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Point-of-Sale-Kassensysteme (POS) lösen immer mehr klassische Registrierkassen ab. Diese bieten zahlreiche Features und ermöglichen sogar betriebswirtschaftliche Analysen und Auswertungen. Aber wo genau liegen die Unterschiede zwischen einer Registrierkasse und einem POS-Kassensystem? Und ist Letzteres wirklich immer die bessere Wahl?
Was ist eine Registrierkasse?
Die Geschichte des Geldes ist lang, ebenso die der Registrierkasse. James Ritty meldete die erste mechanisch arbeitende Registrierkasse im Jahr 1879 in den USA zum Patent an. Lange Zeit waren Registrierkassen auf der ganzen Welt in kleinen Läden Standard. Auch heute noch kommen Registrierkassen in vielen Geschäften zum Einsatz, die überwiegend Barzahlungen akzeptieren. Dabei handelt es sich jedoch um elektronische Kassen. Wie der Name es vermuten lässt, ist die Registrierkasse ein Gerät, das Barzahlungen registriert, also aufzeichnet. In aller Regel ist eine Kasse ausgestattet mit
- einem eingebauten Belegdrucker,
- Tasten für die Eingabe des Bezahlbetrags,
- einem LED- oder LC-Display sowie
- einer Schublade für Bargeld (Münzen, Geldscheine).
Sie dient lediglich dazu, die Zahlungen an der Kassentheke abzuwickeln, ist jedoch nicht an ein Kassensystem angeschlossen.
Was ist ein Kassensystem?
Ein modernes Kassensystem verfügt im Vergleich zu einer Registrierkasse über deutlich mehr Funktionen. Es handelt sich nicht nur um einen Kassenautomaten mit integriertem Bargeldfach und Drucker, sondern um ein All-in-one-System. Dieses besteht aus diversen Hardwarekomponenten, die miteinander verknüpft sind. Dazu zählen zum Beispiel
- eine Kassenschublade,
- ein Belegdrucker,
- ein Touchscreendisplay,
- ein Kartenlesegerät und
- ein Barcodescanner.
Damit das System funktioniert, wird eine Kassensoftware benötigt, die mit den jeweiligen Geräten zusammenarbeitet. Diese liefert zum Beispiel Paymash. Das mobile POS-Kassensystem eignet sich für den Einsatz in verschiedenen Branchen, für kleine bis mittlere Einzelhandelsbetriebe, den Gastronomiebereich oder Kosmetik- und Friseursalons. Auch Gründer und Start-ups können das mobile Kassensystem einsetzen, inklusive einer kostenlosen Website oder eines Onlineshops.
Die All-in-one-Software ermöglicht einen besonders flexiblen Einsatz. Die schlanke App (myPos) verwandelt das eigene Smartphone oder Tablet in ein Android- oder iPad-Kassensystem. Weitere Vorteile: Das Paymash-Kassensystem ist finanzamtkonform (TSE in Deutschland) und kann monatlich gekündigt werden.
Was sollte ein modernes Kassensystem können?
Ein modernes Kassensystem ist je nach Modell mit diversen Reportings, einem integrierten CRM-System (CRM = Customer Relationship Management), Marketingtools und Lagerverwaltungsfunktionen ausgestattet. Das System zeigt unter anderem Bestandsinformationen, Verkaufsstatistiken und Kundendaten an. Kurzum: Mit zahlreichen Grundfunktionen, praktischen Features und verschiedenen Partnerprogrammen wird ein solches Kassensystem zum nützlichen Allrounder im Geschäftsalltag.
Was bedeutet die Abkürzung POS?
POS steht für „Point of Sale“. Dabei handelt es sich aus Händlersicht um den Ort des Verkaufs. Im Allgemeinen bezeichnet der POS den Ort des Produktangebots, also die Stelle, an der ein Käufer direkten Kontakt mit der Ware hat. Das kann das Geschäft, ein Regal oder auch die Kasse sein. Der POS fungiert als Schnittstelle zwischen dem Händler und dem Kunden.
Registrierkasse oder Kassensystem – was ist besser für mich geeignet?
Die richtige Hard- und Software ist im heutigen Geschäftsleben das A und O. Doch nicht jedes Unternehmen und nicht jedes Geschäft benötigt ein umfangreiches Kassensystem. In einigen Fällen reicht eine Registrierkasse vollkommen aus.
Eine Registrierkasse ist geeignet, wenn
- das Geschäft weniger als 1.000 Produkte im Sortiment führt.
- ein Gerät benötigt wird, das die Zahlungsein- und -ausgänge dokumentiert sowie Banknoten, Münzen und ggf. Dokumente aufbewahrt.
- Geschäftsvorgänge (Personal- und Bestandsverwaltung) manuell erledigt werden sollen.
Ein Kassensystem ist empfehlenswert, wenn
- es sich um ein komplexes Geschäft, etwa ein großes Einzelhandelsgeschäft oder ein Restaurant, handelt.
- Geschäftsprozesse automatisiert und die Zeit für manuelle Arbeiten reduziert werden sollen.
- das Unternehmen eine detaillierte Analyse von Verkaufstrends vornehmen möchte.
Ob eine Registrierkasse oder ein Kassensystem für das eigene Unternehmen die richtige Wahl ist, hängt davon ab, welche Funktionen benötigt werden. Kassensysteme bieten besonders viele Features, die die alltäglichen Geschäftsabläufe erleichtern.
Fazit: Moderne Kassensysteme erleichtern den Geschäftsalltag
Die fortschreitende Digitalisierung und Krisenzeiten haben die Geschäftswelt verändert. Vieles ist effektiver und schneller geworden. Dies gilt auch für Kassensysteme. Die wichtigste Funktion bei einem modernen Kassensystem ist – wie auch bei einer Registrierkasse – nach wie vor die Abwicklung von Zahlungen. Daneben übernimmt es zahlreiche Geschäftsfunktionen, die mit den Zahlungstransaktionen in enger Verbindung stehen. Dazu zählen die Lagerbestände, die automatisch aktualisiert werden, Echtzeitberichte, wenn Produkte verkauft werden, oder die Personalverwaltung.
Ein modernes POS-System unterstützt Unternehmen mithilfe nützlicher Tools dabei, ihre Abläufe effizienter zu gestalten. Manuelle Arbeiten entfallen häufig, was viel Zeit erspart. Durch Analysen lassen sich neue Möglichkeiten zur Verkaufsförderung erkennen. Mit wenigen Klicks werden Angebote, Lieferscheine und Rechnungen am POS oder PC erstellt, die anschließend bequem per E-Mail an die Kunden verschickt werden. Tages-, Monats- und Jahresberichte können einfach exportiert werden.
All dies ist möglich, weil sich ein modernes Kassensystem im Gegensatz zu einer herkömmlichen Registrierkasse vernetzen lässt. Das System kombiniert die Registrierkasse mit zusätzlichen Peripheriegeräten, wie zum Beispiel Touchpads, Scanner, Drucker, Tablets und Bildschirmen oder mobilen Bestellterminals.
