren) umgesetzt werden. Da auch kleinere Teilaufgaben erfasst werden (2 Minuten-Regel beachten), fällt manchmal auch der Einstieg in etwas größere Projekte leichter.

Die GTD Methode diktiert mir keinen festen Tagesablauf, sondern lässt ausreichend Spielraum. Da ich täglich meine Aufgaben prüfe, kann ich so sehr schön abschätzen, wie viel Zeit für andere, auch mal spontane Dinge ist. Eine Stärke, die einige sicherlich auch als Schwäche der Methode sehen. Für mich ist es ein Vorteil und man kann flexibler reagieren.

Schwächen der Getting Things Done Methode

Auch die Schwächen sollte man nicht außer acht lassen. Ich arbeite seit mehr als fünf Jahren nach der GTD Methode und muss sagen, dass ich einige Zeit gebraucht habe, um mich so richtig auf die GTD Methode einzulassen. Zu Beginn habe ich sie doch sehr modifiziert eingesetzt. Nachdem ich aber gemerkt habe, dass ich nicht immer produktiv war, habe ich nach und nach weitere Elemente, z.B. das mit dem Kontext (Tags) zugelassen.

Eine Schwäche, die der GTD Methode nachgesagt wird, ist das Thema der fehlenden Priorisierung. Prioritäten spielen eher eine untergeordnete Rolle, wenngleich durch die tägliche Planung diese durchaus grob umgesetzt werden kann. Ich hatte es meinem Beispiel, dass ich Buchhaltungsthemen immer früh am morgen mache und mir Aufgaben in eine ungefähre Reihenfolge packe. Nicht immer, aber immer dann, wenn ich es für notwendig und sinnvoll erachte. Wenn Termine eingehalten werden müssen oder ich einfach den Kopf von diesem Thema frei haben möchte.

GTD sorgt letztlich dafür, dass keine Aufgabe vergessen wird. Eine exakte Tages- oder Wochenplanung ist nicht gewährleistet. Ich habe in den Jahren auch damit leben müssen, in der berühmten “Aufschieberitis” gefangen gewesen zu sein. Das habe ich damit abgestellt, dass ich jeden Tag die Aufgaben reflektiere und neu bewerte. Die Aufgaben, die an einem Tag anfallen, müssen zwingend geschafft werden – immer mit ein wenig Puffer für die eben bereits erwähnten unvorhersehbaren anderen Dinge.

Eine weitere Schwäche, wenn man das überhaupt so bezeichnen kann, ist sicherlich die Umsetzung. Diese ist natürlich vom Nutzer abhängig. Wer sich auf die Methode einlässt, sollte dies zu einem hohen Prozentsatz machen und nicht, wie ich den Fehler anfangs gemacht habe, zu viel noch anpassen zu wollen. Das Verständnis für GTD muss vorhanden sein und dann gelebt werden. Das regelmäßige Leeren des Posteingangs ist Pflicht. Wenn sich eine Aufgabe dort befindet, die ihr über Wochen mitschleppt, muss sie entweder terminiert  oder in den Ordner “Irgendwann” zwischengeparkt werden.  Auch das regelmäßige Durchsehen von Projekt oder anderen Listen ist am Anfang gewöhnungsbedürftig. Am längsten habe ich dafür gebraucht, um mich auf die Tags (Kontext) einzulassen. Zuerst hatte ich, wie ich heute weiß, die falschen Tags. Heute fühle ich mich mit meinen Tags wesentlich wohler, wenngleich ich auch heute sagen würde, dass sie noch nicht 100% ausgereift sind, ich aber wesentlich besser und produktiver so arbeiten kann. Wer GTD nutzt, muss sich von alten Gewohnheiten trennen können. Sonst wird es schwer, insbesondere auf längere Sicht gesehen.

Ich nutze die App “Things” für Getting Things Done

App Things AppleIch hatte es ja bereits angedeutet. Ich nutze die App Things für meine Umsetzung. Die App ist perfekt auf die GTD Methode abgestimmt. Ich habe einen Posteingang, den Ordner Irgendwann, ich sehe, welche Dinge in Kürze anstehen (Geplant) und kann so meinen Arbeitsalltag bestens und produktiv umsetzen. Insbesondere die Tags (Context) helfen mir insgesamt produktiver durch den Tag zu kommen und eben die Dinge dann zu erledigen, wenn der richtige Augenblick dafür ist. Ob es im Auto um’s telefonieren oder im Homeoffice um die nächste Podcast-Produktion geht.

Ich kann verschiedene Projekte anlegen und auch sonst ist die Umsetzung meiner Aufgabenliste mit dieser App problemlos möglich.

Wer kein iPhone besitzt und in der Android-Welt zu Hause ist, für den gibt es ähnliche Apps wie ToDoist beispielweise. Schaut immer gerne in unseren Youtube-Kanal vorbei, da werden regelmäßig tolle Tool-Tipps und -Tests umgesetzt.

Fazit

Ich nutze Getting Things Done seit über fünf Jahren. GTD ist eine Selbstmanagement Methode, die es möglich macht, sein Gehirn freier zu bekommen, sich besser zu organisieren. Keine Aufgabe geht mehr verloren, da jede Aufgabe in den Posteingang geworfen und dann später konkret terminiert und abgearbeitet wird.

Die GTD Methode hat mich dahingehend erzogen, produktiver und strukturierter vorzugehen. Strukturierter, da ich meine Woche oder Tage besser plane und schaue, wie ich die vorhandene Zeit am effektivsten einsetzen kann. Ich muss mich nicht ständig an unterschiedliche Aufgaben erinnern, sondern kann sagen – ich habe alle Aufgaben schriftlich fixiert und bin so frei im Kopf für andere Dinge. Auch auf den Tag verteilt, bin ich frischer und kann eben die Energie für andere Dinge einbringen, ohne jedesmal an bestimmte “To Dos” denken zu müssen.

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