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Unternehmen digitalisieren sich in unterschiedlicher Tiefe. Tools können helfen, Prozesse zu definieren, produktiver zu arbeiten und das Thema Collaboration spielt immer mehr eine wichtige Rolle.
Wer mir schon länger folgt, weiß, ich teste unheimlich viele Tools, schaue, wie man produktiver und einfacher im Team zusammenarbeiten kann. Die meisten Tools, die ich hier vorstelle, habe ich selbst bereits aktiv in meinen Unternehmen im Einsatz (gehabt) oder ich habe sie zumindest ausführlich getestet und dann für mich entsprechend eingeordnet.
Da ich in den letzten Wochen extrem häufig von euch gefragt wurde, ob ich ein Projektmanagement-Tool empfehlen könnte und mit welchem ich denn arbeite, habe ich entschieden, heute mal einen groben Überblick über 13 verschiedene Tools zu geben und diese einzuordnen.
Ein modernes Projektmanagement Tool vereinfacht die Arbeit im Team, bietet mehr Produktivität und auch die Kommunikation zwischen Teams lässt sich mit solchen Tools extrem gut umsetzen.
Kanban Boards – Basis für viele Projektmanagement Tools
Gerade in der heutigen Zeit spielt das agile Projektmanagement eine wichtige Rolle. Ein Kanban Board wird in vielen Projektmanagement-Tools eingesetzt, um die jeweiligen Aufgaben bzw. den Projektfortschritt in Echtzeit zu visualisieren und die Effizienz im Team zu steigern. Ich selbst habe ein Kanban System auch für meine persönliche Strukturierung meiner Projekte und Aufgaben umgesetzt. Grundsätzlich werden Projektmanagement-Tools aber im Team genutzt. Auch das mache ich mit meinem Team seit längerer Zeit.
Die Kanban Methode ist bei vielen Projektmanagement Tools die Basis. Ich habe hier im Podcast bereits einige dieser Tool ausführlicher vorgestellt.
13 Projektmanagemenmt Tools im Überblick
Fangen wir mit einem Klassisker an:
Trello
Trello gehört als webbasiertes Projektmanagement Tool zu den Marktführern in diesem Segment. Mit Trello organisiert man seine Projekte in Boards, Listen und Karten. Trello habe ich jahrelang im Einsatz gehabt und war wirklich zufrieden. Ein großer Pluspunkt. Es gibt unheimlich viele Schnittstellen zu anderen Tools und auch Plugins, um das Tool noch produktiver nutzen zu können. Das Prinzip ist wirklich simpel und so können auch Einsteiger sich direkt und schnell mit dem Tool zurecht finden. Im Team hat das Tool dann letztlich seine Stärke, wobei ich auch meine Projekte damit alleine teilweise organisiert habe.
monday.com
monday.com habe ich auch kurz mal getestet. Ich finde monday.com sehr intuitv bedienbar. Es bietet noch mehr Funktionen als Trello. Von der Ressourcenplanung über Zeiterfassung bis hin zur Zusammenarbeit und Berichtsfunktion – für jeden Anwendungsbereich gibt es zudem viele Vorlagen für die Projekte und Projektverwaltung. Besonders gut finde ich dir Projektfortschrittsanzeige und ansonsten sind auch alle klassischen Projektmanagementfunktionen vorhanden. Was besonders gut aus meiner Sicht ist – man kann monday.com einfach auch mit anderen Tools verknüpfen, um Workflows und spezielle Automationen noch besser darstellen zu können. Gerade das Thema Automatisierung von Prozessen finde ich ein wichtiges Thema, was man in Kombination auch mit weiteren Tools oder Apps integrieren kann.
Meistertaks
Das deutsche Pendant zu Trello sage ich gerne, wenn es um meistertask geht. Für mich sogar ein Tick besser als Trello. Es ist einfach noch mal ein stückweit moderner und was mir besonders gut an meistertask gefällt, sind die Automationen, wenn man Aufgaben in neue Spalten verschiebt. Hier kann ich euch die Podcast Episode 240 empfehlen. Ich vergleiche Trello und meistertask ausführlich in dem Podcast. Meistertask hat vielleicht noch nicht so viele Integrationen und Plugins, wie Trello, aber ich finde die Bedienung wie gesagt noch ein wenig intuitiver als bei Trello. Wer ein Freund von Mindmaps ist, der sollte sich die Kombination meistertask und mindmeister mal genauer anschauen. Denn auch das Mindmapping Tool mindmeister gehört zu den Machern von meistertaks und die Integrationsmöglichkeit ist sehr gut gelungen.
Asana
Asana gehört ebenfalls zu den marktführenden Tools. Das Tool wurde von einem Facebook-Mitbegründer entwickelt und ähnelt vom Aufbau den zuvor genannten Tools. Die chronologische Sortierbarkeit der Checklisten ist gut umgesetzt. Selbstverständlich lässt sich Asana auch an alle wichtigen Tools wie Dropbox, Google Drive & Co. anbinden. Das besondere ist, Asana lässt sich mit bis zu 15 Benutzer völlig kostenfrei nutzen, ohne Einschränkung. Das zeigt auch die Zielgruppe des Tools. Man richtet sich bei Asana eher an die etwas größeren Unternehmen, denn damit verdient das Unternehmen Geld. Entsprechend gut sind die Prozesse und Anbindungen geregelt. Wenn ihr kleinere Teams habt und ihr wollt schauen, wie euch Asana gefällt, nutzt die Möglichkeit
Bitrix24
Bitrix24 habe ich auch schon mal etwas ausführlicher getestet. Zwar bietet das Tool hier und da ein paar Funktionen standardmäßig mehr, beispielsweise eine Option für Video-Konferenzen, integrierte Kalender, Zeiterfassung oder auch eine Chat-Funktion. So richtig warm bin ich aber nicht mit dem Tool geworden. Ein Blick ist es aber wert, denn Geschmack und ein benötigter Funktionsumfang ist ja immer sehr individuell. In der Basis-Version bekommt man das Tool kostenlos und auch mobile ist es Android und Apple’s iOs vorhanden.
Airtable
Airtable ist in meiner Bubble immer mal wieder in letzter Zeit aufgepoppt. Es ist ein sehr simples Tools, was insbesondere Excel-Fans gefallen wird. Airtable bietet ebenfalls eine Kanbanübersicht. Airtable erinnert ein wenig an die Databases bei Notion. Wer viel Wert auf eine projektübergreifende Darstellung legt, wird das bei Airtable aktuell noch nicht finden. Aber das ist auch nicht für alle relevant und ein Blick finde ich lohnt sich auf jeden Fall.
Notion
Notion ist ein Alleskönner und wenn ihr mir schon länger folgt, wisst ihr, dass ich den Schritt vor einiger Zeit gegangen bin und Trello bzw. zuletzt meistertask durch Notion komplett ersetzt habe. Notion ist kein reines Projektmanagement Tool. Es bietet auch nicht den Funktionsumfang, den die anderen Tools zum Teil bieten. Ich sage aber immer, dass die Funktionen, die Notion bietet, für 80 Prozent der Unternehmen ausreichend ist. Notion ist ein Tool mit dem seine Workflows so individuell einrichten kann, wie man es benötigt. Das ist die große Stärke und zudem vereint es weitere Tools, weshalb ich Notion in meinem Unternehmen sehr intensiv nutze. Mit der Öffnung der API wird Notion sicherlich noch einige mehr Vorteile mitbringen. An dieser Stelle kann ich meinen Youtube Kanal empfehlen, wo ich fast 80 Videos zu Notion, meinem Workflow und Funktionen aufgenommen habe.
Wrike
Wrike setzt auf eine teamübergreifende Zusammenarbeit. So könnt ihr gängige Tools wie Slack, Dropbox oder Google Drive problemlos andocken. Projekte können sehr schön, wie ich finde, in Teilaufgaben unterteilt werden und die jeweiligen Arbeitsfortschritte in Echtzeit verfolgt werden.
Teamleader
Teamleader ist ein Tool, was ebenfalls versucht, mehrere Funktionen zu kombinieren. Projektmanagement, CRM und beispielsweise eine Art Rechnungssystem. Was gut umgesetzt ist, dass für Projekte Meilensteine definiert werden können. Ein Aufgabensystem ist integriert sowie ein integriertes Ticketsystem, was mit den Kontakten im CRM verknüpft werden kann. Teamleader ist also durchaus mehr als nur ein Projektmanagement Tool. Gerade auch im Team, wenn es unterschiedliche Hierachien gibt, kann das System seine Stärken ausspielen. So kann der Projektverantwortliche automatisch über den Projektstatus informiert werden.
Hive
Das Projekrtmanagement Tool Hive bietet AI-basierte Analysen, sehr viele flexible Projektansichten. Das Tool eignet sich insbesondere bei Teams zwischen 10-500 Personen und wird von namhaften Unternehmen wie Uber oder auch Starbucks eingesetzt.
Die Kosten für Hive betragen 12 Dollar pro Monat und Nutzer (bei jährlicher Abrechnung) – zusätzliche Funktionen sind gegen Aufpreis erhältlich.
SmartSheet
Eine ebenfalls gute Lösung ist Smartsheet, was ein agiles Arbeiten sehr einfach möglich macht. Arbeitsprozesse lassen sich, wie ich finde, recht einfach planen, optimieren und automatisieren. Auch das Teilen von Aufgaben ist gut und einfach umsetzbar, eine klare Zuteilung von Verantwortlichkeiten und Termine ist ebenso möglich, wie die Echtzeit-Bearbeitung im Team.
SmartSheet gibt es in zwei kostenpflichtigen Paketen, deren Preise sich individuell nach dem jeweiligen Unternehmen richten.
awork
awork ist ein Projektmanagement Tool, was ich ebenfalls hier im Podcast schon mal ausführlicher thematisiert habe. Ein wirklich tolles Tool, mit dem man in verschiedenen Projektherachien arbeiten kann. Das Automatisieren von Prozessen ist sehr gut umgesetzt und auch die Autopilot-Funktion, eine Art Alert-System, informiert automatisch, wenn ein neuer Projektstatus erreicht wurde.
Factro
Factro ist ein Projektmanagement Tool, was ebenfalls intuitiv bedienbar ist. DieSoftware bietet vielseitige Darstellungsoptionen. So gibt es beispielsweise einen Projektstrukturbaum, eine Kanban-Übersicht mit zahlreichen Feature (z.B. To-Do-Listen, Terminübersichten, Filesharing, Controlling, etc.)
Bis zu zehn Anwender können factro kostenlos verwenden, drüber gibt es weitere kostenpflichtige Varianten, die je nach Nutzungschwerpunkt und -tiefe verwendet werden können. Das Tool wird auf einem deutschen Server verwendet und ist ebenfalls DSGVO konform wie meistertask oder auch awork.
Mein Tipp bei der Auswahl des richtigen Projektmanagement Tools:
- Gibt es es eine kostenlose Versino um ersteinmal ein Gefühl für die Software zu bkommen
- Sind die Funktionen oin der kostenlosen Version eingeschränkt
- Welche Funktionen benötigt man, gibt es verschiedene Projektrollen und -hirarchien?
- Wie viele Teams oder arbeiten an Projekten. Hier spielen dann auch die Übersichtlichkeit, die verschiedenen Prozesse und Aufgaben eine Rolle und ob man mit dme Tool dann auch wirklcih produktiver arbeiten kann
- Preis spielt eine Rolle, gerade wenn man im Team arbeitet
- Schnittstellen zu anderen Tools, Dropbox,etc
- Plugins, Erweiterungen
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