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Das papierlose Büro ist für viele eine Vision, die unerreicht ist und vielleicht auch in absehbarer Zeit bleibt. Nicht jedes Unternehmen kann komplett auf Papier verzichten, auch in der digitalen Welt schwierig. Dennoch kann ein Ziel sein, ein papierminimiertes Büro anzustreben und dabei auch so viel Papier wie möglich zu verzichten.
In der Praxis erlebe ich immer wieder erstaunte Gesichter, wenn wir über die Digitalisierungsstrategie sprechen und das Thema papierloses oder papierminimiertes Büro auf der Agenda steht. Im heutigen Podcast spreche ich ausführlich über das papierminimierte Büro, welche Vorteile es für sie als Unternehmer hat und wie man an das Thema herangehen sollte. Selbstverständlich gibt es zudem auch Tool-Tipps, wie ich bei mir in meinen Unternehmen an das Thema herangehe.
Vorteile eines papierminimierten Büros
Viele der hier aufgeführten Vorteile des papierlosen Büros gelten natürlich auch für das papierminimierte Büro – eben halt nicht in der Konsequenz. Schauen wir uns also einige Vorteile mal etwas genauer an:
- Nachhaltigkeit (Druckkosten reduzieren, etc. – besser fürderhin Umwelt)
- Effizienteres Zeitmanagement durch effizienteres Arbeiten
- Collaboratives Arbeiten mit mehreren Personen oder Teams
- Platz- und Materialersparnis
- Mobilität
- Zentrale Ablage in digitaler Form – jeder kann von überall zugreifen bzw. können entsprechende Rechte vergeben werden
- Suchfunktion ermöglich schnelles Finden, also Zeitersparnis (siehe effektives Zeitmanagement)
- Zukunft- und Wettbewerbsfähigkeit
Das papierminimierte Büro trägt nicht nur zum effizienteren Arbeiten im Unternehmen bei, auch das Thema Nachhaltigkeit und Wettbewerbsfähigkeit sind im digitalen Zeitalter für Unternehmen ein essentielles Argument bzw. Thema.
Sicherlich hat das papierminimierte Büro nicht nur Vorteile. Wer sich für den Weg entscheidet, muss sich auch mit den Nachteilen auseinandersetzen.
Nachteile papierminimierten Büros
- Umstieg passiert nicht von heute auf morgen – wer sich dem papierreduzierten Büro widmet, muss vorher gut planen
- Es muss eine Struktur geschaffen werden, damit die Date zentral und besonders schnell gefunden werden können
- Letztlich ist man auf technische Hilfsmittel angewiesen.
Aus meiner Sicht überwiegen die Vorteile ganz klar und in der heuten Zeit ist es wichtig, dass man als Unternehmen nachhaltig, dynamisch und flexibel agieren kann. Das papierminimierte oder papierlose Büro helfen dabei.
Wie setze ich das papierminimierte Büro nun um?
Wie so häufig, wenn man ein Projekt angeht, gilt es zunächst einmal die Ist-Situation zu ermitteln und zu schauen, was an Papier und Bedarf letztlich besteht. Im Podcast gehe ich auf die Umsetzung ausführlicher ein.
- Ist-Zustand (Bestandsaufnahme, was alles an Papier anfällt und in welchen Bereichen)
- Soll-Zustand definieren
- Umsetzung step-by Step
- Optimierung
Tipps für die Umsetzung des papierminimierten Büros
Es gibt unterschiedliche Herangehensweisen. Im Podcast gebe ich Tipps, wie ich in der Praxis bei mir, meinen Unternehmen und Kunden das Thema umgesetzt habe. Hört in den Podcast rein, es lohnt sich auf jeden Fall.
Tools, Apps & Hardware für das papierminimierte Büro
Ich werde immer sehr häufig gefragt, welche Tools, Hardware oder Apps ich verwende. Da die Ansprüche und Budgets individuell sind, gibt es nicht den Tip. Vielmehr muss man schauen, wie die Strukturen, die Ressourcen und Anforderungen letztlich ausfallen. Insbesondere das Thema Mobilität ist hier ganz wichtig. Wie schön ist es, wenn man alle wichtigen Dokumente vor Ort direkt auch mobil zur Verfügung hat. Der Vertrieb kann beispielsweise effizienter arbeiten, die Qualität gewährleistet werden, wenn jeder Vertrieb auf die gleiche Präsentation zurückgreift und es nicht verschieden Insellösungen im Umlauf sind. Aber auch in allen anderen Bereichen sind Mehrwerte und eine effizientere Arbeitsweise zu verspüren. Als Basis für mich dienst der Dokumentenscanner von Fujitsu. Für die meisten KMUs und Anwendungen völlig ausreichen und flexibel.
Der Podcast wird sicherlich dazu beitragen, dass ihr das Bewusstsein für das papierminimierte Büro verschärft. Denn letztlich arbeitet man nicht nur effizienter, sondern spart Geld und kann erfolgreicher agieren – ist das nichts?
Fazit
Das papierminimierte Büro ist für jedes Unternehmen eine sinnvolle Sache. Wer aktiv daran arbeitet benötigt weniger Papier, die Arbeit kann effizienter gestaltet werden und man erhöht letztlich auch die Qualität der erbrachten Leistung und fördert digitale Prozesse. Das macht es in der heutigen, zunehmend verdichteten Arbeitswelt zu einem echten Wettbewerbsfaktor. Nicht nur mit dem papierminimierten Büro kann man nachhaltig sein Business effektiver gestalten. Auch wer mobil ist, kann aktiv an der Effektivität arbeiten. Im Podcast „Mit dem iPad Effizient im Business“ zeige ich euch, wie man auch mobil, also von unterwegs aus besser arbeiten kann. Vor allem kann man sich auch Schritt für Schritt dem papierlosen Büro nähern und im Laufe der Zeit die gewonnen Learnings zielführend einsetzen.
Stellt uns eure Fragen oder gebt Feedback
Ihr habt Fragen zu diesem oder insgesamt zum Thema der Digitalisierung? Dann haben wir für euch eine neue Rubrik „Eure Fragen“ erstellt, in der ihr Eure Fragen direkt per Tonaufnahme an uns senden könnt.
Stellt uns eure Fragen und wir werden diese in den kommenden Podcast Episoden bereits ausführlich besprechen und beantworten. Wir freuen uns auf euer Feedback und eure Fragen.
Podcast – zum papierminimierten Büro
Unser Podcast kann direkt hier im Artikel angehört werden. Zudem sind wir bei iTunes für alle iOS und Apple-Devices kostenlos verfügbar. Android-Nutzer finden uns bei stitcher.com (Stitcher App downloaden). Auch werden wir künftig unsere Podcast bei Youtube präsentieren.
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