Cloud-Telefonanlage im Business - relevante Informationen & Tipps #180

Im Rahmen der Digitalisierung kommt irgendwann auch die Frage auf, ob ein herkömmliches Telefon bzw. eine Telefonanlage noch State of the Art ist. Die meisten Netzbetreiber stellen ihre Dienste auf IP-Telefonie bereits um.

In unserem heutigen Podcast geht es um das Thema „Cloud-Telefonanlage“ ein und ob sich ein Switch für jedes Unternehmen rechnet. Ich berichte von meinen Erfahrungen mit unserem Anbieter und zeige euch Vor- und Nachteile auf. Cloud Telefonanlagen sind die Zukunft der Unternehmenskommunikation. Die softwarebasierte Telefonie-Lösung ist für klein- und mittelständische Unternehmen einfach und schnell über den eigenen Breitband-Anschluss möglich.

Grundsätzlich bietet die IP-Telefonie, also das Telefonieren über das Internet eine Menge Vorteile. Man ist flexibler, sogar ortsunabhängig, spart Kosten und die Einrichtung und Verwaltung der Telefonanschlüsse ist sehr einfach und intuitiv. Auch kann die virtuelle Telefonanlage zusammen mit dem Unternehmen wachsen ohne das hohe initiale Investitionen notwendig sind. Wir nutzen nicht nur die virtuelle Telefonanlage, sonder auch anstelle eines physischen Telefons, das Softphone.

Inhalt

Vorteile beim Einsatz einer Cloud-Telefonanlage

Schauen wir uns die Vorteile zunächst einmal etwas genauer an, bevor wir dann auch natürlich noch die Nachteile und meine eigenen Erfahrungen besprechen.

Kostenersparnis

Ein wichtiger, wenn auch in vielen Fällen nicht entscheidender Vorteil, ist sicherlich das Thema Kostenersparnis. Für die Nutzung der virtuellen Telefonanlage benötigt man keine Hardware. Selbst ein Telefon ist nicht unbedingt notwendig, da man auch via App mit dem Smartphone oder über den eigenen Rechner direkt telefonieren kann. Auch Wartungsverträge oder teure Dienstleisterverträge gehören der Vergangenheit an. Auch das Telefonieren selbst ist mittlerweile günstiger und es gibt einige Anbieter, die wirklich sehr günstige Flattarife und Rufnummernpakete anbieten. Die Mietkosten für die Cloud-Telefonanlage können zudem als laufende Kosten geltend gemacht werden. Telefonanlagen, die mehrere Tausend Euro teuer sind und ggfs abgeschrieben werden müssen, entfallen somit ebenfalls.

Einfache und schnelle Einrichtung und Nutzung

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass sich Cloud-Telefonanlagen sehr schnell einrichten lassen und meist in wenigen Minuten bereits betriebsbereit sind. Auch die Verwaltung und Regeln für die einzelnen Rufnummern sind simpel und schnell einzurichten. Also, ihr benötigt keinerlei IT-Kenntnisse oder müsst euren IT-Mann auch nicht längerfristig an dieses Thema setzen. Für die ordnungsgemäße Nutzung ist selbstredend ein guter Breitband-Anschluss notwendig. Aber das sollte in einem Unternehmen, was sich dem digitalen Wandel stellen möchte, kein K.O-Kriterium darstellen.

Flexible Anpassungsfähigkeit an die Unternehmensentwicklung

Wer nach einem Anbieter für Cloud-Telefonanlage sucht, sollte unbedingt auch darauf achten, dass man flexibel auf Personalentwicklungen reagieren kann. Das ist bei den meisten Anbietern auf jeden Fall gegeben. Neue Rufnummern lassen sich meist direkt über den eigenen Account online via Browser hinzubuchen oder auch wieder kündigen. Selbst wenn für ein bestimmtes Projekt eine eigene Rufnummer hinzu gebucht werden muss, kein Problem. Ihr seid wesentlich flexibler und könnt bei Bedarf auf Veränderungen reagieren. Solltet ihr flexible Arbeitszeiten im Unternehmen haben und auch mal im Home Office arbeiten. Kein Problem, ihr könnt die Rufnummer mitnehmen und seid unter eurer Festnetznummer auch im Homeoffice erreichbar. Rechner ans Internet und schon funktioniert es auch von Zu Hause, aus dem Hotel oder wo ihr euch gerade aufhaltet. Wenn gewollt sogar auch mobil von unterwegs aus. Mit Hilfe einer App könnt ihr dies per Smartpohone sehr einfach realisieren und nutzt dabei weiterhin die Einstellungen der Cloud-Telefonanlage.

Funktionsvielfalt

Ein weiterer großer Vorteil ist die große Funktionsvielfalt der cloud-basierten Telefonanlagen. Insbesondere durch ständige Update wird der Funktionsumfang regelmäßig erweitert, ohne das neue Hardware notwendig wird. Bei herkömmlichen Telefonanlagen wird ein Update von Funktionen schon mal teuer, manchmal ist sogar eine neue Hardware notwendig. Moderne Cloud-Telefonanlagen unterstützen mit folgenden Funktionen (Auszug).

Anrufsteuerung
Elektronisches Fax
Conference Calls
Sprachassistenten
Messaging
persönliche Ansagen und Anrufbeantworter
etc.

Schnittstellen für CRM und andere Software-Lösungen

Ein weiterer Vorteil ist, dass man mit IP-Telefonen bzw. der Cloud-Telefonanlage auch direkt an andere Software-Tool andocken kann. Beispielswiese an das eigene CRM-System. Anrufe können dann direkt im CRM-System erfasst und protokolliert werden. Je nach System und Software ist also der direkte Draht zum Kunden noch besser und effizienter. Stellt euch vor, ihr begrüßt euren Stammkunden direkt mit Namen, weil euer System die Rufnummer erkannt hat. Also, ein weiterer Vorteil, der den Arbeitsalltag erleichtern kann.

Hohe Sicherheitsstandards und geringes Ausfallrisiko

Wer Sicherheitsbedenken hat, dass Cloud-Telefonanlagen anfälliger sind, dem ist nicht so. Diese sind meist genauso geschützt wie herkömmliche ISDN-Anlagen. Regelmäßig Sicherheitsupdates der Anbieter sorgen für den hohen Standard. Auf jeden Fall solltet ihr das Thema aber ansprechen, wenn ihr mit verschiedenen Anbietern sprecht.

Und sollte der sehr seltene Fall mal vorkommen, dass die Internetverbindung im Unternehmen mal nicht vorhanden sein sollte, kann das „Notfallprogramm“ via Smartphone oder anderen mobilen Devices sichergestellt werden.

Keine langen Vertragslaufzeiten

Je nachdem für welchen Anbieter ihr euch entscheidet, müsst ihr euch nicht langfristig an diesen binden. Sollte euch das Angebot, die Tarifstruktur, Service oder was auch immer nicht mehr zusagen, ist ein Wechsel meist problemlos möglich. Flexibilität auch in Vertragssachen ist also ein Aspekt. Und einige Anbieter ermöglichen es auch, die Anrufsteuerung zu übernehmen und so den initialen Aufwand so gering wie möglich zu halten.

Nachteile von Cloud-Telefonanlagen

Blicken wir nun auch auf die Nachteile.

Bandbreite

Sicherlich ist die Bandbreite als Nachteil zu sehen, wenngleich dies heutzutage kein K.O-Kriterium mehr sein darf. Schnelles Internet kostet in Deutschland nicht mehr viel und sollte als Basis vorhanden sein. Dennoch ist es so, dass pro Telefonat eine gewisse Bandbreite erforderlich ist. Man sagt so ca. 70-90 kBt/Sekunde im Up- und Download. Je nach Mitarbeiterzahl potenziert sich diese Menge eben. Je größer euer Unternehmen also ist, desto schneller sollte die Internetverbindung auch sein, um ein qualitativ gutes Telefonat gewährleisten zu können. Früher war es so, dass man deutlich hören konnte, wenn ein Anrufer via IP-Telefonie anrief. Immer mal wieder kleinere Aussetzer in der Leitung, wie man es vom Mobiltelefon noch kennt. Das ist heute in der Regel nicht mehr und die Qualität hat sich in den letzten Jahren doch extrem verbessert. Wenn ihr euren Internetzugang von der Bandbreite plant, ist die weitere parallele Internetnutzung via Browser, eMail & Co. natürlich ebenfalls mit einzuplanen. Insgesamt aber ein Posten, der sehr leicht und gut umsetzbar und planbar ist. Selbst wenn es mal an einer Stellschraube klemmen sollte, kann man meist sehr schnell auch den Internetanschluss upgraden.

Erreichbarkeit von Internet- und Stromausfall

Eher selten kommt es vor, dass im Unternehmen kein Strom oder Internet vorhanden ist. Wir hatte im vergangenen Jahr bei uns im Unternehmen den Fall, dass wir halbstündig immer mal wieder einen Internetausfall hatten und Mitarbeiter, die in Online-Meetings waren, auf einmal vom Netz getrennt wurden. Das ist nervig, betrifft aber dann nicht nur die Telefonie, sondern das ganze Unternehmen, sofern die eigene Arbeit vom Internet abhängig ist. In dem Fall haben wir uns mit mobilem Datenvolumen und Routern geholfen und die Zeit überbrückt. Auch haben wir auf unsere Mobiltelefone praktisch geswitched und konnten so für den Kunden die normale Erreichbarkeit gewährleisten. Für den Notfall sollte aber ein „Notfall-Programm“ her.

Planung notwendig

Je nach Größe des Unternehmens ist es denkbar, dass man sich selbst an die Einrichtung der Cloud-Telefonanlage setzen muss. Die Tarife sind heutzutage so günstig, dass der Anbieter selbst gegen Aufpreis unter Umständen Hilfe vor Ort anbietet. Wer sich für die IP-Telefonie entscheidet, sollte im Unternehmen vielleicht einen Mitarbeiter haben, der sch auch künftig um die Einrichtung und Anpassung der Anlage kümmert. Um die richtige Anrufsteuerung zu gewährleisten und auch sonst alle weiteren Funktionen nutzen zu können, ist ein fester Ansprechpartner inHouse zu empfehlen. Bei größeren Unternehmen und somit komplexeren Anforderungen gibt es auch entsprechende Dienstleister. Insgesamt sollte aber die Nutzung der Cloud-Telefonanlage auch gut vorbereitet sein. Nicht nur konzeptionell von der Anrufsteuerung, sondern auch von der Hardwareseite. Also, sind Telefone gewünscht, Headsets oder was auch sonst noch in diesem Zusammenhang.

Meine Erfahrungen und Nutzung von der Cloud-Telefonanlage

Ein wenig habe ich ja bereits aus dem Nähkästchen berichtet, wie wir unsere Cloud-Telefonanlage eingesetzt wird. Jetzt aber noch mal in aller Ausführlichkeit. Wir haben ein Rufnummernpaket von 10 Rufnummern und insgesamt nutzen 9 Mitarbeiter die virtuelle Telefonanlage. Die virtuelle Anlage wurde von der Anrufsteuerung so eingestellt, dass die Telefone zunächst im Sales klingeln und nach einer bestimmten Zeit dann in den Support wechseln, bevor sie dann in der Entwicklung landen. Jeder Vertriebler hat eine eigene Durchwahl und einen persönlichen Anrufbeantworter. Dieser kann dann eingestellt werden, wenn man im Termin ist. Alternativ machen wir es aber so, dass wir bei Nicht-Erreichbarkeit eines Kollegen das Telefon zu einem anderen Kollegen direkt umleiten. Anrufbeantworter kommen bei uns also eigentlich so gut wie nie zum Einsatz.

Was wir ein paar Mal im Jahr nutzen – ja es gibt sie noch, die Unternehmen, die ein Fax wünschen – ist die Faxfunktion. Das Fax ist in der Cloud-Telefonanlage integriert und hat eine eigene Rufnummer zugewiesen. So können Kunden und bei Bedarf via Fax erreichen. Um ein Fax beispielsweise zu versenden, muss kein Dokument mehr ausgedruckt werden. Selbst Verträge nicht, da man diese ja auch beispielsweise mit dem iPad und dem Apple Pencil unterschreiben und dann digital weiterverarbeiten kann. Das Dokument kann dann direkt bei unserem Anbieter hochgeladen und an den Empfänger gefaxt werden. Auch hier ist kein Ausdruck oder Papier mehr notwendig und somit das papierlose Büro auch ein Thema.

Was den Tarif angeht, bin ich bis auf einen Punkt ebenfalls zufrieden. Es gibt sowohl eine Festnetz- wie auch Mobilfunkflat. Auch wer viel ins Ausland telefonieren muss, bekommt gute Tarife. Da wir unseren Kundenstamm vermehrt in der DACH-Region haben und auch viele Telefonat in die Schweiz führen, ärgere ich mich Monat für Monat über einen im Vergleich recht hohen Kostenfaktor für Schweizer Anrufe.

Mein Fazit für die Cloud-Telefonanlage

Insgesamt muss man sagen, ist es nur noch eine Frage der Zeit, wenn euer Anbieter die ISDN-Telefonie und somit auch die klassischen Telefonanlagen abstellen wird. Daher ist der Switch ein Muss aus meiner Sicht. Je früher, desto besser. Insgesamt überwiegen die Vorteile. Insbesondere das Einsparpotenzial und die flexiblen und ortsunabhängigen Einsatzmöglichkeiten sind alleine schon Grund genug für einen Wechsel. Darüber hinaus werden häufig weitere sinnvolle Zusatzservices angeboten, sodass ich die Nutzung nur empfehlen kann. Im Zeitalter der Digitalisierung ein logischer nächster Schritt.

Solltet ihr Interesse haben und ich euch in einem weiteren Podcast auch noch die ein oder anderen Cloud-Telefonanlagenanbieter vorstellen soll, lasst es mich wissen. Gerne stelle ich euch unseren auch in einem Video einmal vor. Damit ich aber weiß, ob Interesse daran besteht, bitte unbedingt Feedback geben. Entweder direkt hier unterhalb des Artikels, per eMail oder Facebook.

Habt ihr weitere Fragen?

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