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Ein erfolgreiches Unternehmen, was bisher nahezu auf digitale Elemente verzichtet hat, muss sich kurzfristig nicht verändern? Das hört man oft noch im Alltag. Insbesondere bei Unternehmen, die bisher noch erfolgreich agieren, den Weitblick aber scheinbar verloren haben.
Die Digitalisierung von Unternehmen kostet Geld, keine Frage. Letztlich wird es aber dazu führen, dass Unternehmen produktiver arbeiten und somit Geld einsparen. Die Digitalisierung schreitet voran und wer sich gegen diese verwehrt, wird mittelfristig ein Problem erlangen.
Beispiele für die Digitalisierung von Unternehmen
Sein Unternehmen digital aufzustellen ist wichtig. Ich möchte in diesem Artikel einfach mal exemplarisch zwei Beispiele aufzeigen, wie Digitalisierung in unterschiedlicher Dimension aussehen kann.
Beispiel A – ein Handwerksbetrieb
Der Handwerksbetrieb um den es geht, ist ein Unternehmen wie man es sich vorstellt. Alles auf Papier organisiert und auf Zuruf werden die Aufträge bei den Kunden umgesetzt.
Der Unternehmer ist ein ausgezeichneter Handwerker, der aber aufgrund seiner vielseitigen anderen Aufgaben wie Angebotserstellungen, Rechnungsstellungen, Kontrolle der Eingangsrechnungen und Lieferscheine zudem auch für das Inkasso zuständig ist. Außerdem ist er die Telefonzentrale, nimmt Anrufe entgegen, koordiniert sein kleines Team und muss selbst vor Ort aktiv sein, um Angebote zu erstellen. Die Zeit um aktiv mitzuarbeiten oder such auf andere Dinge zu fokussieren, die sein Betrieb weiter nach vornebringen, hat er nicht. Noch nicht!
Die Lösung und der erste Schritt zur Digitalisierung des Handwerksbetriebes
Um künftig wenigstens einen Bereich digital aufzustellen und eine Menge Zeit einsparen zu können, wurde die gesamte Auftragsabwicklung digital umgesetzt. Das bedeutet – von der Angebotserstellung, die Auftragsbestätigung, Organisation der Mitarbeiter, Lieferscheine, die Baustellenabnahme bis hin zur Rechnungsstellung und Inkasso wurde alles digital umgesetzt. Die Lösung ist in dem Fall ein auf das Kanban System ausgerichtete Software, die den gesamten Prozess der Auftragsabwicklung digital erfasst und speichert.
Neben den Rechnern im Büro wurde jedem Team (Wagen) ein Smartphone oder Tablet zur Verfügung gestellt. Der Verantwortliche im Team wurde angehalten, das Software Tool „Trello“ zu nutzen, die Korrespondenz oder Absprachen mit Kunden festzuhalten. Auch sonst wurde auf einfachste Art und Weise alles digital erfasst. Selbst direkt der Liefer- oder Abholschein beim Großhandel wurde abfotografiert und direkt dem Kunden zugeordnet. Keine lange Suche, kein unnötiger Papierkram und alles zentral direkt abrufbar – eben auch mobil, von unterwegs.
Beispiel B – ein Startup digitalisiert sich direkt
In einem anderen Projekt ging es darum, ein junges Unternehmen direkt so aufzustellen, dass so gut wie kein Papier mehr im Unternehmen den Alltag bestimmen würde. Das bedeutet, dass nicht nur die eigenen Rechnungen digital erfasst und verarbeitet werden mussten, sondern auch Eingangsrechnungen und sonstiger Schriftverkehr digital erfolgt ist.
Bei diesem Projekt war der Fall komplexer, da es nicht nur um einen Teilbereich ging, sondern eben um den gesamten Prozess im Unternehmen. Zunächst einmal wurde ein CRM System ausgewählt, was optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt war. Dann ging es darum einen Prozess zu etablieren, der den gesamten Posteingang digital erfasste. Ein wirklich genialer Dokumentenscanner, der nicht viel kostete, wurde installiert und von dem Zeitpunkt an alles was in Papierform vorlag, digital erfasst und einem Cloud-System entsprechend zugeführt. Selbst die Buchhaltung wurde komplett digital nur noch umgesetzt und dem Steuerbüro als Zip-Datei und komplett übergeben – per DATEV-Upload versteht sich. Die Kommunikation innerhalb des Teams wurde nicht mit gelben Zetteln forciert, sondern wie es sich für ein Startup gehört, mit einem Messenger-System. Hier gibt es einige, beispielsweise Slack, Skype oder welches auch immer euch am besten gefällt.
Führungskräfte sind immer auch mal beim Kunden oder anderen wichtigen Terminen außer Haus. Für den Fall, dass mal ein Vertrag unterzeichnet werden muss, Dokumente annotiert werden. Um hier auch flexibel zu bleiben, wurde ein iPad Pro in Kombination mit dem Apple Pencil verwendet.
Projekte innerhalb der Trams wurden dann mit Hilfe von Trello umgesetzt, was nach dem Kanban-System arbeitet. Alle Projektmitglieder können so transparent an einem Projekt kollaborativ arbeiten. Ergänzt durch die G-Suite von Google, wo ebenfalls das kollaborative Arbeiten im Vordergrund steht, könnte so ein Prozess etabliert werden, der nicht nur effektiv ist, sondern auch allen Teammitgliedern den transparenten Überblick verschafft, der notwendig ist, um zielorientiert und ohne Schnörkel und unnltigen Papierkram zu arbeiten.
Digitalisierung von Unternehmen
Die Scheu, etwas im Unternehmen grundlegen zu verändern, ist ungebrochen vorhanden. Sicherlich ist es korrekt, dass die Digitalisierung des eigenen Unternehmens Veränderungen mitbringt. Wer aber zu lange damit wartet, wird im Hinblick auf die Wettbewerber irgendwann den Kürzeren ziehen und nicht so effektiv und produktiv arbeiten. Der Weg der kleinen Schritte ist eine sinnvolle Möglichkeit, um sein Unternehmen nicht direkt komplett umkrempeln zu müssen. Es hat sich gezeigt, dass dieser Weg viel mehr Akzeptanz erfährt – vom Eigentümer selbst, aber insbesondere auch von den Mitarbeitern.
Das Digitale Unternehmertum hilft
Um genau den Prozess der Digitalisierung so smooth wie möglich umzusetzen, helfen wir beim Digitalen Unternehmertum mit unseren Podcasts bzw. Fachartikeln zum Thema. Wer sich informieren möchte, sollte sich unsere Podcast Episoden anhören. Ausführliche Zusammenfassungen zu jeder Podcast Episode gibt es in den jeweiligen Shownotes zur Podcast Episode.
Eure Fragen?
Wenn Ihr Fragen, Probleme oder Hilfe im Umgang mit der digitalen Welt benötigt, kontakiert uns gerne jederzeit – ob per eMail, Facebook, Twitter oder sonst auf einem Wege.
Ihr benötigt Unterstützung bei der Digitalisierung eures Unternehmen? Dann könnt ihr mich ebenfalls gerne kontaktieren. Ich helfe und unterstütze gerne!
