Die richtige Hard- und Software für das papierlose Büro #314

Gerade in diesen Tagen ist das papierlose Büro gefragter denn je? Corona hat die Gesellschaft und Unternehmer fest in ihren Bann gezogen. Aber auch unabhängig von der Pandemie spielt das papierlose Büro eine immer größere Rolle.

Worauf es zu Beginn beim papierlosen Büro ankommt und welche Grundausstattung sinnvoll ist, habe ich in einem ausführlichen Artikel zum papierlosen Büro bereits aufgezeigt. In dem heutigen Artikel möchte ich gerne ausführlicher über die Hard- und Software mit euch sprechen, die als Fundament für die erfolgreiche Umsetzung des papierlosen Büros zu verstehen ist.

Das Zusammenspiel von Hard- und Software ist für das papierlose Büro essentiell wichtig

Ohne Software geht es im papierlosen Büro sicherlich nicht. Eine Cloud-Lösung ist Voraussetzung, ebenso auch weitere Tools und Apps, mit denen letztlich das papierlose Büro umsetzbar ist. Um das papierlose Büro letztlich sukzessive umsetzen zu können, sind verschiedene Hardware-Komponenten hilfreich:

Dokumentenscanner für das papierlose Büro

Sicherlich ist der Dokumentenscanner das Fundament im papierlosen Büro. Ziel sollte es sein, jedes physisch vorliegende Dokument zu scannen und dann digital abzulegen.

Wie wir das bei uns im Unternehmen machen, erzähle ich ausführlicher im Podcast. Was die Dokumentenscanner angeht, gibt es mittlerweile eine Reihe von bezahlbaren Dokumentenscannern. Hier mal eine kleine Auswahl:

• Dokumentenscanner Fujitsu ix1500 (Link zu Amazon)
• Dokumentenscanner Brother ADS 2700W (Link zu Amazon)
• Dokumentenscanner Canon DR F-120 (Link zu Amazon)

Ich selbst bin begeisterter Fujitsu Scansnap Nutzer. Bin total zufrieden. Der Scanner macht all das was er soll und ist insbesondere auch sehr gut, wenn mehrere Dokumente eingezogen werden. Kein Papierstau und in einer sehr ordentlichen Geschwindigkeit.

Einsatzzwecke des Dokumentenscanners im papierlosen Büro

Der Dokumentenscanner kann an den unterschiedlichsten Bereichen im Unternehmen eingesetzt werden.

• Empfang für die Briefpost und somit zentral oder
• abteilungsübergreifend, da jede Abteilung immer wieder Dokumente im Einsatz hat oder erhält.
• im Home Office, um auch von zu Hause aus papierlos bzw. digital arbeiten zu können und mögliche Informationen entsprechend dann in der Cloud ablegen und mit anderen Kollegen teilen zu können.
• Selbstverständlich kann man auch privat sich papierlos organisieren. Also, das papierlose Büro und somit ein Dokumentenscanner ist die Voraussetzung für die Umsetzung

Digitales Notizbuch

Wie häufig und in wie vielen unterschiedlichen Situationen, greift man zu seinem Notizblock, PostIt oder was auch immer zurück, um Dinge handschriftlich festzuhalten. Ich kenne das noch sehr gut. Ein Telefonat hier, ein Meeting da, dann ein kurzer Austausch beim Kollegen und man notiert schnell einen Gedanken. Das Papier, was dabei im Alltag verschwendet wird, ist extrem viel. Über das Jahr gesehen, kommt da sicherlich einiges zusammen.

Aber es geht nicht nur um den Umweltaspekt, sondern auch um Produktivität. Ich habe selbst einen Kollegen, der hat auf seinem Schreibtisch 20 oder 30 PostIts. Hinzu kommen weitere Notizen bei Kundengesprächen oder Meetings. Der Papierkram ist extrem und es ist teilweise eine Kunst, hier den Überblick zu behalten. Produktivität und ein optimiertes Zeitmanagement sieht anders aus. Wie ich beispielsweise mein Selbstmanagement mit der Getting Things Done Methode von David Allen umsetze, habe ich schon mal in einem Podcast ausführlich erklärt.

Die Hardware für digitale Notizen

Ich habe mich auch relativ lange gegen ein iPad + Pencil gestreubt, da ich frühzeitig die ersten Pencils ausprobiert habe, die noch nicht die Qualität hatten, wie heute die Apple Pencils. Es war eher anstrengend als eine Arbeitserleichterung mit diesen „Stiften“ zu schreiben. Die Kombination iPad Pro, Apple Pencil der 2. Generation und Goodnotes haben mich seit vielen Jahren überzeugt und ich habe mein iPad + Pencil ausschließlich noch im Einsatz, wenngleich auch hier die Nutzung mit iPad und Pencil ein immer fortlaufender Prozess ist. Einen physischen Block gibt es nicht mehr, höchstens mal ein PostIt, aber auch das nutze ich sehr, sehr selten.

Mittlerweile ist die Hardware so gut, dass man so gut wie keinen Unterschied zum physischen Schreiben merkt. Im Gegenteil. Wenn ich mal etwas korrigieren oder direkt weiterverarbeiten möchte, geht das wunderbar mit dem iPad und Goodnotes in meinem Fall.

Wenn ihr euch meine Hardware mal genauer anschauen wollte, habe ich diese auch in den Shownotes verlinkt.

• iPad Pro (4. Generation, 12 Zoll) – (Link zu Amazon)
• Apple Pencil der 2. Generation – (Link zu Amazon)

Optimale Flexibilität mit digitalen Notizen

Zunächst ein mal bin ich wesentlich flexibler. Ich habe meine Notizen, auch die ich zuvor verfasst habe, ständig parat. Durch die Nutzung von Goodnotes, was die Daten in die Cloud ablegt, bin ich sogar device-übergreifend in der Lage, auf ältere Notizen zurückzugreifen. Denn Goodnotes gibt es auch für den Desktop. So habe ich die volle Flexibilität und an dieser stelle sei die Frage erlaubt – wer hat schon seine Notizen schon immer bei sich 😉 Gerade auch im Hinblick auf die aktuelle Corona-Pandemie und das zunehmende Arbeiten im Home Office helfen digitale Notizen sehr. Mit Hilfe der Suchfunktion kann ich sogar meine handschriftlichen Notizen durchsuchen.

Weiterverarbeitung der digitalen Notizen direkt vom iPad aus

Sollte ich Notizen gemacht haben, die auch für den Kunden oder Kollegen relevant sind, kann ich diese sehr schnell mit Goodnotes weiterverarbeiten. Entweder lege ich eine PDF in die Cloud, versende sie direkt per eMail oder nutze andere Apps zur Weiterverarbeitung.

Wer sich Goodnotes etwas genauer anschauen möchte, sollte sich das folgende Video mit den Grundfunktionen etwas genauer anschauen.

Alternativen zum iPad Pro und den digitalen Notizen

Ich bin Apple Nutzer, deshalb kann ich euch an dieser Stelle keine umfangreichen Alternativen nennen. ich habe mal das Surface von Microsoft getestet und war recht begeistert von dieser Hardware.

• Microsoft Surface Pro 7 – (Link zu Amazon)

Wer lieber mit seinem Laptop arbeiten möchte, auch das machen immer mehr Menschen. Sie nutzen ihr direktes Arbeitsgerät und haben dies häufig dabei. Wenn dann mal Notizen notwendig sind und man den Laptop nicht direkt griffbereit hat, kann man auf sein Smartphone auch jederzeit zurückgreifen.

Je nach eingesetzter Hardware und für welche Variante man sich entscheidet, hängt von den eigenen Präferenzen ab. In Anlehnung an die ausgewählte Software, geht es dann um Tools und Apps, die einem das Leben dann im papierlosen Büro final möglich machen und erleichtern. Notability ist eine Alternative zu Goodnotes und ebenfalls sehr leistungsstark.

Meine Hardware für das papierlose Büro

Vor kurzem habe ich ein Video aufgenommen, wo ich auf die Hardware in erster Linie eingehe. Wer sich das Video ergänzend ansehen möchte, ist herzlich eingeladen bei unserem Youtube Kanal vorbeizuschauen.

Software für das papierlose Büro

Die Hardware ist ohne Zweifel für das papierlose Büro extrem wichtig. Aber alleine mit der Hardware wird man das papierlose Büro nicht erfolgreich realisieren können. Daher muss man sich, neben der Hardware, auch unbedingt um die richtige Software kümmern. Und hier gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Tools, die man individuell auf sich abstimmen sollte.

Ich habe euch bereits ein paar meiner Softwarelösungen und Tools, die ich einsetze, im Podcast vorgestellt. Auch schon in den vergangenen Podcast Episoden zu dem Thema papierlosen Büro.

Ich möchte euch meine Dailydriver natürlich nicht vorenthalten:

Buchhaltungssoftware

• Collmexx (Link)
• SevDesk
• DATEVconnect online für den digitalen Datenaustausch mit dem DATEV-Rechenzentrum

Handschriftliche Notizen

• Goodnotes (Link)
• Notability (Link)

Cloud-Service & Dokumentenmanagement

• Dropbox (restl. Dokumente + G-Suite Daten)
• Google Drive (G-Suite Daten)

Kollaboratives arbeiten

• G-Suite (Docs, Tabelle)
• Notion (Konzepte, Kampagnenplanung, Ideenfindung)

Selbstmanagement & Notizen

• früher: Things 3, Trello, Evernote (digitale Notizen)
• heute: Komplette Organisation in Notion, auch vom TEAM

Mindmapping

• Mindmeister (Link)

Hard- und Software muss im Einklang beim papierlosen Büro sein

Hardware ist extrem wichtig. Hier muss man sich mit den Devices wohlfühlen. Bei der Software sieht es ähnlich aus, die Auswahl und Alternativen sind aber um ein vielfaches größer. Bei all den Varianten muss man, je nach Vorliebe, Budget und Branche, seine eigene perfekte Kombination finden.

Habt ihr Fragen oder Anregungen?

Ihr habt Fragen zum Thema? Ihr seid gerade in einem Prozess und wollt darüber berichten oder euch austauschen? Ich freue mich über jedes Feedback. Nutzt unseren Hörerservice oder schaut in unserer Facebook Seite „Digitales Unternehmertum“ vorbei, kontaktiert mich per private Messages schreibt mir per Twitter oder Instagram.

Podcast anhören

Unser Podcast kann direkt hier im Artikel angehört werden. Zudem sind wir bei iTunes für alle iOS und Apple-Devices kostenlos verfügbar. Android-Nutzer finden uns bei stitcher.com (Stitcher App downloaden). Auch könnt ihr unseren Podcast bei YouTube oder bei Spotify anhören.

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