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Ich habe mich in den letzten Wochen intensiv mit dem Thema OnBoarding von neuen Mitarbeitern beschäftigt. Zuletzt haben wir einige neue Kollegen eingestellt und ich habe festgestellt, dass viele Dinge sich nicht nur wiederholen, sondern teilweise zu individuell das Onboarding passiert ist. Gewisse Expertise oder Fachwissen muss vorhanden sein – ob der neue Kollege im Vertrieb, im Online-Marketing, im Produktmanagement oder in der Entwicklung anfängt.
Zudem ist der Ressourceneinsatz meiner Person extrem hoch, da ich die neuen Kollegen bestmöglich selbst einarbeiten möchte. Zeit ist in diesem Fall Geld. Der OnBoarding -Prozess soll stetig erfolgen, der neue Kollege soll sich betreut fühlen und letztlich spielt auch beim OnBoarding eine gewisse Flexibilität eine Rolle.
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Was ist OnBoarding?
Fangen wir mit einer kleinen Definition an. Als OnBoarding wird der gesamte Prozess der Einarbeitung eines Mitarbeiters bezeichnet. Es geht also nicht nur um die ersten Tage oder den ersten Eindruck. Der Begriff kommt aus dem englischen und leitet sich von der Phrase „taking on board“ ab. Es geht letztlich darum, neue Mitarbeiter sozial und fachlich in das Unternehmen zu integrieren. Wer sich schnell integriert und am Puls des Unternehmens agiert, wird sich wohlerfühlen, sich schneller mit dem Unternehmen identifizieren.
Ziele des OnBoardings
Letztlich gilt es die Integration des Mitarbeiters möglichst effizient und zielführend zu bewerkstelligen. Daher sollten die Ziele eines OnBoardings auch klar definiert sein:
- Neue Mitarbeiter müssen fachlich innerhalb kürzester Zeit angelernt sein
- Neue Kollegen müssen wertgeschätzt werden und auch die Beziehung zum Vorgesetzten sollt passen
- Integrations ins Team muss passen und
- Der Mitarbeiter muss sich wohlfühlen und für das Unternehmen nach einer ersten Einarbeitungszeit brennen
Die Phasen im OnBoarding
Grundsätzlich unterschiedet man drei Phasen im OnBoadring:
1. Vorbereoitungsphase
2. Orientierungsphase
3. Integrationsphase
In meinem Verständnis würde ich noch eine vierte Phase unbedingt hinzunehmen. Die Begrüßungsphase. Fangen wir aber von vorne an:
Die Vorbereitungsphase
Die Vorbereitungsphase ist sehr wichtig. Nehmt euch Zeit, genau zu prüfen, welche Einarbeitungsszenarien wichtig sind. Wie tief muss die Einarbeitung in die verschiedenen Themen erfolgen, damit der Mitarbeiter schnellst möglich für seinen neuen Job fit gemacht werden kann.
Kurz vor dem offiziellen Start gibt es bei uns seit neuestem eine eMail, die nicht nur noch mal den Arbeitsbeginn kommuniziert, sondern auch folgenden Inhalt hat:
- Hinweis das Arbeitsplatz eingerichtet ist
- Das OnBoarding steht
- Der Rechner komplett eingerichtet ist und das die
- Visitenkarten vorhandne sind.
- Dann gibt es noch ein Bild auf den neuen Arbeitsplatz. Jeder Mitarbeiter arbeitet mit einem MacBook Air und einem zweiten Bildschirm
- Hinweis, dass wir uns alle freuen!
Mit dieser eMail zeigen wir dem neuen Kollegen, dass er uns wichtig ist, der Arbeitsplatz schon Tage bevor er mit seiner Arbeit beginnt, eingerichtet ist. Auch das gehört zum ersten Eindruck meiner Meinung nach.
Die Begrüßungsphase – der erste Eindruck zählt
Wenn der neue Kollege oder die neue Kollegin das erste Mal das Büro betritt, sollte alles vorbereitet sein. Angefangen vom Arbeitsplatz, dem komplett eingerichteten Computer, also mit allen Tools, die ihr im Unternehmen im Einsatz habt, Visitenkarten und was sonst noch wichtig ist, damit der Job komplett angegangen werden kann.
Früher haben wir den Mitarbeiter den Arbeitsplatz erstmal einrichten lassen. Mit Evernote, Slack und was wir sonst noch benötigen und an Tools und Apps im Einsatz haben. Heute machen wir das anders und zeigen auch in der Form unsere Wertschätzung dem neuen Kollegen gegenüber.
Die Orientierungsphase
In dieser Phase geht es darum, die neuen Mitarbeiter sukzessive in die neuen Arbeitsbereiche- und prozesse einzuarbeiten. Alle Abläufe, Prozesse und Kollegen kennenzulernen. Hier geht es zunächst darum, zu zeigen, wer seine Ansprechpartner sind. Es geht darum dem neuen Teammitglied Orientierung zu geben. Das ist extrem wichtig, damit der Mitarbeiter motiviert bleibt und sich als wichtigen Teil seines Teams sieht.
Die Integrationsphase
Sind die ersten Wochen vergangen, gilt es das neue Teammitglied auch sozial noch stärker zu integrieren und noch enger ans Unternehmen zu binden. Hier gibt es völlig unterschiedliche Werkzeuge, wie das genau geschehen kann. Gemeinsames Mittagessen, nach Feierabend ein Bierchen oder eine Cola trinken gehen. Was auch immer? Wir machen es so, dass wir bewusst mit dem neuen Mitarbeiter und seinem Team öfter gemeinsam essen gehen.
Ein regelmäßiges Feedback-Gespräch sollte zudem definiert und Grundlage für die weitere Einarbeitung und Zusammenarbeit sein. In diesem Feedback erfährt man sehr gut, wo es bei der Einarbeitung hapert und was man besser machen kann.
Tools für das OnBoarding
Da ich gemerkt habe, das unser OnBoardning doch sehr unterschiedlich stattgefunden hat, habe ich einen Workflow erstellt, mit dem ein OnBoarding auch ohne teure Tools stattfinden kann. Die Kombination aus verschiedenen Tools – in unserem Falls nutze ich meistertask, YouTube (allerdings mit nicht öffentlich zugänglichen Videos) und unserem eMail-Dienstleister Cleverreach – bietet uns die bestmögliche Flexibilität unter Verwendung von teils automatisierten Prozessen. Die gleichbleibende Qualität wird so wesentlich besser garantiert als früher.
Flexibles Onboarding – teil-automatisiert und effizient
Mit den drei Tools habe ich den gesamten OnBoardning-Prozess gestaltet und gewisse Dinge standardisiert und mir dennoch den nötigen Freiraum gelassen, auch individuell auf die Bedürfnisse und den Leistungsgrad eines Mitarbeiters eingehen zu können. Die Kommunikation mit dem Mitarbeiter selbst hat mit der eMail begonnen, die rund 5 Tage vor Antritt mit dem fertigen Arbeitsplatz und den Dingen, die ich zuvor genannt hatte, umgesetzt wird.
Die Basis ist meistertask – unser Projektmanagement-Tool, wo ich die verschiedenen Schritte der Einarbeitung dokumentiert habe. Innerhalb der jeweiligen Schritte habe ich mir Checklisten gebaut und kann so sehr exakt abhaken und dokumentieren, was dem neuen Kollegen oder der neuen Kollegin bereits besprochen wurde.
Wenn dann ein Part beispielsweise kommt, bei dem der Mitarbeiter mich nicht benötigt – beispielsweise bei der Nacharbeit unserer SaaS-Lösung/Schulungen, dann wird ein automatisierter Emailprozess angestoßen, der ihn Schritt für Schritt mitnimmt und verschiedene Videos die weitere Einarbeitung unterstützt. Ich spare extrem viel Zeit. Wenn bestimmte Dinge unklar sind, kann er sich die Videos wiederholt anschauen und so viel einfach und besser die neuen Inhalte aufnehmen. Ergänzend zu den Videos wird es im Nachgang dann – individuelle Schulungen geben.
Qualität im OnBording-Prozess sicherstellen
Egal, ob neue Kolleginnen und Kollegen im Vertrieb oder Online-Marketing anfangen. Es gibt zahlreiche Schnittmengen, die in unterschiedlicher Form zum Tragen kommen. Die Basis ist aber gleich, daher kann ich hier einen hohen Qualitätsstandard in der Einarbeitung gewährleisten.
Zudem muss jeder neue Kollege ein Zertifikat ablegen – ein SEO-Zertifikant, dass die Grundlagen der Suchmaschinenotpimierung vermittelt. Das kostet zwar Geld, ist aber für mich die Grundlage, um in unserem Fall auch fachlich die neuen Kollegen auf ein Niveau zu bringen.
Fazit
Der Onboarding Prozess ist ein Prozess. Wir haben uns ständig hinterfragt und neue Dinge ausprobiert. In der jetzigen Phase konnten wir so bestimmte Prozesse automatisieren , produktiver werden und dennoch den neuen Kollegen sehr eng begleiten.
Habt ihr Fragen oder Anregungen?
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