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Immer mehr Prozesse werden heutzutage digitalisiert. In diesem Rahmen stellt sich natürlich die Frage, ob per handgefertigte oder mit Excel erstellte Dienstpläne noch zeitgemäß sind, um Mitarbeiter effizient zuzuweisen.
Wir erklären Ihnen daher im Folgenden die Vorteile der digitalen Dienstplangestaltung.
Was ist ein digitaler Schichtplan?
In vielen Unternehmen wird weiterhin eine Dienstplan-Excel-Vorlage genutzt, um Schichtpläne zu erstellen. Dabei sind online Schichtpläne für alle Unternehmen interessant, die auf einen flexiblen Personaleinsatz setzen. Im Rahmen der digitalen Schichtplanung wird eine cloudbasierte Software integriert, in der alle Belange der Personalplanung berücksichtigt werden.
Diese Lösungen sind bereichsübergreifend und berücksichtigen sowohl die Auftragslage als auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Die digitalen Pläne sind in der Regel auf mobile Endgeräte übertragbar und von überall zugänglich. Gleichzeitig wird man durch das Programm unterstützt und gewährleistet eine optimale Auslastung im Betrieb.
Wie funktioniert er?
Ein digitaler Schichtplan ähnelt einer Excel-Tabelle, hat jedoch den Vorteil, dass individuelle Verfügbarkeiten oder Abwesenheiten von Mitarbeitern genau wie die voraussichtliche Auslastung automatisiert koordiniert werden. Der digitale Plan macht den Personaleinsatz flexibel und schafft in Echtzeit anpassbare Pläne. Die betroffenen Mitarbeiter werden einfach und komfortabel per Push-Benachrichtigung informiert.
Überdies dient der Schichtplan als Kommunikationsmedium, wenn eine Nachrichtenfunktion integriert ist. Ein zusätzliches Zeiterfassungsmodul unterstützt zudem bei der Lohnabrechnung und schafft eine optimale Planung des Personaleinsatzes.
Reduzierung des Arbeitsaufwandes
Die Dienstpläne können im digitalen Kontext wesentlich einfacher gepflegt werden. Durch viele Funktionen ersetzen sie zeitaufwendige Prozesse wie die Abfrage von Verfügbarkeiten oder Abwesenheiten. Die Pläne können einfach auf die folgenden Wochen übertragen werden und die Software macht Überschneidungen von Schichten oder den Einsatz von nicht verfügbaren Mitarbeitern kenntlich.
Logische Unstimmigkeiten werden sofort angezeigt und die Pläne lassen sich zügig ändern. Fehler werden somit auf ein Minimum reduziert. Die Unternehmensorganisation profitiert stark davon und die für den Plan zuständigen Mitarbeiter werden entlastet und können ihre Ressourcen in andere Aufgabenbereiche investieren.
Schichtplan von überall zugänglich
Ferner ist es ein großer Vorteil, dass der digitale Schichtplan von überall aus abrufbar ist. Durch ein mobiles Endgerät können sich alle Nutzer rund um die Uhr mit der Software verbinden und bleiben auf dem neuesten Stand. Sollte der Schichtplan aktualisiert werden, jemand ausfallen oder bestimmte Mitteilungen hinzugefügt werden, dann werden die Mitarbeiter direkt darüber benachrichtigt.
Bei einem handgefertigten Schichtplan oder im Rahmen einer Excel-Tabelle ist dagegen immer ein Klärungsbedarf zum Anfertigen eines neuen Plans notwendig. Durch einen Online-Dienstplan können sich die Mitarbeiter zudem auf offene Schichten bewerben, was die Schichtplanung um einiges beschleunigt und vereinfacht.
Strukturierte Kommunikation in der Personalplanung
Durch einen digitalen Dienstplan müssen nicht erst einzelne Mitarbeiter angefragt werden, ob sie zu bestimmten Schichtzeiten infrage kommen. Abwesenheiten und Urlaubstage werden ganz einfach online eingetragen und von der Software beachtet.
Die Mitarbeiter werden weiterhin aktiv in die Schichtplanerstellung mit einbezogen. Dadurch werden die Schichten schneller und effizienter belegt und es wird auf unnötigen Kommunikationsaufwand verzichtet. Das stärkt zugleich die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Bei der Erstellung des Dienstplans muss man als Arbeitgeber viele gesetzliche Vorschriften beachten. Dazu gehören Rahmenbedingungen wie Pausen, Abwesenheiten oder das transparente Festhalten von Arbeitszeiten. Diese Informationen können durch einen digitalen Dienstplan überschaubar und kontrolliert gesammelt werden, sodass es zu keinen gesetzlichen Konflikten kommt. Die Nutzer können sich per Smartphone bei Schichtbeginn einstempeln und am Ende wieder ausstempeln.
Auch Pausenzeiten können durch die Software automatisiert erfasst werden. Ebenso lassen sich die Auswertungen in unterschiedlichen Formaten abspeichern, ausdrucken oder archivieren. Die Dokumentationspflicht wird für den Anwender um einiges vereinfacht.
Effizienzsteigerung in der Dienstplanung
Anhand von klaren Hinweisen innerhalb des Systems, etwa bei Konflikten in der Schichtzuweisung, lassen sich Schwachstellen in der Erstellung des individuellen Dienstplans schnell aufdecken und beheben. Dies führt zu einer konstanten Verbesserung bei der Erstellung der Pläne.
Erweiterbare Dienstpläne
Die digitale Schichtplanung kommt mit viele weitere sinnvolle Features daher, die dem Nutzer zur Verfügung stehen. So können Mitarbeiter unter anderem Notizen zu Schichten hinterlegen, der Manager kann Tagesnotizen für das Team erstellen und die Kommunikation komplett darüber abwickeln. Hinzukommen weitere Funktionsbereiche, wie das Abwesenheitsmanagement, welches sich mit Krankheitsfällen, Urlaubstagen oder Feiertagen befasst sowie das Verfügbarkeitsmanagement, welches eine deutliche Hilfestellung in Hinblick auf das Erstellen des Dienstplans bietet.
Basierend auf diesen Vorteilen sorgt die Nutzung einer Dienstplansoftware für eine Steigerung der Arbeitseffizienz, da Koordinierung und Organisation vereinfacht werden. Die Arbeitszeit wird effektiver genutzt, sowohl von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern.
