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In der heutigen Podcast Episode möchte ich einen ausführlicheren Vergleich ziehen, welches der beiden Kanban-Systeme – Trello oder meistertak die bessere App ist. Grundsätzlich muss man sagen, dass der Einsatz von einem der beiden Apps immer auch ein wenig individuell und auch letztlich ein stückweit Geschmacksache ist.
Daher möchte ich im Podcast über meine Erfahrungen und Sichtweisen mit beiden Tools sprechen. Ich arbeite seit mehreren Jahren mit beiden Tools, da ich zwei Firmen habe und historisch bedingt beide System im Einsatz sind.
Was macht Trello und Meistertest eigentlich?
Beide Tools greifen auf das Knaben-Prinzip zurück, bei dem es um eine transparente Schrittabfolge und Übersicht der jeweiligen Aufgaben geht. Die volle Kraft entwickeln beide Tools, wenn du im Team an Dingen arbeitest. Zwar kann man sich auch als Einzelkämpfer ein Kanban Board einrichten und Vorteile genießen – so richtig genial ist es aber im Team nutzbar.
Das Kanban System kommt ursprünglich aus der japanischen bzw. chinesischen Sprache und bedeutet übersetzt, „Karte“ oder „Aufkleber“. Ursprünglich für die industrielle Fertigung entwickelt, ist Kanban eine Methode für die Bestandsführung und Produktionssteuerung, die auf dem Pull-Prinzip beruht und sich in einer Art Regelkreis darstellt.
Wie funktionieren die Tools Trello und meistertask genau?
Letztlich sind beide Tools vom Grundprinzip gleich aufgestellt. In beiden Tools gibt es als oberste Instanz die Boards. Ich nutze beispielsweise mit unserem Produktmanagement ein solches Board. Innerhalb der Boards arbeitet man mit Listen, die in Spalten organisiert sind. Dort kann man beispielsweise eine Liste „To do“, „in Arbeit“, „zur Freigabe“ und „erledigt“ hinterlegen. In den Listen selbst arbeitet man mit Karten, sodass jede Karte eine eigene Aufgabe darstellt. Beispielsweise „Produkttest einer neuen Funktion“ könnte die Karte heißen. Zusätzlich gibt es weitere Funktionen dann in den Karten. So kann man beispielsweise eine Deadline festlegen, Zuordnungen im Team realisieren und eben die Karte als zentrale Kommunikation nutzen.
Das Layout von meistertak und Trello im Vergleich
In puncto Design hat meistertaks klar die Nase vorn. Es wirkt wesentlich moderner und frischer. Insgesamt führt das dazu, dass man einfach lieber mit dem Tool arbeitet. Wer möchte kann den Boards unterschiedliche Hintergründe geben.
Bedienung
Bei der Bedienung sind bei beiden Apps natürlich Parallelen festzustellen. Jedoch muss ich sagen, gefällt mir meistertask auch hier besser, also ähnlich wie beim Layout ist es für mich noch intuitiver und einfacher zu bedienen. Ob es um’s Anlegen neuer Boards oder Teams geht. Irgendwie – so mein subjektives Gefühl – klappt das bei meistertask besser. Ein gutes Beispiel ist das Löschen von Karten. Das ist bei Trello recht versteckt und bei meistertask schnell und ohne Schnörkel möglich.
Schnittstellen zu anderen Tools
Hier muss man sagen, hat Trello gefühlt zumindest die Nase noch leicht vorn. Wenn es ans Andocken an andere Tools geht, macht dies durchaus Sinn und sollte auf jeden Fall bei der Wahl des richtigen Kanban Tools berücksichtigt werden. Meistertest hat aber sehr stark aufgeholt, sodass mir der komplette Überblick an dieser Stelle fehlt und der Abstand auf jeden Fall geringer geworden ist. Grundsätzlich sollte man schauen, welche Tools man im Einsatz hat und ggfs. andocken kann.
Automationen
Je nach Größe des Projektes und der Teams ist es sinnvoll, Kollegen automatisiert zu informieren, wenn eine Karte von der einen Liste zur anderen verschoben wird. In meinem Handwerker Special habe ich im Podcast ein Szenario aufgezeigt, wo die gesamte Auftragsabwicklung digital umgesetzt werden kann und sobald der Auftrag auf „abgeschlossen“ gesetzt wurde, die Buchhaltung oder das Office Management des Handwerkbetriebes eine eMail über die Veränderung erhält.
Bei meistertak sind diese Automationen direkt enthalten und kann für jede Liste individuell verwendet werden. Ebenfalls sehr einfach und schnell. So können nicht nur eMails als Hinweis versendet werden, sondern auch Aufgaben automatisiert erstellt werden, das Fälligkeitsdatum aktualisiert werden oder eine bestimmte Checkliste hinzugefügt oder wiederkehrende Aufgaben wieder aktiviert werden. Alternativ zur email kann auch eine Nachricht in Slack erfolgen. Echt ein cooles Feature. Bei Trello ist eine Automatin auch umsetzbar, aber nicht so intuitiv und über jeweilige Plugins.
Plugins und zusätzliche Feature
Was Plugins oder Erweiterungen angeht, gibt es zahlreiche Plugins für beide Tools. Trello aufgrund der größeren Bekanntheit hat hier sicherlich die Nase vorn. Wer Plugins einsetzen möchte, sollte sich bei den Preisen bzw. Tarifen dies genau anschauen. Meistertask hat einige Funktionen direkt integriert, beispielsweise eine integrierte Time-Tracking Funktion, also wenn man beispielsweise wissen möchte, wie lange für eine Aufgabe benötigt wird. Trello bietet diese Funktion als Plugin an.
Meistertaks und mindmeister im Duo
Einen großen Vorteil hat meistertask, wenn ihr gerne mit Mindmaps arbeitet. Da mindmeister ein weiteres Produkt vom meistertak-Hersteller Meisterlabs ist, könnt ihr beide Tools auch sinnvoll miteinander verknüpfen und beispielsweise aus einer Mindmaps direkt auch Aufgaben erstellen und delegieren. Das ist produktiv und sehr einfach umsetzbar.
Einsatzmöglichkeiten
- Redaktionsplan
- Ideenfindung
- Support und Kundenservice
- Marketing-Kampagnen
- Produktentwicklung
Serverstandort
Trello ist ein sehr bekanntes Tool auf internationaler Ebene. Meistertask betreibt sein Tool auf deutschen Servern, sodass meistertask gerne auch das „deutsche Trello“ genannt wird. In Zeiten der DSGVO und dem Datenschutzthema durchaus ein erwähnenswertes Kriterium.
Kosten
Bei meistertask gibt es grundsätzlich drei verschiedene Tarife. Testen könnt ihr meistertask für 0 EUR. Wer meistertask im Team und mit mehr Funktionen nutzen möchte, sollte sich den Pro-Tarif holen. Die 8,25 EUR / Benutzer sind es wert. In dem Pro-Tarif sind beispielsweise auch die Automationen enthalten, die es im kostenlosen „Basic“ Tarif nicht gibt.
Drei Tarife bei Trello
Auch bei Trello stehen grundsätzlich drei Tarife zur Auswahl. Und ja, auch bei Trello gibt es eine kostenlose Version, die individuell nach Teamgröße und Feature ausgewählt werden kan.
Fazit
Meistertask ist für mich das optimale Tool, um im Team nach dem Kanban System ein Projekt umsetzen. Dabei nutze ich das Tool für die verschiedensten Aufgabenstellungen. meistertask ist modern, intuitiv nutzbar und bietet für mich alle wesentlichen Funktionen. Trello ist mächtiger was die Plugins und das Andocken an andere Tools angeht. Hier sollte man einfach schauen, welche Anforderungen man hat. Beide Tools haben ihre Vor- und Nachteile und letztlich ist es wie anfangs angemerkt auch ein wenig Geschmackssache.>
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