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Häufig werde ich gefragt, wie man genau mit dem papierlosen Büro startet. Hier im Portal bzw. Podcast habe ich einige Podcasts zum papierlosen Büro bereits aufgenommen. Auch in unserem Youtube-Kanal gibt es das ein oder andere Video zum papierlosen Büro.
Heute möchte ich im Podcast auf das „Starterset“ eingehen, was aus meiner Sicht notwendig ist, um das papierlose Büro umsetzen zu können.
Toolset zum Start des papierlosen Büros
Ich habe das Starterset für das papierlose Büro in sechs Bereiche eingeteilt. Die ersten vier sind aus meiner Sicht unumgänglich und Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung.
Das richtige Mindset
Der Garant für die erfolgreiche Umsetzung des papierlosen Büros, ist das richtige Mindset. Dabei spielt die Größe des Unternehmens keine Rolle. Wer auf das papierlose Büro setzt, muss es wirklich wollen. Mit voller Disziplin und Konsequenz. Nur wer seinen Mitarbeitern und Kollegen das Thema vorlebt, Prozesse anpasst und transparent über die Sinnhaftigkeit und Vorteile mit seinen Mitarbeitern kommuniziert, wird die Grundalge schaffen können.
Die Cloud / DMS als zentrale Basis
Um papierlos arbeiten zu können, ist ein Cloud-System notwendig. Dieses System ist die Voraussetzung für die weiteren Schritte im Umgang zum papierlosen Büro. Alle physischen Dokumente sollten dort entsprechend hinterlegt werden. Auch Apps wir die Notiz App oder die digitale Buchhaltung greifen im besten Fall auf die Cloud oder das DMS zu.
Notiz App & Hardware
Ebenfalls wichtig ist zudem die richtige Hardware bzw. in dem Fall eine Notiz App. Ich arbeite mit dem aktuellen iPad Pro (Link zu Amazon) und dem Apple Pencil der 2. Generation (Link zu Amazon) und bin sehr zufrieden damit.
Als Notizapp nutze ich Goodnotes 5 bereits seit vielen Jahren. Wer sich die App im App Store ansehen möchte, hier gibt es den direkten Link. Mit der App Goodnotes 5 ersetzte ich komplett mein Notizbuch. Ob beim Kunden, im Office, in Meetings – ich schreibe stets nur noch mit dem Apple Device und der Notizapp Goodnotes.
Der richtige Dokumentenscanner
Die Grundlage, um alle eingehenden physischen Papiere digital zu erfassen, ist der richtige Dokumentenscanner (Link zum Amazon Shop). Auch hier habe ich bereits einige Podcasts zu aufgenommen. Der Dokumentenscanner ist wichtig, um das papierlose Büro nachhaltig umsetzen zu können. Im Podcast gehe ich auf das Thema insgesamt ausführlicher ein. Hört also auf jeden Fall rein.
Buchhaltung
Auch die digitale Buchhaltung ist relevant. Es macht einfach Sinn, auch die Buchhaltung papierlos zu gestalten. Keine physischen Ordner mehr, direkter und transparenter Zugriff auf alle Dokumente der Buchhaltung. Die gesamte Buchhaltung ist in der Cloud abrufbar und auch der Steuerberater kann die Buchhaltung wesentlich leichter bearbeiten. Wer produktiv seine Buchhaltung entwickeln, möchte, dsollte sich auch mit der automatisierten Buchhaltung auseinandersetzen.
Sonstiges
Ansonsten gibt es natürlich eine Vielzahl weiterer Schritte, die es im weiteren Verlauf des papierlosen Büros umgesetzt werden können. Ob das Angebots- und Auftragswesen, ob Auswertungen für Meetings oder sonstige Dinge. Als Grundlage reichen die hier aufgeführten Dinge. Je nach Größe des Unternehmens ist dann die weitere Planung und Umsetzung zu planen. Das papierlose Büro ist wichtig, nicht nur, wenn es um die Arbeit im Home Office geht.
Video zum Starterset für das papierlose Büro
Fazit
Wer mit dem papierlosen Büro starten möchte, sollte zunächst im Kopf anfangen. Hört sich komisch an, ist aber die Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung. Ansonsten gilt es ein Startset für das papierlose Büro festzulegen und dann konsequent und diszipliniert umzusetzen.
Habt ihr Fragen oder Anregungen?
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