Der richtige Dokumentenscanner für dein papierloses Büro #097

Ich habe einige Podcast Episoden zum Thema produktives Arbeiten in 2017 umgesetzt. Auch in 2018 soll das Thema einen Fokus hier bei mir im Podcast bekommen. Die beiden Podcasts„Das papierminimierte Büro“ und später „Das papierlose Büro“ waren einer der am häufigsten gehörten Podcasts. Das zeigt mir, dass ein enormer Bedarf vorherrscht.

Ich habe einiges an Feedback auf diese beiden Episoden bekommen und eine regelmäßige Frage war, welchen Dokumentenscanner ich denn für das papierlose Büro genau empfehlen kann?

Und da wären wir auch schon bei einem neuen Format. Künftig werde ich immer wieder, neben den andern Themen, Hardware vorstellen und empfehlen. Es gibt bereits einige andere Podcasts, die Tools oder Hardware empfehlen, aber letztlich nicht ausreichend auf den Einsatz oder die Einsatzmöglichkeiten in der Praxis eingehen und über jeweilige Vor-und Nachteile berichten. Das soll bei uns im Podcast geschehen.

In der heutigen Podcast Episode möchte ich als eurer häufig gestellten Frage nachgehen, welchen Dokumentenscanner ich denn für das papierlose Büro genau empfehlen kann. Ich selbst habe den Fujitsu ScanSnap ix500 in meinen beiden Firmen im Einsatz. Mittlerweile gibt es den Nachfolger, den ScanSnap ix 1500 (Link zu Amazon)

Wenn ihr das Gerät erstmals in der Realität vor euch seht, werdet ihr sicherlich zunächst einmal überrascht sein, wie kompakt das Gerät ist.

Grundsätzlich ist der Scanner unter Mac und Windows kompatibel. Unter Linux dürfte er meines Wissens nach nicht funktionieren. Die Installation ist sehr intuitiv und simpel.

Die Software ist zunächst ein wenig gewöhnungsbedürftig, wenn man moderne Apps oder Software Tools im Einsatz hat. Letztlich sind die Funktionen aber recht überschaubar und die Installation recht simpel.

Lassen wir das Thema Usability mal links liegen und blicken auf die Funktionen, die euch am meisten denke ich interessieren. Denn die Installation und Einrichtung macht man einmalig und da ist für mich das Thema Usability eher sekundär.

Was macht den Scanner u.a. zu einem hilfreichen und Wirkich gut durchdachten Dokumentenscanner? Zunächst einmal können diverse Einstellungen vorgenommen werden. Ob beispielsweise das eingescannte Dokument im Standard als jpg (Grafik) oder direkt als PDF, Excel, Word oder Powerpoint-Datei umgewandelt werden soll, kann ausgewählt werden. Die Datei kann dann in einen Standardordner automatisiert ablegen lassen. Und dieser Ordner muss nicht lokal auf dem Rechner sein, sondern auch eine Ablage in der Dropbox oder Google Drive beispielsweise ist möglich.

Warum ich eine PDF als Standard verwenden ist, dass viele Tools PDF-Dateien als Volltextsuche durchsuchen können, d.h. Inhalte innerhalb einer PDF-Datei können inhaltlich gesucht und gefunden werden.

Ferner kann auch das Format für den Dateinamen angegeben werden. Auch einen über OCR generierte Dateiname ist möglich.

Der Scanner hat eine weitere sehr hilfreiche Funktion. Der Scanner kann normale Dokumente von Visitenkarten oder Quittungen beispielsweise unterschieden. So ist ein schnelles verarbeiten möglich.

Der Fujitsu ScanSnap ix500 schafft rund 25 Seiten im Duplex-Formt, also beide Seiten werden direkt eingescannt und erfasst. Das Gerät ist super leise und schnell und somit für die meisten Klein- und mittelständischen Unternehmen völlig ausreichend.

Ich selbst kann nur darüber Auskunft geben, dass der Scansnap neben dem normalen Papier auch Kassenzettel mit Thermopapier oder eben andere Arten von Quittungen oder Visitenkarten problemlos erkannt und einscannt. Sehr gut funktioniert auch, dass der Scanner leere Rückseiten problemlos erkennt und diese nicht in die Datei aufgenommen werden.

Der Scanner ist Wlan-fähig und das finde ich genial. Er muss nicht unmittelbar an einem Rechner stehen und kann so auch einfach dort positioniert werden, wo er gebraucht wird.

Der Fujitsu hat aus meiner Sicht eine sehr gute OCR Texterkennung, die meiner Erfahrung nach sehr gut funktioniert. Im Scan Manager solltet ihr die Dateiart „durchsuchbare PDF“ aktivieren.

Zum Schluss, damit es auch nicht zu langweilig wird, kommen wir zum Preis

Grundsätzlich ist es wichtig und richtig mit dem richtigen Mindset in das papierlose Büro zu gehen. Ich habe eine Podcast Episode zum Workflow im papierlosen Büro umgesetzt. Bei Interesse hört euch den Podcast an. Auch sonst gibt es viele Tipps und Tricks hier im Portal zu dem Thema.

Mit dem Fujitsu ScanSnap setze ich in meinen Unternehmen das papierminimierte Büro bzw. In dem jüngsten Unternehmen das papierlose Büro um. Ich bin total begeistert, was der kleine Dokumentenscanner alles kann und wie er mir im Alltag viel Zeit ersparen kann. Nicht nur direkt, sondern eben auch indirekt, indem ich später die durchsuchbaren PDF Dateien schnell und einfach eben inhaltlich durchsuchen kann. Durch die WLAN Funktion ist er flexibel platzierbar und somit für mich der perfekte Wegbegleiter für den Alltag im Büro. Der Preis von rund 500 EUR ist auf den ersten Blick üppig, letztlich bekommt man aber einen professionellen Helfer, den ich jetzt seit Jahren bereits im Einsatz habe und keinerlei Probleme verursacht.