Digitalisierung kompakt: 3 Tools für ein papierloses Büro

Die Digitalisierung erfasst die Industrie hierzulande nahezu im Flug, was dem Schlagwort Industrie 4.0 enorme Bekanntschaft verschafft hat. Automatisierung, Robotik und KI sind Themen, an denen heute kein Industrieunternehmen mehr vorbeikommt. Darüber hinaus verändert die Digitalisierung jedoch auch den Alltag im Büro.

Das vollkommen papierlose Büro ist auf dem Vormarsch und bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Ob nun die Schonung von Ressourcen, die Zeiteinsparungen oder auch der geringere Geldaufwand – es finden sich zahlreiche Argumente dafür, das eigene Büro ebenfalls papierlos zu machen. Doch wie funktioniert das eigentlich und was ist dabei zu beachten? In diesem Artikel werden einige grundlegende Tipps aufgezeigt und Tools vorgestellt, die den Büroalltag einfacher und digitaler machen.

Papierloses Büro – wie kann das funktionieren?

Wer heute im Büroalltag komplett auf Papier verzichten möchte, benötigt als Grundlage eine alternative Form der Datenspeicherung. Dies wird im Normalfall von cloudbasierten Systemen übernommen. Für die Umstellung sind dabei folgende Schritte notwendig:

1. Große Bestandsaufnahme für alle Papierdokumente
2. Papierdokumente umfassend digitalisieren (scannen und sinnvoll abspeichern und benennen)
3. Dokumente künftig digitalfreundlicher gestalten
4. Eine sinnvolle Ordnerstruktur anlegen

Neben dieser Form der digitalen Datenspeicherung existieren jedoch noch viele weitere Bereiche, in denen Veränderungen nötig sind. Von digitalen Unterschriften über digitales Projektmanagement bis hin zur digitalen Zeiterfassung – die Möglichkeiten sind vielfältig.

Tool 1: RSign – Vertragsabschlüsse bequem digitalisieren

Einen großen potenziellen Stolperstein auf dem Weg zum volldigitalen Büro stellen Verträge dar. Diese müssen von verschiedenen Parteien rechtsgültig signiert werden. Zum Glück ist dies dank des Tools RSign von Frama heute ebenfalls problemlos möglich. Es versetzt alle Vertragspartner in die Lage, überall, zu jeder Zeit und von jedem Endgerät auf die Vertragsdokumente digital zuzugreifen und diese per digitaler Unterschrift signieren zu können.

Die Features erweisen sich dabei im Büroalltag als äußerst hilfreich:

• Fortgeschrittene elektronische Unterschriften nach eIDAS (digitale Versiegelung)
• Signatur mehrerer Parteien in individuell festlegbarer Reihenfolge möglich
• Über Static Link lassen sich Formulare wie Einwilligungserklärungen problemlos auf Webseiten einbinden & dort direkt unterzeichnen
• Auch das Tracking des Unterschriftsstatus sowie eine Erinnerungsfunktion sind enthalten
• Oft genutzte Vorlagen helfen bei einer unkomplizierten Vertragsabwicklung
• Geführtes Unterschreiben und das Ausfüllen von Checklisten gehören ebenfalls dazu
• Datenschutzkonforme Software: Hosted in Germany & keine Datenspeicherung

Digitale Unterschriften sorgen in vielen Bereichen für eine deutliche Beschleunigung der Abläufe, weil Dokumente nicht mehr per Post oder Kurier versendet werden müssen. Somit sind sie für ein papierloses und digitalisiertes Büro künftig unabdingbar.

Tool Nr. 2: Asana – Projektmanagement auf dem neuesten Stand

Asana ist ein äußerst beliebtes und weltweit häufig genutztes Tool im Bereich Projektmanagement. Es beinhaltet alles, was ein gutes Tool für Projektmanagement benötigt. Dazu gehören:

• To-Do-Listen
• Kanban Board
• Timeline-Ansicht
• Kalender

Das übersichtliche und moderne Design sorgt dafür, dass sich auch Anfänger gut zurechtfinden. Das Kanban-Board ist einfach zu individualisieren und lässt sich somit an viele verschiedene Projektarten anpassen. Auch die Sichtbarkeiten lassen sich jeweils einzeln festlegen. Projektleiter können somit bestimmte To-Dos oder Teil-Teams als privat kennzeichnen, so dass nur Teile des Teams diese zu sehen bekommen. Darüber hinaus überzeugt das Tool mit einem guten Preis-Leistungsverhältnis. Einziger Wehrmutstropfen: In Sachen DSGVO-Konformität überzeugt das Tool nicht vollständig. Hier sind die Tool-Käufer oft selbst in der Pflicht, beispielsweise ein Verarbeitungsverzeichnis anzulegen.

Tool Nr.3: Papershift – digitale Zeiterfassung

Auch die Zeiterfassung im Betrieb kann äußerst bürokratisch sein. Zum Glück bieten sich in diesem Bereich ebenfalls digitale und schlanke Lösungen. Eine davon ist Papershift, ein digitales Zeiterfassungstool, welches in diesem Bereich keine Wünsche offenlässt. Die Zeiterfassung kann dabei auf verschiedenen Wegen erfolgen:

• Online per Browser: Jeder Mitarbeiter kann die Arbeitszeit einfach per Browser erfassen. Hierbei lassen sich erlaubte IPs einstellen, um fremde Zugriffe auszuschließen.
• Stempeluhr-App: Die Stempeluhr-App existiert sowohl in einer stationären als auch in einer mobilen Variante. Die stationäre App erlaubt eine Verifizierung per Unterschrift oder PIN.
• Dienstplan: Wer auch mit dem Papershift Schichtplaner arbeitet, kann zusätzlich die Zeiterfassung daraus integrieren und nur kleinere Änderungen in Sonderfällen vornehmen.

Tools wie Papershift helfen also dabei, den Vorgang der Zeiterfassung schneller und einfacher zu gestalten und bieten zahlreiche Möglichkeiten in Bezug auf den genauen Ablauf.

Fazit: Ein papierloses Büro ist keine Zukunftsvision mehr

Abschließend lässt sich festhalten, dass das papierlose Büro keine reine Zukunftsvision mehr ist. Mit der richtigen Planung und der Nutzung passender Tools ist es schon heute möglich, im Büroalltag die Digitalisierung zu leben.

Die Transformation selbst erfordert im Normalfall jedoch einiges an Arbeit, da viele Belege und Dokumente zunächst digitalisiert werden müssen. Dafür wird zudem ein entsprechendes digitales Ablagesystem benötigt. Ist dies jedoch geschafft, können künftige Dokumente einfach bequem eingepflegt werden. Wer also den Sprung ins volldigitale Zeitalter wagt, kann unter dem Strich von vielen Vorteilen wie kurzem Vertriebszyklus, schnellerem Geschäftsabschluss, weniger Admin-Aufkommen sowie Kosten Einsparungen profitieren und sich mehr auf das eigene Kerngeschäft konzentrieren.