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Modern, frisch und ein etwas anderer Ansatz als die klassischen Projektmanagement-Tools. awork ist ein Projektmanagement Tool, was ich vor wenigen Wochen im Rahmen einer Recherche entdeckt habe. Da ich Tools wie meistertask oder Trello selbst im Einsatz hatte und auch bereits an dieser Stelle getestet habe, möchte ich euch heute einen ausführlichen Einblick in awork geben. Im Podcast gehe ich ausführlich auf das Tool ein. Wer sich zusätzlich zu der Ausarbeitung hier Informationen zu awork einholen möchte, sollte sich den Podcast unbedingt anhören.
awork.io – Projekte, Aufgaben und Zeiterfassung
Zunächst einmal bin ich Freund des „Darkmodes“, ihr könnt also jederzeit auch die „helle“ Sicht auswählen. Der große Unterschied zu den etablierten Projektmanagement-Tools ist, dass awork viele sinnvolle Funktionen, die im Projektmanagement eine wichtige Rolle einnehmen, vereint:
- Projektmanagement / Teamplanung
- Task Management
- Zeitmanagement
Das Dashboard
Das Tool wirkt auf mich sehr aufgeräumt und ist wirklich intuitiv bedienbar. Durch das Hinzufügen von verschiedenen Widgets kann man sich sein persönliches und individuelles Dashboard gestalten und so einen schnellen Überblick über seine Arbeit erhalten.
Aktuell sind acht Widgets auswählbar und in das eigene Dashboard integrierbar:
- Meine heutigen Zeiten
- Liste von Projekten
- Liste von Aufgaben
- Zeitauswertungs Diagramme
- Text-Notiz
- Aktivitäten
- Bevorstehende Geburtstage
- Abwesenheiten von Usern
Projektübersicht und -arbeit
In der Projektübersicht gibt es verschiedene Ansichten, die je nach Vorliebe entsprechend verwendet werden können. Hier gibt es die Listenansicht, Boards (Kanban) und die Timeline, d.h. man kann sich die einzelnen Projektschritte in der Timeline anzeigen lassen. So ist man nicht an die Board-Übersicht fixiert und kann, je nach Notwendigkeit, weitere Ansichten auswählen.
Wenn neue Projektschritte angelegt werden müssen, ist dies ebenfalls sehr einfach und intuitiv umsetzbar. Direkt aus der Übersicht heraus kann man jederzeit die Zeiterfassung starten, Deadlines setzen, den Bearbeiter oder den Projektstatus (siehe Screen rechts) abändern.
Einen umfassenden Blick gibt es dann in der Detailansicht. Hier können nicht nur alle Informationen inkl. Dateien hinterlegt werden. Auch der transparente Blick über die Aktionen oder Kommentare von Kollegen können für diesen Projektschritt eingesehen und erfasst werden. 
Sehr schön finde ich, dass die Deadline einer Aufgabe direkt einsehbar ist und auch der zeitliche Aufwand, der Projekt-Fortschritt ebenfalls sehr schön einsehbar ist. Alles ist sehr aufgeräumt und auch bei mehreren Projektschritten oder Listen, die ebenfalls bei Bedarf hinzugefügt und verwendet werden können, behält man gut den Überblick.
Aufgaben
Aufgaben können in awork erstellt und bei Bedarf auch an Team-Mitglieder delegiert werden. So können projektbezogene Aufgaben in awork direkt erfasst werden. Ein externes Taskmanagement ist nicht mehr notwendig und erleichtert die Arbeit extrem. Insbesondere die Möglichkeit verschiedene Rollen (z.B. Projektleiter, Projektmanager, etc.) gestalten die Arbeit im Team sehr angenehm. Sollten externe Dienstleister oder Unternehmen in das Projekt involviert sein, kann auch diesen entsprechend Zugang zum Projekt gewährt werden.
Zeiterfassung
Die Zeiterfassung innerhalb eines Projektes ist ebenfalls ein absoluter Mehrwert. Einfach per Knopfdruck ist es möglich die Zeiterfassung zu starten und so alleine oder im Team den Gesamtaufwand für den Kunden oder die interne Berechnung zu erfassen. Auch ist eine umfangreiche Zeitauswertung (siehe Screen) vorhanden, um die unterschiedlichsten Aufgaben oder Projekte genau zu analysieren.
Kunden
Kunden können ebenfalls mit den wichtigen Parametern erfasst und jedem Projekt individuell hinterlegt werden. Wichtige Ansprechpartner und Kontaktdaten sind so ebenfalls immer direkt aufrufbar. Wer mehrere Ansprechpartner dem Kunden zuweisen möchte, kann dies machen, indem er unter dem Reiter Kontakt und eigene Felder hinzufügen kann.
Projektteams definieren und Rollen verteilen
Innerhalb eines Projektes können unterschiedliche Rollen festgelegt werden, die dann auch unterschiedliche Freigaben im Projekt erhalten. Die Rollen und Freigaben können selbst definiert und angelegt werden. Auch der Zugriff durch externe Personen ist wie bereits erwähnt möglich und kann definiert werden.
Automatisierungen für mehr Produktivität und Transparenz
Automatisierungen machen in einem Projektmanagement-Tool extrem viel Sinn. Denn je nach Projektphase können unterschiedlich viele Teammitglieder an einem Projekt arbeiten bzw. in unterschiedlichen Phasen in ein Projekt einsteigen. Wer also erst in Projektphase C oder D ins Geschehen eingreifen soll, kann so automatisch vom System informiert werden, wenn die vorherige Phase erreicht wurde und man nun ins Projektgeschehen eingreifen soll. awork bietet hier eine ganze Palette an Automatisierungsmöglichkeiten, wie man ausschnittsweise im Screen (unten) sehen kann. Der Kreativität, wann automatisierte Email oder Nachrichten versendet werden, sind keine Grenzen gesetzt. So könnte die Finance-Abteilung beispielsweise eine automatisierte eMail erhalten, wenn ein Projekt abgeschlossen wurde und der Status auf „erledigt“ gestellt wurde. Es könnten aber auch Projektmanager informiert werden, wenn dieser sich in der Abschlussphase des Projektes um weitere Maßnahmen kümmern sollte.
Autopilot – eine Art Alert-System
Gerade im Projekt ist es wichtig als Teammitglied oder Projektleiter den Überblick zu bewahren und rechtzeitig in Kenntnis gesetzt zu werden, wenn die Deadline des Projektes beispielsweise gefährdet ist. Das Autopilot-System ist eine Art Alert-System, was rechtzeitig informiert, wenn bestimmte Ziele gefährdet sind. Insgesamt gibt es acht Benachrichtigungselemente aktuell in awork:
- Projekt hinter Zeitplan
- Projekt kurz vor Deadline
- Projekt-Deadline überschritten
- Projekt hinter Zeitbudget
- Projekt-Zeitbudget bald erreicht
- Projektzeitbudget überschritten
- Projekt vernachlässigt
- Projekt noch nicht gestartet
Das Alert-System ist wichtig im Projektmanagement und hilft dabei, rechtzeitig informiert zu werden, wenn Gefahr besteht, das Zielvorhaben nicht wie geplant erreichen zu können.
Integrationen in Slack & Co.
Wir arbeiten bei uns im Team mit Slack und es kann hilfreich sein, die Kommunikation über diesen oder andere Kanäle zu erweitern. So ist aktuell auch eine Anbindung mit Slack, Zapier, Webhocks, sevDesk oder Lexoffice möglich. Einen aktuellen Überblick über die Integrationen findet ihr hier.
So hat sich awork bisher entwickelt
Spannende Tools, haben auch spannende Gründer und so habe ich vor einiger Zeit auch mit dem Gründer von awork, Tobias Hagenau sprechen können. In einem separaten Podcast habe ich mit Tobias über die Entwicklung, die Idee und die USPs gegenüber anderen Projektmanagement-Tool gesprochen. Zudem haben wir über das Geschäftsmodell gesprochen und wieso sich dies ein wenig von den Wettbewerbern unterscheidet.
Video: Erster Eindruck von awork
Ich habe mir awork in den letzten Wochen intensiv angeschaut und auch damit gearbeitet. Einen ersten Eindruck habe ich zudem als Video in unserem Youtube Kanal aufgenommen, sodass ihr euch einen noch besseren Eindruck über awork verschaffen könnt. Solltet Ihr Interesse an einer Art Tutorial haben, kontaktiert mich gerne oder hinterlasst einen Kommentar.
Kosten awork.io
Jedes der relevanten Projektmanagement-Tools hat eine unterschiedliche Preisphilosophie. Bei awork sieht es so aus, dass jeder das Tool in vollem Umfang 14Tage kostenlos testen kann. Nach dem Test fallen im Premium-Tarif dann 10 EUR pro Nutzer (jährliche Zahlung) an. Im Enterprise-Tarif, der mehr Service letztlich beinhaltet und eine eigene Team-URL bereit hält, fallen dann 15 EUR (jährliche Zahlung) pro Nutzer an. (awork kostenlos testen)
awork – behind the scenes
Immer hilfreich ist auch der Blick hinter die Kulissen. Das Gespräch mit einem der Gründer von awork zeigt nicht nur die jahrelange Erfahrung im Bereich der Softwareentwicklung. Insbesondere die Passion und die Energie, die der Gründer ausstrahlt, zeigt sehr gut, dass awork hier auf einem sehr guten Weg ist und das Thema Projektmanagement in der Praxis lebt und sehr eng am Kunden agiert. Das ist wichtig und wenn ihr euch das Tool anseht, werdet ihr ein aufgeräumtes und sehr gut und intuitiv bedienbares Tool vorfinden.
Awork jetzt kostenlos testen
Wer awork testen möchte, kann dies gerne kostenlos machen.
Fazit
awork ist ein tolles Projektmanagement-Tool, was Taskmanagement und Zeiterfassung sinnvoll kombiniert. Der moderne Look und die intuitive Bedienung machen awork aus meiner Sicht zu einem ernsthaften Wettbewerb und eine Alternative zu den Platzhirschen wie Trello, Asana oder meistertask. Ein Blick lohnt aus meiner Sicht.
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