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Notion ist ein Organisations- und Produktivitätstool, was ich euch bereits in Podcast Episode 271 als Tool-Tipp vorgestellt habe. Bereits seit über einem Jahr nutze ich Notion geschäftlich und habe mit der Zeit viele Tools, die ich sonst wirklich täglich genutzt habe, eingestampft.
In der heutigen Podcast Episode möchte ich daher berichten, wie ich Notion mittlerweile im Business einsetze. Die Nutzung von Notion ist ein Prozess, der auch heute noch längst nicht abgeschlossen ist. Die vielen Funktionen und Einsatzmöglichkeiten ermöglichen ein produktiveres Arbeiten – alleine und im Team. Gleichzeitig kann ich nachvollziehen, wenn man das erste Mal mit Notion arbeitet, etwas überfordert zu sein. Mit der Zeit und wenn man das Prinzip erst ein mal verstanden hat, ändert sich dies und man lernt die vielseitigen Funktionen zu schätzen.
Keine Tool-Insellösungen mehr
Papierlos arbeite ich bereits seit vielen Jahren und mit der Zeit kamen immer wieder neue Tools, z.B. Evernote, Trello, Mindmeister, meistertask, awork oder Things3 als neue Tools hinzu. Mit der Zeit wurden es dann immer mehr Tools. Irgendwie hatte ich schnell ein dutzend Tools im Einsatz.
Das eine Tool, mit dem man die vielen unterschiedlichen Dinge abdecken konnte, kannte ich bis dato nicht. Das perfekte Tool gibt es heute auch noch nicht, aber Notion macht es mir möglich, dass ich mittlerweile viele Tools in Notion vereinen kann und so nur noch wenige Tools im daily Business im Einsatz habe.
Notion ist mein digitales Gehirn
Was früher Evernote war, ist heute Notion. Mein digitales Gehirn. Ich lege dort nicht nur Bücher, Whitepaper, Ebooks sondern auch weitere Medieninhalte ab. Mittlerweile speichere ich meine Podcasts, Videos von meinem Youtube Kanal, ebenfalls dort ab. Ich habe mir ein eigens Wiki aufgebaut und kann so zentral auf eine immer größer werdende Wissensdatenbank zurückgreifen. Eine wirklich tolle Sache, wenn erst mal alles eingerichtet ist – auf auf dem Smartphone und Tablet.
Notion ersetzt Evernote vollständig
Mittlerweile hat Notion Evernote komplett abgelöst. Ich habe alle relevanten Notizen von Evernote nach Notion transferiert. Damals hatte ich bereits ein Video dazu aufgenommen, weshalb ich komplett von Evernote zu Notion geswitched bin. Schaut es euch gerne an. Im Podcast berichte ich, wieso ich nicht alle Notizen von Evernote in Notion integriert habe. Hört gerne rein.
Für mich war es ein wichtiger Schritt, der mir letztlich auch dazu brachte, weitere Tools wie Evernote sukzessive zu ersetzen.
Meetings in Notion – transparent und schnell organisiert
Alle meine Meetings, ob geschäftlich (zwei Firmen) oder auch privat, organisiere ich mittlerweile in Notion komplett. Früher habe ich mit dem iPad, Goodnotes 5 und dem Apple Pencil all meine Meetings umgesetzt. Ein Video gibt es zu dem Thema auch. Denn grundsätzlich muss man von Notion komplett überzeugt sein, um wirklich die diversen Tools abzulösen.
Projektmanagement Tool & Task Management ebenfalls nur noch mit Notion
Auch Trello oder meistertaks, was ich ebenfalls täglich früher eingesetzt habe, nutze ich mittlerweile nicht mehr. Auch zusammen mit meinem Team nicht mehr. Die Funktionen, die Notion mir für die Umsetzung von Projekten bietet, sind für mich und mein Team völlig ausreichend.
Auch mein gesamtes Task-Management setze ich zentral in Notion um. Durch die Database Funktion kann ich so eine zentrale Database für meine unterschiedlichen Firmen und Projekte einsetzen. Die vielseitigen Filteroptionen sind extrem sinnvoll und hilfreich. Besser ginge es nicht, wenn Notion weitere Basis-Funktionen, wie die Organisation von wiederkehrenden Aufgaben, anbieten würde. So muss ich mein Task-Management in Notion aktuell noch etwas anders realisieren. Die GTD Methode, nach der ich mich organisiere, kann ich ebenfalls problemlos in Notion abbilden.
Notion als Lernplattform
Der Gedanke, Notion als Lernplattform zu nutzen, reifte bereits vor einigen Monaten. Mittlerweile nutze ich Notion, um neue Kollegen effektiver einzuarbeiten. Neue Mitarbeiter können Videos oder weiterführende Erläuterungen, Checklisten, Wettbewerbsinfos und viele mehr dort nutzen, um sich schnellst möglich im Unternehmen zurecht zu finden.
Kundensupport in Notion abbilden
Wir haben lange Zeit mit Jira als Tool gearbeitet, um unseren Kundensupport bei Pagerangers zu organisieren. Mittkerweile sind wir auch hier auf Notion umgezogen und haben einen sehr guten Weg gefunden, alle Support-Anfragen via Notion abzubilden. Wir haben Notion mit Slack verbunden, sodass jeder neu angelegte Fall oder jede Änderung, im entsprechenden Slack-Channel entsprechend gepushed wird. Wie könnte es anders sein, auch hier gibt es ein Video, wenngleich wir mittlerweile unsere Tabelle in Notion nochmals neu organisiert haben. Wer Notion aktiv nutz, steht nicht still und ist, genau wie wir, permanent am optimieren.
Notion als internes Wiki
Ein Wiki Template habe ich ebenfalls im Einsatz und vor einiger Zeit das Template auch zum kostenlosen Download in unserem Youtube Kanal angeboten. Wer sich inspirieren lassen möchte und sehen will, wie ich das Wiki mit Notion aufgebaut habe, sollte sich das Video ebenfalls unbedingt anschauen.
Prozesse in Notion verwalten
Besonders hilfreich ist die Verwaltung der Prozesse im Unternehmen. Wir wollen die Qualität unserer Arbeit auf einem gleichen Niveau halten und auch für neue Mitarbeiter sind definierte Prozesse extrem hilfreich. Ich habe auf der einen Seite, eine Databsse und verwende dann bestimmte Bereiche auch in Templates, sodass wir jederzeit auf die Prozesse zugreifen und diese einfach in unsere Projekte und Aufgaben integrieren können.
Komplette Online Marketing Maßnahmen in Notion abgebildet – im Team
Auch unser Online Marketing Team arbeitet mit mir mittlerweile in Notion. Wir haben Projekte entsprechend eingerichtet, Templates geschaffen und somit alle Maßnahmen in das Notion-Ökosystem integriert. So haben wir alle Projekte, dazugehörige Aufgaben im Team problemlos umsetzen können.
Redaktionsplan in Notion
Auch unseren kompletten Content plane ich mit Notion. Auch hier für das digitale Unternehmertum. Um den Content besser planen zu können, habe ich mir ein einfaches Redaktionssystem in Notion erstellt.
Weitere Einsatzbereiche von Notion
Wie ihr sehen konntet, nutze ich Notion für die unterschiedlichen Zwecke. Weitere Bereich sind denkbar und der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Die wichtigsten Einsatzszenarien habe ich euch heute gezeigt. Ich nutze Notion noch tief gehender, das würde aber in diesem Schritt die Dimensionen sprechen.
Fazit
Notion ist ein wahrer Alleskönner ich habe es tatsächlich geschafft, viele, viele Tools mit Notion zu ersetzen. Das Einrichten erscheint am Anfang etwas kompliziert. Nach einer Einarbeitung in Notion werdet ihr die Flexibilität, die Notion jedem bietet, schätzen. Wenn ihr Fragen habt, schreibt diese gerne hier unterhalb der Kommentare oder verfolgt weitere Videos auf unserem Youtube Kanal.
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