Tool-Tipp: Goodnotes 5 – Grundfunktionen und wie ich die App nutze #190

Ich lebe das papierlose Büro und Goodnotes zählt für meine handschriftlichen Notizen zum „daily driver“.  Im heutigen Podcast geht es um Goodnotes 5. Wir besprechen, die Basics, also welche Funktionen es gibt und wie ich Goodnotes im Business-Alltag einsetze.

Grundfunktionen von Goodnotes 5

Die wichtigsten Grundfunktionen von Goosdnotes 5 habe ich in einem Video auf unserem Youtube-Kanal schon einmal zusammengefasst. Schaut euch das Video unbedingt an, wenn ihr einen besseren ersten visuellen Eindruck erhalten wollt.

Notizbuchverwaltung in Goodnotes 

Mit Goodnotes 5 ist eine neue Notizbuchverwaltung integriert worden, die mich sehr stark vom Grundsatz an das neue Dateiensystem von iOS erinnert. Anders als bei Goodnotes 4 kann ich nicht nur einen Hauptordner und maximal einen Unterordner anlegen. Goodnotes 5 ermöglichst mir eine tiefere Ordnerstruktur, sodass ich meine Notizen noch wesentlich besser strukturieren kann. Anfangs habe ich mich mit dieser neuen Funktion sehr schwergetan, da ich in dem alten System so tief verwurzelt war. Mittlerweile finde ich es echt sehr angenehm und hilfreich, mich noch besser zu strukturieren.

Übergreifende Suchfunktion

Was ebenfalls ein tolles Feature ist und ich mittlerweile sehr häufig nutze, ist die Suchfunktion. Bisher konnte ich in Goodnotes 4 lediglich innerhalb eines Notizbuches die Suche starten.  Das war nervig, da ich immer wieder auch nach Informationen übergreifend suchen wollte. Mit der neuen Version ist dies nun möglich. Auch meine „Sauklaue“ von handschriftlichen Notizen wird dabei sehr gut erkannt. Top neues Feature, was längst überfällig war.

Neue Cover und Vorlagen

Mit der neuen Version wurden auch die Vorlagen runderneuert. Neue Cover, neue Papiervorlagen und eine völlig neue Anordnung. Wie ich finde, sehr gut gelungen und übersichtlicher. Auch die Nutzung eigener Vorlagen wurde zum Glück nicht vergessen. Lediglich bei der Synchronisation von Goodnotes 4 auf die neue Version, wurden die Vorlagen nicht mit übernommen. 

Neue Werkzeugleiste

Die neue Werkzeugleiste ist wirklich sehr gut gelungen. Ich kann viel schneller die verschiedenen Werkzeuge auswählen und durch die neue Anordnung auch das Feintuning (z.B. dicke der Stiftspitzen, Farben, etc.) auswählen. Das ist auf jeden Fall eine sehr gute Verbesserung zum alten Goodnotes.

Wie im Screen zu sehen, sind die wichtigsten Werkzeuge direkt anklickbar. Auf der rechten Seite verändert sich je nach Werkzeug die Darstellung und Auswahloptionen.

PDFs und Grafiken integrieren

Auch der Upload-Prozess für PDF- oder Bilddateien ist verändert worden. Früher konnte man angeben, ob eine PDF Datei vor oder nach der Notiz integriert werden soll. Das ist mit Goodnotes 5 weggefallen und die geladene Datei wird grundsätzlich hinter die aktuelle Notizansicht gepackt. Auch bei den Bildern wurde eine neue Möglichkeit geschaffen, diese zu integrieren. Es öffnet sich ein kleines Kästchen, wo das Bild integriert und dann verschoben bzw. auch die Größe und Anordnung verändert werden kann. Eine sinnvolle und gute Neuerung, wenngleich ich auch gerne mal ein Bild in Vollgröße (also als eigenständige Seite) direkt nutzen und Korrekturen vielleicht umsetzen möchte. 

Textmarkerfunktion

Die Textmarkerfunktion hat sich in der Basis nicht verändert. Lediglich ein Aspekt, den ich hier gerne thematisieren würde, lässt sich in der Version 5 nicht mehr nachvollziehen. In Goodnotes 4 konnte ich den Textmarker in Kombination mit dem Geometriewerkzeug verwenden. Das funktioniert zumindest bisher nicht in Goodnotes 5. Stattdessen kann ich beim Textmarkerwerkzeug einstellen, ob Goodnotes einen geraden Strich automatisch erkennen soll. Auch ok, wenngleich ich hier und da auch mal gerne Markierungen mit dem Textmarker sauber eingekreist habe. 

Wandlung von handschriftlichen Notizen in maschinelle Texte

Ich habe die Funktion „Umwandlung“ von handschriftlichen Notizen in maschinelle Texte in der Vergangenheit eher selten benutzt. Zu schlecht war bisher das Wandlungsergebnis. In Goodnotes 5 hatte ich zunächst die Hoffnung und Vermutung, die Funktion sei besser geworden. Meine Tests haben mich dann aber irgendwie wieder auf den Boden der Tatsachen zurückgeholt und ich würde subjektiv behaupten, dass es hier kaum nennenswerte Verbesserungen gab. Dennoch kann die Funkton für einfache und gut lesbare handschriftliche Notizen sinnvoll sein. Beispielsweise, wenn man beim Kunden sitzt ein paar zusammenfassende Gesprächsnotizen direkt per eMail senden oder diese ins CRM direkt übertragen möchte. Neue Oberfläche in Goodnotes 5

Goodnotes in der Cloud

Goodnotes selbst hat zwar keine eigene Cloud, dennoch ist natürlich eine Funktionalität bzw. Schnittstelle zu Cloud-Systemen wir iCloud Drive, Dropbox, etc. vorhanden. Ich persönlich nutze die Dropbox als Ablage. Wenn ich wichtige Notizen, Verträge, die ich annotiert oder unterschrieben habe, direkt in der Cloud ablegen möchte, geht dies per Export-Funktion sehr einfach. In der Dropbox habe ich mir hier einen Transferordner für Goodnotes angelegt, sodass ich in beide Richtungen dann Daten importieren oder exportieren.

Goodnotes für Mac OSX 

Auch wenn die Mac OS X Version von Goodnotes 4 wirklich nicht gut war, habe ich sie häufig zur Vorbereitung von Meetings verwendet. Beispielsweise, wenn es um die schnelle Integration von Charts oder Screens geht. Ich habe diese dann von meinem MacBook direkt in Mac OS X in das Notizbuch integriert und so meine Meeting schnell und effizient vorbereitet. Durch die Synchronisation device-übergreifend konnte ich dann auch direkt von meinem iPad Pro auf die Daten zugreifen. Zum aktuellen Zeitpunkt meines Tests ist die neue Goodnotes 5 Mac OS X Version noch nicht im App Store vertreten. Werd den Link nachreichen, sobald verfügbar. Laut Goodnotes soll es in den kommenden Wochen eine entsprechende Version geben.

Wie ich mit Goodnotes 5 arbeite und welche Apps ich verwende

Ich arbeite wirklich täglich mit Goodnotes und verwende die App für die unterschiedlichsten Situation und Meetings. Wenn ich mit Kunden oder Partnern telefoniere, wenn ich Kundengespräche oder interne Meetings abhalte. Je nachdem welche Art von Notiz oder Anlass verwende ich unterschiedliche Apps und Tools.

Das papierlose Büro ist fest in meinem Alltag integriert. Auch wenn ich es noch nicht ganz zu 100% umsetzen kann, bin ich sehr nah dran und versuche Tag für Tag näher an die 100%-Marke zu gelangen.

Ein paar allgemeine Aspekte. Meine Sortierung der Notizbücher hat sich grundlegend mit der neuen Notizbuchverwaltung verändert. So versuche ich weiterhin die Notizbücher so gut zu strukturieren, dass ich die Ergebnisse meist mit wenigen Klicks erreiche. Das funktioniert auch mit dem neuen System, da ich es nicht in der Tiefe mit den Ordern übertreibe.

Backups

Backups können mit Goodnotes bisher nur manuell angestoßen werden. Seit der Goodnotes 5. (Version 5.4 – Januar 2020) hat Goodnotes endlich auch das automatische Backup wieder implementiert. Wie einfach die Aktivierung ist, erfahrt ihr in dem folgenden Video. Ein automatisches Backup ist für die Cloud-Systeme Dropbox, Google Drive oder One Drive nutzbar.

Goodnote 5 für Meetings

Ich nutze die handschriftliche App für jedes Meeting, Telefonat, sofern ich mir Notizen machen möchte. Ich skizziere mir Dinge, ich bereite Themen vor – eben so, wie man auch ein physisches Blatt sonst nutzen würde. Nur eben ohne Zettelwirtschaft und die Möglichkeit – und das schätze ich sehr – das man vorhandene Notizen oder Gedanken nicht durchstreichen oder ein neues Blatt Papier in die Hand nehmen muss.

Goodnotes 5 für Korrekturen

Sehr häufig nutze ich die App, aber auch um Korrekturen vorzunehmen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise redaktionelle Beiträge fertiggestellt hat und diese Korrektur gelesen werden solle, nutze ich Goodnotes. Auch wenn Verträge korrigiert oder Dokumente unterzeichnet werden müssen, auch hierfür nutze ich Goodnotes. Um papierlos arbeiten zu können, drücke ich im Office kein Papier mehr aus, sondern bearbeite i es immer mit dem iPad Pro und Goodnotes.

Goodnots 5 für Mindmaps

Normalerweise nutze ich MindMeister ja für meine Mindmaps. Wenn es aber mal schnell gehen muss oder ich beim Kunden bin, dann kann es einfacher sein, schnell mal eine Mindmap in Goodnotes zu zeichnen. Bei Bedarf kann ich meine Gedanken dann Kollegen oder dem Kunden direkt per email zukommen lassen. Flexibilität schätze ich an der App.

Goodnotes 5 für die private Nutzung

Auch für private Dinge nutze ich Goodnotes. Korrespondenz mit Krankenkasse, Versicherungen oder was sonst für Dinge im privaten Bereich anfallen und Notizen normalerweise hilfreich sind. Auch hier bin ich dann mit den Notizbüchern so organisiert, dass ich jeweils ein eigenes Notizbuch for einen Bereich habe.

Goodnotes 5 bei der Weiterbildung

Ich gehe zwar nicht mehr zur Schule und mein Studium liegt auch schon jahrelang zurück. Dennoch kenne ich einige Studenten und Menschen, die in der Weiterbildung sind, die das iPad in Kombination mit dem Apple Pencil und Goodnotes auch in Vorlesungen verwenden. Ich selbst hätte mir eine solche Kombination früher für das Studium gewünscht. Einfach Arbeitsblätter oder Fachartikel abfotografieren, Notizen aus den Vorlesungen direkt in Goodnotes erfassen – Weltklasse! Alleine mit der neuen Suchfunktion könnte man so sehr schön und einfach alte Aufzeichnungen durchstöbern. Unten in der Hardwareübersicht habe ich das „kleine“ iPad auch mal aufgeführt, was den Stifteinsatz ja ebenfalls erlaubt – wenn auch nur mit dem Apple Pencil der 1. Generation.

So nutze ich Goodnotes 5 im Business-Alltag

Ich nutze bekanntlicherweise Goodnotes 5 im Business Alltag. Das bedeutet konkret in jeder Situation, wo ich sonst eine Papiernotiz gemacht hätte, kommt alternativ Goodnotes 5 in Kombination mit meinem iPad Pro, dem Apple Pencil (2nd Generation) zum Einsatz.

Wie ich Goodnotes aber nun konkret einsetze, habe ich in dem folgenden Video ausführlich thematisiert. Schaut es euch an.

Goodnotes 5 Video-Tutorials kostenlos

Auf unserem Youtube-Kanal bieten wir regelmäßig Tutorials zu Goodnotes 5.  Am besten abonniert den Kanal und verpasst kein Video. Wir bieten euch nämlich auch weitere spannende Videos und Tutorials. Schaut vorbei.

Alternative zu Goodnotes 5

Es gibt einige Alternativen zu Goodnotes. Beispielsweise habe ich ein Grundlagen Podcast zu Notability aufgenommen und diese App ausführlich getestet. In unserem Youtube Kanal findet ihr weitere Videos zu Notability. Gerne schreibt mit auch in die Kommentare, mit welchem Programm ihr arbeitet.

Goodnotes und Notion im Einsatz

Ich nutze Notion in Kombination mit Goodnotes im Alltag. Da ich auf meine handschriftlichen Notizen mit Goodnotes und meinem iPad Pro nicht verzichten kann, ist die Kombination mit Notion, wo ich meine Meetings, Aufgaben, etc. verwalte, genau richtig für meinen Workflow im papierlosen Büro. Schaut euch das Video gerne an.

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