25. Juli 2024

Der Weg ins papierlose Büro | 10 Jahre Erfahrung und Entwicklung #501

Wer mir länger hier oder im Podcast folgt, weiß, dass ich das papierlose Büro seit über 10 Jahren lebe. Grund genug, einen Podcast zu dem Thema aufzunehmen und euch auf meine Reise mitzunehmen. Vor ein paar Wochen habe ich einen Vortrag zum papierlosen Büro gehalten und über meine Erfolgsfaktoren und den Weg ins papierlose Büro berichtet. Im Podcast gibt es die ausführliche Zusammenfassung. Seid als gespannt und hört euch den Podcast an.

Das minimale Setup für den Start ins papierlose Büro

Es muss nicht immer die große Nummer sein, um den Start ins papierlose Büro erfolgreich zu gestalten. Wer einfach starten möchte benötigt eigentlich nur zwei Dinge:

  • Ipad
  • Apple Pencil
  • Dropbox oder andere Cloud-Lösung

Alleine schon die Notizen nicht mehr physisch umsetzen zu müssen, ist ein wichtiger erster Schritt. Das iPad ist mittlerweile so gut, dass physische Dokumente auch einfach eingescannt und dann weiterverarbeitet werden können.

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren extrem verändert. Mobiles oder hybrides Arbeiten ist relevanter denn je.

Studien zeigen – papierlos Arbeiten immer wichtiger

Schauen uns ein paar Studien an. Es gibt eine Studie von Statista aus dem Jahr 2023, die sagt, dass 1 % der Unternehmen, die befragt wurden, aktuell keine Maßnahmen für das papierlose Büro planen, 24 Prozent haben Maßnahmen bereits ergriffen und 75 Prozent planen, künftig Maßnahmen einzuleiten, was das papierlose oder zumindest das papierreduzierte Büro angeht.

94 % der Unternehmen, die bereits papierlos arbeiten, sehen eine Effizienzsteigerung und 42 % der Vorreiter, wenn man so will, berichten sogar von einer verbesserten Datensicherheit. Vor allem, weil leicht zugängliche Aktenarchive wegfallen. Im Jahr 2011 wurden 247 Kilogramm pro Person Papier verbraucht. 2022 sind es „nur“ noch 211 Kilogramm.

58 % der Mitarbeitenden drucken immer noch täglich. Jedes zehnte Unternehmen ab 500 Mitarbeitern verzichtet mittlerweile komplett auf Papier und nur noch 8 Prozent der deutschen Unternehmen arbeiten völlig papierbasiert. Also es geht in die richtige Richtung. Aber es ist noch jede Menge Luft nach oben.

Vorteile vom papierlosen Büro

Schauen wir uns mal gemeinsam die Vorteile des papierlosen Büros an:

  • weltweiter Zugriff auf alle relevaten Daten und Dokumente
  • Kostenreduzierung
  • Umweltaspekte durch Einsparung von Druckerpapier, Raumressourcen, Aktenordner, etc.

Nachteile des papierlosen Büros

  • Umstellung auf das papierlose Büro erfordert eine Einarbeitung der Mitarbeitenden.
  • Internet und Strom muss verfügbar sein
  • Der Einsatz von Tools ist wichtig
  • Widerstsnd gegen Veränderung muss bekämpft werden

Mein Einsteig ins papierlose Büro

Ich habe es ja schon mal angedeutet. Ich habe tatsächlich vor rund zehn Jahren mit dem papierminimierten Büro angefangen und war es leid, mein physisches Notizbuch immer wieder zu wälzen und Informationen zu suchen. Die analoge Suche war der Punkt für mich, wo ich umgestellt habe und wo für mich klar war, es ist Zeit für Veränderung.

Ich habe meinen Notizblock entsorgt und habe das iPad mit dem Apple Pencil der ersten Generation verwendet. Ich habe viele Apps getestet. Notability und andere Apps. Schlussendlich habe ich mich dann für Goodnotes entschieden und meine digitalen Notizen dort entsprechend umgesetzt. Mittlerweile hat sich Goodnotes weiterentwickelt und das Ordnen der Notizen ist wesentlich einfach geworden.

Der zweite Schritt, der dann wenige Monate danach kam und der auch so einen Pain bei mir ausgelöst hat, war meine To Do Liste. Ich bin ein Mensch, der To Do Listen liebt. In dem Zusammenhang habe ich mich mit verschiedenen Zeitmanagementmethoden angefreundet und diese getestet. Ob Pomodoro, die Getting Things Done Methode oder beispielsweise die Alpen-Methode – ich habe mir das Beste aus jeder Methode angenommen und über die Jahre weiter für mich verfeinert. Im Podcast gehe ich auf die einzelnen und für mich relevanten Zeitmanagementmethoden ein.

Wenn man mal ganz ehrlich ist, ist der Umsteig auf das papierlose Büro gar nicht so schwer. Man muss es nur wollen. Das Mindset muss stimmen. Und der schnelle Einstieg ist wirklich ein iPad, ein Apple Pencil, eine Cloud Lösung oder ein DMS System und das war’s. Vielleicht noch ein Smartphone und das war es.

Mittlerweile habe ich Notion als To-do-Liste im dailybusiness in Verwendung. Ich habe über die Jahre mein Toolset verändert und schmaler aufgestellt. Weg von den vielen Insellösungen, hin zu nur noch wenigen Tools, die ich im Einsatz habe. Notion ist für mich ein sehr wichtiges Tool geworden. Mein Projektmanagement, mein Redaktionsplan, Bugs, Feature Requests und eines mehr setzte ich mit meinem Team in Notion um. Es ist mein digitales Gehirn.

Zeit ist Geld. Die Einsparung durch digitale Prozesse, Automatisierung, auch die Umwelt bedingten Einsparungen, Bürofläche.

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Thomas Ottersbach

Thomas Ottersbach ist geschäftsführender Gesellschafter der PageRangers GmbH. Seit über 20 Jahren ist er im Online-Business aktiv und hat verschiedene Unternehmen erfolgreich aufgebaut und veräußert. Er ist zudem Herausgeber/Produzent des beliebten SEO Podcasts (www.seosenf.de). Mit dem Podcast "Digitales Unternehmertum" gibt er nicht nur seine eigenen Erfahrungen als Unternehmer weiter, sondern durch die vielen Interview-Gäste gibt es für die Zuhörer:innen maximale Inspiration und Wissenstransfer rund um die digitale Welt. Seit einiger Zeit dreht sich mit dem Thema Künstliche Intelligenz (KI) das digitale Businessrad weiter. Auch hier ist Thomas Experte und hat ein eigenes Unternehmen in diesem Bereich aufgebaut.

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