Pomodoro-Methode hilft im Office für eine bessere Produktivität und Fokussierung

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Pomodoro-Methode hilft im Office für eine bessere Produktivität und Fokussierung #316

Pomodoro-Methode hilft im Office für eine bessere Produktivität und Fokussierung #316
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Die Arbeit im Home-Office wird immer häufiger von Unternehmen angeboten. Gerade in der aktuellen Corona Pandemie sind zudem viele Arbeitgeber gezwungen, ihre Mitarbeiter ins Home Office zu schicken. Viele, die Home Office vorher nicht trainieren konnten, mussten sich extrem umstellen und tun dies z.T. auch heute noch. Das Thema Zeitmanagement ist aber nicht nur im Home Office ein relevantes Thema. Daher solltet ihr euch den Podcast unbedingt anhören und mehr darüber erfahren.

Ich möchte euch im heutigen Podcast die Pomodoro Technik vorstellen, mit der ihr eure Arbeit strukturierter und insbesondere fokussierter umsetzen könnt. Ich habe mich intensiv mit dieser Methode in den letzten Wochen beschäftigt und möchte euch meine Meinung in dieser Podcast Episode aufzeigen. Fangen wir aber von vorne an.

Was ist die Pomodoro Technik?

Die Pomodoro Methode ist ein Werkzeug, um das eigene Zeitmanagement zu optimieren. Dabei ist die Idee recht simpel und einfach erklärt. Die Methode sieht vor, dass du deine Arbeit in 25-Minuten-Intervalle einteilst. Nach Ablauf der Zeitabschnitte wird eine 5-minütige Pause eingelegt. Diese Intervall nennt man Pomodori. Sobald dann vier Pomodori erfolgt sind, erfolgt eine etwas längere Pause von rund 30 Minuten.

Die Pomodoro Methode wurde von Francesco Cirillo erfunden, der diese Methode während seines Studiums in den 80er Jahren aus Eigennutz entwickelte. Ihm fiel es schwer, sich über einen längeren Zeitraum zu konzentrieren. Um die Zeitintervalle zu stoppen, nutzte Francesco Cirillo einen einfachen Küchenwecker, geformt wie eine Tomate. Darauf basiert der Name dieser Methode. Für den Erfinder war es eine Möglichkeit, über einen bestimmten Zeitraum, konzentriert und fokussiert arbeiten bzw. lernen zu können. Auch im Home Office ist man teilweise immer mal wieder abgelenkt. Eine Slacknachricht hier, eine neue eMail oder ein Anruf bzw. Videocall dort.

Ich habe mich in den letzten Wochen mit dieser Methode intensiver auseinander gesetzt. Bisher arbeite ich nach der Getting Things Done Methode (GTD), die solche Arbeitsintervalle nicht vorsieht. Bei der GTD Methode soll das Gehirn entlastet und die Energie für die wesentliche Dinge fokussiert werden. David Allen, der Erfinder der GTD Methode sagt, dass unser Gehirn sich immer wieder daran erinnert, was wir uns vornehmen. Leider kann unser Gehirn aber nicht differenzieren, ob die Situation, in der es uns an etwas erinnert, auch die richtige Zeitpunkt ist. Unser Gehirn erinnert uns immer dann, wenn eine assoziative Verknüpfung gegeben ist bzw. eine Sache so wichtig ist, dass wir uns immer wieder erinnern. So kann es also sein, dass wir immer wieder an dieselben Dinge erinnert werden, obwohl wir die Energie gut für andere Dinge gebrauchen könnten.

Die Pomodoro Methode setzt auf Fokus

Anders als die GTD Methode werden Aufgaben bei der Promodoro Methode priorisiert und wie beschrieben, Arbeitsintervalle definiert, um die Aufgabe zu erledigen. Die Vorgehensweise ist insgesamt differenziert aufgebaut:

  1. Schritt 1: To Do-Liste mit Aufgaben erfassen
  2. Schritt 2: Aufgaben priorisieren und ungefähres Zeitfenster für die Aufgabe definieren

Die eigentliche Umsetzung sieht dann vor, dass man sich eine Aufgabe, die zuvor priorisiert wurde, vornimmt und dann folgende Planung vornimmt:

  1. Zuvor priorisierte Aufgabe(n) auswählen
  2. Teilabschnitte der Aufgabe kurz aufschreiben und die Umsetzung planen
  3. Timer auf 25 Minuten einstellen und mit der Umsetzung dann starten
  4. Klingelt der Timer, abhaken, was von den Teilaufgaben bereits geschafft wurde und dann
  5. eine 5-minütige Pause einlegen
  6. Wenn du dann vier Pomodori erreicht hast, mache eine weitere Pause von 30 Minuten

Die Pomodoro Methode lebt dann von absoluter Fokussierung. Keine eMails, keine Anrufe, keine Slacknachrichten oder sonstige Ablenkung. Man liest immer wieder, dass es zum Start schwer fallen könnte, sich 25 Minuten, ohne Ablenkung zu fokussieren. Sollte das so sein, verkürze die Arbeitsintervalle zum Start und erhöhe diese dann schrittweise.

Die exakte Planung ist für die Pomodoro Methode wichtig

Beachte, dass man bei der Pomodoro Methode eine komplexere Aufgabe in verschiedene Teil-Aufgaben gliedern kann. Gerade eine größere Aufgabe in Teilaufgaben zu splitten, kann Sinn machen, da man hier und da schon mal größere Aufgaben liegen lässt und dann eher weniger wichtige Aufgaben vielleicht umsetzt. Daher plant die Umsetzung nach Wichtigkeit und Relevanz und setzt konsequent um.

Pausen bei der Pomodoro Methode ebenfalls extrem wichtig

Der Erfolg der Pomodoro Methode hängt nicht nur von der guten Planung und Einhaltung der Arbeitsintervalle ab. Die Pausen sind ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor dieser Methode. Ich habe die Methode nun seit einiger Zeit in der Umsetzung und teste sie für mich. Am Anfang ist es schon sehr ungewöhnlich, dass man nach 25 Minuten mit der Stopp-Uhr, immer wieder eine Ruhephase von 5 Minuten einlegt. Das fällt mir nicht so einfach und ich habe das Gefühl, dass gerade die anfängliche Energie zu Beginn eines Arbeitstages, dadurch etwas eingedämmt wird.

Wenn ich im Home Office war, habe ich dann die Pausen dazu verwendet, um kurz in den Garten zu gehen. Bei der längeren Pause bin ich mit unserem Hund kurz in den Wald und habe mich dann wieder an die Arbeit gemacht. Ich muss zugeben, teilweise fühlte ich mich wirklich frischer und mit mehr Energie, um die bevorstehenden Aufgaben anzugehen. Wie ihr die Pausen letztlich füllt, bleibt euch überlassen. Wichtig ist nur – in den Pausen heißt es wirklich abzuschalten und auch keine eMails oder Slacknachrichten zu beantworten. Solche Dinge gehören in die To Do Liste und somit in die Pomodori.

Nachteile der Pomodoro Methode

Aus meiner Sicht hat die Pomodoro Methode gute Ansätze, wenngleich die Methode in der Praxis schwierig 1:1 und permanent umsetzbar ist. Ich möchte euch ein Beispiel exemplarisch nennen. Wenn ihr in Kunden- oder Mitarbeiter Meetings seid, ist es schwer, die Arbeitsintervalle von 25 Minuten einzuhalten. Oder würdet ihr bei einem Vorstellungsgespräch den Bewerber nach 25 Minuten in Pause schicken, nur weil ihr euren Pomodori-Akku aufladen wollt? Gleiches gilt für andere Meetings. Hier kann die Pomodoro Methode nicht vollends greifen.

Die Pomodoro Methode kann in abgeänderter Form sehr produktiv sein

Wer häufig in Meetings ist oder viel telefoniert, der wird sich nicht exakt an die Vorgaben der Pomodoro Methode halten können. Das ist aus meiner Sicht auch kein Problem. Meetings und Telefontermine stehen ja im Vorfeld fest und der Tag hat ja einige Stunden mehr. Sind die Telefonate oder Meetings erledigt, kann die Pomodoro Methode angewendet werden. Hilfreich können hier auch fixe Zeitblöcke sein, die ihr bewußt in eurem Kalender plant.

Richtig grobe Nachteile hat die Pomodoro Methode also nicht. Die Herausforderung liegt vielmehr darin, einschätzen zu lernen, wie viel und welche Aufgaben man in dem Zeitinterval von 25 Minuten schafft. Denn ungünstig wäre es, wenn man mitten aus der Aufgabe gerissen wird, wenn der 25 Minuten Timer klingelt. Auch das Finden entsprechender Zeitblöcke, um offene Aufgaben nach der Methode umzusetzen, dürfte eine Herausforderung sein.

Fokussiert und dennoch Kreativität nicht unterdrücken

Was beim Einsatz der Pomodoro Methode nicht auf der Strecke bleiben darf, ist der Platz für Kreativität und weiterführende Gedanken und Themen. Innerhalb eines Arbeitsintervalls solltet ihr fokussiert arbeiten und euren Geistesblitz dann einfach notieren. Das iPad (Amazon Link), mit dem Apple Pencil (Amazon Link) und in meinem Fall Goodnotes 5 als App für handschriftliche Notizen darf bei mir daher nicht fehlen.

Nehmt die Zeitmessung ernst

Wenn ihr euch der Methode testen wollt, solltet ihr die Arbeitsintervalle ernst nehmen und die Pausen exakt einhalten. Gerade zum Start könnt ihr, was die Wahl der Intervalle angeht, ein wenig testen und schauen, wie gut ihr euch am Stück fokussieren könnt. Die Zeit könnt ihr analog oder digital messen.

Pomodoro Tools / Zeitmessung

Es gibt sogar einige Pomodoro Tools, die ihr kostenlos und beispielsweise direkt über den Browser oder auch via Smartphone nutzen könnt.

Warum die Pomodoro Methode gute Ansätze hat und viele Vorteile bietet

  1. Fokussierung auf eine Sache, Multitasking funktioniert nur bedingt und eben nicht wirklich produktiv.
  2. Man trainiert seine Konzentrationsfähigkeit. Hast du dich mal selbst beobachtet, wie einfach und schnell man sich schon mal ablenken lässt
  3. Bessere Strukturierung des Arbeitstages. Die bewußte Planung und Priorisierung hilft, produktiver zu arbeiten.
  4. Pomodoro bringt ein tieferes Bewusstsein in den Arbeitsalltag. Was hat man geschafft und wie effektiv und produktiv insbesondere
  5. Durch Priorisierung der Aufgaben schafft man die wichtigsten Dinge auch tatsächlich.
  6. Durch 25 minütige Zeitintervalle kann man viele Häckchen hinter die Aufgaben / Teilaufgaben machen. Das motiviert einfach
  7. Die Pomodoro Methode hilft dabei, schnelle Entscheidungen zu treffen und diese nicht regelmäßig zu hinterfragen. Zu empfehlen ist, am Anfang eines Tages die Prioiritäten und Aufgaben festzulegen.
  8. Komplexere Aufgaben werden in Teilaufgaben gesplittet, was wiederum dazu führen kann, dass man sich nicht verzettelt, da man sich bewusst Gedanken macht, wie man die größere Aufgabe am schnellsten und effektivsten umsetzen kann
  9. Je länger ihr auf die Pomodoro Methode setzt, desto besser könnt ihr abschätzen, wie lange man für bestimmte Aufgaben benötigt. Das hilft bei der Planung des Tages extrem und verbessert sich zunehmend.
  10. Man nimmt sich bewusst Pausen und lädt den Akku auf. Das kann echt hilfreich sein und für neue Energie sorgen.
  11. Pomodoro hilft dabei, sich besser vorzubereiten. Um das Arbeitsinterval perfekt ausnutzen und fokussiert arbeiten zu können, überlegt man sich im Vorfeld, welche Informationen oder Hilfsmittel notwendig sind.
  12. Mehr Motivation – insbesondere, wenn ihr euch mal in einer nicht ganz so guten Produktivphase befindet und vielleicht ein wenig unmotiviert seid. 25 Minuten gehen schnell vorüber und man weiß, dass eine nicht ganz so spannende Aufgabe dann auch in Kürze erledigt ist

Pomodoro Methode hilft gegen die Aufschieberitis und bietet viele Vorteile

Wer seinen Tag besser strukturieren möchte, der sollte die Methode mal testen. Ich habe die Methode in Zeitblöcke in meinen Kalender fix integriert. Ich taste mich langsam an die Methode, modifiziere sie und schaue dann, ob sie für mich geeignet ist. Gerade, wer einen vollen Tag, mit vielen unterschiedlichen Aufgaben hat, sollte einfach mal loslegen. Nimm dir einen Timer, eine App oder einfach nur eine analoge Küchenuhr. Nimm dir Aufgaben, die du unbedingt am Tag erledigen möchtest und und mache nach 10 (zum Start) oder 25 Minuten die erste Pause. 5 Minuten. Nach vier Pomodori solltest du mindestens 20 Minuten Pause machen. Den Kopf freibekommen. Ob es dann letztlich 30 Minuten, wie empfohlen sein müssen, müsst ihr entscheiden. Mir sind die 30 Minuten zu lang.

Ich würde dir auch empfehlen, mal die ersten Tage zu protokollieren. Wie gut hat das mit den Zeitintervallen und Pausen funktioniert und wie fokussiert konntest du tatsächlich arbeiten. Nach und nach kann man dann auf die Protokolle verzichten, da man die Methode immer besser versteht und auch die Dinge abschätzen kann.

Pomodoro Methode – alles wissenswerte im Video

Im Video berichte ich auch ausführlich über die Pomodoro Methode und nehme euch mit und gehe auf meine Erfahrungen genau ein. Insbesondere als Ergänzung zum Podcast, werdet ihr weitere Informationen über die Pomodoro Methode erfahren.

Pomodoro mit Notion umsetzen

Grundsätzlich gibt es mehrere Wege, die Pomodoro Methode im Alltag umzusetzen. Eine analoge Küchenuhr und eine gut strukturierte Aufgabenliste würde reichen. Ich selbst organisiere mein „berufliches Leben“ in Notion. So setzte ich also auch bei der Pomodoro Methode auf das Tool. Wie genau, zeige ich euch in dem folgenden Video.

Eure Erfahrungen sind gefragt

Wie sind eure Erfahrungen mit der Pomodoro Methode oder wie findet ihr diese? Schreibt es mir in die Kommentare oder schreibt mir eine eMail oder Messenger über die verschiedenen Social Media Kanäle.

Habt ihr Fragen oder Anregungen zum Thema oder Podcast?

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