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Wer mich kennt, weiß, dass ich mich immer wieder mit dem papierlosen Büro und dem Thema Selbstmanagement beschäftige. So lebe ich nicht nur das papierlose Büro, sondern arbeite beispielsweise auch nach der Getting Things Done Methode (GTD), um mich besser zu organisieren. In den letzten Jahren habe ich immer wieder neue Methoden und Werkzeuge getestet und auf meine Arbeitsweise angepasst..
Seit einiger Zeit bin ich immer wieder mit dem Parkinsonsche Gesetz in Berührung gekommen. Das Parkinsonsche Gesetzt hat nichts mit der Krankheit zu tun, sondern ist eine Methode, um die eigene Arbeit effizienter umzusetzen. Also eine Art Zeitmanagement-Methode. Was das genau bedeutet, erfahrt ihr hier im heutigen Artikel bzw. noch ausführlicher im Podcast.
Was meint das Parkinsonsche Gesetz?
Beim Parkinsonschen Gesetz handelt es sich genau genommen um eine Zeitmanagement-Methode, die sehr simpel und schnell erklärt ist. Wer kennt das nicht? Wenn ein Meeting für 90 Minuten angesetzt ist, werden meist die vollen 90-Minuten für das Meeting benötigt. Und das – obwohl die wesentlichen Dinge häufig viel früher fertig besprochen wurden. Arbeitszeit ist eben dehnbar. Die Parkinsonsche Methode setzt daher auf Fokus, ähnlich wie die Pomodoro Methode, über die ich ebenfalls schon ausführlich berichtet habe. Je mehr Zeit wir uns also für eine Aufgabe nehmen, desto länger benötigen wir auch. Warum eine Aufgabe in 5 Minuten erledigen, wenn auch 20 Minuten Zeit ist.
Wer hat das Parkinsonsche Gesetz erfunden?
Die Idee zum Parkinsonschen Gesetz stammt vom englischen Historiker und Autor, Northcote Parkinson. Im Jahr 1958 schreib er einen Bestseller über das Thema. Die Kritik von Northcote Parkinson zielte insbesondere auf die britische Marine ab. Die Zahl der Admiräle stieg zwischen 1914 – 1928 um fast 80 Prozent, während die Anzahl der Schiffe über die Jahre um fast 70 Prozent gesunken war. Auf den Punkt gebracht – es gab weniger Arbeit, aber mehr Chefs.
Effizienter mit der Parkinsonschen Methode arbeiten – so geht’s!
Das Problem ist bekannt, die Frage, die nun im Raum steht, wie kann man mit der Parkinsonschen Methode effizienter arbeiten? Die Antwort ist sehr simpel. Plant einfach weniger Zeit für eine Aufgabe oder ein Meeting für die Umsetzung ein. Soll das nächste Projektmeeting mit 60 Minuten terminiert werden, plant einfach nur 30 Minuten ein und seht, was sich ändern wird? Die Mitarbeiter sollten motiviert sein, die Themen auch in den 30 Minuten zu besprechen und Ergebnisse zu liefern. Ganz wichtig in dem Zusammenhang ist auch die Auswahl der Meetingteilnehmer. Achtet unbedingt darauf, dass nur die Personen an dem Meeting teilnehmen, die auch etwas zu sagen haben. Für alle anderen ist das Meeting Zeitverschwendung und unter Umständen ein weiterer Grund, weshalb sich Meetings unnötig in die Länge ziehen. In kleinen und überschaubaren Teams lässt es sich einfach schneller und produktiver arbeiten und Entscheidungen treffen.
Jeff Bezos und Elon Musk machen es vor
Jeff Bezos, der Gründer von Amazon, hat immer sehr viel Wert auf die Meetingzeit und die Personenanzahl gelegt. Damit Meetings bei Amazon effektiv umgesetzt werden konnten, hat Jeff Bezos die sogenannte „Zwei-Pizza–Regel“ erfunden. Mit dieser Regel hat der frühere Amazon-Chef festgelegt, dass nur so viele Teilnehmer an einem Meeting beiwohnen konnten, die von zwei Pizzen satt wurden. Auch ist die Meetingzeit immer begrenzt und eine konkrete Agenda Voraussetzung.
Ähnlich sieht es ein weiterer bekannter Unternehmer, Elon Musk. Er geht noch einen Schritt weiter und sieht in Meetings meist keinen Nutzen. Er behauptet, aus meiner Sicht, völlig zurecht, dass „Große Meetings“ Zeitverschwendung sind und je länger diese andauern, die Qualität immer schlechter wird.
Was für Meeting gilt, ist auch auf das eigene Aufgaben- und Projektmanagement projezierbar. Wer sich für eine Aufgabe 60 Minuten Zeit nehmen möchte, sollte es mal mit der Hälfte der Zeit versuchen. Es klappt, meistens zumindest! Um auf das Beispiel mit den Admirälen zurückzukommen. Viele Angestellte halten sich gegenseitig auf und bereiten in Summe sogar mehr Arbeit.
Das Parkinsonsche Gesetz und die Arbeitszeit
Das Parkinsonsche Gesetz lässt sich auch insgesamt auf die Arbeitszeit projezieren. Ein normaler Arbeitstag ist mit unterschiedlichen Aufgaben versehen. Mal fällt an einem Tag mehr Arbeit an, mal etwas weniger. Hier und da wird es sicherlich Tage geben, an denen man die Arbeit auch in 4 oder 6 Stunden umsetzen könnte. Dennoch ist man 8 Stunden im Büro. Es gibt einige Beispiel, die zeigen, dass mit effizienterem Vorgehen das gleiche Pensum erreicht werden kann. Daher finde ich die zuvor bereits von mir erwähnte Pomodoro-Methode eine sehr fortschrittliche Methode, um fokussierter und konzentrierter zu arbeiten.
Schritt für Schritt mit realistischem Zeitfenster ans Ziel
Schauen wir uns die Tipps an, mit denen man das Zeitfenster optimieren kann:
Tipp 1: Der Weg der kleinen Schritte
Ein Lösungsansatz, wie man schneller zum Ziel kommen kann, ist der Weg der „kleineren Schritte“. Es motiviert vielmehr, wenn Teilaufgaben erledigt sind. Außerdem besteht nicht die Gefahr sich zu verzetteln oder mit anderen Kollegen die Umsetzung, aus welchen Gründen auch immer, zu verzögern. Das gilt sowohl für die Arbeit im Team als auch für das eigene Aufgabenmanagment.
Tipp 2: Die richtige Ressourcenplanung ist wichtig
Egal, ob alleine oder im Team. Die richtige Ressourcenplanung ist wichtig. Wenn es um ein Projekt geht, plane nur die Mitarbeiter ein, die auch tatsächlich benötigt werden. Wenn es um bestimmte Fähigkeiten geht, die ein Mitarbeiter haben muss, dann prüfe genau, wer für welche Tätigkeit in Frage kommt und wer den Prozess aufgrund fehlendem Know How unnötig heraus zögert.
Tipp 3: Zeitpuffer in Meetings oder Aufgaben bewusst reduzieren
Grundsätzlich solltet ihr das Zeitfenster recht knapp bemessen. Das motiviert, insbesondere dann, wenn man die Arbeit in dem bewusst reduzierten Zeitfenster erledigt hat. Gerade in Meetings mache ich immer wieder die Erfahrung, dass wichtige Punkte wesentlich effizienter abgearbeitet werden können, wenn ein Zeitpuffer knapper bemessen ist.Zeitpuffer sollte man für Meetings oder Projekte so gut wie keine einplanen und wenn ein bestimmtes Zeitfenster erreicht ist, wird das Meeting abgebrochen und die Aufgaben dann später weiter bearbeitet bzw. besprochen.
Tipp 4: To Do Listen können helfen
Um Struktur in die eigene Arbeit zu bekommen, sind To-Do-Listen ein hilfreiches Vehicle. Gerade, wenn viele Aufgaben oder Projekte anfallen, hilft es dabei, den Überblick zu behalten. Ich selbst plane meinen Tag immer direkt in der früh und so behalte ich sehr schön den Überblick über die anfallenden Aufgaben. Wenn ich dann eine Aufgabe angehe, versuche ich mir ein maximales Zeitfenster zu setzen. Durch die GTD-Methode werden sowieso alle Aufgaben, die nur zwei Minuten andauern würden, direkt umgesetzt und gar nicht erst in meine To-Do-Liste integriert.
Tipp 5: Prioritäten können helfen
Ein Manko, was der GTD Methode nachgesagt wird, das keine Prioritäten vergeben werden. Über die Jahre habe ich meine GTD Methode angepasst und Prioritäten sind ein Bestandteil meiner Anpassungen. Um das Zeitmanagement zu optimieren ist eine grobe Prioritätenauflistung einfach hilfreich.
Tipp 6: Unnötige Ablenkungen vermeiden
Es kommt immer wieder vor, dass bestimmte Aufgaben sich unnötig herauszögern. Daher sollte unnötige Ablenkung vermieden werden. Gerade im Alltag gibt es immer wieder Ablenkungen, ob es beispielsweise durch das Telefon, E-Mails oder durch Gespräche am Kaffeeautomat mit den Kollegen stattfindet. Gerade wenn das Smartphone regelmäßig klingelt und man aus seiner eigentlichen Arbeit herausgerissen wird, ist dies nicht förderlich. Wie ich das genau handhabe, berichte ich im Podcast. Also unbedingt reinhören.
Tipp 7: Pomodoro Methode hilft
Ein guter Weg, um das Zeitmanagement zu optimieren, kann auch die Pomodoro Methode sein. Denn bei dieser Methode arbeitet man mit bestimmten Zeitfenstern und Pausen. Durch die Einteilung von Projektschritten oder Aufgaben in kleinere Teilaufgaben, eignet sich die Methode sehr gut, um sein Zeitmanagement zu optimieren und Zeitfenster verschlanken.
Tipp 8: Prozesse optimieren
Gerade im Alltag ergeben sich häufig Zeitfresser durch fehlende oder komplizierte Prozesse. Analysiere bewusst deine Prozesse und prüfe, ob an der ein oder anderen Stelle nicht optimiert werden kann. Gggfs. durch Tools oder (teil)-Automatisierungen.
Tipp 9: Künstliche Verknappung
Ein Weg, sukzessive das eigene Zeitmanagement zu optimieren, ist mit künstlicher Zeitverknappung zu arbeiten. Zwar kann das gerade am Anfang dazu führen, dass man unter Druck gerät und dadurch die Qualität der Arbeit leidet. Im Laufe der Zeit lernt man dazu und kann das Zeitfenster wesentlich realistischer greifen.
Tipp 10: Tool machen das Leben und Prozesse leichter
Ich liebe Tools und mittlerweile gibt es nahezu für jeden Zweck Tools. Ich habe früher sehr viele Tools genutzt, habe aber durch den Einsatz von Notion sehr viele andere Tools einsparen können. Notion ist eine All-in-One Lösung, sodass ich Evernote, Meistertask, Things 3 und andere Tools einsparen kann. Aber es gibt nicht nur die genannten Tools.
Weitere Links aus dem Podcast
Fazit: Das Parkinsonsche Gesetz verstehen und handeln
An dem Parkinsonschen Gesetzt ist einiges dran und ich habe mich hier und da auch drin wiedergefunden. Gerade wenn es um Meetings oder bestimmte Projekte geht, bin ich absolut der Auffassung, dass es effizienter und somit schneller geht. Ich habe bei mir im Unternehmen einige Tests diesbzgl. umgesetzt. Meine finalen Erfahrungen teile ich im Podcast ausführlich. Hört also unbedingt rein.
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