Digitalisierung im Handwerk: Auftragsabwicklung mit Trello

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Digitalisierung im Handwerk: Auftragsabwicklung mit Trello #077

Digitalisierung im Handwerk: Auftragsabwicklung mit Trello #077
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In der Podcast Reihe „Digitalisierung im Handwerk“ kann ich sicherlich keine voll umfängliche Beratung geben. Viel zu individuell ist jeder einzelne Betrieb aufgestellt. Dennoch kann ich Anregungen geben, Beispiele aus der Praxis, die sich bewährt haben und ihren Proof of Concept bereits gezeigt haben, hier im Podcast besprechen.

Für viele Handwerksbetriebe ist alleine die Organisation der Aufträge in Verbindung mit den Teams eine besondere Herausforderung. Dabei geht es nicht unbedingt, den Überblick über die Teams zu halten, da kleinere Betriebe ja meist nur mit 3-5 Mitarbeitern arbeiten. Vielmehr geht es um den gesamten Workflow, von der Auftragserteilung, der Organisation der Mitglieder, der Dokumentation der Baustelle, Einkauf der Produkte, Abnahme sowie der Rechnungsstellung und dem Inkasso.

Viele Handwerksunternehmen haben hierfür unterschiedliche Herangehensweisen. Jede hat sich über die Jahre einen eigenen Workflow angeeignet. Dabei wird aber oftmals die Produktivität und der Effiziensgedanke vernachlässigt – Hauptsache es klappt und der Betrieb läuft irgendwie.

Mehr Produktivität und Zeit für das Wesentliche

Wäre es nicht klasse, wenn man das alles digital abbilden würde und man Zugriff von überall unterwegs hätte. Alle Dokumente, Details und auch die internen Anweisungen zentral erfasst und mobil erreichbar?

Beispielsweise könnte man als Unternehmer Checklisten für Wartungen, Installation oder was auch immer jedem Mitarbeiter oder Team zur Verfügung stellen, um eine gleichbleibende Qualität gewährleisten zu können. Die Baustelle könnte dokumentiert werden und Bilder direkt dem Kunden zugeordnet werden. Mitarbeiter könnten mit Chef oder Kollegen kommunizieren und kundenbezogen schnell und unkompliziert kundenorientiert kommunizieren. Es wäre alles dokumentiert und nichts ginge verloren. Selbst der Lieferschein, wenn man beim Großhandel ist, könnte direkt mobil eingescannt und easy dem Kundenprojekt zugeordnet werden.

Wenn der Auftrag dann fertiggestellt ist, die Endabnahme erfolgt ist, würde der Auftrag in die Rechnungsstellung übertragen werden. Chef oder die oder der Angestellte würde eine Info erhalten und könnte die Rechnungen fertigstellen. Bis das Geld eingegangen ist, könnte dies ebenfalls kontrolliert und überwacht werden. Erst beim finalen Geldeingang würde man den Auftrag dann abschließen und archivieren. Auf die archivieren Aufträge würde man jederzeit zurückgreifen oder diese reaktivieren können.

Und wenn ich euch sage, dass so ein Tool device-übergreifend, also ob auf dem Rechner, Smartphone oder Tablet funktioniert und dieses kostenlos ist, was würdet ihr sagen?

Mehr Effizienz durch digitale Helfer für den Handwerker

Die Digitalisierung des Handwerks ist manchmal günstiger als viele denken. Klar muss man das Tool einrichten, Mitarbeiter schulen und den Prozess in den täglichen Betrieb integrieren. Das kostet ein wenig, weil ein externer Dienstleister das meist macht. Aber – die Zeit und letztlich das Geld was man dadurch spart ist enorm und kann für das Wesnelticihe eingesetzt werden – die Weiterentwicklung des Betriebes. Durch ein effizienteres arbeite kann man mehr Aufträge annehmen und somit auch mehr Umsatz generieren. Das investierte Geld in den ersten Schritt der Digitalisierung des eigenen Betriebes ist sehr schnell wieder verdient.

Auftragsabwicklung mit Trello – so geht es!

Mit Hilfe von Tools, also von Software kann diese Prozesse wesentlich schlanker und effizienter gestaltet werden. Wie genau das konkret aussehen kann, möchte ich euch am Beispiel von Trello zeigen. Trello ist ein Software-Tool, was nach dem Kanban-System agiert. Zwar stößt Trello bei zu großen Unternehmen und zu vielen Projekten an Grenzen, für klein und viele mittelständische Handwerksbetriebe reicht es aber meist alle mal aus.

Was ist ein Kanban-System. Letztlich stammt Kanban ursprünglich aus dem Japanischen / Chinesischen und bedeutet Karte / Etikett oder Aufkleber. Letztlich steuern Kanban-Systeme im Idealfall die gesamte Wertschöpfungskette

In unserem Fall steuern wir damit also die gesamte Auftragsabwicklung. In Trello unterschiedet man zunächst Boards. Boards können – wenn ich das am Beispiel eines Sanitärunternehmens kur aufzeigen darf, die Arbeitsbereiche Heizung, Bad oder Wartung sein. Für jeden Bereich kann ich ein eigenes Board anlegen, kann aber auch alles Zusammen in einem organisieren. So wie man es möchte. Innerhalb der Board befinden sich dann Listen.

Trello

Bei meinen Handwerkern mache ich das meist so, dass ich die Listen wie folgt gliedere:

  • Pool
  • Team A
  • Team B
  • Cheffe
  • Rechnungsstellung
  • Offene Posten

Innerhalb der Listen arbeitet man mit Karten. In die Liste Pool kommen dann alle Aufträge (Karten) rein, die ich bereits nach Priorität dort anlegen kann, aber noch nicht in Bearbeitung sind. Künftig findet die gesamte Kommunikation zum Kunden mit dieser Karte statt. Mobil via Smartphone, Tablet oder am Rechner im Büro. Je nach Ausstattung eben. Das System ist sowohl mit Apple also auch Android / Windows umsetzbar, da Trello für beide Systeme verfügbar ist.

Wenn ein Auftrag aus dem Pool nun umgesetzt werden soll, kann dieser einem Team oder dem Chef zugeordnet werden. Diese erhalten dann, wenn alles richtig eingestellt ist, eine Info. Auch von unterwegs. Alles kann dann in diesen Karten umgesetzt werden. Dokumente wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine, etc. können hinterlegt werden. Es können Checklisten vom Unternehmer vorgehen werden, die bei einer Wartung beispielsweise zwingend umzusetzen sind. Auch kann innerhalb der Karte miteinander und kundenspezifisch miteinander kommuniziert werden. Ist alles fertiggestellt, können beispielsweise noch einige Bilder der Endabnahme hinterlegt werden und die Karte kann in die Rechnungsstellung verschoben werden. So geht es dann weiter bis zu dem Zeitpunkt, bis es archiviert werden kann.

Trello ist ein Tool, mit dem man seine Auftragsabwicklung digital gestalten kann und in Teams darauf zugreifen kann. Die Erfahrung zeigt, dass man sehr viel Zeit einsparen kann, alles wesentlich organisierter abläuft und auch die Dokumentation entsprechend einfach umgesetzt werden kann. Das aufgezeigte Szenario ist ein Teil auf dem Weg zur Digitalisierung im Handwerk.

Erfolgsfaktoren für die digitale Auftragsabwicklung bei Handwerksunternehmen

Der Erfolg hängt letztlich davon ab, wie gut der Unternehmer selbst das System vorlebt und wie gut die Mitarbeiter vorbereitet wurden. Es ist ein Prozess, der aber von Anfang an mit der notwendigen Professionalität und Disziplin umgesetzt werden muss.

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