Dokumentationsverwaltung in einem modernen Unternehmen - wie sollte sie umgesetzt werden - Digitales Unternehmertum

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Dokumentationsverwaltung in einem modernen Unternehmen – wie sollte sie umgesetzt werden

Dokumentationsverwaltung in einem modernen Unternehmen – wie sollte sie umgesetzt werden
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Die Dokumente sind die Grundlage für das Funktionieren jedes Unternehmens und jeder Organisation. Die Gewährleistung ihres effizienten und konsistenten Umlaufs ist eines der Schlüsselelemente und eine der wichtigsten Voraussetzungen für die effektive und effiziente Umsetzung der Geschäftsziele und die systematische Entwicklung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens auf lange Sicht. Bei der Umsetzung dieser Aufgabe werden die Unternehmer durch immer modernere und leichter zugängliche Methoden und Informationstechnologien unterstützt, dank derer der Dokumentenumlauf ein völlig neues Gesicht und zusätzliche, wertvolle Möglichkeiten erhält.

Elektronische Dokumentation – warum lohnt sie sich?

Im traditionellen Dokumentenumlauf, den die Unternehmen schon vor mehreren Jahren nutzen mussten, wurde die Firmendokumentation nur in Papierform aufbewahrt, zur Verfügung gestellt und archiviert. Dies führte zu einer Reihe von Problemen, unter denen die hohen Kosten für die Wartung des Archivs, die Druckinfrastruktur und die für den Archivdienst verantwortlichen Mitarbeiter hervorzuheben sind. Auch in physischer Form aufbewahrte Aufzeichnungen waren jeden Tag Verlust, Zerstörung oder Auslassung ausgesetzt. Auch der Zugang zu ihnen war sehr schwierig, was leider unter anderem dazu führte, dass bei wichtigen Entscheidungen nicht immer auf wichtige Daten und Informationen zugegriffen werden konnte. Die Papierstapel auf den Schreibtischen der Mitarbeiter brachten Chaos in das Unternehmen und beeinträchtigten die Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung, ganz zu schweigen von der Gefahr der Zerstörung oder des Durchsickerns sensibler Daten. Wenn wir dazu noch das geringe Maß an tatsächlicher Kontrolle und Verwaltung des Datenzugriffs hinzufügen, kommen wir schnell zu dem Schluss, dass der traditionelle Dokumentenumlauf keine Lösung ist, die für die große Mehrheit geeignet ist, und wir können sogar riskieren, dies für alle Unternehmen zu sagen.

Glücklicherweise sind Unternehmen und Organisationen nicht mehr gezwungen, den traditionellen Dokumentenfluss zu nutzen. Die intensive Entwicklung moderner Technologien und die damit verbundenen dynamischen Veränderungen in der Geschäftswelt haben dazu geführt, dass Papierdokumente systematisch einer in digitaler Form gesammelten und gespeicherten Dokumentation weichen. Der elektronische Dokumentenumlauf ermöglicht es, die wichtigsten Probleme im Zusammenhang mit dem Dokumenten-Workflow-Management zu beseitigen. Für die Implementierung und praktische Durchführung sind moderne IT-Systeme für Unternehmen verantwortlich, darunter Lösungen der DMS-Klasse, die sich dem Dokumentenmanagement widmen. Das Dokument-Management-System ist ein professionelles und spezialisiertes Werkzeug, das eine effiziente und effektive Organisation aller Prozesse im Zusammenhang mit der Dokumentation ermöglicht.

Dokument-Management-System – die wichtigsten Vorteile seiner Umsetzung

Das Dokument-Management-System ist eine spezialisierte Software, die entwickelt wurde, um Unternehmen ein einfaches und intuitiv zu bedienendes Werkzeug für die praktische Umsetzung des elektronischen Dokumenten-Workflows und Aufgaben im Zusammenhang mit der gemeinsamen Nutzung, Analyse, Verarbeitung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten zur Verfügung zu stellen. Es ermöglicht eine effiziente und effektive Verwaltung der gesamten Unternehmensdokumentation, die nicht mehr in Papierform, sondern in elektronischer Form in den digitalen Ressourcen des Unternehmens gespeichert wird und für autorisierte Personen von der Systemebene aus leicht zugänglich ist.

Das Dokument-Management-System ermöglicht es, alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Firmendokumenten zu optimieren und entlastet das Unternehmen von der Pflicht zur Führung eines physischen Archivs. Die Implementierung von elektronischem Workflow und DMS kann auch der erste wichtige Schritt zu einer erfolgreichen digitalen Transformation des Unternehmens sein. Durch die ein für allemalige Entfernung von Papierstapeln von den Schreibtischen der Mitarbeiter und die Reduzierung von Papiereinkauf und -verbrauch kann die Idee des “papierlosen Büros” in die Praxis umgesetzt werden, wodurch unnötige Kosten reduziert und eine bessere Ordnung in das Unternehmen gebracht werden.

Es ist sicherlich erwähnenswert, hier eine so wichtige Umwelt- und Image-Dimension dieser Veränderungen und der Modernisierung der Art und Weise, wie mit Dokumenten gearbeitet wird, zu erwähnen. Die Reduzierung des Verbrauchs von Papiermaterialien, Strom und Tinte oder anderen Verbrauchsmaterialien für den Druck ermöglicht es, ein umweltfreundliches Image des Unternehmens wirksam zu fördern, was nicht nur von modernen Geschäftspartnern, sondern auch von den Mitarbeitern besonders geschätzt wird. Wenn wir dazu noch einen einfachen und schnellen Zugang zu allen Dokumentationsressourcen, ein hohes Maß an Schutz vertraulicher, sensibler Daten und höchste Sicherheitsstandards bei der Aufbewahrung von Firmendokumenten hinzufügen, erhalten wir eine nahezu ideale Lösung, deren Vorteile jedes bewusste Unternehmen zu schätzen weiß, das bestrebt ist, seine laufenden Aktivitäten systematisch zu entwickeln und zu verbessern und die Kosten dafür zu senken. Das Dokument-Management-System ist eine moderne Lösung, die es dem Unternehmen ermöglicht, Zeit und Geld zu sparen, die Qualität der alltäglichen Aufgaben zu beschleunigen und zu verbessern und wichtige Entscheidungen zu treffen, wodurch das Funktionieren sowohl der einzelnen Abteilungen als auch der Organisation als Ganzes auf fast jeder Ebene verbessert wird.

Das Dokument-Management-System und seine praktischen Möglichkeiten

Systeme der DMS-Klasse entwickeln sich aufgrund ihrer wachsenden Beliebtheit bei Unternehmen dynamisch weiter und bieten ihren Benutzern immer mehr Funktionalität, Flexibilität und neue Möglichkeiten. Die besten Lösungen dieser Art, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind, arbeiten auf der Grundlage moderner und wirklich innovativer Technologien und nutzen zusätzliche Unterstützung durch Mechanismen wie Business Process Automation (BPA), Business Process Robotization (RPA), Maschinelles Lernen (ML), Künstliche Intelligenz (AI), OCR (Intelligente Texterkennung), Digitale Signatur und viele andere Technologien und Lösungen, die ihre Funktionalität weiter bereichern, ihre Fähigkeiten und damit ihren geschäftlichen Nutzen erhöhen. Die Kapitalrendite in dieser Klasse von Systemen wird daher immer sicherer und schneller.

Moderne Low-Code-Plattformen nehmen einen besonderen Platz unter den effektiven IT-Lösungen ein, die eine effiziente und effektive Verwaltung der Unternehmensdokumentation ermöglichen. Die besten auf dem Markt erhältlichen Lösungen dieser Art bieten nicht nur die Schlüsselfunktionen eines DMS-Systems, sondern ermöglichen auch die umfassende Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die Erstellung perfekt zugeschnittener Geschäftsanwendungen, die praktisch jedes Geschäftsszenario unterstützen. Low-Code-Plattformen sind einfach und intuitiv zu bedienen, und die Nutzung ihrer vollen Funktionalität und der Aufbau kompletter Geschäftslösungen erfordert keine Kenntnisse von Programmiersprachen oder die Einstellung spezialisierter Programmierer mehr. Auf der anderen Seite können Sie mit Low-Code-Plattformen im Gegensatz zu den so genannten Box-Lösungen vollständig maßgeschneiderte, maßgeschneiderte und ideal auf Ihre Bedürfnisse und Geschäftsfallanwendungen abgestimmte Anwendungen bauen – per Drag&Drop in einer benutzerfreundlichen grafischen Oberfläche, die oft mit dem Bauen mit Lego-Blöcken verglichen wird. Die Fähigkeit, Änderungen im Dokumentenfluss (mit sofortigen Ergebnissen), die in diesen fortschrittlichsten Low-Code-Plattformen verfügbar sind, effizient zu verwalten, ermöglicht andererseits eine effektive und fortlaufende Anpassung der in der Organisation implementierten Prozesse und die Implementierung notwendiger Änderungen in Übereinstimmung mit dem Geschäftsrhythmus, den aktuellen Bedürfnissen des Unternehmens, externen gesetzlichen Bestimmungen oder anderen Variablen, die sich in der Ära von Industrie 4.0 so oft direkt auf das Geschäft auswirken.

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