Home Office - Erfolgsfaktoren und Erfahrungen #268 - Digitales Unternehmertum

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Home Office – Erfolgsfaktoren und Erfahrungen #268

Home Office – Erfolgsfaktoren und Erfahrungen #268
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Das Corona Virus hat die gesamte Welt fest im Griff und es gilt, so gut es geht, das private und berufliche Leben ohne große Einschränkungen (sofern das möglich ist) aufrecht zu erhalten. Viele Unternehmen ermöglichen ihren Mitarbeitern, im Home Office ihre Arbeit weiter zu erledigen. Nicht jedes Unternehmen ist vorbereitet und viele sind häufig hilflos im Umgang mit Home Office Regelungen. Schon vor der Krise haben vier von zehn Unternehmen ihren Mitarbeitern Home Office angeboten. New Work ist in aller Munde und sicherlich kein Selbstzweck. Vielmehr erwartet die neue Generation Flexibilität und mehr Sinnhaftigkeit der eigenen Arbeit.

Im heutigen Podcast geht es um das Thema Home Office. Wir besprechen darüber, welche Voraussetzungen ein Unternehmen schaffen muss, damit im Home Office auch tatsächlich produktiv und mit kaum Einschränkungen umgesetzt werden kann. Ich zeige Vor- und Nachteile vom Home Office auf und berichte über die eigenen Erfahrungen, die wir mit unserem Team gemacht haben.

In diesen Tagen zeigt sich ein mal mehr, mit welchem Fokus Unternehmen die Digitalisierung in der Vergangenheit umgesetzt haben. Unternehmen, die begonnen haben, Voraussetzungen zu schaffen, werden künftig auf jeden Fall davon profitieren – nicht nur jetzt während der Corona Krise, sondern erst recht danach.

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Voraussetzungen für Home Office

Wer als Unternehmer seinen Mitarbeitern die Möglichkeit auf Home Office möglich macht, muss einige Voraussetzungen schaffen. Häufig ist es in Unternehmen noch so, dass Mitarbeiter an einem stationären PC und mit physischen Telefonen arbeiten. Wer seinen Mitarbeitern Home Office Arbeit möglich machen möchte, muss Vorbereitungen treffen und die Voraussetzungen schaffen.

Arbeitsgeräte – Computer & Telefone

Zunächst einmal müssen Mitarbeiter entsprechende Arbeitsgeräte an die Hand bekommen. Entweder sind Laptops in der Firma verfügbar oder zur Not müssen eigene private Computer für die Arbeit zu Hause genutzt werden. Zu empfehlen ist, dass ausreichend Laptops zur Verfügung stehen. Im Podcast berichte ich ausführlich, wie wir unsere Mitarbeiter ausgestattet haben. Das ist sinnvoll, weil hier und da physische Computerprogramme, auch aus Lizenzgründen, nicht so einfach auf private Rechner übertragen werden können. Je nach Größe spielen auch Sicherheitsaspekte eine Rolle. Sollte die Digitalisierung im Unternehmen schon weit fortgeschritten sein und die meisten und wichtigsten Tools in der Cloud genutzt werden und weitestgehend alles auf das papierloses Büro umgestellt worden sein, dann ist das natürlich ein großer Vorteil.

Ein weiteres größeres Problem ist dann das Telefon. Meist physisch und nicht so einfach für das Home Office veränderbar. Optimal wäre es, wenn die Telefonie, wie in unseren Unternehmen beispielsweise nur noch über Softphones funktionieren würde. Wir selbst haben vor einiger Zeit die recht teuren stationären Telefone entfernt und jeden Arbeitsplatz mit einem Softphone ausgestattet. Also per App und mit entsprechend gutem Kopfhörer wird über das Internet, also den Laptop direkt telefoniert. Die Qualität ist genauso gut und durch die Cloud-Telefonanlage verfügen wir über alle wichtigen Funktionen, um ortsunabhängig arbeiten zu können. Diese Flexibilität hilft uns in schwierigen Zeiten, wie wir sie heute mit der Corona Krise haben.

Wer diese Möglichkeit nicht besitzt und keine Softphones im Einsatz hat, muss sich andere Dinge überlegen:

  • Festnetztelefone umleiten. Aber Vorsicht: Die Umleitung kostet bei den meisten Anbietern
  • Kommunikation nach außen läuft über das private oder firmeneigene Smartphone.
  • Anstelle von Telefonaten auf Online Meetings switchen und so nur im Notfall zum Hörer greifen.

Datenzugriff möglich machen

Mitarbeiter müssen zudem jederzeit auf wichtige Unterlagen, Informationen und andere Dokumente zurückgreifen können. Hierfür muss die Voraussetzung geschaffen werden. Unternehmen, die keine Cloud-Lösung im Einsatz haben, müssen Mitarbeiter Zugänge über VPN-Lösungen möglich machen. Einfacher ist es natürlich über Cloud-Lösungen, wie Dropbox, Google Drive oder andere Lösungen. Letztlich abhängig vom Digitalisierungsgrad und Größe der Unternehmen muss entschieden werden, ob auf entsprechende Server- oder Cloud- bzw. Webanwendungen zurückgegriffen werden sollte.

Softwareeinsatz klären

Zu klären ist zudem der Einsatz von Software. Welche Software ist zwingend notwendig und welche muss für das Home Office zusätzlich ggfs. installiert und lizensiert werden. Auch hier der Tipp. Es gibt so viele tolle und datenschutzkonforme Lösungen in der Cloud. Nutzt diese, wenn möglich.

Ein Tool, was ihr euch unbedingt holen solltet, ist eine Online Meetingsoftware, mit der ihr über euren Rechner Online Meetings bequem umsetzen könnt. Ob interne Meetings oder Meetings mit Kunden, Lieferanten oder sonstigen Partnern.

Je nach Unternehmensgröße müssen weitere Sicherheitsfragen in der IT geklärt werden. Auf der anderen Seite ist die Umsetzung von Home Office für kleinere Unternehmen eine sehr einfache Sache, sofern erste digitale Maßnahmen umgesetzt wurden.

Plötzlich Home Office – auch Mitarbeiter müssen vorbereitet sein

Was ebenfalls nicht unterschätzt werden darf. Auch Mitarbeiter müssen sich auf das Home Office vorbereiten.

Die Organisationspsychologin Jennifer Chatman hat auf tagesschau.de ein sehr gutes Interview gegeben. Dort geht sie darauf ein, dass Mitarbeiter, die zum ersten Mal Home Office machen, eine Eingewöhnungsphase benötigen und nicht direkt ihre volle Leistung unter Umständen abliefern können.

“Wer zum ersten Mal im Homeoffice arbeitet, von dem kann man nicht gleich volle Leistung und einen Acht-Stunden-Tag erwarten” (Jennifer Chatman)

Je nach Situation zu Hause, kann es zudem hilfreich sein, sich nach einem festen Ablauf zu strukturieren, um nicht unnötig abgelenkt zu sein. Ansonsten ist es auf jeden Fall zu empfehlen, sich in einen separaten Raum zu begeben, um dort jederzeit ungestört arbeiten zu können. Das ist besonders hilfreich, wenn man viel telefoniert, konzentriert arbeiten muss oder einem Online Meeting beiwohnen muss.

Die wichtigsten Vorteile von Home Office

Wer sich mit dem Thema Home Office beschäftigt, sollte sich grundsätzlich mit den Vor- und Nachteilen beschäftigt haben. Auch Vorurteile mit dem “teuersten Kaffe” usw. sollte man hinterfragen bzw. sich mit beschäftigen. Blicken wir zunächst auf die wichtigsten Vorteile:

  • Zeitersparnis
    Die Zeitersparnis ist ein Faktor, den es nicht zu unterschätzen gilt. Viele Arbeitnehmer pendeln nicht selten eine Stunden und mehr zu ihrem Arbeitsplatz. Die Rushhour und die Verzögerung im Straßenverkehr und bei den öffentlichen Verkehrsmitteln ist nie gleichbleibend. Größere Schwankungen sind realistisch. Wer seinen Mitarbeitern Home Office bietet, hilft dabei, die Kosten der Arbeitnehmer zu reduzieren. Benzin oder Bahntickets können in dieser Phase oder an diesen Tagen eingespart werden. Auf Dauer spart der Arbeitnehmer einiges an Zeit, wovon der Arbeitgeber sicherlich auch profitiert. Sofern die Mitarbeiter öfter Home Office machen, kann auf Dauer vielleicht sogar Mietfläche eingespart werden.
  • Flexibilität
    Flexibilität ist heutzutage ein Luxus, den viele Mitarbeiter zu schätzen wissen. Ob es mal ein privater Termin der Tochter ist oder sonst eine andere Sache. Wer im Home Office ist, kann seine private Planung und Termine besser organisieren. Klar muss allerdings sein. Wer im Home Office ist, muss sein Arbeitspensum erledigen und nicht faulenzen. Hilfreich, um das fehlende Socializing aufzufangen, sind regelmäßige Statusupdates und Austausch in Kommunikationstool wie Slack, Microsoft Teams oder in Online Meetings sinnvoll. Besonders hilfreich ist dann auch, dass die Arbeitsbedingungen insgesamt flexibel gehalten werden. Muss also der Job von 9-17 Uhr erfolgen oder ist der Mitarbeiter auch hier freier in seiner Arbeit?
  • Bessere Work-Life-Balance
    Wer als Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Home Office ermöglicht, trägt dazu bei, dass die Work-Life-Balance der Mitarbeiter ausgewogener sein kann. Home Office bietet die perfekte Umgebung für eine ausgewogene Work-Life-Balance. Das führt nicht zuletzt zu einem zufriedeneren und gesunderen Mitarbeiter.
  • Kostenreduzierung
    Nicht nur Kosten beim Anfahrtsweg fallen für einen Arbeitnehmer weg. Der Anfahrtsweg fällt weg und auch weitere indirekte Kosten, ob für Arbeitskleidung, Reinigung oder aber das teurere Essen (vgl. zu Hause) in umliegenden Restaurants oder Kantinen fällt weg. Wer dauerhaft als Unternehmen auf Home Office setzt und das Büro nur noch hier und da genutzt wird, kann dauerhaft Büromiete, Strom und weitere Kosten einsparen.

Vernachlässigen wollen wir an dieser Stelle aber auch nicht die Nachteile, die es sicherlich gibt.

Die wichtigsten Nachteile von Home Office

Wo Vorteile sind, sind meistens auch Nachteile. Schauen wir uns die wichtigsten Nachteile etwas genauer an:

  • Keine sozialen Kontakte Grundsätzlich ist der Austausch mit anderen Kollegen schon sinnvoll. Mal eben das Team motivieren, der fehlende Flurfunk, der auch positive Vibes hat, sind Dinge, die im Home Office fehlen. Das Home Office führt schon dazu, dass Mitarbeiter auch vereinsamen können. Aus meiner Sicht ist Home Office zur Flexibilisierung der Arbeit sinnvoll. Ob es täglich sein muss, muss jeder Unternehmer selbst entscheiden. Wichtig ist auf jeden Fall der regelmäßig Austausch, ob via Telefon oder im Online Meeting. Als Unternehmer muss man zusätzlich Lösungen schaffen, um Mitarbeiter richtig zu bewerten. Auch hier ist manchmal der regelmäßige Austausch vor Ort im Office hilfreich.
  • Störfaktoren Nicht zu unterschätzen sind auch einige Störfaktoren. Je nach familiärer Situation kann Home Office auch schwierig sein. Wer Kinder hat, weiß wovon ich spreche. Auch problematisch kann sein, wenn kein separat verschließbarer Raum in den eigenen vier Wänden vorhanden ist. Der Ablenkungsfaktor am eigenen Schreibtisch ist nicht zu unterschätzen und die Ergebnisse und eigene Produktivität kann auf jeden Fall leiden.
  • Fehlende Selbstmotivation Wer alleine am Schreibtisch sitzt, kann unter Umständen eine andere Motivation haben als im Team vor Ort. Der Blick zu Kollegen, wie diese arbeiten, der Smalltalk mit dem Chef und die Dinge, die über den Flurfunk ausgetauscht werden, können motivierend sein. Im Home Office ist dies schwieriger. Zwar kann man über Kommunikationstools wie Slack oder Microsoft Teams mit den Kollegen in Kontakt treten und austauschen. Das persönliche Gespräch und den Austausch ersetzt dies aber nicht.
  • Trennen von Beruf und Familie Sicherlich für den ein oder anderen Kollegen ist auch die strikte Trennung von Beruf und Familie nicht so einfach. Die Kinder kommen ins heimische Büro, wollen etwas. Wer im Home Office arbeitet, sollte sich klare Grenzen setzen und wenn möglich feste Zyklen definieren, wo kein Platz für andere Dinge ist und auch die Familienmitglieder wissen, wann ein Stören nicht möglich ist. Auch feste Arbeitszeiten insgesamt sollte man sich definieren. Wer nicht komplett die Kontrolle verlieren will, kann seine Mitarbeiter im Home Office auch “virtuell stempeln” lassen.

Wann ist Home Office eine Lösung?

Nicht für jedes Unternehmen und für jeden Mitarbeiter ist Home Office etwas. Sicher ist, immer mehr Unternehmen machen Arbeit zu Hause möglich. Und als Arbeitgeber kann man Home Office steuern. Tools helfen dabei, damit Mitarbeiter produktiv bleiben und auch aus dem Home Office heraus geführt werden können.

Home Office ist die größte Freiheit, die man einem Mitarbeiter geben kann. Ein überdurchschnittliches Maß an Vertrauen ist von beiden Seiten, also Arbeitgeber und Arbeitnehmer notwendig und die Basis. Der technische Fortschritte und die Anforderungen und Wünsche, die Arbeitnehmer haben, machen Veränderung möglich und notwendig.

Home Office ist nicht für alle etwas! Die wohl häufigsten Stolpersteine sind die fehlende Selbstdisziplin, mangelnde technische Ausstattung des Arbeitsplatzes und die Tatsache, das zu viele Unternehmen nicht die digitale Infrastruktur bereitstellen. Wenn man im Home Office auf bestimmte Dokumente und Informationen verzichten muss, ist dies nicht zielführend.

Wie können Mitarbeiter im Home Office gesteuert und überprüft werden?

Bereits zuvor thematisiert – wer seinen Mitarbeitern Home Office ermöglicht, muss Vertrauen in seine Mitarbeiter haben. Ohne geht es nicht und eine 100% Kontrolle ist nicht möglich – und nicht zielführend. Schickt ihr euer Vertriebsteam beispielsweise ins Home Office, so sollte es euch eigentlich egal sein, ob sie vier, acht oder mehr Stunden arbeiten. Auf die Zielerreichung kommt es an. Im Vertrieb ist Leistung relativ gut messbar. Quantitativ, aber auch qualitativ.

Arbeitszeiten

Die Stempeluhr, die es früher gab, ist heutzutage nicht mehr notwendig. Dennoch gibt es Pflichten der Arbeitnehmer, die es zu erfüllen gibt und der Arbeitgeber auch im wort case belegen muss. Möglich ist beispielsweise die digitale Stempeluhr, die zum Start und Ende der Arbeit per Knopfdruck erfolgen kann. Um gesetzliche Ruhezeiten und Pausen später auch belegen zu können, wäre es möglich, dass Mitarbeiter sich für die Pausenzeiten an- und abmelden.

Aktivität

Wer Mitarbeiter ein wenig überwachen möchte, könnte das Telefonverhalten nachvollziehen. Wie häufig hat ein Vertriebler beispielsweise telefoniert? Durch die Cloud-Telefonie gibt es hier entsprechende Auswertungen der Anbieter.

Projekte definieren und Ziele vereinbaren

Nicht alle Mitarbeiter sind quantitativ und qualitativ überprüfbar wie ein Vertriebsmitarbeiter. Grundsätzlich bin ich ein Freund von Zielen. Ob im Marketing, im Partnermanagement oder Business Developement oder sonst einer anderen Abteilung. Definiert und vereinbart Ziele, im besten Fall ist das Gehallt an diese Ziele geknüpft.

Mit Hilfe von Tools können Projektstati oder eben Ziele jederzeit überprüft und im Gespräch mit Mitarbeitern bei Notwendigkeit nachjustiert werden. Sofern Ziele bei Mitarbeitern, die im Home Office arbeiten, gefährdet sind, muss man mit ihnen sprechen und im worst case vielleicht Home Office mehr einschränken. In Zeiten von Corona schwierig, sonst aber durchaus umsetzbar.

Meine Erfahrung mit Home Office im Unternehmen

Ich habe nach meinem ersten erfolgreichen Firmenverkauf jahrelang im Home Office gearbeitet und von daher habe ich bereits eigene Erfahrungen sammeln können. Ich weiß, was es bedeutet, diszipliniert zu bleiben, sich nicht ablenken zu lassen und produktiv bleiben zu müssen. Darum soll es aber nicht gehen. Ich möchte vielmehr davon berichten, wie wir bei meinem aktuellen Unternehmen PageRangers Home Office umsetzen, welche Fehler wir gemacht haben und welche Learings wir daraus ziehen konnten.

Kurz zur Historie. Ich habe bereits in früheren Podcast Episoden berichtet, dass wir vor knapp über einem halben Jahr jedem Mitarbeiter ein neues MacBook Air gekauft haben. Der erste Schritt war, die Arbeitsplätze zu flexibilisieren und an verschiedenen Punkten im Büro den Mitarbeitern es möglich zu machen, zu arbeiten.

Im zweiten Schritt haben wir dann einen großen Cut gemacht und die Arbeitszeiten flexibilisiert und jedem Mitarbeiter die Möglichkeit eingeräumt, ein mal pro Woche ins Home Office zu können. Ein riesen Schritt für uns und eine erste Pilotphase, wie gut Home Office für unser Unternehmen funktioniert. Es sollte kein Meeting ausfallen und jeder Mitarbeiter, der im Home Office ist, musste an den Meetings beiwohnen.

Jetzt hat uns Corona voll erwischt und zum Zeitpunkt der Podcast Aufnahme haben wir die erste volle Woche Home Office hinter uns. Zum Glück haben wir vorher etwas Home Office proben können. Was Online Meetings angeht, haben wir einige umgesetzt. Ich habe regelmäßig mit unseren Vertriebsmitarbeitern Online-Meetings umgesetzt, da wir einige Vertriebs-Aktionen hatten und gleichzeitig immer mehr wegen Corona zu organisieren war. Da wir direkt extrem in Online Meetings gedrängt wurden, haben wir sicherlich nicht alles perfekt umgesetzt.

Wenn ihr mehr darüber erfahren wollt, solltet ihr in den Podcast reinhören. Ansonsten interessieren mich natürlich auch eure Gedanken und Erfahrungen rund um das Thema Home Office. Schreibt mir eine eMail (podcast(ät)digitales-unternehmnertum.de) oder kontaktiert mich bei Facebook, Instagram Twitter oder sonst einen anderen Kanal.

Corona im Business – ein Erfahrungsbericht nach Wochen

Die Corona Pandemie hat uns alle kräftig erwischt. Nicht nur privat, sondern eben auch die Wirtschaft. Viele Unternehmen waren gezwungen, ihre Mitarbeiter ins Home Office zu schicken. In einem Business Vlog #13 berichte ich, wie es uns im Home Office mit unserem Team ergangen ist. Was hat gut funktioniert, was ist ein Problem, was funktioniert kurzfristig, aber längerfristig eher nicht.  Auf jeden Fall eine sehr schöne Ergänzung zum Podcast.

Habt ihr Fragen oder Anregungen?

Ihr habt Fragen oder Anregungen. Ob zu diesem Thema oder einem anderen Thema rund um das digitale Unternehmertum? Dann freue ich mich über jedes Feedback. Nutzt unseren Hörerservice (und seid bei einem der nächsten Podcasts in unserer Sendung) oder schaut bei Facebook bei „Digitales Unternehmertum“ vorbei, kontaktiert mich per private Messages, schreibt mir per Twitter, Instagram oder per eMail an podcast (ät) digitales-unternehmertum.de.

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Unser Podcast kann direkt hier im Artikel angehört werden. Zudem sind wir bei iTunes für alle iOS und Apple-Devices kostenlos verfügbar. Android-Nutzer finden uns bei stitcher.com oder bei Google direkt und hört euch dort den Podcast an. Auch könnt ihr unseren Podcast bei Spotify anhören. Interessante und hilfreiche Videos (Tutorials, etc.) findet ihr zudem in unserem YouTube-Kanal.

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