Outsourcing der Personalabrechnung – echte Lösung für Risikoreduzierung?

Auslagern oder nicht auslagern, das ist die Frage – und die stellen sich viele Unternehmen für ganz unterschiedliche Bereiche. Aber wissen Sie genau, was „Outsourcing“ bedeutet und welche Vorteile es bringt? Und lassen sich, etwa im Personalbereich, damit wirklich Risiken verringern?

Was bedeutet Outsourcing?

Der Ansatz, Unternehmensbereiche auszulagern, ist nicht wirklich neu. Schon im 18. Jahrhundert prophezeite der schottische Aufklärer und Ökonom Adam Smith: „Sobald sich die Arbeitsteilung einmal durchgesetzt hat, wird nur ein sehr kleiner Teil der Bedürfnisse eines Menschen durch den Ertrag seiner eigenen Arbeit allein befriedigt werden können“.

Bis dieses Auslagern dann „Outsourcing“ hieß, war es ein weiter Weg: In den 80er Jahren setzte sich der Begriff vor allem für EDV-Auslagerungsverträge und IT-Prozesse durch. Mittlerweile gehört er zum Standardvokabular, und kaum ein Unternehmen, das nicht den einen oder anderen Bereich an externe Dienstleister abgibt. Könnten Sie sich eine Arbeitswelt ohne dieses oft recht komplexe Zusammenspiel der Aufgaben vorstellen? Wohl kaum. Nach wie vor bedarf es zwei wesentlicher Dinge, damit Outsourcing erfolgreich gelingt: Der Arbeitsprozess, um den es geht, muss Outsourcing überhaupt zulassen, und es braucht den passenden Dienstleister, der die Aufgabe(n) dann übernimmt.

Was für Vorteile bringt Outsourcing?

 Ganz klar: Ein Unternehmen, das outsourct, und damit auf eine (hoffentlich) qualifizierte und spezialisierte Dienstleistung eines anderen zurückgreift, hat Kapazitäten frei für andere Dinge. Das ist nicht nur praktisch, sondern reduziert auch die eigenen Produktions-, Entwicklungs- oder Dienstleistungskosten (und verbessert so nebenbei die Marktposition).

Im Bereich Personal- oder HR-Management ist es oft die Personalabrechnung, die ausgelagert wird. Denn wer die Personalabrechnung auslagert, verfügt über mehr Flexibilität im Unternehmen und kann schneller auf Veränderungen reagieren. Outsourcing-Dienstleister haben sich genau auf diese agilen und wechselnden Marktbedingungen eingestellt und passen auch Art und Umfang ihrer Leistungen flexibel und kurzfristig an Kundenbedürfnisse an. Outsourcing macht es außerdem leichter, die Kosten der ausgelagerten Aufgaben im Blick zu behalten (Stichwort Kostentransparenz), und das bei gleichzeitigem Plus an Planungssicherheit und Stabilität.

Mehrwert durch mehr Wissen

Wer auf Knowledge Process Outsourcing setzt, kann externes Wissen zum eigenen Vorteil nutzen. Gerade, wenn der Outsourcing-Partner über spezielle Kenntnisse oder Technologien verfügt, macht es Sinn, sehr komplexe oder arbeitsintensive Aufgaben an ihn auszulagern. Das eigene Unternehmen konzentriert sich wieder zunehmend auf Kernprozesse, anstatt sich von anderen aufwendigen Prozessen ausbremsen zu lassen.

Nicht zu vernachlässigen ist auch der Aspekt „Risiko“. Denn die Abgabe risikobehafteter Bereiche an einen erfahrenen Outsourcing-Partner sorgt dafür, internes Risiko deutlich zu senken. Der Grund ist klar: Mit dem ausgelagerten Prozess wird die Gefahr eines möglichen Schadens sozusagen auf den Dienstleister mittransferiert.

Das wirkt sich auch positiv auf die eigenen Mitarbeiter aus: Wer weniger unter Druck steht, weil das Risiko geringer ist, hat mehr Kapazitäten frei für andere Aufgaben.

Wie finde ich den richtigen Partner?

 Beim Outsourcing ist es wie mit jeder anderen Beziehung auch – es muss einfach passen, um langfristig zu funktionieren. Gleiche Vorstellungen und Interessen sind da sicher ein guter Anfang. Auch wenn Sie diese Art der „Partnerschaft“ nicht für die Ewigkeit planen, sollten Sie beim Outsourcing auf gewisse Kriterien achten, bevor Sie sich für einen Dienstleister entscheiden. Welche Aspekte sind aber besonders relevant, wenn es um den Vergleich und die Bewertung bei der Wahl für den richtigen Outsourcing-Partner geht?

Ein Blick hinter die Kulissen

Dass Sie ein Partnerunternehmen sehr sorgfältig auswählen, versteht sich von selbst. Um einen wirklich realistischen Eindruck zu erhalten, kann vor der Zusammenarbeit ein Blick hinter die Kulissen hilfreich sein. Das ist vor allem über ehrliche Referenzen möglich, oder Sie fragen bisherige oder bestehende Partner (oder auch Mitarbeiter), welche Erfahrung sie mit dem betreffenden Unternehmen gemacht haben. Hilfreich ist auch, in den ersten Verhandlungen einen offenen Dialog ohne versteckte Agenda zu führen.

Win-win-Situation – für beide Seiten

Ein weiterer Aspekt ist der Preis. Er bestimmt nicht nur, ob eine Partnerschaft überhaupt zustande kommt. Sondern auch, ob Kosten und Nutzen zueinander passen. Ideal ist eine Win-win-Situation für Unternehmer und Dienstleister, wenn auch aus prozessübergreifender Perspektive ein optimales Preis-/Leistungsverhältnis entsteht.

Übrigens ist auch der Begriff Dienstleistungs„partner“ ein guter Hinweis: Passt es menschlich? Gespräche und Diskussionen könnten trotz fachlicher Expertise schwierig werden, wenn es auf der menschlichen Ebene nicht stimmt. Ob Sprache, Werte und Normen oder Verhalten: Sind hier so gar keine Übereinstimmungen zu finden, macht das den Alltag einfach schwieriger und Komplikationen sind vorprogrammiert.

Relevant ist auch ein gemeinsames Verständnis von Themen wie Qualität und Risiko. Hier geht es nicht ohne verbindliche Aussagen: Qualität und Leistungen müssen genau beschrieben und eingehalten werden und sollten letztlich immer einer Überprüfung standhalten. Prozesse werden nicht einfach gelebt; sie sollten messbar sein und auch kontrolliert werden dürfen.

Sie sehen: Outsourcing gelingt nicht nebenbei. Für Projekte und Aufgaben, die übergeben werden, sollten beide Parteien ausreichend Zeitfenster und Planungskapazitäten vorsehen. Transparenz auf der einen und Verbindlichkeit auf der anderen Seite tragen ebenso zum Gelingen bei wie ein ehrlicher, verantwortungsvoller Dialog.

Fazit

„Mutig, aber nicht übermütig“ – das gilt auch fürs Outsourcing. Bleiben Sie diesem Motto also auch beim Auslagern von Prozessen treu: Risiken in einzelnen Aufgabenbereichen erfolgreich zu identifizieren und mit einem passenden Outsourcing-Partner gezielt Lösungen zu finden, damit ist viel gewonnen. Letztendlich können Sie so die Risiken für Ihr Unternehmen insgesamt, für Ihre Mitarbeiter oder für Ihren eigenen Aufgabenbereich erheblich senken.

Outsourcing bringt tatsächlich für fast jedes Unternehmen Vorteile – wenn es sorgfältig geplant wird. Neben allen Checklisten, die Ihnen helfen, den richtigen Outsourcing-Dienstleister zu finden, ist es nie verkehrt, sich aussagekräftige Referenzen geben zu lassen. Auch die sprichwörtliche „Chemie“ sollte stimmen: Es macht die Kommunikation zwischen den Beteiligten einfacher und trägt zu einem besseren Gesamtergebnis bei – für alle Seiten. Das Whitepaper zum Thema finden Sie hier.