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Ich selbst praktiziere ja in meinen Unternehmen in unterschiedlicher Dimension das papierlose Büro. In dem jüngsten Unternehmen sind wir bereits sehr weit fortgeschritten und auch einige Kunden, die ich darüber hinaus berate, stellen sukzessiv und erfolgreich auf das papierlose Büro um.
Ein Prozess, der durchaus viel Zeit und je nach Größe des Unternehmens auch Ressourcen einnehmen kann, ist das Einscannen der Briefpost. Seit einigen Wochen beschäftige ich mich mit dem Thema, da ich selbst sehe, wie ressourcenaufwendig das an machen Tagen ist. In meiner Recherche bin ich dann auf den Dienst getcaya.com gestoßen, den ich seit kurzem teste und auch in den kommenden Monaten weiter ausführlich testen möchte.
Der finale Schritt zum papierlosen Büro
Wer das papierlose Büro bzw. das papierminimierte Büro praktiziert, muss sich irgendwann die Frage stellen, ob es effizient ist, die zum Teil größeren Mengen an Briefen selbst zu digitalisieren oder diese Aufgabe vielleicht extern an einen zuverlässigen Partner abzugeben.
Im Verlauf der Umsetzung zum papierlosen Büro ist die Briefpost meist der letzte Schritt. Häufig als Vorausgesetzt betrachtet, dass man die eigene Briefpost inHouse digitalisieren muss, fehlt das Wissen, dass es auch für diesen Prozess mittlerweile zuverlässige Dienstleister gibt.
Wie funktioniert getcaya.com?
Wie einfach der Weg der klassischen Briefpost bis in den virtuellen Briefkasten ist, möchte ich euch anhand der Arbeitsschritte aufzeigen, die getcaya letztlich für die Umsetzung benötigt:
Eingang der Briefpost
Die Briefpost wird direkt an das eigene Caya-Scanncenter umgeleitet. Dieser Schritt ist wirklich sehr einfach. Ich musste einfach unsere Firmenanschrift mitteilen und das Unternehmen hat sich um alles weitere gekümmert.
Digitalisierung
Im weiteren Schritt wird die Post laut Caya dann in einem standardisierten und automatisierten Verfahren digitalisiert. Datenschutzkonform, wie mir bestätigt wurde. Es liest also keiner in eurer Post.
Weiterverarbeitung & Notification
Sobald dann die Post digitalisiert und verarbeitet wurde, wird der Kunde via Push-Notification oder eMail benachrichtigt. Da bei uns die weitere Verteilung der Azubi macht, ist für uns die eMail das Medium der Wahl. Die Post kann dann direkt online eingesehen und weiter verarbeitet werden.
Archivierung der Originalpost
Der letzte Schritt ist für mich persönlich noch einmal ein wichtiger Schritt, da ich immer noch ein Freund davon bin, die Originalpost doch noch aufzubewahren. Auch wenn rechtlich die digitale Version völlig ausreichend ist, sicher ist sicher. Caya archiviert die Dokumente dauerhaft und kostenlos und bei Bedarf wird mir die Originalpost jederzeit zugesendet.
Für wen ist der digitale Briefkasten geeignet?
Der digitale Briefkasten ist grundsätzlich für jedes Unternehmen sinnvoll. Ab einer bestimmten Größe stellt sich die Frage, ob man irgendwann die Übersicht verliert und über mögliche Schnittstellen, direkt eine Sortierung umsetzen kann. Beispielsweise, dass alle Rechnungen direkt an die Buchhaltung gehen und der Rest an die Rezeption.
Grundsätzlich ist die Nutzung der digitalen Post für alle jene Unternehmen geeignet, die sich mit dem papierminimierten oder papierlosen Büro auseinandersetzen oder eines der beiden Varianten schon praktizieren. Ob Handwerker, Industrieunternehmen, Dienstleister oder digitaler Normade.
Preise für das digitale Postfach
Wer denkt, dass die Digitalisierung der Post teuer ist und insbesondere bei größeren Mengen keinen Sinn macht, der sollte einen Blick auf die Preise werfen. Bereits ab 25 EUR im Monat können 5 Empfänger auf die Post zugreifen. Wollt ihr den Dienst privat nutzen, fallen lediglich 9 EUR pro Monat an.
Weitere Tests und ein Interview?
In den kommenden Wochen und Monaten werde ich Caya ausführlich testen. Aktuell versuche ich einen der Verantwortlichen von Caya für ein Podcast Interview vor’s Mikrofon zu bekommen. Ein paar Fragen sind mir wichtig, die nicht nur den eigenen Workflow betreffen, sondern auch die ein oder andere rechtliche Frage sicherlich.
Solltet ihr euch Fragen zum Thema haben, lasst es mich wissen. Ich werde die Verantwortlichen entweder direkt dazu befragen oder euch die Antworten liefern, wenn ich ein finales Urteil und alle Informationen zusammen habe.
Jetzt kostenlos schon mal testen?
Wer den Dienst selbst einmal testen möchte, kann sich einfach registrieren und loslegen. Also, ganz einfach und simpel. Bin gespannt auf euer Feedback.
