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Ich denke, über die Notwendigkeit, das eigene Unternehmen dem digitalen Wandel unterstellen zu müssen, muss ich an dieser Stelle nicht mehr explizit betonen. In meinen Unternehmen versuche ich das papierlose Büro zu etablieren und berichte an dieser Stelle immer wieder über den Fortschritt und die Ausbaustufen.
Wer das papierlose Büro richtig umsetzt, der wird insgesamt sein Unternehmen effizienter gestalten können. Die Digitalisierung hilft, Prozesse zu vereinfachen, Kosten zu sparen und sich somit für die Zukunft aufzustellen.
Rechnungen auf Papier dominieren immer noch!
Häufig ist es heute noch so, dass Rechnungen auf Papier immer noch dominierend in Unternehmen vorkommen. Dabei kann man – richtig umgesetzt – viel Zeit und Geld sparen. Die digitale Buchhaltung ist längst keine Vision mehr, sondern mit Hilfe von entsprechenden Tools sogar sehr leicht umsetzbar.
Im heutigen Podcast möchte ich mit euch besprechen, wie ich eingehende Rechnungen digitalisiere und dann weiterverarbeite und somit die Buchhaltung insgesamt wesentlich produktiver arbeiten kann. Fangen wir zunächst einmal mit einem Überblick an, welche Vor- und Nachteile die Digitalisierung von Rechnungen grundsätzlich mitbringt. Danach zeige ich euch konkret, wie ich mit dieser Thematik umgehe. Ganz wichtig in diesem Zusammenhang ist natürlich auch der Einsatz des richtigen Rechnungsprogramms. Dazu komme ich aber in Kürze in einem separaten Podcast noch ausführlicher zu.
Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen
Blicken wir zunächst auf die Vorteile bei der Digitalisierung von Rechnungen.
- Schnelle Wiederauffindbarkeit
Ein großer Vorteil ist sicherlich die Wiederauffindbarkeit von Rechnungen. Ich erinnere mich noch gut daran, als ich in der Ausbildung in einem Kellergewölbe Rechnungen in hunderten von Ordnern suchen musste. Stunden hat es gedauert bis ich die richtige Rechnung gefunden hatte. Also mit der Digitalisierung von Rechnungen entfällt das lästige Suchen, das Einordnen, Lochen und abheften, was enorm zeitaufwendig und somit total verschwendete Zeit ist. Wer eine digitale Rechnung sucht, findet diese praktisch per Knopfdruck. - Einfache Ablage und Bearbeitung
Die Bearbeitung dauert ebenfalls nur kurze Zeit und ist sehr simpel umsetzbar. Eingehende Rechnungen werden eingescannt und dann in die digitale Ablage zur weiteren Verarbeitung gepackt. Die digitale Ablage kann ein Dokumentenmanagement-System oder aber auch ein Cloud-Service wie beispielsweise Dropbox oder Google Drive sein. - Platzbedarf kann stark minimiert werden
Platz für physische Ordner benötigt man nicht, wenn man das papierlose Büro umsetzt und so auch mit digitalisierten Rechnungen arbeitet. Regale, physische Ordner können eingespart werden. - Kostenminimierung
Selbstverständlich spielt auch das Thema Kostenminimierung insgesamt eine eine übergeordnete Rolle. Sowohl bei eingehenden Rechnungen, aber natürlich auch bei ausgehenden Rechnungen. Papier, Porto, Aktenordner und -Schränke müssen nicht mehr genutzt werden. Aber auch die zeitliche Komponente spielt letztlich in das Thema Kostenersparnis ein. Denn Zeit ist ja bekanntlich auch Geld. - Schnellere Bearbeitung der Buchhaltung
Auch die Buchhaltung kann künftig insgesamt schneller umgesetzt werden, da alle Belege sofort auffindbar und entsprechend bearbeitet oder sortiert werden können. Wie ich das genau mit der Buchhaltung und meinem Steuerberater mache, erzähle ich im Podcast ausführlicher. Fakt ist, der Steuerberater kann ebenfalls direkt auch die digitalen Daten zugreifen und auch effizienter die Umsetzung vornehmen. - Zugriff auch mobil möglich
Bei Bedarf kann auch auf Rechnungen mobil zugegriffen werden. Die neuen Tools und Möglichkeiten machen es möglich. Wer über einen Internetzugang verfügt, könnte theoretisch auch von überall aus auf die Daten zugreifen. Wer also spontan Zugriff benötigt spart weiter Zeit, da er sich keine Aufgabe erstellen muss und die Weiterverarbeiten im Office dann später umsetzen muss. Erledigt, ist erledigt.
Nachteile der Digitalisierung von Rechnungen
Wo Vorteile sind, gibt es auch bekanntlich Nachteile. Auch wollen wir diese natürlich an dieser Stelle thematisieren und besprechen.
- Veränderungsprozess erfordert Planung/Konzepte
Zunächst mal ist sicherlich ein Nachteil, dass vorhandene Strukturen über Board geworfen werden müssen und die Umsetzung der Digitalisierung geplant werden muss. Hierfür ist ein Plan/Konzept notwendig. - Abhängigkeit von Technik
Ein weiterer Aspekt, den man sicherlich nennen muss, ist die technische Abhängigkeit. Ohne Tools, ohne eine digitale Ablage und auch den Scanner selbst, geht es nicht. Wenn man die technische Abhängigkeit weiter deklinieren möchte, kommen Strom und ggfs. Server auch noch hinzu. Klemmt es mal bei einen der genannten Dinge, kann der Zugriff auch mal kurzfristig unterbrochen werden. Entsprechende Sicherheitsmaßnahmen und Notfallpläne sind zu berücksichtigen und sollten im Worst Case problemlos greifen können. - Datensicherheit
Insbesondere bei sensiblen Daten muss das Thema Datensicherheit genannt werden. Um hier sicher agieren zu können, müssen Sicherheitsvorkehrungen und auch die DSGVO letztlich berücksichtigt werden. Eine Firewall oder grundsätzlich Maßnahmen, die vor Hackerangriffen schützen, sollten sowieso umgesetzt sein. Insgesamt kann man aber sagen, dass die digitale Ablage im Grunde genau so sicher ist, wie die klassische Ablage. - Infrastruktur muss zeitlich wachsen
Was man an dieser Stelle auch nicht außer acht lassen darf, ist die Tatsache, dass mit zunehmendem Zeitfenster auch die Infrastruktur mit wachsen muss. Entweder muss die Cloud vom Datenspeicher erweitert werden oder aber die eigenen Server
Insgesamt überwiegen die Vorteile, Rechnungen zu digitalisieren. Wer das Thema in seinem Unternehmen angehen will, muss die oben genannten Vor- und Nachteile auf dem Schirm haben und sich ausführlich Gedanken für die Umsetzung machen.
Können Papierbelege nach der Digitalisierung vernichtet werden?
Ganz wichtig ist. Wer die Rechnungen digitalisiert, benötigt keine Kopie. Hier herrscht häufig Unsicherheit im Umgang mit den Papier-Rechnungen. Auf keinen Fall also doppelt Belege aufbewahren. Zunächst einmal muss klar sein, dass sich Unternehmen an die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) halten müssen. Konkret bedeutet dies, dass zunächst einmal keine Informationen bei der Digitalisierung, also beispielsweise beim Scannen, verloren gehen dürfen. Auch darf die Datei nach dem Scannvorgang nicht mehr verändert werden. Für die Zeit der Aufbewahrungsfrist muss der Beleg zugänglich und auswertbar sein. Sind diese Voraussetzungen gegeben, kann der Beleg entsorgt werden, sofern keine außer-steuerlicher oder steuerlicher Vorschriften ein Aufheben des Originals notwendig machen. Da ich aber kein Jurist bin, muss ich an dieser Stelle darauf hinweisen, keine vollständige und vollkommen richtige Beratung leisten zu können. Im Zweifel, bitte den eigenen Steuerberater oder Juristen mit einbeziehen und Fragen.
So setze ich die Digitalisierung von Rechnungen im Unternehmen um
Zunächst einmal werden alle eingehenden Rechnungen direkt eingescannt. Als Dokumentenscanner verwende ich den Fujitsu ScanSnap ix500 (Link zum Amazon-Shop). Die eingescannten Dokumente landen dann automatisch bei uns in der Dropbox im Ordner „Dokumente zu bearbeiten“. Von dort aus können dann die Rechnungen verarbeitet werden, beispielsweise in die richtigen Ordner für die Buchhaltung, also den Steuerberater. In unserem Fall verwenden wir die Ordnerstruktur Buchhaltung / 2018 / Dezember / ER (für Eingangsrechnung). Weitere Rechnungen wie AR, Kontoauszüge, Kreditkarten, Reiseabrechnung, etc. sind ebenfalls im Ordner für den jeweiligen Monat direkt vorzufinden. Das hat den Vorteil, das der Steuerberater dann einfach per Dropbox-Zugang/Link auf die Dateien zugreifen kann. So muss kein physischer Ordner mehr zum Steuerberater gebracht werden und die Bearbeitung kann ebenfalls schneller und effizienter umgesetzt werden. Zumindest dann, wenn der Steuerberater entsprechend die Buchhaltung digital bearbeiten kann.
Eine Alternative zu meinem Vorgehen ist UnternehmerOnline, was von der DATEV zur Verfügung gestellt wird. Das wird unser Projekt 2019 werden, da auch hier das Thema Archivierung sehr schön mit umgesetzt werden kann und auch sonst noch weitere Aspekte eine Rolle spielen. Dazu aber zu gegebener Zeit mehr.
Fazit
Das Digitalisieren von Rechnungen ist also ein wichtiger Schritt für das papierlose Büro. Aber auch, wenn ihr das papierlose Büro noch nicht in der Form plant, ist die Umsetzung auf jeden Fall zu empfehlen. Effizienter wird es und auch die vielen aufgezeigten Vorteile überwiegen und sorgen letztlich für mehr Ressourcen und weniger Kostenaufwendungen. Wie sieht das Thema bei euch aus?
Habt ihr weitere Fragen?
Ihr habt Fragen zum Thema Messenger Marketing? Dann stellt mir diese gerne per Email an podcast (ät) digitales-unternehmertum.de oder unserem Hörerservice. Dann werde ich in Kürze einen Podcast und/oder ein Videobeitrag diesbzgl. umsetzen.
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Die GOBD fordern nicht nur, dass die Dokumente nicht verändert wurden, sondern auch, dass lückenlos nachgewiesen wird, dass keine Änderung vorgenommen wurde. Diese Forderung ist nur mit einem Dokumenten-Management-System zu erreichen. Der Scanner muss die Daten unverzüglich in das DMS verbringen ohne Umweg über einen Ordner o. Ä. Auch Dokumente, die digital eingehen, müssen sofort in das DMS wandern. Dazu sollte der E-Mail-Eingang ohne Umweg über ein Mail-Programm sofort im DMS landen. E-Mails, die nicht aufbewahrungspflichtig sind, können von dort aussortiert werden. Eine solche Behandlung der digitalen Rechnungseingänge ist auch ohne papierloses Büro erforderlich, da E-Mails digital aufbewahrt werden müssen. Das ist leider viel zu wenigen Unternehmern bekannt und wird auch von den meisten Steuerbüros so nicht vermittelt. Über kurz oder lang wird das bei Steuerprüfungen untersucht. Bei fehlerhafter Dokumentation drohen Umsatzschätzungen.
Danke dir für die Ergänzung … Grundsätzlich ist aber ein DMS nicht zwingend notwendig. Zumindest nach Auffassung des ein oder anderen Steuerexperten, den ich gefragt habe … aber sicher ist sicher, klar ..