Online Meetings perfekt vorbereiten - inkl. Guideline für Teilnehmer #267 - Digitales Unternehmertum

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Online Meetings perfekt vorbereiten – inkl. Guideline für Teilnehmer #267

Online Meetings perfekt vorbereiten – inkl. Guideline für Teilnehmer #267
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Insbesondere in diesen schweren Tagen, wo uns das Corona Virus extrem herausfordert und viele Unternehmen jetzt zwangsläufig auch Home Office möglich machen, sollte man optimal im Home Office vorbereitet sein. Auch wichtige  Meetings dürfen unter der Heimarbeit nicht leiden. Vor ein paar Tagen habe ich eine Podcast Episode aufgenommen, worauf Unternehmen in der schwierigen Zeit mit Corona achten sollten. Heute soll es zu dem Thema ergänzend weitergehen und ich werde euch Tipps geben, wie ihr eure Online-Meetings möglich effizient und ohne große Probleme umsetzen könnt.. Auch werde ich meine Erfahrungen teilen und wie wir es mit unserem Team meistern.

In der heutigen Podcast Episode geht es um das Thema Online-Meetings und wie ihr die Prozesse optimal abstimmt und einen reibungslosen Verlauf gewährleisten könnt. Hinzu kommt, je größer die Online-Runde, desto mehr Disziplin gilt es an den Tag zu legen und sich an gewisse Spielregeln zu halten. Daher gibt es weiter unten noch einige Aspekte, die ihr in eine Guideline packen könnt, um eben so den reibungslosen Ablauf möglich zu machen. Wie immer sind die Punkte im Podcast ausführlicher thematisiert, hört also gerne rein.

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Online Meetings richtig vorbereiten – so geht’s!

Es gibt unterschiedliche Gründe, wieso es sinnvoll ist, in diesen Zeiten auf Home Office Modus zu wechseln. Um Kommunikation, neben dem Telefon und eMail aufrecht erhalten zu können, sind Online Meeting aus den unterschiedlichen Gründen wichtig.

Warum jetzt auf Online-Meetings switchen?

Klassische Konferenzen werden abgesagt, Meetings mit Kunden verschoben. Und auch interne Meetings fallen zum Teil aus, weil Mitarbeiter im Home Office sind und Know How vorhanden ist, um interne Meetings auch weiter zu gewährleisten. Das alles muss nicht sein. Mit der richtigen Vorbereitung, mit den richtigen Tools können auch weiterhin wichtige Online-Meetings stattfinden.

Was sind Online Meetings?

online meeting im Home Office
Beispiel Online Meeting

Wenn man eine kurze Definition heranzieht, sind Online Meeting letztlich über das Internet organisierte und durchgeführte „virtuelle“ Treffen zwischen Menschen, die sich an völlig unterschiedlichen Orten befinden können. Jeder der Teilnehmer kann nicht nur an unterschiedlichen Orten, sondern auch mit unterschiedlichen Devices (z.B. Laptop, Smartphone, Tablet, etc) an diesen Online Meetings teilnehmen.

Auch der Einsatzzweck kann völlig unterschiedlich ausfallen. Ob für interne Meetings, die sonst im Office regelmäßig stattfinden würden. Ob für Kundentermine, Seminare, Workshops oder andere Zwecke. Die Umsetzung ist nicht kompliziert, wenn man den ein oder anderen Aspekt berücksichtigt.

Die Vorbereitung ist alles

Wie bei einem klassischen Meeting auch, ist die Vorbereitung alles. Hinzu kommt bei einem Online Meeting die technische Vorbereitung. Welche Webinar- oder Meeting Software ist im Einsatz, welche Audio-Verbindung sollte genutzt werden (Computeraudio oder Telefon). Wichtig ist auch, wer ist der Organisator, hat die „Macht“ über die Software. Wer ist Moderator, wie werden Entscheidungen im Online-Gremium (z.B. Umfrage-Funktion, etc.) vollzogen.

Die Online-Meeting Software ist wichtig

Es gibt mittlerweile sehr viele verschiedene Anbieter, die Online-Meetings oder Webkonferenzen möglich machen. Ich selbst habe zwei Anbieter, die ich empfehlen kann und für die unterschiedlichen Einsatzzwecke im Gebrauch habe. Die Kosten sind meist überschaubar und es gibt sogar kostenlose Tools für Online Meetings (z.B: Google Hangout). Ihr bzw. die Teilnehmer benötigen dafür dann nur einen kostenlosen Google-Account.

Auf meine Erfahrungen mit Online-Meeting Software gehe ich im Podcast ausführlicher ein. Ein wesentliches Learning ist, spart nicht am falschen Ende, denn so teuer sind die Tools nicht und es gibt qualitative Unterschiede. Auch solltet ihr darauf achten, ob ihr einen deutsch- oder deutschsprachigen Anbieter eher bevorzugt. Der eine Anbieter benötigt bei Video-Meetings mehr Bandbreite, ein anderer macht Probleme bei der Firewall und wiederum ein anderer bietet Funktionen, die für euer Vorhaben sinnvoll sind.

Ziel von Online Meetings

Besonders wichtig ist, dass ihr euch auch bei den Online-Meetings Ziele setzt. Was soll mit dem Online-Meeting für ein Ziel erreicht werden? Gerade in diesen Zeiten kann ein kurzes Online Meeting beispielsweise sinnvoll sein, um sich gegenseitig kurz upzudaten und sich auszutauschen. Auch sonst ist ein Ziel aber immer sinnvoll und sollte vom Initiator festgelegt werden. Nur dann könnt ihr sicher sein, dass ihr mit einem Ergebnis und guten Gefühl aus der Online-Session geht.

Einladung der Teilnehmer für das Online-Meeting

Jeder Teilnehmer sollte im Vorfeld des Online-Meetings eine ordentliche Einladung erhalten – ob per eMAil, Slack oder sonst wie, ist eigentlich egal. In dieser Einladung sollte der genaue beschrieben sein, wie man sich ins Online-Meeting einloggt. Im besten Fall befindet sich dort auch das Thema und die Agenda, sodass der Teilnehmer alles in einer eMail hat. Viele Toolanbieter schicken – sofern per eMAil die Einladung erfolgt, einen iCal-Kalendereintrag mit, sodass man Das Meeting direkt mit allen relevanten Informationen im Kalender verfügbar hat. Fassen wir kurz und knapp zusammen, was eine Meeting-Einladung beinhalten sollte:

  • Einladungslink
  • Thema / Agenda des Meetings
  • Ziel des Meetings
  • Sind Dokumente während des Meetings zu besprechen, sollte das Dokument ebenfalls versendet werden
  • Uhrzeit und Dauer des Meetings
  • iCal Option für die direkte Eintragung in den Online-Kalender
  • Eine Guideline, wie man sich als Gruppe in einem Meeting verhalten sollte. Dazu findet ihr im weiteren Verlauf Tipps und Anregungen

Organisation während des Online-Meetings

Genau wie im realen Meeting auch, sollte klar sein, wer das Meeting moderiert. Dieser eröffnet das Meeting und achtet darauf, dass die Durchführung reibungslos erfolgt. Das Meeting kann sogar aufgezeichnet werden und entweder im Nachgang archiviert oder für ein Protokoll bzw. abwesende Personen entsprechend verwendet werden.

Eine Agenda ist wichtig

Auch das ist zu einem klassischen Meeting eigentlich nicht anders. Es sollte eine Agenda vorliegen, damit man sich im Meeting nicht verzettelt und das zuvor definierte Ziel auch tatsächlich erreicht werden kann. Die Agenda kann kurz und knackig sein, sollte aber den roten Faden für das Meeting bieten. Ich erlebe es selbst auch immer wieder, das man in einem Meeting gerne mal Themen vermischt und ab und an auch “wegdriftet”. Gerade bei Online-Meetings sollte man das vermeiden. Smalltalk kann stattfinden, aber bitte dann, wenn die Agenda abgearbeitet ist.

Guideline für Online Meetings

Vor dem Meeting und damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist, sollten ein paar Grundregeln definiert werden. Es darf beispielsweise nicht die Technik schuld sein, weshalb Teilnehmer verspätet im Meeting erscheinen. Auch andere Dinge sollten vermieden werden und in einer Art Guideline zusammengetragen werden:

  • Die Einladung sollte rechtzeitig an alle Teilnehmer gehen. Nur so ist eine frühzeitige Vorbereitung auf das Meeting und was Technik angeht, möglich.
  • Pünktlichkeit ist wichtig. Testet vorher die Technik und nicht erst eine Minute vor dem offiziellen Termin. Da die Technik immer mal wieder klemmen kann, nehmt euch am besten 10 -15 min. früher Zeit und testet alles. Solltet ihr dann noch Zeit haben und die Technik stehen, könnt ihr euch selbst auch noch mal auf das Meeting vorbereiten und kurz besinnen. Prüft den Ton und die Webcam. Viele Meeting-Lösungen bieten hier Testings an.
  • Damit ihr euch perfekt ins Meeting einbringen könnt, solltet ihr gut vorbereitet in ein solches Meeting gehen. Notiert euch eure Punkte, Fragen und sorgt dafür, dass ein Meeting zielführend und ohne große Umwege umgesetzt werden kann
  • Während des Meetings sollten alle Teilnehmer, die nicht aufgefordert wurden oder etwas zu sagen haben, ihren Ton „muten“, also lautlos stellen. Das erspart den Teilnehmern unnötige Störgeräusche. Wenn man etwas zu sagen hat, einfach den Mute-Button betätigen und sprechen. Das funktioniert gut und entspannt einfach.
  • Versucht themenfokussiert zu bleiben. Eine „Krankheit“, die viele Meetings ineffizient machen lässt. Ein Thema zu Ende besprechen und dann erst das nächste Thema besprechen. Das hilft bei klassischen Meetings, bei Online Meetings noch viel mehr.
  • Flipchartersatz – in machen Meetings ist ein Flip-Chart notwendig. Auch Online kann man ein „virtuelles Flipchart“ nutzen. Die meisten Lösungen bieten eine Möglichkeit, wobei ich persönlich das iPad Pro dafür verwende und so viel einfacher per Stift (Apple Pencil) dann ein virtuelles Flipchart nutzen kann. Die Connection ist mit dem iPad Pro wirklich kinderleicht.
  • Nicht nur das „Muten“ des eigenen Audiokanal ist wichtig. In einem Online Meeting ist es insgesamt viel schwieriger der Stimme zu folgen, auch wenn ein Videobukld vorhanden ist. Daher lasst die Teilnehmer ausreden.
  • Müssen Entscheidungen erfolgen, können diese über die Umfrage-Funktion der Meeting-Lösung umgesetzt werdenh. Das macht die Organisation einfacher, insbesondere, wenn mehr als 2 oder 3 Teilnehmer in einem Meeting sind.

Follow Up nach einem Meeting

Auch das unterscheidet sich letztlich nicht von klassischen Meetings. Auch Online-Meetings müssen nachbereitet werden und Follow Ups in unterschiedlicher Ausprägung umgesetzt werden. Sollte es einen Protokollführer geben, kann dieser das Protokoll im Nachgang über den bevorzugten Kommunikationskanal (ich empfehle nicht die eMail) senden.

Vorteile von Online Meetings

Schauen wir uns auch noch die Vor- und Nachteile von Online-Meetings etwas genauer an. Starten wir mit den Vorteilen:

  1. Viel Potenzial, um Kosten zu senken. …
  2. Effizientere Abläufe. …
  3. Ortsungebunden Meetings möglich. …
  4. Besprochenes ist immer abrufbar. …
  5. Flexible Teilnahme an Meetings. …
  6. Schnellere Entscheidungen, da meist produktiver und kürzer
  7. Online-Meetings und Webkonferenzen schonen die Umwelt

Nachteile von Online Meetings

  1. Technische Barrieren
  2. Socialising bleibt auf der Strecke, da eben kein Meeting vor Ort
  3. Flexibilität kann leiden, wenn andere Personen mal „eben“ ins Meeting spontan stoßen sollten
  4. Je größer die Teilnehmer in einem Online Meeting, desto schwieriger die Organisation und eine Guideline ist unbedingt zu empfehlen

Welche Berufsgruppen, die nicht klassische im Online-Business tätig sind, können auf Online-Meetings zurückgreifen?

  • Anwälte können ihre Beratungen via Online-Meeting umsetzen
  • Gleiches gilt für Berufsgruppen wie Steuerberater, Notare oder sonstige Kanzleien. Übrigens zum Thema Kanzleimarketing haben wir auch schon einen Podcast aufgenommen. Auch das Thema wird relevanter und sollte man entsprechend im Blick haben.
  • Tastetings (Whiskey, Gin, etc.) können auch online stattfinden. Einfach die Proben per Post versenden und dann im virtuellen Raum gemeinsam das  Tasting umsetzen
  • Hundeschulen können ihr Angebot online anbieten
  • Jegliche Art von Wissensvermittlung kann mit Online Meetings umgesetzt werden
  • Bildungsträger
  • etc.

Erfahrungen mit Online Meetings?

Wenn das gesamte Unternehmen Home Office macht, ist es wichtig, sich regelmäßig mit den Kollegen auszutauschen. Das was im Office sonst im Smalltalk passiert, fällt weg. Auch geht man mal nicht eben zum Kollegen und fragt ihn etwas – im Home Office läuft es anders und auch hier gilt – es gibt nicht den einen Weg, sondern ihr müsst den Weg für euch finden. Für die folgenden Fälle habe ich es eingesetzt:

  • tägliches Update bei einzelnen Kollegen einholen um Stimmung zu prüfen
  • Wöchentliches Joure Fixe mit allen Kollegen
  • Wöchentliches Jure Fixe mit allen Vertriebskollegen
  • Wenn sich Fragen im Team häuften, haben wir schnell ein Online Meeting aufgesetzt

Fazit

Online-Meetings funktionieren und können auch genau so effektiv und zielführend sein, wie klassische Meetings. Voraussetzung ist, dass jeder Teilnehmer sich an die zuvor aufgestellte Guideline hält und effektiv ein Meeting erfolgt. Klar gibt es Unterschiede zum klassischen Meeting, aber letztlich muss man auf kein Meeting verzichten, was ansonsten im Office oder für Kunden stattgefunden hätte. Der große Vorteil ist, das sich sogar auch Teilnehmer mobil in ein Meeting aufschalten können und mitreden können. Auch was Effektivität angeht, kann ein Online-Meeting durchaus effizienter sein. Der Smalltalk am Anfang und am Ende fällt meist kürzer aus. Also, Online Meetings funktionieren und sollten kein Hindernis sein. Ob in Zeiten der Corona Krise oder sonst.

Habt ihr Fragen oder Anregungen?

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