12 wichtige Tools und Tipps für mehr Effizienz im Unternehmen

In Zeiten der Digitalisierung sollte man sein Unternehmen ständig auf Effizienz hin überprüfen. Oftmals sind es die berühmten kleinen Helferlein, die Prozesse am Arbeitsplatz bzw. im eigenen Unternehmen effizienter werden lassen.

Ich werde immer wieder von euch gefragt, ob ich nicht mal ein paar Tools und eben solche „Helferlein“ vorstellen kann. Gerne komme ich in dieser Podcast Episode eurem Wunsch nach und möchte euch 12 Tools vorstellen, die einem das Leben im Job leichter machen können.

An dieser Stelle möchte ich allerdings darauf hinweisen, dass es sich hierbei um eine Auswahl von Tools handelt, die auch nicht immer für jedes Unternehmen sinnvoll sind. Ich persönlich nutze in der Arbeit mit meinen Kunden, je nach Größe und Notwendigkeit, einige andere hilfreiche Tools. Dennoch ist es eine erste Inspiration und man sollte den Nutzen solcher Tools nicht unterschätzen.

Inhalt

12 wichtige Tools um effizienter im Unternehmen arbeiten zu können

Die hier aufgezeigten Tools haben keine besondere Chronologie oder sind auch nicht nach einem Einsatz-oder Themengebiet sortiert. Wenn Fragen im Umgang mit diesen Tools aufkommen oder ihr weitere Tools für einen bestimmten Bereich sucht, lasst es mich wissen. Ich versuche gerne zu helfen. Kommen wir nun aber zu den 12 Tools:

Slack

Slack ist, ähnlich wie Skype oder Microsoft Teams ein Dienst, mit dem man Nachrichten austauschen kann, mit Einzelpersonen oder in einer Gruppe. Besonders spannend ist es, gemeinsam mit anderen Mitarbitern und Kollegen Dokumente bearbeiten zu können. Auch besteht die Möglichkeit Online-Dienste wie Dropbox, Google Drive in Slack zu integrieren.

Trello

Trello ist ein weiteres, sehr nützliches und hilfreiches Tool. Man kann einfach gesagt, To-Do-Listen verwalten, aber Trello ist noch mehr – nämlich ein Projektmanagement-Tool. Das Tool basiert auf der Kanban-Methode, bei der jede Aufgabe im Grunde gnommen in eine von drei Phasen integriert wird. Beispielsweise „To-Do“, „doing“ oder „done“. Insbesondere die Arbeit im Team macht Trello so nützlich. Es gibt viele zusätzliche Plugins, mit dem man sich den Arbeitsprozess erleichtern kann. Jede Aufgabe kann zudem von allen Mitgliedern des Boards kommentiert oder bearbeitet werden, sodass ein effizienter Prozess möglich wird. In meinem Unternehmen übernimmt Trello auch die Funktion von Checklisten – beispielsweise wie aktuell, wenn es um die Planung eines Messeauftritts geht.

Evernote

Evernote ist ein wirklich geniales Tool. Es ist eine Art digitales Gehirn für mich. Letztlich ist es ein Digitales Notizbuch, wobei man mit dieser Beschreibung und den Funktionsmöglichkeiten, Evernote in keinster Weise gerecht werden kann. Es ist so mächtig, dass man es für die unterschiedlichsten Prozesse nutzen kann. Im Podcast gehe ich auf einige dieser Funktionen ein. In Evernote kannst du Notizbücher und darin einzelne Notizen anlegen. Notizen können für die bessere Auffindbarkeit mit Tags versehen werden. Neben Text-Notizen können auch Sprachmemos angelegt oder verschiedene Dateitypen hochgeladen werden, zum Beispiel PDFs, Word-Dokumente, etc. Die Suche von Evernote ist genial. Als Volltextsuche werden sogar die Inhalte von PDF oder beispielsweise Word-Dateien herangezogen. Insbesondere diese Tatsache macht Evernote zu einem sehr hilfreichen Tool.

Salesforce

Salesforce ist in meinen Augen nicht umsonst Marktführer für cloudbasierte CRM-Löäsungen. Sicherlich gibt es gerade in diesem Bereich eine Menge Alternativen. Letztlich geht es auch primär darum, CRM aktiv zu betreiben und eine Datenbank mit allen relevanten und wichtigen Informationen aufzubauen.

Zwei Monitore

Zwar kein Tool im eigentlichen Sinne, dennoch möchte ich die Monitore aus Effizienzgründen in dieser Liste aufführen. Ich erlebe es in meiner täglichen Arbeit, wie viele Mittelständische Unternehmen ihre Mitarbeiter an einem Bildschirm arbeiten lassen. Dabei kosten Bildschirme heutzutage nichts mehr und bieten ein enormes Potenzial für effektiveres Arbeiten. Bei mir im Unternehmen arbeitet kein Mitarbeiter nur mit einem Monitor. Ein Kollege aus der Technik arbeitet sogar mit drei Monitoren.

Hootsuite, Buffer & Co.

Hootsuite oder andere Tools aus diesem Bereich verwalten deine Social Media Accounts zentral. Man kann mit Ihnen Nachrichten vorplanen, kontrollieren, aber auch die verschiedenen Kanäle zentral im Auge halten. Hootsuite besipielsweise vereint eine Menge Social Networks und erleichtert somit die Arbeit in den verschiedenen sozialen Kanälen enorm.

Dropbox, Google Drive & Co.

Dropbox ist einer der bekanntesten Cloud-Dienste und ermöglicht, ein virtuelles Laufwerk, auf dem alle Mitarbeiter zugreifen können, ins Unternehmen zu bringen. Dropbox ist wie eine Art Online-Festplatte, auf die ihr jegliche Daten abspeichern könnt. Der Vorteil ist: Die Daten sind unabhängig von Ort und Gerät jederzeit abrufbar. Es Bedarf lediglich einer Internetverbindung – ob stationär oder via Mobilfunk.

Mailchimp

Mailchimp ist ein sehr leistungsstarkes eMail-Tool, mit dem ihr die Kommunikation sehr gut steuern und analysieren könnt. Der Service integriert sich in WordPress, einer Reihe von CRM-Apps und kann bei Bedarf auch im automatisierten eMail-Marketing eingesetzt werden.

Mindmeister

Wer sich oder seine Gedanken gerne in Mindmaps darstellt, dem kann ich Mindmeister, ebenfalls cloudbasirt, empfehlen. Auch hier kann man mit mehreren Kollegen zusammen an Mindmaps arbeiten oder diese bei Bedarf entsprechend weiterversenden.

Canva

Immer wieder erlebe ich es, wie unprofessionel manche Unternehmen Grafiken selbst erstellen. Es fehlt an Geld, Grafikarbeiten extern anfertigen zu lassen. Auch mal eben schnell eine Grafik für den hauseigenen Blog, die Facebook-Anzeige, Visitenkarte, etc. zu erstellen, ist nicht trivial. Canva ist ein Tool, mit dem man ohne Vorkenntnisse wirklich sehr schön Grafiken per Drag and Drop gestalten kann. Es ist kostenlos und aus meiner Sicht für so manch einen Zweck ein tolles „Helferlein“.

Feedly

Weiterbildung oder einfach nur auf dem aktuellen Stand zu bleiben, erfordert so manchen Blick in die unterschiedlichsten Medien. Wäre es da nicht sinnvoll, ein Tool zu haben, mit dem man seine wichtigsten Newsquellen zentral und nach Themen/Branchen segmentiert, anschauen bzw. verwalten könnte? Feedly ist ein RSS-Reader, mit dem ihr RSS-Feed von euren wichtigsten Online-Medien bündeln könnt.

Google Trends

Google Trends zeigt dir wie der Name vermuten lässt, was die Nutzer/Gesellschaft bei Google tatsächlich sucht. Also kannst du nachvollziehen, welche Trends für bestimmte Produkte, Dienstleistungen, Themen, etc. es gibt. Ein wichtiger Indikator auch um zu analysieren, wie relevant das Thema bei Google und Youtube sein kann.

Es gibt wie anfangs geschrieben eine Menge mehr nützlicher Tools. Wenn ihr Interesse auf eine weitere Podcast Episode zum Thema Tools habt, lasst es mich wissen.

Stellt uns eure Fragen

Ihr habt Fragen zu diesem oder insgesamt zum Thema der Digitalisierung? Dann haben wir für euch eine neue Rubrik „Eure Fragen“ erstellt, in der ihr Eure Fragen direkt per Tonaufnahme an uns senden könnt.

Stellt uns eure Fragen und wir werden diese in den kommenden Podcast Episoden bereits ausführlich besprechen und beantworten. Wir freuen uns auf euer Feedback und eure Fragen.

Podcast – jetzt anhören

Unser Podcast kann direkt hier im Artikel angehört werden. Zudem sind wir bei iTunes für alle iOS und Apple-Devices kostenlos verfügbar. Android-Nutzer finden uns bei stitcher.com (Stitcher App downloaden).