Der Workflow für das papierlose Büro - so geht's! #265 - Digitales Unternehmertum

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Der Workflow für das papierlose Büro – so geht’s! #265

Der Workflow für das papierlose Büro – so geht’s! #265
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In der heutigen Podcast Episode geht es um den richtigen Workflow, damit das papierlose Büro effektiv umgesetzt werden kann. Der Wille ist häufig da, die konsequente Umsetzung hingegen ist häufig wenig verbreitet. Oftmals ist der Anfang einfach schwierig. Daher möchte ich euch heute einen Workflow aufzeigen, wie auch ihr das papierlose Büro nachhaltig etablieren könnt.

Schritt für Schritt zum papierlosen Büro

Einfach starten und die Prozesse mit der Zeit optimieren – eine sicherlich gute Herangehensweise. Ich “lebe” das papierlose Büro seit Jahren und berichte hier im Podcast immer wieder über meine Erfahrungen. Zuletzt habe ich beispielsweise über das Toolset für das papierlose Büro berichtet, welches zum Start hilfreich ist. Schauen wir uns mal die vier Schritte an, wie ihr das papierlose Büro vom Workflow etablieren könnt. Ich selbst hab früher mit dem papierminimierten Büro begonnen. Es geht aber auch anders, Schritt für Schritt zum papierlosen Büro.

Schritt 1 – Sammeln

Je nach größte des Unternehmen ist es mehr oder weniger komplex, das papierlose Büro einzuführen. Grundsätzlich ist es aber wichtig, einfach mal zu starten und die Prozesse dann sukzessiv zu optimieren. In meinen Unternehmen leben wir das papierlose Büro noch in unterschiedlicher Tiefe. Grundsätzlich sind wir aber schon sehr weit und so ist es zunächst wichtig, die physischen Dokumente digital zu erfassen. Damit dies aber möglichst effizient umgesetzt werden kann, solltet ihr einmal am Tag die eingegangenen physischen Dokumente einscannen und digital erfassen. Es gibt verschiedene Digitalscanner, ich selbst nutze den Fujitsu Scansnap in der Evernote Editon. Mittlerweile gibt es bereits einen Nachfolger bzw. auch andere Modell eigenen sich für den schnellen Scan.

Welche typischen Dokumente erreichen uns und sollten einmal am Tag digital erfasst werden:

  • Eingangsrechnungen
  • Versicherungsdokumente
  • Finanzdokumente
  • Tankbelege
  • Belege von Geschäftsessen
  • Reisekostenabrechnung
  • etc.

Ich haben ein Postfach oder eine Ablage, wo alle physischen Papiere, die sich über den Tag angehäuft haben, abgelegt werden. Am anderen Vormittag werden die Dokumente dann eingescannt und zentral in unserer Cloud abgelegt. Damit der “Auffangordner” nicht irgendwann so voll ist, dass man die Übersicht verliert, werden die Dokumente dann auch entsprechend direkt weiterverarbeitet, sodass wir alle wichtigen Daten auch immer direkt am richtigen Ort in der Cloud aufbewahrt und Zugriff haben. Je nachdem, wie viele physischen Papier ihr erhaltet, könnt ihr den Turnus der Digitalisierung auch anders wählen.

Schritt 2 – Ordnerstruktur aufbauen und richtig einsortieren

Nicht nur die konsequente und zeitnahe Digitalisierung der physischen Papiere ist extrem wichtig. Die Ordnerstruktur in der Cloud ist das A und O und sollte gut im Vorfeld durchdacht werden. Zwar können hier und da Optimierungen auch später noch erfolgen, aber eine solide Ordnerstruktur ist schon wichtig, damit man die Dokumente auch schnell wiederfindet.

Welches Cloud-System oder Datenmanagement-System ihr verwendet, müsst ihr individuell klären. Wir nutzen die Dropbox bzw. sollte ich interessante Artikel in Fachzeitschriften finde, habe ich mir ein eigenes Notizbuch “Whitepaper, Ebooks & Co.” angelegt und sammele Fachartikel in Evernote. Alle übrigen Dokumente kommen in die Dropbox.

Tipp für die Ordnerstruktur

Gerade zum Start solltet ihr die Ordnerstruktur nicht zu komplex halten. Weniger ist hier mehr. Schaut also, dass die Ordnerstruktur nicht zu tief geht, da die Übersichtlichkeit einfach darunter leiden kann. Je nach System könnt ihr den Daten auch Tag mitgeben, um über mehrere Wege die digitalen Daten dann wiederzufinden.

Ist das Dokument also digitalisiert, gilt es dieses in die richtigen Ordner zu integrieren. Aber nicht nur das, es ist wichtig auch Schritt 3 konsequent einzuhalten.

Schritt 3 – Benennung der Dokumente

Sind die zuvor aufgezeigten Schritte erfolgt, gilt es sich im Vorfeld  Gedanken über die Organisation der digitalen Dokumente zu machen. Wichtig ist, dass eure digitalen Dokumente aussagekräftige Namen erhalten und dies nach einem “Schema F” konsequent umgesetzt wird. Beispielsweise könnten Eingangsrechnungen immer folgendes Schema aufweisen:

  • RG Nummer – Firma – Datum

Ausgangsrechnungen hingegen könnten folgende Namensgebung haben:

  • AR Nummer  – Firma – Datum

Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Macht es aber nicht zu kompliziert – auch hier ist weniger manchmal mehr.

Im nächsten Schritt gilt es dann die zuvor festgelegte Namensumsetzung für die digitalen Dokumente umzusetzen.

Schritt 4 – Physischen Papiere wegschmeißen

Ich kenne viele Unternehmen, die sich sehr schlecht von den eingescannten Papieren trennen können. Sollte es sich nicht um Versicherungspolicen handeln, solltet ihr euch von den Papieren trennen und diese wegschmeißen. Also, sollte es sich nicht um steuerrelevante Unterlagen, notarielle Urkunden oder sonstige Unterlagen, die von der Gesetzgebung einer Aufbewahrungsfrist unterliegen handeln, solltet ihr euch direkt davon trennen. Doppelte Papierablage macht keinen Sinn.

Weitere Erfolgsfaktoren für das papierlose Büro

Neben den vier Schritten für den Konsequenten Start gibt es weitere vier Schritte, die ihr berücksichtigen solltet. Diese habe ich in der folgenden Infografik noch mal für euch zusammengefasst:

Papierloses Büro

Fazit

Wer das papierlose Büro umsetzen möchte, sollte sich zwar genau überlegen, wie die Schritte aussehen. Dennoch gilt auch hier das Motto “einfach machen” und mit der Zeit gibt es genügend Anpassungsmöglichkeiten. Je kleiner das Unternehmen, desto einfach. Wer nicht den ganz großen Schritt machen kann, der sollt sich schrittweise über das papierminimierte Büro dem papierlosen Büro annähern. Auch das geht, wenngleich der “große” Schritt auch der Anfang der Digitalisierungsstrategie sein kann, da grundlegende Prozesse verändert werden müssen. Die 4 aufgezeigten Schritte funktionieren jedenfalls in der Praxis und sollten, je nach Größe und Komplexität innerhalb der Unternehmensorganisation, angepasst werden.

Habt ihr Fragen oder Anregungen?

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