Daily Huddle in Zeiten von Home Office - eigene Erfahrung und Tipps! #320

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Daily Huddle in Zeiten von Home Office – eigene Erfahrung und Tipps! #320

Daily Huddle in Zeiten von Home Office – eigene Erfahrung und Tipps! #320
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In der heutigen Podcast Episode möchte ich euch den Daily Huddle vorstellen, den wir als Morgenroutine bei uns im Unternehmen eingeführt haben. Seitdem alle Kollegen komplett im Home Office arbeiten, mussten wir andere Mittel und Wege finden, um den Bezug zum Team nicht zu verlieren und uns gegenseitig über Tagesziele und wichtige Dinge auf dem Laufenden zu halten. Der Gang zur Kaffeemaschine, der berühmte Flurfunk und das gemeinsame Mittagessen fällt in dieser Zeit ja einfach flach. Gleiches gilt für spontane Meetings, wenngleich der Daily Huddle sicherlich nicht für alles entschädigt.

Grundsätzlich besteht die Gefahr einfach, dass der Team-Spirit auf der Strecke bleibt und der eine nicht weiß, was der andere macht. Mit dem Daily Huddle haben wir ein Werkzeug gefunden, über das ich mit euch heute im Podcast sprechen möchte.

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Was ist ein Daily Huddle eigentlich?

Ein Daily Huddle ist ein kurzes Treffen, bei dem alle Teammitglieder kurz über den Tag berichten und mitteilen, was heute ansteht oder wo sie vielleicht auch auf Probleme stoßen könnten. Worauf zu achten ist und was ein solcher Daily Huddle beinhaltet, besprechen wir im weiteren Verlauf genauer. Im American Football ist der Huddle nichts anderes als der Moment, wo die Teammitglieder ihre Köpfe auf dem Spielfeld zusammenstecken und ihren nächsten Spielzug besprechen. Da die Zeit im Spiel dabei sehr begrenzt ist, müssen die Absprachen besonders effektiv und knackig formuliert werden. Das Vorgehen beim Football kann man in abgeänderter Form auf das Business projizieren.

Wie funktioniert der Daily Hudlle?

Wer einen wirklichen Nutzen aus dem Daily Huddle ziehen möchte, muss sich an ein paar Spielregeln halten. Ich möchte daher auf die Aspekte näher eingehen und berichten, wie wir an das Thema herangehen und welche Learnings wir bisher ziehen konnten:

Ein Daily Huddle dauert nicht länger als 15 Minuten

Wie bereits erwähnt, geht es beim Daily Huddle wirklich nur grob darum, sich gegenseitig auf den aktuellen Stand zu bringen. Für lange, ausführliche Besprechungen oder einen intensiveren Austausch, ist der Daily Huddle nicht vorgesehen. Jeder Kollege hat bei uns 90 Sekunden Zeit um zu berichten.

An die Agenda halten

Damit der Daily Huddle auch effizient umgesetzt werden kann, sollte man sich nicht nur strikt an die Zeitvorgaben halten, sondern auch an die Agenda. Diese ist kurz und schnell erklärt und beinhaltet bei uns drei Fragen:

  1. Was habe ich gestern geschafft und wie effizient war ich?
    Hier sollte man wirklich kurz und knapp auf den vergangenen Tag eingehen und kurz schildern, ob die Ziele einigermaßen geschafft wurden und ob sich was Besonderes ergeben hat, z.B. konnte ein toller Auftrag eingetütet werden oder wurde ein Problem gelöst, etc. Auch wenn man mal nicht so produktiv war, kann das ruhig kommuniziert werden. Das ist authentisch, kann passieren und völlig in Ordnung.
  2. Was steht heute an und habe ich mir vorgenommen?
    Kurz und knapp solltet ihr berichten, was ihr heute schaffen wollt. Stehen wichtige Entscheidungen an, finden interessante Kundenmeetings statt oder ist heute eher Routinearbeit angesagt.
  3. Wo habe ich Probleme und benötige ggfs. Unterstützung?
    Eine wichtige Fragestellung. Zeigen sich im Verlauf bestimmte Muster und Probleme scheinen sich zu festigen, kann man hier als Vorgesetzter oder Chef im Nachgang drauf eingehen. Das Problem muss aber nicht im Daily Huddle tiefer thematisiert werden, sondern im späteren Gespräch unter vier Augen beispielsweise.

 

Daily Huddle Infografik

Regelmäßigkeit – täglich treffen!

Der Daily Huddle sollte möglichst früh stattfinden, bevor die Arbeit so richtig losgeht. Denn Ziel ist es, gemeinsam in den Tag zu starten und über die gesteckten Ziele zu sprechen. Die Wirkung des Daily Huddle wird nur dann erzielt, wenn dieser auch wirklich täglich kurz stattfindet. Wir treffen uns virtuell täglich um 08:45. So sind wir meist um 9 Uhr mit dem Huddle durch und können dann mit voller Energie und Motivation in den Tag starten.

Teilnahme und Pünktlichkeit ist Pflicht

Die Treffen müssen nicht nur zur Routine werden. Auch das verpflichtende Element ist hier extrem wichtig. Der Huddle sollte immer pünktlich beginnen, auch wenn nicht alle Teilnehmer anwesend sind. Würde dem Team nicht klar sein, wie wichtig ein pünktliches Erscheinen ist, kann es schnell dazu führen, dass sich eine Session einfach viel zu lange hinzieht. Ein Eingewöhnungsprozess muss berücksichtigt werden.

Ein Moderator bestimmen

Um einen Huddle auch so effizient wie möglich umsetzen zu können, ist ein Moderator zu bestimmen. In unserem Fall mache ich das bzw. mein Co-Founder, sofern ich (terminlich bedingt) nicht anwesend sein kann. Der Moderator sollte dabei auch auf die Zeit achten und nach 60-90 Sekunden den Kollegen unterbrechen bzw. ihn darauf hinweisen, dass er zum Ende kommen soll. Wir versuchen die 90 Sekunden strikt einzuhalten, unterbrechen aber nicht, wenn es einen Satz länger dauert.

Vorbereitung ist wichtig

Ganz wichtig ist, dass man sich kurz vor dem Huddle vorbereitet und die Agenda im Auge hält. Grundsätzlich macht es einfach Sinn, den Tag zu planen bzw. auch den gestrigen Tag kurz zu reflektieren. Unvorbereitet sollte man jedenfalls nicht in das Meeting gehen – das fällt auf und ist gegenüber den Kollegen auch respektlos.

Was ist die optimale Teamgröße beim Daily Huddle?

Eine Maximalgrenze gibt es nicht. Bedenken sollte man aber, dass 90 Sekunden grundsätzlich zwar nicht all zu lange sind. Wenn aber 30 oder mehr Personen in einer solchen Morgenroutine teilnehmen, wird der Daily Huddle seiner Funktion nicht gerecht. Wir machen den Huddle mit knapp 10 Personen und ich empfinde diese Zahl auch als gut umsetzbar. Mehr als 10 könnten dann irgendwann weniger produktiv sein.

Nur relevante Temamitglieder in den Daily Huddle nehmen

Damit der Huddle auch wirklich erfolgreich und effizient werden kann. Nehmt bitte nur jene Teammitglieder mit in die Session, die auch mit der Sache etwas zu tun haben. Wenn ihr einen Huddle im Projektteam macht, ist es nicht produktiv, Kollegen aus der Buchhaltung mit aufzunehmen. Je nach Teamgröße sollte dann nicht die komplette Mannschaft, sondern Abteilungen oder eben Projektteams entsprechend an dem Daily Huddle teilnehmen. Das muss jeder Verantwortliche selbst definieren und entsprechend sein „Huddle-Team“ festlegen.

Wo sollte der Daily Huddle stattfinden?

Grundsätzlich gibt es keine Beschränkung, wo ein Daily Huddle genau stattfinden sollte. Wir selbst sind virtuell via Zoom unterwegs. Viele Unternehmen haben einen Daily Huddle aber auch im Office umgesetzt. In Zeiten von Corona werden aber die meisten den virtuellen Weg nutzen. Grundsätzlich ist es aber ein Werkzeug, das nicht nur in Zeiten vom Home Office eingesetzt werden kann.

Was sind Vorteile des Daily Huddle?

Ein Daily Huddle kann unterschiedliche Funktionen beinhalten. Hier mal die wichtigsten Aspekte aus meinem Blickwinkel:

  • Austausch im Team sicherstellen
  • Wiederholen sich Probleme bei Kollegen, kann gezielt im Nachgang Unterstützung geboten werden und so ein Problem u.U. schneller gelöst werden
  • Ein Daily Huddle kann motivierende Wirkung haben
  • Die interne Kommunikation wird verbessert. Gerade auch in Zeiten, wo die gemeinsame Mittagspause entfällt oder man sich auch mal auf dem Gang oder an der Kaffeemaschine trifft, um in den Austausch zu gehen
  • Man lernt sich besser kennen und das Vertrauen im Team nimmt im besten Fall zu
  • Das Team wird insgesamt effizienter, weil man zum Arbeitsbeginn sich noch mal Zeit für die wesentlichen Dinge nimmt, die am Tag anfallen

Was sind Nachteile des Daily Huddle?

  • Die Morgenroutine verpflichtet. Gerade bei Unternehmen, die sehr flexible Arbeitszeitmodelle anbieten, ist ein Huddle unter Umständen ein Stimmungskiller. Hier sollte man in den Dialog gehen, insbesondere in den aktuell schwierigen Zeiten von Corona.
  • Ein Huddle kann dann zum Nachteil werden, wenn man sich an die Spielregeln, wie zuvor genannt, nicht hält. Es geht in einem Daily Huddle nicht darum, die Mitarbeiter zu kontrollieren und gezielt, tiefer zu bohren, wenn etwas suboptimal läuft.
  • Gerade in sehr agilen Teams und Unternehmen kann ein Daily Huddle auch als störend wirken
  • Wenn die Teams zu groß sind, verfehlt der Huddle seine Wirkung

Meine Erfahrungen und Learnings zum Daily Huddle

  • Wichtig für den täglichen Austausch
  • Man sieht sich mindestens einmal täglich kurz und geht danach motiviert in den Tag
  • Es dauert ein wenig, bis jeder Kollege den Huddle und seine Kompaktheit verstanden hat
  • Technisch sollte man vorher mal proben
  • Es kann einfach auch mal technische Schwierigkeiten geben. Ein Plan B (in unserem Fall) eine andere virtuelle Meetingsoftware ist sinnvoll.
  • Der Moderator übernimmt eine wichtige Rolle, nicht nur, was die zeitliche Komponente angeht
  • Die Chefs oder Führungskräfte in einem Daily Huddle sollten auch über ihren Tag berichten. Das zeigt die Vorbildfunktion und es ist auch interessant zu hören, woran gearbeitet wird. Durch die grobe Darstellung besteht auch nicht die Gefahr, dass Informationen, die nicht für alle Mitarbeiter bestimmt sind, ins Unternehmen fließen.

Mein Fazit

Ich war zu Anfang skeptisch, wenngleich ich den Daily Huddle bei uns eingeführt habe. Mit der Zeit groovt man sich im Team ein und man wird effizienter. Durch die Kompaktheit sind es gut investierte 15 Minuten, um das Team zusammenzuholen und die interne Kommunikation zu forcieren. Zwar ist es nicht das einzige Vehicle, um intern transparent zu kommunizieren, aber es ist ein wichtiger Bestandteil. Auch ist es wirklich hilfreich, wenn Kollegen vor einem Problem stehen. Wiederholt sich das Problem oder ist es über Tage relevant, kann man schneller reagieren und im Nachhinein Unterstützung bieten. Ich finde den Daily Huddle ein sinnvolles Werkzeug und somit gut angelegte 15 Minuten eines Arbeitstages.

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