Tool-Tipp: Mit Calendly Termine und Meetings effizienter gestalten #340 - Digitales Unternehmertum

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Tool-Tipp: Mit Calendly Termine und Meetings effizienter gestalten #340

Tool-Tipp: Mit Calendly Termine und Meetings effizienter gestalten #340
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In der heutigen Podcast Episode geht es um das Tool Calendly Ich zeige ich, was Calendly genau für ein Tool ist und wie ich es im Business Alltag mittlerweile einsetze.

Ihr kennt es vielleicht auch. Ihr wollt mit einem Kunden oder einem Mitarbeiter einen Termin vereinbaren und das berühmte E-Mail Ping-Pong startet. Meistens schickt man sich 2-3 Termine und bis ein gemeinsamer Termin gefunden wurde, kann es schon mal eine Zeit dauern, bis der finale Termin feststeht.

Mit Calendly arbeite ich seit einigen Wochen und muss sagen, dass ich sehr begeistert bin. Ich zeige euch die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten und wie ich konkret Calendly in meinen Business Alltag integriert habe.

Calendly mit Apple Kalender, Google Kalender & Co. verbinden

Grundsätzlich kann Calendly mit den unterschiedlichen Kalendern verbunden und synchronisiert werden. Ich verwende bei Apple Kalender unterschiedliche Kalender, die ich mit Calendly ebenfalls organisieren kann.

Mit Registrierung bei Calendly erhält man eine persönliche Seite und kann verschiedene Ereignisse anlegen. So kann dem Nutzer die persönliche Seite oder aber auch einzelne Ereignisse per Link zur Verfügung gestellt werden.

Ereignisse helfen bei der effektiven Terminfindung

Ich habe sechs verschiedene Ereignistypen bei mir angelegt:

  • Internes Meeting (max. 30 Minuten)
  • Online Meeting (max. 60 Minutren)
  • Podcastaufnahme (60 Minuten)
  • Telefoncall (30 Minuten)
  • Webinar Content Suite

Wie ich die verschiedenen Ereignisse im Alltag einsetze, berichte ich ausführlich im Podcast. Der Kreativität, was eigene Ereignisse angeht, sind keine Grenzen gesetzt.

Alle Termine die ihr in eurem Kalender eintragt (bei mir Apple Kalender) werden direkt mit Calendly synchronisiert, sodass Calendly und euer Kalender stets auf dem aktuellsten Stand sind.

Die persönliche Calendly Seite sieht bei mir so aus:

Entweder könnt ihr die persönliche Calendly Seite euren Nutzern weiterleiten. Alternativ hat jedes Ereignis eine eigene URL, die man weitergeben kann. So mache ich es und bin so sehr produktiv und effizient in Sachen Termin und Webinarplanung.

Einstellungen für jedes Ereignis individuell nutzen

In Calendly können diverse Einstellungen pro Ereignis eingestellt werden. Das hilft extrem, um die Termin- und Meeting-Organisation so effizient wie möglich zu halten.

Einstellungen Ereignis – Calendly

Es können diverse Einstellungen umgesetzt werden, beispielsweise:

  • Verfügbarkeit Wochentage
  • Bestimmte Zeitfenster
  • Soll ein Timeslot für die Vor- und Nacharbeit einberechnet werden?
  • Wie viele Tage im Voraus soll ein Termin einbuchbar sein?
  • Soll der Nutzer beim Eintrag des Termins noch eine Frage beantworten?
  • Automatisierungen, z.B. soll eine SMS versendet werden, etc.
  • Benachrichtigungen und Stornobedingungen können eingestellt und angepasst werden

Calendly organisiert deinen Termin

Sind alle Einstellungen vorgenommen kann Calendly auch direkt in der Praxis eingesetzt werden. Einfach einen Termin auswählen, Name und eMail eintragen und schon wird der Termin entsprechend der Einstellungen in deinem Kalender (bei mir Apple Kalender) verarbeitet. Der Nutzer bekommt eine eMail-Bestätigung, ich auch und der Termin wird umgehend in den Kalender eingetragen. Schnell, unkompliziert und intuitiv. Kein Email Ping-Pong mehr.

Beispiel: Kalenderansicht Calendly

Webinare mit Zoom oder Microsoft Teams direkt mit Calendly organisieren

Eine sehr geniale Funktion ist, dass ich meine Webinare direkt mit meinen Teilnehmern organisieren kann. Sobald ein Kalendereintrag erfolgt ist, wird automatisch ein Zoom Meeting parallel erstellt und dann direkt in den Kalendereintrag auch die Zugangsdaten übermittelt. Kein manuelles Anlegen eines Zoom oder Teams-Meeting ist somit notwendig. Die Schnittstelle zu Zoom oder Microsoft Teams muss einmalig autorisiert werden und erfolgt dann immer direkt.

Integrationen von Calendly

Calendly kann in unterschiedlicher Weise mit anderen Tools verknüpft werden. So kann man beispielsweise die Kalender in eine WordPressseite direkt integrieren. Calendly ist ein möächtiges Tool, was einem die Organisation von Termine und Meetings vereinfacht.

Integrationen von Calendly

Kosten von Calendly

Calendly kann in der Grundversion kostenlos genutzt werden. Je nach Funktionsumfang und ob man den jährlichen Zahlplan verwendet, kostet das Tool ab 8$ umgerechnet auf den Monat. Aus meiner Sicht sinnvoll investiertes Geld.

Podcast anhören

Unser Podcast kann direkt hier im Artikel angehört werden. Zudem sind wir bei iTunes für alle iOS und Apple-Devices kostenlos verfügbar. Android-Nutzer finden uns bei stitcher.com (Stitcher App downloaden). Auch könnt ihr unseren Podcast bei YouTube oder bei Spotify anhören.

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