10 Tool-Tipps für mehr Produktivität #348

Wer meine Podcast regelmäßig hört, weiß, wie wichtig mir das Thema Selbstmanagement oder produktiveres Arbeiten insgesamt ist. Ich lebe u.a. auch das papierlose Büro so gut es geht.

In der heutigen Podcast Episode habe ich einen echten Tool-Experten mit Jens Polomski zu Gast. Jan nennt sich selbst bei LinkedIn „Marketing Tool Sammler“ und so ist es immer wieder erstaunlich, welche tollen Tools er aus dem Hut zaubert und immer wieder findet.

Heute im Podcast soll es um 10 Tools gehen, mit denen man in erster Linie selbst produktiver gestalten kann. Angefangen von der E-Mail Kommunikation, über Automatisierungstools bis hin zu Text Expandern. Spannend ist insbesondere zu erfahren, wie die jeweiligen Tools auch untereinander zusammenspielen und so Einfluss auf das Selbstmanagement insgesamt nehmen.

Warum das Selbstmanagement aus meiner Sicht so wichtig ist

Es wird im Rahmen der Digitalisierungsthemen extrem viel über Prozesse, Automatisierungen und Workflows gesprochen. Bei all diesen Dingen können Tools wichtige Helfer sein. Wenn ich beispielsweise im Projektmanagement ein bestimmter Milestone erreicht wurde, kann die nächste Phase automatisch angestoßen werden.

Was im Projektmanagement funktioniert, gilt insgesamt auch für das Selbstmanagement bzw. für das eigene Unternehmen. Wenn ich bestimmte Workflows beschleunigen, automatisieren kann – und dabei noch fehlerfreier agieren kann – dann macht es einfach Sinn, sich mit dem Thema Selbstmanagement zu befassen.

Das Problem mit den Tools

EIn großes Problem mit den Tools. Es gibt viel zu viele und jedes dieser Tools kann etwas besser als das andere. Die Kunst ist also genau das Tool zu finden, was die wenigsten Kompromisse notwendig macht. Das perfekte Tool gibt es nicht und die Suche nach einem solchen, ist hoffnungslos.

Warum das Tool-Portfolio dynamisch sein sollte?

Im Podcast werden ich meinem Gast die Frage auch stellen. „Wie hat sich sein Tool-Portfolio“ in den letzten Jahren verändert?“

Die Antwort ist aus meiner Sicht eindeutig. Gewisse Basis-Tools bleiben über einen längeren Zeitpunkt im Einsatz. Zumindest bis zu dem Zeitpunkt, wo ein neues Tool den Workflow derart verändert und optimiert, dass die Barriere für einen Wechsel niedrig ist. Denn mit jedem Tool-Wechsel ist Arbeit verbunden und neue Prozesse müssen definiert und erlern werden. Und da wir Menschen ein „Gewohnheitstier“ sind, muss die Veränderung signifikant sein, bevor wir den Schritt angehen.

Mein eigenes Tool-Set hat sich in den letzten Jahren signifikant verändert

Ich selbst habe vor wenigen Jahren noch mit Trello, Things 3, Goodnotes 5, oder Evernote beispielsweise gearbeitet. Mittlerweile nutze ich Notion und ersetze mit diesem Produktivitätstool die zuvor genannten Tools. Ich habe alles zentral organisiert. Mich und auch mein Team zum Teil bei PageRangers. Notion hat mich als Tool derart fasziniert, dass ich in meinem Youtube Kanal mittlerweile fast 80 Video mit vielen Erklärungen und Tipps rund um Notion aufgezeichnet habe. Das Tool wirkt auf den ersten Blick etwas „nerdisch“ und es ist sicherlich auch nicht die Universallösung für jedes Unternehmen.

Tool-Portfolio sollte individuell abgestimmt sein

Das Tool-Portfolio sollte individuell auf einen selbst oder sein Unternehmen abgestimmt sein. Es gibt ein paar Basis-Tools, dennoch ist es wichtig, die weiteren Tools individuell auf die eigenen Bedürfnisse abzustimmen. Im Podcast geht Jens auf das Thema sehr ein und zeigt, wie sinnvoll es ist, dass die jeweiligen Tools auch hier und da geschickt miteinander funktionieren und Prozesse somit vereinfacht werden können.

Links aus dem Podcast zu den genannten Tools

1. Google Mail
2. Braintoss
3. Notion
4. Save to Notion
5. Text Blaze
6. Reclaim.ai
7. Zapier / IFTT
8. Calendly
9. Google Alerts
10. rminder

Fragen / Themen im Podcast mit Jens Polomski

• Einleitung ins Thema Produktivitäts-Tools
• Vorstellung Jens Polomski
• Wie ist dein Blick auf die Tool-Landschaft?
• Wie oft hat sich dein Tool-Set in den letzten 1-2 Jahren verändert?
• Nicht immer das beste Tool ist für jedes Unternehmen etwas. Was genau damit gemeint, erfahrt es im Podcast
• Was ist das jüngste Tool, dass du im Einsatz hast und dir am meisten Veränderung/Erfolg beschwert hat?
• Welches Tool fehlt dir und würdest du dir wünschen?
• Tool 1 – 10 in der ausführlichen Vorstellung. Jens zeigt uns sehr schön, wie er die Tools nutzt und wie diese hier und da auch einfach auch miteinander sehr schön funktionieren. Hört auf jeden Fall rein, es lohnt sich.

Podcast anhören

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