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Digitalisierung findet nicht erst seit gestern statt. Die Digitalisierung hat den Büroalltag absolut nachhaltig verändert und geprägt. Allerdings gibt es immer noch einige Unternehmen für die das Thema Scannen und Digitalisieren fremd ist bzw. ein Schreckgespenst. Die Umstellung von Papier und Ordner in die digitale Form ist ein gewisser Aufwand. Wenn sich ein Unternehmen für das Scannen und Digitalisieren entscheidet, sind monströse Archive mit endlosvielen Ordnern Geschichte. Somit verabschieden sich Papier und Ordner immer mehr aus unserem Alltag – Grund dafür ist, dass durch das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten große Vorteile für die Unternehmen entstehen.
Was heißt es eigentlich Dokumente zu scannen?
Es waren die 90er Jahre als die ersten Scanner in Büros zum Einsatz kamen. Natürlich wusste damals aber noch keiner, was für Auswirkungen das haben wird und was das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten für Vorteile mit sich bringt. Gerade bei der Aktenverwaltung vereinfacht das Scannen und Digitalisieren den Arbeitsalltag.
Beim Scannen der Dokumente wird ein digitales Abbild geschaffen. Die digitale Version ermöglicht nicht nur einen physischen Zugriff auf die Dokumente und Akten, sondern lässt diese auch digital mit Hilfe einer Dokumentenmanagement-Software verwalten.
Nach dem Scannen und Digitalisieren der Akten können diese auf einem Server abgelegt werden oder in einer Cloud gespeichert werden. Der große Vorteil bei einer Cloud: man kann immer und überall darauf zugreifen!
Was genau ist eigentlich Digitalisierung?
Eine virtuelle Kopie von einer analogen, physischen Seite zu erstellen ist einfach gesagt die Definition vom Scannen und Digitalisieren von Ordnern.
Ein großer Vorteil vom Scannen und Digitalisieren ist, dass man auf ältere Dokumente, die nur im Archiv einstauben würden, wieder schneller Zugriff hat und somit sichtbar werden.
Scannen & Digitalisieren: Das sind die Vorteile für Unternehmen
Einer Sache sollte man sich bewusst sein: das Scannen und Digitalisieren seines Unternehmens ist mit einem gewissen Aufwand verbunden. Trotzdem bringt das Scannen und Digitalisieren auch einige Vorteile mit sich. Hier ein paar Beispiele:
- Durch das Scannen & Digitalisieren werden Kosten beim Archivieren gespart, da man keine Lagerräume mehr benötigt
- Schnellerer Zugriff auf Dokumente, da der Suchaufwand minimiert wird
- Zugriff auf alle Dateien egal von wo
- Mit Hilfe von Scannen & Digitalisieren fallen Aktenschränke weg und das Papierchaos hat ein Ende – somit kann der Raum & Platz effektiver genutzt werden
- Die Arbeitsplätze werden übersichtlich
Da sich über die Jahre hinweg sehr viele Akten und Dokumente im Unternehmen sammeln, wird das Scannen und Digitalisieren der Dokumente viel Zeit in Anspruch nehmen. Deshalb empfiehlt es sich einen Dienstleister zu engagieren. So kann man sichergehen, dass bei der Digitalisierung alles richtig gelaufen ist und alle Richtlinien eingehalten wurden.
Scannen & Digitalisieren – der Anfang
Wenn man sich dafür entscheidet, sein Unternehmen scannen und digitalisieren zu wollen, sollte man sich darüber im Klaren sein, dass man einen gewissen Grundstock an Technik benötigt. Dabei sind Computer, Laptops oder Tablets absolut unerlässlich, wenn man garantieren möchte, dass die Mitarbeiter auf die Dokumente nach dem Scannen und Digitalisieren zugreifen können. Wenn man umfangreiche Aktenarchive scannen und digitalisieren möchte, benötigt man hierfür einen leistungsstarken Scanner mit Einzug.
Das Scannen und Digitalisieren von Akten und Dokumenten nimmt viel Zeit in Anspruch. Aus diesem Grund empfiehlt es sich bei der Umstellung auf ein digitales Unternehmen einen wirklichen Scan-Profi an Bord zu holen und das Scannen und Digitalisieren somit von einem externen Dienstleister durchführen zu lassen. Dieser ist nicht nur Profi im Scannen und Digitalisieren, sondern kennt sich auch noch perfekt mit den Richtlinien aus und weiß, wie man mit sensiblen Dokumenten und Akten umzugehen hat.
Scannen & Digitalisieren – so verwaltet man seine Dokumente richtig
Wenn man sich dafür entscheidet, seine Dokumente und Akten scannen und digitalisieren zu lassen, bedarf es eines Programms, mit dem man all seine Dokumente verwalten kann. Mit Hilfe einer sogenannten DMS (Dokumentenmanagement Software) lassen sich Dokumente nach dem Scannen und Digitalisieren ganz einfach bearbeiten, verwalten, archivieren und auch durchsuchen. Mit Hilfe einer DMS verkürzt man also nicht nur die Zeit beim Suchen nach Dateien, sondern erhält auch automatisch ein digitales Archiv, welches im Vergleich zum normalen Aktenarchiv deutlich platzsparender ist. Mittlerweile gibt es sogar DMS, die ganz einfach mobil abrufbar sind.
Scannen & Digitalisierung – wo werden die Daten gespeichert?
Einer Sache sollte man sich bewusst sein: wenn man sein ganzes Unternehmen scannen und digitalisieren möchte, benötigt man hierfür auch entsprechend Speicherplatz. Dieser Speicherplatz muss natürlich auch dementsprechend sicher sein, sodass er vor Angriffen von außerhalb geschützt ist. Heutzutage gibt es zwei Möglichkeiten, wie die Dokumente nach dem Scannen und Digitalisieren aufbewahrt werden: in großen Serverzentren oder in einer Cloud. Bei einer Cloud werden verschiedene Server zusammengeschalten und zu einem riesigen Webspace, in dem die Daten sicher aufbewahrt werden.
Da beim Scannen und Digitalisieren von Dokumenten der Papierkram ein Ende hat und Aktentürme der Vergangenheit angehören, entsteht somit enorm Platz in Büros. Zudem werden Lagerräume frei, wodurch sich beispielweise Aufenthaltsräume gestalten lassen.
Scannen & Digitalisieren – Aufpassen!
Wenn man sich dazu entschließt, seine Dokumente scannen und digitalisieren zu lassen, ist dies aber nicht ohne Risiko. Trotzdem ist es aber um einiges sicherer als ein analoger Aktenschrank. Nichtsdestotrotz kann es nach dem Scannen und Digitalisieren zu Datenverlust, einem Systemfehler oder Angriffen von außen kommen. Deshalb sollte man die Daten dementsprechend schützen.
Beim Scannen und Digitalisieren macht es definitiv Sinn, sich im Vorfeld ausreichend Informationen einzuholen und sich mit den Sicherheitsvorkehrungen auseinanderzusetzen, sodass man auf alles vorbereitet ist und nichts schief gehen kann.
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