Tool-Tipp: absence.io – digitaler Urlaubsplaner und einiges mehr

Wer kennt die Situation nicht? Die Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen nimmt zu. Die Koordination und Planung des Urlaubs läuft in vielen KMUs sehr unterschiedlich. Je nach Größe schon mal dezentral über die jeweiligen Abteilungen oder bei einer geringeren Anzahl an Mitarbeitern auch gerne mal über den Wandkalender oder eine Excel-Tabelle.

Digitaler Urlaubsplaner bietet fast nur Vorteile

Wer sich nicht nur papierlos organisieren möchte, sondern seinen Mitarbeitern Transparenz und stets die aktuellen Daten in Sachen Urlaubsplanung bieten möchte, der sollte sich den heutigen Artikel sehr genau durchlesen bzw. unseren Podcast ganz genau anhören. Denn genau, wie viele andere Unternehmen auch, stand ich mit meinem Unternehmen vor einiger Zeit vor der Herausforderung, dass immer mehr Kollegen mich fragten, wer denn Urlaub nehme und wie viele Urlaubstage denn für das laufenden Jahr bereits genommen wurden.

Nicht nur der Nervfaktor für mich wuchs, auch der Drang und der Wunsch der Mitarbeiter nach einem transparenteren Informationsfluss stieg mit jedem Mitarbeiter mehr an. Und jetzt sind wir gerade mal zweistellig, dennoch habe ich mich intensiver mit der Thematik beschäftigt, um diesen Prozess effizienter und eben transparenter umsetzen zu können. Das Abwägen der Pros und Cons führte dann sehr schnell zu der Erkenntnis, dass ein klassischer Urlaubskalender für die Wand eigentlich völlig unnötig ist und in einem modernen Unternehmen, welches so gut es geht auf das papierlose Büro setzt und auch sonst viele moderne Tools und Prozesse umsetzt, irgendwie nicht richtig passt.

absence.io mehr als nur ein digitaler Urlaubsplaner, aber …

Wir haben viele Tools getestet und von der Funktionalität und Einfachheit hat mich absence.io zunächst überzeugt. Vielleicht auch deshalb, weil ich zunächst nur auf den digitalen Urlaubsplaner von absence.io zurückgreife und die Funktionalität der digitalen Personalakte erst einmal nicht im Einsatz habe. Aber auch das wird in Kürze Thema sein, nur kann ich da aktuell noch nichts zu sagen.

Erfahrungen mit absence.io

Neben dem Dashboard, wo ich auf einen Blick sehen kann, welche Mitarbeiter ihren Urlaub digital eingereicht haben, sehe ich auch eine Gesamtübersicht, welche Mitarbeiter heute nicht im Office anwesend sind und wie viel Urlaub insgesamt der jeweilige Mitarbeiter noch hat. Was mich an dem System noch nicht überzeugt hat – und deshalb werden wir auch die digitale Personalaktie noch etwas aufschieben und ggfs. mit einem andern Anbieter umsetzen, ist die Geschwindigkeit des Systems. Teilweise ist das System so langsam, dass man wirklich nicht damit arbeiten kann. Nach Rücksprache mit dem Support arbeitet man an dieser Situation. Warten wir also mal ab.

Team- und persönlicher Kalender

Wie im Screenshot zu sehen, gibt es einen persönlichen Kalender, bei dem ich meinen Urlaub für mich planen und beantragen kann. Einfach ein Datum oder Zeitfenster anklicken und schon kann der Urlaubsantrag ausgefüllt und digital an den Vorgesetzten geschickt werden. Alles geschieht online, also ohne Papier und Zeitverzögerung. Man sieht in diesem Bereich dann auch die bevorstehenden Urlaube, wie in meinem Beispiel zu sehen und wie viele Tage noch vom Jahreskontingent offen sind.

Neben der persönlichen Übersicht gibt es dann noch eine Team-Übersicht. Hier hat jeder Mitarbeiter also einen transparenten Einblick und so können Urlaube sehr gut auch im Team oder der Abteilung organisiert werden. Es können dann auch innerhalb der Organisation verschiedene Abteilungen und Verantwortliche angelegt werden, die dann die eingehenden „virtuellen Urlaubsanträge“ genehmigen / ablehnen können.

Grundsätzlich kann man verschiedene Abwesenheiten pflegen. Wir haben ganz schlicht und einfach mit den Abwesenheitstypen Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub und Messen. Zusätzlich kann man halbe / ganze Tage wählen bzw., sofern relevant, auch einen Vertreter benennen. Um auch transparent bei Kollegen sein zu können, kann nicht nur der Vorgesetzte, sondern auch weitere Kollegen entsprechend benachrichtigt oder Notizen hinterlegt werden.

Ist ein Kollege krank, kann zudem die Krankmeldung direkt hochgeladen und hinterlegt werden. Die Mitarbeiter selbst erhalten einen eigenen Zugang und können über den Zugang dann Urlaube beantragen und den Team-Kalender einsehen – Urlaubsanträge auf dem klassischen Papierwege sind nicht mehr notwendig und so wird auch das papierlose Büro entsprechend mit dieser Art der Urlaubsplanung weiter relevant.

Mitarbeiterverwaltung

Sehr intuitiv ist die Mitarbeiterverwaltung. Hier kann man alles eintragen, was für den Urlaub, die Anwesenheiten und Personalakte notwendig ist. Die Anwesenheiten funktionieren auch für Teilzeitkräfte und werden bei der Urlaubsverwaltung direkt mit übernommen. Das ist nicht bei jedem Tool, wie ich aus Erfahrung berichten kann.

Letztlich kann alles eingestellt werden, was man benötigt. Was allerdings noch fehlt ist die anteilige Urlaubsberechnung, die aber laut Nachfrage beim Toolanbieter in Planung sei. Wann genau, steht allerdings noch nicht fest.

Reportings

Wer möchte, kann auch auf verschiedene Auswertungen zurückgreifen. Beispielsweise, wenn man die Krankenquote ermitteln möchte. Auch sonst sind weitere Auswertungen jederzeit abrufbar.

Verbindung mit Slack, Google

Das Tool bietet zudem Schnittstellen zu Slack, Office 365 und Google. Wir selbst nutzen Slack für die interne Firmenkommunikation. Automatisiert wird jeden Tag eine Übersicht gepushed (siehe Screenshot), die den Kollegen transparent aufzeigt, wer Urlaub hat oder entsprechend anderweitig abwesend ist.

Synchronisation mit Kalender

Auch die verschiedenen Online-Kalender unterstützt absence.io, d.h. die aktuellen Änderungen und Einträge werden entsprechend synchronisiert und so seid ihr und euer Team immer auf dem neuesten Stand.

Preis

Der Preis für die Nutzung des digitalen Urlaubsplaners liegt bei 1,50 EUR pro Mitarbeiter, was aus meiner Sicht für die Funktionalität in Ordnung ist. Zusätzlich kann die digitale Personalakte sowie die Zeiterfassung für jeweils weitere 1,50 EUR / Monat / Nutzer hinzugebucht werden. Wer also die Digitalisierung in diesem Bereich vorantreiben möchte, fährt mit absence.io ganz gut.

Video zu absence.io

Wenn ihr euch einen Überblick über die Funktionalität von absence.io machen wollt, habe ich ein Video produziert, was ihr auch in unserem Youtube-Kanal findet. Solltet ihr den Youtube-Kanal noch nicht kennen, lohnt es sich, den Kanal zu abonnieren.

Digitale Personalakte

Wer möchte, kann absence.io nicht nur für die digitale Urlaubsplanung verwenden. Der Anbieter bietet die Möglichkeit, den gesamten Prozess einer Personalakte digital abzubilden. Für einen Aufpreis von 1,50 EUR pro Mitarbeiter kann also die digitale Personalakte zusätzlich verwendet werden und der Prozess nicht nur digital. Wenn Interesse besteht, mache ich hier auch noch mal ein Review zu.

Digitale Zeiterfassung

Wie bereits erwähnt kann absence.io auch für die digitale Zeiterfassung verwendet werden. Insbesondere die Kombination mit der digitalen Akte bzw. dem digitalen Urlaubsplaner ist die Zeiterfassung ein weiteres sinnvolles Feature. Wir selbst im Unternehmen nutzen es nicht, da wir eine eigene Lösung haben.

Fazit

Die digitale Urlaubsplanung hat aus meiner Sicht nur Vorteile. Für die Mitarbeiter ist die Nutzung super simpel, die Daten sind transparent und kann entsprechend der Hirarchie im Unternehmen auch organisiert werden. Vertreter können bestimmt werden und auch sonstige Abwesenheiten eingestellt werden. Die Beantragung der Urlaube erfolgt online – ohne Papier und kann so auch ortsunabhängig erfolgen.

Habt ihr Fragen oder Anregungen?

Ihr habt Fragen zum Thema? Ihr seid gerade in einem Prozess und wollt darüber berichten oder euch austauschen? Ich freue mich über jedes Feedback unter podcast@digitales-unternehmertum.de, nutzt unseren Hörerservice oder schaut in unserer Facebook Seite „Digitales Unternehmertum“ vorbei, kontaktiert mich per private Messages schreibt mir per Twitter oder Instagram.

Podcast anhören

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